李新生

摘要：隨著時代的發(fā)展，特別是社會的進步，我們?nèi)祟惿鐣呀?jīng)進入到了數(shù)字化時代。然而，我們的檔案管理工作還未能與時俱進，未能全面而迅速地與時代發(fā)展接軌，因而某種程度上制約了檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展，尤其是在我們大力提倡全面構(gòu)建服務(wù)型政府理念的前提下，我們檔案管理工作實際上未能充分發(fā)揮現(xiàn)代服務(wù)功能。面對數(shù)字化時代，我們的檔案管理只有堅持走數(shù)字化管理的道路才能真正適應(yīng)時代的發(fā)展，才能為社會的科學(xué)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展貢獻出我們檔案管理工作的智慧與力量。

關(guān)鍵詞：檔案信息；數(shù)字化

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀

首先，以保密性為借口，各自為政，各行其是。因為檔案管理工作本身的性質(zhì)和特點決定，任何行業(yè)、單位與個體的信息其實都是具有保密性的，這在當(dāng)今社會人們普遍重視維權(quán)與隱私權(quán)保護的大背景下，最大程度保護人們的信息，其實一直是人們的愿景，更是社會發(fā)展的必然。然而，這也給不同行業(yè)、不同部門的檔案管理工作提供了各自為政的借口。所以，時至今日，我們所看到的依然是一個行業(yè)有一個行業(yè)的管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，一個部門又有自己部門的管理制度與操作流程，不同行業(yè)與不同部門之間很少有管理方面的真正交流，更不用說是合作了。

其次，面對大數(shù)據(jù)時代，檔案管理卻沒有真正利用好大數(shù)據(jù)。不是因為我們沒有實力，更不是因為缺乏技術(shù)支撐，而是因為在思想意識里我們不能。檔案是隱私，是保密的，怎能利用大數(shù)據(jù)而共享呢？就是這樣的思想觀念與指導(dǎo)思路，致使我們到現(xiàn)在也沒有一個在大數(shù)據(jù)平臺下可以用來共享的科學(xué)的管理機制。

此外，人才匱乏，經(jīng)驗不足，思想觀念陳舊，尤其是缺乏融會貫通的通識性檔案管理人才。不同行業(yè)，不同部門的專業(yè)化檔案管理人才，從整體來看還是缺乏的，尤其是基層的專業(yè)檔案管理人員更是匱乏。雖然最近幾年里我們也重視了相關(guān)人員的培養(yǎng)與選拔，但是，作為管理部門的檔案員總是無法迅速應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，他們?nèi)狈?shù)字化管理的專業(yè)知識以及相關(guān)經(jīng)驗。

二、新時代檔案管理為什么要走數(shù)字化管理道路

隨著人類社會生產(chǎn)力水平的不斷提高，特別是現(xiàn)代技術(shù)諸如現(xiàn)代計算機與多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我們?nèi)祟惿鐣呀?jīng)全面開啟了信息時代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+模式下的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也正在全面開啟人類的新生活，我們?nèi)祟惿鐣呀?jīng)真正進入了信息化時代、數(shù)字化時代。那么，作為服務(wù)部門的檔案管理工作理應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展潮流，堅持走數(shù)字化管理的道路，充分利用好大數(shù)據(jù)平臺，科學(xué)管理，高效管理，努力提高管理的質(zhì)量與服務(wù)水平，為現(xiàn)代化社會的全面發(fā)展注入新鮮活力。這是時代發(fā)展的要求。與此同時，就我們檔案管理工作本身發(fā)展來講，相對于傳統(tǒng)管理制度下的信息豐富而管理混亂、人員冗雜而管理低效的不爭事實，數(shù)字化管理可以節(jié)約管理成本，尤其能夠適應(yīng)時代發(fā)展而提供高效、快捷、高水準(zhǔn)的服務(wù)。

三、新時期的檔案管理工作如何走數(shù)字化管理的道路

所謂數(shù)字化管理道路，其實就是基于現(xiàn)代電子計算機應(yīng)用技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的大平臺上的數(shù)字管理技術(shù)道路。我們堅信：未來的人類社會一定是高度發(fā)展的數(shù)字化生活社會，任何制度下的政府管理職能都將更加凸顯服務(wù)性。所以，檔案管理工作也必將走上數(shù)字化管理道路。

