閻淼

【摘要】：隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，檔案信息化成為一種主要管理形式，促進了檔案管理今后的發(fā)展趨勢。采用檔案信息化管理，不僅促進檔案內(nèi)部資料的長期保存，還實現(xiàn)檔案資源的共享和融合。從信息化建設(shè)及管理現(xiàn)狀來看，在信息化建設(shè)及管理中還存在各種不足，還需要不斷改進和完善。

【關(guān)鍵詞】：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；策略

檔案信息化管理主要指在以使用紙張對檔案進行記錄的基礎(chǔ)上，在不改變檔案原有信息的情況下，將檔案資料的信息以及保存方式進行信息化的改變，使檔案管理更加信息化。在企業(yè)管理的過程中，需要做到檔案信息資源共享，使企業(yè)內(nèi)部的人力資源以及領(lǐng)導(dǎo)管理人員能夠以最快的速度找到人才檔案等其他信息。

1、檔案信息化建設(shè)的主要特點

1.1檔案信息化建設(shè)的革新性

檔案管理信息化建設(shè)是以改變傳統(tǒng)檔案管理模式，彌補以往管理工作中的不足為目的，優(yōu)化與改進不合理的管理行為，這就是檔案信息化建設(shè)中最為明顯的優(yōu)勢之一?，F(xiàn)代信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)管理模式相比具有革新性，體現(xiàn)在以下幾個方面：檔案管理部門利用電子信息技術(shù)能夠及時收集信息資源收集，能夠減少以往人工信息收集過程中的很多麻煩；檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)信息自動處理，能夠?qū)κ占男畔⑦M行真假分辨，并且結(jié)合信息的使用范圍進行分類，提高內(nèi)容的可靠性，實現(xiàn)快速處理；檔案管理信息化建設(shè)為信息資源的存儲提供無限空間，信息處理完畢后，自動歸檔，并存儲在虛擬的庫房中，省去實際空間占用的問題，提高存儲安全性。在信息化的建設(shè)下，檔案管理要實現(xiàn)全面革新，迎來更好的管理模式。

1.2檔案信息化建設(shè)的時效性

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分繁雜，所以檔案完善建設(shè)階段需要較長時效。在新時期，檔案管理部門在加強建設(shè)內(nèi)容的同時，也要注重提高效率，只有提高效率，才能逐步將建設(shè)內(nèi)容細化、分化、消化。檔案信息化建設(shè)的時效性主要指，建設(shè)時期對時間觀念的有效掌控，為避免建設(shè)時期過長，建設(shè)時間要以保障信息化建設(shè)檔案的質(zhì)量為前提。在檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案管理部門要逐步更新旗下原有系統(tǒng)軟件及設(shè)施。信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備實時性準(zhǔn)則，建設(shè)途中至建設(shè)結(jié)束都應(yīng)嚴(yán)格遵守時效性原則。

2、影響檔案信息化建設(shè)及檔案管理的因素分析

2.1對檔案信息化建設(shè)認識不足

隨著信息社會的到來，檔案管理的信息化建設(shè)逐步完善，慢慢使得檔案管理方式發(fā)生了巨大的變革，尤其體現(xiàn)在檔案管理的服務(wù)理念上的革新和變化。信息技術(shù)對檔案管理主要有以下幾個影響：首先檔案管理信息化使得單個部門的工作效率能夠得到有效提高；其次檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)最直接明顯的成果是能夠使得檔案查閱利用起來更加方便快捷，這樣一來使得個人工作效率得到有效提高，并且方便于民；最后檔案管理的信息化能有實現(xiàn)資源共享，提高組織效率。由于部分工作人員并未清楚認識到檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢，阻礙了信息化建設(shè)進程，大大降低了檔案管理能力，影響了檔案管理工作的效率。

2.2檔案息化水平差異大

地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展不平衡是我國普遍存在的一個問題，在檔案管理信息化進程上也體現(xiàn)的非常明顯。經(jīng)濟發(fā)展水平較高的地區(qū)相較于經(jīng)濟發(fā)展水平落后的地區(qū)檔案管理部門在信息化設(shè)施上以及管理人員的專業(yè)水平上都有著較大的差異，這導(dǎo)致檔案管理水平參差不齊。

