徐征

摘要：檔案管理體制是在一定歷史時(shí)期形成的一種以檔案管理為中心的制度化的關(guān)系模式，體制形成后也在不斷經(jīng)歷著改革的內(nèi)在和外部要求。我國當(dāng)代的檔案管理體制是在新中國成立后，通過確立各級(jí)檔案行政管理主體而生成的，又經(jīng)過多次改革調(diào)整使其得以發(fā)展。本文分析了我國檔案管理體制的現(xiàn)狀及存在的問題，并提出檔案管理體制改革的主要對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；體制改革；市場經(jīng)濟(jì)；信息化

一、概述

從古至今，人類在發(fā)展的過程中留下來的珍貴的歷史資料都要?dú)w功于檔案，它是人類社會(huì)記憶大廈的基石。檔案資源是整個(gè)社會(huì)記憶的源泉，檔案工作則是對(duì)檔案的管理并且提供信息為社會(huì)進(jìn)行服務(wù)。檔案管理體制改革，是轉(zhuǎn)型時(shí)期我國檔案管理工作發(fā)展的內(nèi)在要求。檔案管理體制問題是檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展的保障。因此，檔案管理體制的重要性不言而喻。實(shí)現(xiàn)檔案管理體制改革，應(yīng)堅(jiān)持從國家關(guān)于各項(xiàng)體制改革的總體要求出發(fā)，理清我國現(xiàn)階段檔案管理體制運(yùn)行中普遍存在的問題，指明現(xiàn)階段我國檔案管理體制改革的方向、目標(biāo)，構(gòu)筑適應(yīng)我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的檔案管理體制，使其直接服務(wù)于我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。此外，還要確保檔案管理體制改革在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)改革的過程中堅(jiān)持按照市場化、科學(xué)化、信息化為主要方向，從而建立起符合我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要的現(xiàn)代檔案管理體制。

二、檔案管理及檔案管理體制的概念

（一）檔案管理

檔案管理主要是記錄歷史事件，是國家機(jī)構(gòu)與公民個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的歷史記錄。檔案在社會(huì)生活發(fā)揮著重要的作用，而檔案的產(chǎn)生也必須是組織或個(gè)人。由于檔案是對(duì)人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，因而檔案的內(nèi)容也非常豐富。

（二）檔案管理體制

檔案管理體制是指在某系統(tǒng)內(nèi)部圍繞權(quán)力的劃分和運(yùn)行而形成的一種制度化的關(guān)系模式，是國家行政管理體制的有機(jī)組成部分，與國家經(jīng)濟(jì)、政治和文化體制及其變革有著密切關(guān)系。在總體上看，可以將檔案管理體制劃分為分散式檔案管理體制和集中式檔案管理體制，在我國檔案管理體制上均包含了這兩個(gè)方面的內(nèi)容。

三、我國檔案管理體制的現(xiàn)狀及存在的問題

從我國當(dāng)前的檔案管理體制看，仍有很多不足之處，最為突出的便是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理同條、塊的分割，這樣就導(dǎo)致了中央同地方事、權(quán)不清，橫向上出現(xiàn)了諸多矛盾，未能做到具體問題具體分析。目前，我國的檔案形成管理部分同檔案館編制還不夠清晰，而且定性不夠明白，這就造成了與改革方向的背離。這樣一來，所造成的最終結(jié)果就會(huì)導(dǎo)致檔案局的權(quán)威性無法得到根本保證，使得事業(yè)單位的職能被弱化。具體問題體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案數(shù)量龐大

我國歷史文化悠久，國土面積遼闊，人口眾多，致使我國檔案數(shù)量龐大。必須要制定有效的管理制度來管理這些珍貴的資料和信息，如果因管理不當(dāng)造成資料損毀、丟失，就會(huì)造成國家機(jī)密的泄露；在制定方針、政策時(shí)沒有資料作為參考。因此，對(duì)這些數(shù)量龐大的檔案資料如何有效管理，就成為我們急需解決的問題。

（二）檔案類型混雜

我國檔案類型多種多樣，有個(gè)人檔案、資源類檔案、政策類檔案等。要將這么多類型的檔案進(jìn)行分類整理，把有些涉及多種類型的檔案劃分到最合適的類別里，就需要有效的檔案管理制度作保障。

