陳維琪
(南寧局集團(tuán)公司檔案館 館員 廣西 南寧 530029)
廣西鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案(以下簡稱建設(shè)檔案)是鐵路檔案系統(tǒng)分類之一。隨著廣西乃至全國鐵路建設(shè)快速推進(jìn),此類檔案呈現(xiàn)歸檔數(shù)量激增、管理標(biāo)準(zhǔn)提高、利用頻次加大的趨勢,如何與時(shí)俱進(jìn)地做好其管理工作,是擺在檔案部門和人員面前的嚴(yán)峻課題。筆者以為回答好這一課題,關(guān)鍵在于必須堅(jiān)持以人為本理念,強(qiáng)化建設(shè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),努力培養(yǎng)一支愛崗敬業(yè)、素質(zhì)優(yōu)良、勇于擔(dān)當(dāng)?shù)臋n案管理員隊(duì)伍,以適應(yīng)形勢發(fā)展、任務(wù)變化要求?;诖耍疚脑嚱Y(jié)合南寧局集團(tuán)公司檔案管理實(shí)踐,就如何端正培訓(xùn)認(rèn)識(shí)、健全培訓(xùn)制度、創(chuàng)新培訓(xùn)方式,切實(shí)提高建設(shè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)質(zhì)量,略陳管見。
1.1 是實(shí)現(xiàn)隊(duì)伍素質(zhì)新提高的重要途徑企業(yè)管理以人為本。作為企業(yè)管理重要方面的檔案管理同樣要把不斷提高管理者即檔案管理員的綜合素質(zhì)作為一項(xiàng)戰(zhàn)略性長期性的任務(wù)擺上日程持續(xù)推進(jìn),而堅(jiān)持面向檔案管理員開展思想、業(yè)務(wù)培訓(xùn)是被實(shí)踐反復(fù)證明是為之必要行之有效的方法和途徑。如通過培訓(xùn)能夠有意識(shí)有目的地引導(dǎo)檔案管理員們切實(shí)增強(qiáng)做好本職工作的責(zé)任感和使命感,在迸發(fā)他們愛崗敬業(yè)熱情上不斷取得新進(jìn)展;又如通過培訓(xùn)可以有計(jì)劃有步驟地幫助檔案管理員們真正掌握履行崗位職責(zé)的技能和本領(lǐng),在激活他們創(chuàng)先爭優(yōu)潛能上不斷實(shí)現(xiàn)新突破。
1.2 是順應(yīng)工作任務(wù)新特點(diǎn)的內(nèi)在要求建設(shè)檔案既具有原始性、真實(shí)性、價(jià)值性等檔案的一般特征,又具有有別一般檔案的鮮明特點(diǎn)和作用:一方面,它作為鐵路企業(yè)特殊知識(shí)資產(chǎn),是鐵路建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)記錄,又是保護(hù)企業(yè)利益的法律憑證,還是鐵路升級(jí)改造的重要依據(jù);另一方面,建設(shè)檔案承載的是服務(wù)功能強(qiáng)大、經(jīng)濟(jì)投入巨大的鐵路建設(shè)內(nèi)容,收集好、保管好、利用好這些寶貴的資料、數(shù)據(jù)等,對(duì)于提升鐵路建設(shè)綜合效益、推動(dòng)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展都有極其重要的意義。
此外,近年來,廣西壯族自治區(qū)黨委、區(qū)人民政府和南寧局集團(tuán)公司搶抓國家西部大開發(fā)先機(jī),實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)后發(fā)地區(qū)鐵路建設(shè)躍居全國前列的驕人成績:截至2017年底,南寧局集團(tuán)公司管內(nèi)建成高鐵里程1859km(其中廣西境內(nèi)1790km),高鐵里程位居全國鐵路第4;總線路運(yùn)營里程達(dá)到5804km,較2013年增加47.1%。廣西路網(wǎng)規(guī)??焖贁U(kuò)充,為廣西經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展彰顯后發(fā)優(yōu)勢奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ);表現(xiàn)在檔案資料管理工作上,就是負(fù)責(zé)接收、管理建設(shè)檔案的工作量明顯加大,圖1為2013年廣西建成首條高鐵后南寧局集團(tuán)公司檔案館工作量統(tǒng)計(jì)。從圖1可知2013~2017年5年該館共接收建設(shè)項(xiàng)目檔案2.53萬卷,占這個(gè)館1953年至今館藏鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案6萬余卷的42%。