3、加強檔案信息化建設(shè)及檔案管理對策建議

3.1加快實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的共享

資源共享是信息化建設(shè)最突出的特點之一，依托于互聯(lián)網(wǎng)的信息化建設(shè)，可以打破傳統(tǒng)檔案管理模式下資金利用效率不高的弊端，為滿足更多人的檔案查詢和借閱需求提供了保障。在當(dāng)前的新形勢下，應(yīng)當(dāng)將工作的重點放在推進檔案數(shù)字化和資源共享兩個方面。首先，要逐步推進檔案數(shù)字化建設(shè)進程。應(yīng)遵循科學(xué)合理的原則編制相應(yīng)的工作計劃，并強化監(jiān)督檢查，確保檔案數(shù)字化工作順利進行。應(yīng)在滿足用戶使用需求的基礎(chǔ)上，構(gòu)建起完整的檔案數(shù)字化目錄，并加大人、財、物等方面的投入力度，進而形成各部門協(xié)同努力的良好工作格局。要逐步推進檔案信息資源共享?？筛鶕?jù)國家最新出臺的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建起統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，并促使該系統(tǒng)與辦公應(yīng)用系統(tǒng)間有機融合，這樣能實現(xiàn)信息生成、整理與歸檔全過程的網(wǎng)上操作。

3.2搭建網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字平臺

在進行檔案管理的過程中，必須建立全面的數(shù)字化平臺，這樣就可以為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造出更好的網(wǎng)絡(luò)氛圍。為了能制造更好的檔案信息化系統(tǒng)，在進行平臺建設(shè)的過程中需要從實際情況出發(fā)，有目的、有規(guī)劃地建設(shè)數(shù)字化平臺以及檔案管理信息軟件平臺。在平臺信息化建設(shè)的過程中，還需要建立完善的檔案資源管理數(shù)據(jù)庫，在進行檔案管理的過程中需要依靠一個綜合化的檔案管理信息系統(tǒng)，這樣就可以更好地進行收集、歸檔、整理。

3.3不斷創(chuàng)新檔案信息化管理模式

檔案管理最終目的是為人們進行檔案查閱與搜集等檔案需求行為服務(wù)的管理體制，而管理體制若想符合當(dāng)代人們對檔案管理服務(wù)要求，檔案管理者就應(yīng)將檔案管理工作立于市場經(jīng)濟“優(yōu)勝劣汰”的大環(huán)境中，不能抱著得過且過的消極思想進行檔案管理工作，應(yīng)具有“生于憂患死于安樂”的危機意識，不斷突破傳統(tǒng)檔案管理理念局限，運用創(chuàng)新思維打破檔案管理工作瓶頸，企業(yè)應(yīng)不斷豐富、拓寬檔案管理理念，并不斷扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)檔案意識，即將“只重視檔案保管、忽視檔案利用”向“重視檔案利用、合理保管檔案”的檔案管理理念轉(zhuǎn)變。在確保檔案管理安全、可靠前提下，檔案管理者應(yīng)將檔案向社會開放，從而使檔案真正為人們服務(wù)。對于檔案管理人員，能夠使檔案管理方法行之有效的前提，是不斷強化自身管理能力，與檔案服務(wù)意識，使自身管理綜合素質(zhì)符合當(dāng)今管理信息化需求，從而引領(lǐng)檔案發(fā)展走向社會化、科技化、科學(xué)化、人性化發(fā)展道路。

結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是一項時間比較長、專業(yè)性強的工程。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用給檔案管理工作提供了更好的發(fā)展空間，有效地促進檔案管理工作的進行，讓檔案管理工作能夠更好地利用信息技術(shù)，有效地促進檔案管理工作的發(fā)展。

【參考文獻】：

[1]姚保華.加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法分析[J].企業(yè)改革與管理，2017（04）：15+34.