（三）檔案中信息量巨大

我國檔案數(shù)量龐大的直接原因是我國各方面的資料都比較多，信息量大。檔案既然是記載各種信息的載體，那么檔案管理人員在摘取和收錄信息時(shí)就要細(xì)心、謹(jǐn)慎，避免出現(xiàn)錯(cuò)亂和對(duì)信息的忽略等情況。

1.統(tǒng)一分級(jí)管理與條塊分割

在我國檔案管理體制下，專業(yè)系統(tǒng)、部門構(gòu)成條和各級(jí)行政區(qū)域和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系則構(gòu)成塊，導(dǎo)致權(quán)利、資源兩條路線傳遞，造成條塊重疊與分割問題嚴(yán)重。中央與地方事權(quán)不清，職能和機(jī)構(gòu)重疊、各單位部門小而全。專業(yè)檔案從綜合檔案中分離，單獨(dú)進(jìn)行管理，形成集中下的分散狀況，使得各級(jí)國家檔案館己無綜合性質(zhì)而言，不利于檔案的有效利用。

2.管理權(quán)力集中

我國的檔案管理一般都是由專門的管理部門負(fù)責(zé)，在這一形勢(shì)下就導(dǎo)致檔案管理的權(quán)力都集中在某一些人身上，并由這些人來制定檔案的管理方式。盡管采用這種權(quán)力分配方式可以提高檔案管理工作人員的工作效率，但是與此同時(shí)也限制了其他人對(duì)于檔案管理方面的思想和創(chuàng)新，更束縛住了工作者的管理方式，由此就給我國檔案管理體制改革帶來不利影響。

四、我國檔案管理體制改革的主要對(duì)策

（一）整合檔案管理資源，建立綜合性的檔案館

我國檔案管理體制改革并不是對(duì)我國現(xiàn)行檔案管理體制的徹底否定和推倒重建，而是在現(xiàn)有檔案體制范圍內(nèi)進(jìn)行一定的改進(jìn)使之更加順應(yīng)和符合新時(shí)期我國檔案事業(yè)發(fā)展的需要。因此，應(yīng)繼續(xù)堅(jiān)持我國檔案管理體制的“集中統(tǒng)一”管理體制，集中統(tǒng)一管理克服了檔案分散保管和各自為政的弊端，有利于推動(dòng)國家規(guī)模檔案事業(yè)的建設(shè)。在堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)基礎(chǔ)上，打破檔案接收和利用中的時(shí)間、區(qū)域界限，建立?。ㄊ校┮患?jí)的統(tǒng)一的綜合性的檔案館，打破了小而全，又可有效實(shí)現(xiàn)國家檔案資源有效配置，以適應(yīng)資源共享的社會(huì)需要，提高檔案管理的效率。

（二）對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)施改革

檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)一體化的文檔文件管理模式，為順應(yīng)改革需求，地方檔案管理應(yīng)該做好定位，合理的規(guī)劃文檔文件管理，使機(jī)構(gòu)的具體職能發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)化，地方檔案管理部門應(yīng)該制定相關(guān)政策、規(guī)則條令以及行政法規(guī)，使其在檔案管理事業(yè)單位得以真正的落實(shí)。此外，檔案管理工作應(yīng)該進(jìn)行執(zhí)法檢查監(jiān)督活動(dòng)，依法查處企業(yè)的違法案件。檔案管理部門還應(yīng)該積極合并一些其他的企業(yè)機(jī)構(gòu)或者部門，積極調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，利用科技強(qiáng)大的力量推進(jìn)檔案管理工作進(jìn)程。

（三）推動(dòng)管理體制的多元化發(fā)展

經(jīng)濟(jì)市場是檔案所有權(quán)多樣化發(fā)展的動(dòng)力源泉，隨之產(chǎn)生了檔案管理體制的多元化發(fā)展。國家檔案實(shí)行集中化管理，在保證國家檔案信息的完整性和安全性前提下，也滿足了檔案所有權(quán)的權(quán)力需求。對(duì)非國有企業(yè)以及投資企業(yè)的檔案而言，他們的檔案管理工作應(yīng)該以實(shí)際問題作為管理工作的依據(jù)，具體問題具體分析，對(duì)這樣的企業(yè)實(shí)施開放政策，允許該企業(yè)在遵守相關(guān)的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，對(duì)其檔案進(jìn)行自主化管理模式，采取集中化管理、分散管理以及集中、分散管理相結(jié)合的管理模式對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效管理。

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