黃驛淳

摘要：會展業(yè)是當(dāng)下比較熱門的產(chǎn)業(yè)之一，會展項目為企業(yè)單位提供了一個展示自我的窗口，同時為產(chǎn)品打開了銷路，而且人們在會展中可以瀏覽大量不同品牌的商品，因此會展項目受到了大眾的喜愛。會展項目的成功與否在一定程度上取決于會展的策劃，但是會展策劃比較復(fù)雜，借助項目管理能夠讓會展策劃進(jìn)行的更加規(guī)范和順利，因此項目管理在會展策劃實訓(xùn)中具有非常重要的意義。本文將以建筑建材展覽會為例來解析會展策劃實訓(xùn)中項目管理的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：會展策劃；項目管理；策劃實訓(xùn)；建筑建材展銷會

一、會展項目管理類型

（一）會展前期管理

會展前期管理主要涉及到項目的人員、資金、風(fēng)險、策劃、目標(biāo)等方面，因此會展前期管理內(nèi)容很多，也很復(fù)雜。會展前期管理是會展項目順利實施的基礎(chǔ)，在會展策劃實訓(xùn)中我們必須在這方面花費(fèi)很多的精力。會展前期管理首先要確定項目的管理目標(biāo)，以建筑建材展覽會來說，項目的目標(biāo)就是成功的舉辦本次展銷會，并且獲得一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會影響力。其次針對這個目標(biāo)，我們先要進(jìn)行可行性分析，保證這個項目理論上能夠?qū)嵤賹⑼瓿蛇@個目標(biāo)的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行分解，將目標(biāo)的責(zé)任分解到個人頭上，例如項目的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)、招展目標(biāo)、安全目標(biāo)等等。然后在進(jìn)行策劃書的編制，編制策劃書是會展項目實施的重要依據(jù)，因此策劃書必須盡可能的科學(xué)、合理。策劃書的內(nèi)容主要包括項目的團(tuán)隊成員、各成員的任務(wù)分工、項目的實施流程、項目的資金落實情況與使用計劃、項目的風(fēng)險控制、應(yīng)急預(yù)案、項目的目標(biāo)等。在項目的風(fēng)險控制這塊，我們需要前期進(jìn)行調(diào)查研究，做好項目的市場調(diào)查，包括目前消費(fèi)者對建筑建材商品的需求情況、展銷會的舉辦時間地點的選擇等。另一方面是對展銷會場地的選擇，場地的設(shè)備設(shè)施的新舊程度、應(yīng)急通道的情況等都會直接對項目的風(fēng)險控制造成影響。因此在項目的策劃時需要安排專人對場地的情況進(jìn)行排查，尤其是確保消防設(shè)施能夠正常使用。整理清楚事故發(fā)生后如何進(jìn)行人群的疏散，疏散通道是否通暢。因此在會展策劃實訓(xùn)中引入項目管理的思想，將前期的管理變成項目管理中的預(yù)先控制管理，就可以讓會展項目的前期管理更加的具體完整，降低了會展事故發(fā)生的風(fēng)險。

（二）會展反饋管理

會展的反饋管理主要是針對會展項目管理的可行性，保證策劃方案與實際情況一致，如此項目才具有順利實施的基礎(chǔ)。在項目的實施過程中會出現(xiàn)很多的突發(fā)事件導(dǎo)致項目不能按照之前的策劃書進(jìn)行，因此管理人員需要及時根據(jù)實施過程中出現(xiàn)的狀況對項目策劃書進(jìn)行調(diào)整，保證策劃書的時效性。例如在前期策劃中統(tǒng)計的消費(fèi)者人數(shù)會在2000人次左右，因此會展服務(wù)人員配置計劃安排50人，但是由于目前已經(jīng)交樓的樓盤很多，許多消費(fèi)者都會裝修的意向，導(dǎo)致會展人數(shù)可能會達(dá)到3000人次，因此在策劃書中要調(diào)整服務(wù)人員的編制，增派保潔、保安人員，同時對項目的資金預(yù)算也要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，保證在展會開始當(dāng)天人員和資金都能夠落實。在會展項目的招展過程中，必須核對招展名單，按照招展計劃書進(jìn)行實施，保證會展參展商都能夠按時到達(dá)現(xiàn)場，如果出現(xiàn)了與計劃不相符的情況，例如多家參展商提出與之前協(xié)商內(nèi)容不相符的要求等，應(yīng)該馬上分析參展商提出這種要求的原因，這件事情會對建筑建材展銷會造成的影響，然后決定是否能夠答應(yīng)參展商的要求，如果不能答應(yīng)將要如何解決，才能保證建筑建材展銷會順利的開展。建筑建材展銷會面向的人群很廣泛，導(dǎo)致項目反饋管理中出現(xiàn)的特殊情況很多，需要我們在項目反饋管理中付出更多的心血。

