盧武

摘要：目前在檔案管理工作中必定會涉及許多的涉密檔案，涉密檔案對檔案管理保密性的要求更高，因此必須要針對涉密檔案的特點來加強(qiáng)管理保密工作。本文從多角度分析了在涉密檔案管理工作中需要注意的要點及內(nèi)容，并指出了在涉密檔案管理保密中所需要重視的要求，以此來對相關(guān)的檔案管理工作進(jìn)行完善，進(jìn)而提升檔案管理工作整體的保密水平，避免涉密檔案在實際中的泄露、損壞等問題。

關(guān)鍵詞：涉密檔案；保密管理；對策

涉密檔案所具備的機(jī)密性特征使得其在管理活動中必須要重點進(jìn)行保密管理，但是在現(xiàn)今檔案管理工作中受條件、意識、環(huán)境等因素的約束使得涉密檔案管理保密效果無法達(dá)到預(yù)期的要求，而這也在一定增加了涉密檔案的泄露及損壞風(fēng)險。針對此種情況必須要采取適當(dāng)?shù)膶Σ邅硖嵘婷軝n案管理的保密性，從而通過采用專業(yè)的管理技術(shù)及措施來提升對涉密檔案管理的水平，使得檔案資源可以得到有效的保護(hù)，消除在檔案管理中存在的隱患問題。

一、涉密檔案集中存放的管理要求

檔案室?guī)旆渴菣n案室的重要部位，鑰匙由專人管理，工作崗位變動時，鑰匙進(jìn)行移交，任何人不得私自留存檔案室?guī)旆胯€匙，如發(fā)生鑰匙丟失、門鎖故障等安全隱患時，務(wù)必及時報告，采用更換門鎖等相關(guān)處理措施，消除安全隱患。庫房設(shè)置嚴(yán)禁入內(nèi)標(biāo)示，除工作人員外，嚴(yán)禁無關(guān)人員入內(nèi)。如因工作需要進(jìn)入庫房，需履行出入保密要害部門審批和登記制度，在庫房工作期問，由工作人員全程陪同。檔案室對入庫檔案，應(yīng)在相應(yīng)位置（背脊、卷皮）標(biāo)識與卷內(nèi)文件相符的密級和保管期限。卷內(nèi)有多份不同密級文件時，按其中最高密級和保管期限標(biāo)識。秘密和機(jī)密級文件存放在專用檔案保管柜中，絕密級檔案存放在密碼保險柜中。絕密級檔案的保管指定雙人管理，并不定期進(jìn)行檢查、核對，確保絕密級檔案的安全。

二、涉密檔案管理人員的保密管理措施

（一）上崗前的基本要求

對進(jìn)入涉密檔案管理的人員入職前進(jìn)行保密審查及保密培訓(xùn)教育。對檔案管理人員的審查重點是個人的基本情況、工作經(jīng)歷、政治素質(zhì)、品行表現(xiàn)以及是否與海外人員有婚姻、密切親屬等關(guān)系。保密培訓(xùn)教育包括國內(nèi)外保密形勢的學(xué)習(xí)，國家、行業(yè)、單位保密相關(guān)規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，保密的崗位職責(zé)要求等，保密培訓(xùn)后進(jìn)行考試，考試不合格人員嚴(yán)禁上崗?？己撕细窈蟮纳婷苋藛T上崗前，單位要簽訂保密責(zé)任協(xié)議書，明確相關(guān)的保密崗位要求及責(zé)任。

（二）在崗人員保密意識需持續(xù)提升

做好檔案的保密工作，必須不斷增強(qiáng)檔案人員的保密意識。檔案工作是一項政治性很強(qiáng)的工作，檔案工作人員要具備較高的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)，他們每天擔(dān)負(fù)著科技資料的收集、整理、保管和提供利用的任務(wù)。因此，他們的保密意識強(qiáng)弱，政治素質(zhì)的高低對檔案保密工作起著重要的作用。需要加強(qiáng)檔案工作人員的教育力度，不定期組織深入學(xué)習(xí)貫徹《保密法》，以提高檔案人員的政治素質(zhì)。保密教育要留下教育記錄，持續(xù)的保密教育才能使檔案工作人員都具有了良好的保密意識，并落實到具體業(yè)務(wù)工作中去，做好檔案的保密工作。涉密工作期間，單位需建立保密自查制度，對涉密人員的工作進(jìn)行不定期檢查和考評，對嚴(yán)重違法涉密相關(guān)規(guī)定的人員要及時調(diào)離涉密崗位。