更新思想觀念，用數(shù)字化管理的理念武裝自己。

人類已經(jīng)全面開啟了數(shù)字化生活時代，那么，作為人們享受生活服務(wù)的檔案管理工作就該理所當(dāng)然地順應(yīng)這一時代發(fā)展潮流，與時俱進，為人們提供快捷、科學(xué)、高效的信息服務(wù)。

著手制定統(tǒng)一的國家層面的基于數(shù)字化管理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)或者規(guī)范。

盡管不同行業(yè)、不同部門之間各類信息異常龐雜，但是，如果還繼續(xù)執(zhí)行以往的部門管理標(biāo)準(zhǔn)，那么我們就無法適應(yīng)時代的發(fā)展，尤其不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的要求。雖然，面對紛繁復(fù)雜的情況，要想制定一個相對科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)是件非常困難的事情，但是，我們也要著手做，而且要做得迅速，做得科學(xué)。否則的話，有那么一天，我們會發(fā)現(xiàn)因為我們的借口或者因為的觀望，我們真的為大數(shù)據(jù)時代所淘汰了。

要制定這樣一個基于大數(shù)據(jù)平臺的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，需要黨和國家統(tǒng)籌兼顧，在充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，充分考慮不同行業(yè)、不同部門信息管理的性質(zhì)、功能以及作用，確保其在大數(shù)據(jù)平臺下科學(xué)運營，又能充分發(fā)揮監(jiān)督與管理作用。

科學(xué)制定大數(shù)據(jù)平臺下檔案管理工作必須堅持的原則或者法律。

首先，應(yīng)當(dāng)是保密性與服務(wù)性相結(jié)合的原則。因為檔案信息的特殊性，所以我們在依法依規(guī)管理的前提下，必須將保密性原則放在首位，這既是現(xiàn)代社會人類生存權(quán)的體現(xiàn)，又是以人為本管理理念的最好彰顯。然而，任何人都不得以保密性為借口而忽視或者弱化服務(wù)性原則，這是因為在現(xiàn)代社會里依法享有政府提供的服務(wù)同樣是每個公民的權(quán)利。所以，為社會發(fā)展以及所要的人及時準(zhǔn)確提供便捷、高效的服務(wù)，將成為未來檔案管理工作者的中心任務(wù)。不是為管理而管理，而是用管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這才是檔案管理的終極目的。

其次，堅持科學(xué)性與共享性相結(jié)合的原則?？茖W(xué)性，就是所有的檔案信息采集、錄入、存儲、應(yīng)用等都必須保證準(zhǔn)確無誤，同時確保這些信息在大數(shù)據(jù)平臺上不被惡意篡改、使用。所謂共享性，就是指在大數(shù)據(jù)平臺之上，只要通過合理申請、操作就能享受相應(yīng)的服務(wù)。例如我們信訪檔案信息管理與公檢法甚至社保部門等的信息管理，使用的是同一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，共同運作在大數(shù)據(jù)平臺之上。對于那些基本性信息，系統(tǒng)可以提供給任何一個管理部門，我們可以成為公開的明示性信息，也可以叫絕對共享信息，不同行業(yè)、不同部門沒有必要都要錄入管理，由系統(tǒng)平臺共享提供即可。在同一個大數(shù)據(jù)平臺上，不同部門只需根據(jù)自己的管理職能或者服務(wù)職能來建設(shè)、管理自己領(lǐng)域的信息即可。這樣既可減少重復(fù)性管理，又能真正降低管理成本，尤其是能為需要者提供及時、便捷的服務(wù)。應(yīng)該說，這也應(yīng)當(dāng)是我們政府管理更加科學(xué)、社會發(fā)展更加文明的最好體現(xiàn)。

總之，我們?nèi)祟惿鐣拇髷?shù)據(jù)時代應(yīng)經(jīng)全面開啟，人類社會發(fā)展過程中所能提供的以及人們所希求的服務(wù)也必然會以全新的面貌展現(xiàn)，所以，我們的檔案管理工作必須正視這一事實，而且盡快走上數(shù)字化管理的道理，為現(xiàn)代社會的全面發(fā)展、科學(xué)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展提供強勁動力。