（三）會展同期管理

會展同期管理主要內(nèi)容是會展會場的管理，會展會場會出現(xiàn)很多意外情況，需要會展團(tuán)隊具有較強(qiáng)的反應(yīng)能力和靈活性。對于出現(xiàn)的突發(fā)事件要及時的控制影響范圍，減少它對其他計劃的影響程度。雖然會展同期管理不屬于會展策劃的范圍，但是會展同期管理中出現(xiàn)的問題會對以后項目的策劃具有一定的參考價值和借鑒意義。

二、會展項目管理內(nèi)容

（一）項目策劃團(tuán)隊人員安排

本次建筑建材展覽會的策劃團(tuán)隊一共8人，其中總負(fù)責(zé)人1名，3名可行性分析員，2名項目策劃書編寫員，1名項目宣傳人員，1名機(jī)動人員。本次策劃團(tuán)隊人員都具備豐富的會展策劃經(jīng)驗，為本次策劃提供了充足的人力資源。

（二）項目任務(wù)

在規(guī)定的時間內(nèi)完成建筑建材展銷會的會展策劃書。

（三）項目計劃

此次項目策劃方案將在3個月內(nèi)完成，開始30天將進(jìn)行可行性調(diào)查分析，調(diào)查目前消費(fèi)者對建筑建材商品的需求情況，對建材產(chǎn)品的參展范圍、展覽規(guī)模等進(jìn)行分析同時進(jìn)行會展項目的宣傳工作。之后45天將主要投入到項目策劃書的編寫中，根據(jù)前期的項目可行性分析確定項目的目標(biāo)，做到貼合生活實際，使策劃書能夠科學(xué)合理。最后15天主要是確定展館設(shè)計方案，完成展臺的搭建和布置。

（四）項目資金

項目資金主要來源是展銷商的參展費(fèi)用和入場門票費(fèi)用。

三、會展項目的可行性分析

隨著建筑業(yè)的持續(xù)繁榮，人們對住房環(huán)境的要求不斷增漲，在建筑建材的購買上有很多的需求。但是家裝是一項復(fù)雜的工作，包括家裝的設(shè)計、各種建材的選擇、家裝工程的承包方式等，消費(fèi)者都有一定的選擇困難癥，因此開展建筑建材展銷會，能夠很大程度上刺激消費(fèi)者購買欲。首先建筑建材展銷會涉及到了家裝的方方面面，消費(fèi)者可以一次性完成所有東西的采購，學(xué)到很多的家裝知識。其次對于建材商而言，通過展覽會這個消費(fèi)者人數(shù)眾多的形式，能夠讓更多需要的人認(rèn)識到自己的產(chǎn)品，宣傳更加有針對性，而且通過與消費(fèi)者的交流，也可以及時發(fā)現(xiàn)自身產(chǎn)品的優(yōu)點與不足。

因此，舉辦建筑建材展銷會是符合現(xiàn)場人們的需求的，只要合理的控制展銷會的實施情況，通過收取參展商的參展費(fèi)和消費(fèi)者的門票費(fèi)等是可以獲取一定的效益的。

四、會展項目策劃書

（一）前言

為了提高建材行業(yè)的影響力，提升建材生產(chǎn)廠家的品牌形象，樹立正確的消費(fèi)觀念，特舉辦本次建筑建材展銷會。本次展銷會可以幫助建材生產(chǎn)廠家創(chuàng)建一個展示自己的窗口，同時清楚消費(fèi)者的需求，為以后的產(chǎn)品設(shè)計和推廣提前做好計劃。另一方面為消費(fèi)者提供大量的建材商品，幫助消費(fèi)者尋找更加符合自身需求的產(chǎn)品，激發(fā)消費(fèi)者的消費(fèi)欲望。