（三）離崗、退休人員脫密期管理

對離崗、退休人員要辦理交接手續(xù)，對管理期間的工作進(jìn)行移交，包括管理的涉密檔案的清理、交接，涉密介質(zhì)、物品的清退。對離崗、退休人員簽訂保密協(xié)議，實行脫密期管理，重要涉密人員脫密期2～3年，核心涉密人員脫密期3～5年，脫密期間不能擅自出國出境。

三、涉密檔案在應(yīng)用中的保密管理對策分析

（一）制定完善的涉密檔案管理制度

針對涉密檔案必須要對其收集、整理、歸檔及應(yīng)用等制定完善的管理制度，以此來對實際的檔案管理活動中各項管理行為進(jìn)行有效的約束。在進(jìn)行涉密檔案管理制度的制定上必須要以《檔案法》為基準(zhǔn)，并且通過《國家秘密保護(hù)法》中條款要求來對涉密檔案管理制度的細(xì)節(jié)及內(nèi)容進(jìn)行完善，以此來確保在實際的涉密檔案管理工作中可以做到有據(jù)可依。同時，涉密檔案管理制度的制定還需對其實施細(xì)則進(jìn)行完善，以此來降低涉密檔案在實際的收集及應(yīng)用過程中存有失控狀態(tài)的風(fēng)險，采用規(guī)范的檔案收集管理及應(yīng)用制度可以有效的提升其保密性，減少管理活動中存在保密風(fēng)險情況。

（二）對涉密檔案管理等級進(jìn)行確定

在實際的檔案管理工作中其涉密檔案的保密等級存有一定的差別，因此在涉密檔案管理活動中需要針對檔案的密級來采取相應(yīng)的管理保密措施。目前根據(jù)《保密法》的條款要求來看，可以將涉密檔案分為三個等級，分別為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。由于涉密檔案在實際的應(yīng)用過程中其并非是一成不變的，涉密檔案會受環(huán)境、時間、發(fā)展形勢等因素的影響而產(chǎn)生不同的變化，這也可能使得涉密檔案出現(xiàn)失去保密價值的情況存在，因此在進(jìn)行檔案保密管理中則需要調(diào)整相應(yīng)的管理方法。在涉密檔案管理中需要根據(jù)實際的涉密檔案密級情況來確定相應(yīng)的保密管理措施，這樣可以有效的降低在檔案管理保密中的管理成本，并提升對檔案的利用率。

（三）完善涉密檔案查詢及應(yīng)用的機(jī)制

為了避免在涉密檔案應(yīng)用的過程中出現(xiàn)泄露及損壞的問題，必須要以完善的查詢及管理管理機(jī)制來對其應(yīng)用過程進(jìn)行全面的審批及控制。在涉密檔案的查詢、調(diào)用及銷毀等過程中必須要嚴(yán)格的按照規(guī)定的要求來進(jìn)行操作，在各項活動中都必須要有完善的手續(xù)，以此來提升管理的保密性。并且在涉密檔案應(yīng)用的過程中必須要確保經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)審批，并在調(diào)用的過程中進(jìn)行簽字、登記等手續(xù)，對涉密檔案的應(yīng)用權(quán)限進(jìn)行合理的規(guī)范，避免實際中出現(xiàn)對涉密檔案擅自調(diào)用的情況。

結(jié)語：

在涉密檔案管理保密工作中必須要從其管理制度、人員、環(huán)境、方法等方面來進(jìn)行全面的完善，以此來對涉密檔案管理工作中各項細(xì)節(jié)進(jìn)行有效的優(yōu)化。上文中從多角度分析了在涉密檔案過管理保密工作中所需要注意的內(nèi)容及要求，在檔案管理活動中還需以實際的涉密檔案情況及要求來對相關(guān)的對策方法進(jìn)行適當(dāng)?shù)倪x用，以此來保證在涉密檔案管理活動中起到良好的保密效果。

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