（二）目的及意義

促進(jìn)建材行業(yè)的發(fā)展，提升參展商的品牌形象。

為消費(fèi)者提高更多的建材產(chǎn)品的選擇，激發(fā)消費(fèi)者的消費(fèi)欲望。

（三）展會主題

品味建材 品質(zhì)生活 品嘗幸福

（四）展覽時間

2018年9月15-2018年9月16日

1.2018年6月4日至2018年6月8日，確定參展商，并完成付款，同時進(jìn)行展覽項目的宣傳工作。

2.2018年8月15日確定展覽場地。

3.2018年9月1日，開始進(jìn)行展館的設(shè)計和展臺的搭建工作。

4.2018年9月17日進(jìn)行撤展工作。

（五）展覽規(guī)模

參展商200名，預(yù)計到場消費(fèi)者5000人。

（六）參展范圍

陶瓷衛(wèi)浴、櫥柜、整體家居、門窗、集成吊頂、裝飾五金、建筑涂料、地面材料、供熱設(shè)備、家裝設(shè)計等。

（七）活動形式

1.采用展臺銷售推廣形式，進(jìn)行產(chǎn)品的銷售。

2.在會展過程中，插入精彩的文藝節(jié)目。

3.進(jìn)行抽獎、特賣活動、現(xiàn)場家居設(shè)計。

（八）參展商報名方式

采用網(wǎng)絡(luò)報名的方式，以企業(yè)為單位。

（九）展臺標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)展位：面積6米*6米；角標(biāo)準(zhǔn)展位：面積6米*7米；特殊展位：面積6米*6米。周邊懸掛橫幅，彩旗，品牌logo等。

（十）消費(fèi)者入場方式

電話預(yù)約、網(wǎng)絡(luò)預(yù)約，然后到現(xiàn)場購票，10元/張。

網(wǎng)絡(luò)直接購買，入場券通過郵寄方式達(dá)到消費(fèi)者手上。

（十一）會展活動部門配置及職責(zé)

客服部門：主要做好會場人員的迎賓接待工作，為消費(fèi)者做好指引工作。

財務(wù)部門：做好項目預(yù)算工作，以及與項目有關(guān)的費(fèi)用報銷等，其次是參展商的費(fèi)用的收集整理，門票的費(fèi)用的收集。

商務(wù)部門：主要負(fù)責(zé)參展商的報名接待工作，與參展商對接會場的設(shè)計和布置工作以及會展當(dāng)天的接待參展商的工作。

工程部門：主要負(fù)責(zé)會展準(zhǔn)備階段對工程設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，保證相關(guān)設(shè)備設(shè)施能夠正常使用，特別是消防設(shè)備能夠正常運(yùn)行。一旦會展過程中出現(xiàn)設(shè)備故障要及時進(jìn)行維修處理。

保安部門：保證場館停車場秩序，進(jìn)場、退場通道的順暢，維持會場內(nèi)的秩序，防止人員的擁擠和聚集，提醒人群注意安全，避免擁擠，妥善保管自己的隨身物品。

保潔部門：做好現(xiàn)場的保潔工作，對會場的衛(wèi)生進(jìn)行巡檢，特別是衛(wèi)生間的衛(wèi)生。

禮賓部門：做好現(xiàn)場活動的安排，例如抽獎、文藝節(jié)目等。

五、實訓(xùn)中項目管理的效果

項目策劃實訓(xùn)是為了加強(qiáng)理論知識的運(yùn)用，讓項目策劃人員具有更多的實踐經(jīng)驗。在開展本次展銷會活動中，能夠讓項目策劃人員各方面素質(zhì)都得到提升。作為同一個項目策劃小組，大家必須擁有較強(qiáng)的集體榮譽(yù)感，發(fā)揮各自的優(yōu)點，彌補(bǔ)他人的缺點，才能保證項目策劃能夠順勢的實施。例如團(tuán)隊中善于與人交流的人可以進(jìn)行項目的可行性調(diào)查，多與消費(fèi)者溝通，尋找項目的機(jī)會，盡可能的滿足消費(fèi)者和參展商的需求；善于文字編寫的人可以進(jìn)行策劃書的編寫，根據(jù)項目可行性分析情況，豐富策劃書的內(nèi)容，提出針對性的實施流程，提高了策劃書的參考性。大家在實訓(xùn)中找到了自己的特長，增加了自己的責(zé)任心，而且通過實踐加強(qiáng)了業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)。

結(jié)束語

在項目管理的指導(dǎo)方法下，本文以舉辦建筑建材展銷會為例進(jìn)行了會展策劃，通過對會展策劃中的項目管理的類型、內(nèi)容，以及如何運(yùn)用項目管理編制會展策劃書的解析，詳盡的闡明了項目管理在會展策劃實訓(xùn)中的運(yùn)用。通過實訓(xùn)增加了策劃人員的自信心，提高會展策劃業(yè)務(wù)能力。不管是從會展策劃的內(nèi)容還是工作的效率來看，項目管理都為會展策劃提供了更好的工作方式，因此我們需要加強(qiáng)項目管理在會展策劃實訓(xùn)中的運(yùn)用，讓會展策劃工作更加的科學(xué)規(guī)范。

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