圖1 南寧局檔案館近年新增建設(shè)檔案統(tǒng)計(jì)
建設(shè)檔案的鮮明特點(diǎn)和持續(xù)加重的管理任務(wù),要求我們切實(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)以提高管理人員素質(zhì),為提升建設(shè)檔案管理效率和水平提供有力支撐。
1.3 是掌握工作對(duì)象新要求的現(xiàn)實(shí)選擇建設(shè)檔案內(nèi)容龐雜,涉及立項(xiàng)審批、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、工程管理、及施工、監(jiān)理、合同、技術(shù)、工藝、設(shè)備、財(cái)務(wù)文件等方方面面,僅靠傳統(tǒng)檔案管理方法、手段難以達(dá)到新形勢對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求,必須通過培訓(xùn)幫助檔案管理員緊跟信息化發(fā)展步伐,努力具備將信息化技術(shù)運(yùn)用到工作之中的能力,如能夠利用DVD光盤、移動(dòng)硬盤等數(shù)字化存儲(chǔ)媒介備份紙質(zhì)檔案,加大檔案保存安全性系數(shù);能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)建立目錄數(shù)據(jù)錄入和查詢,提高檔案管理便捷化水平;能夠掌握現(xiàn)代傳輸方法滿足現(xiàn)場查閱檔案資料合理需求,破解檔案資料利用老大難矛盾。簡言之,就是要利用檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)平臺(tái),增強(qiáng)檔案管理員掌握新知識(shí)順應(yīng)新要求創(chuàng)造新成績的能力。
2.1 培訓(xùn)計(jì)劃基本兌現(xiàn)南寧局集團(tuán)公司檔案館重視建設(shè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),除每兩年固定舉辦一次全局范圍的培訓(xùn)外,還不定期深入柳州、桂林、百色等鐵路建設(shè)項(xiàng)目施工現(xiàn)場,幫助、指導(dǎo)相關(guān)單位和人員解決檔案管理業(yè)務(wù)中的難題。據(jù)統(tǒng)計(jì),2010年至2017年累計(jì)培訓(xùn)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員3166人次,占應(yīng)培計(jì)劃人次的92.3%。總體上看,通過培訓(xùn)多數(shù)檔案管理員崗位業(yè)務(wù)能力增強(qiáng),差錯(cuò)率降低,為南寧局集團(tuán)公司檔案管理工作整體加強(qiáng),起到了積極的保證作用。
2.2 培訓(xùn)工作仍待加強(qiáng)我們既要看到建設(shè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)有較好的基礎(chǔ),更要正視此項(xiàng)工作存在的以下不足和差距。
2.2.1 思想認(rèn)識(shí)存在偏差 根據(jù)相關(guān)文件規(guī)定,鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案編制工作由建設(shè)單位負(fù)責(zé)。建設(shè)單位應(yīng)按接管單位檔案部門提出的要求,組織各參建單位做好文件材料形成、積累工作。然而實(shí)際狀況令人堪憂,無論是建設(shè)單位還是參建單位對(duì)檔案工作的重要性、復(fù)雜性都不同程度地缺乏正確認(rèn)識(shí),片面地認(rèn)為抓工程進(jìn)度、質(zhì)量為實(shí)為重為先,檔案管理是軟任務(wù)可以緩抓慢抓后抓,在這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)支配下,多數(shù)建設(shè)單位沒有把檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)納入管理日程,缺乏培訓(xùn)計(jì)劃,往往臨到建設(shè)項(xiàng)目結(jié)束且建設(shè)檔案作為竣工交驗(yàn)內(nèi)容之一時(shí),才突擊進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)的補(bǔ)課工作,由于建設(shè)項(xiàng)目竣工時(shí)間相對(duì)集中導(dǎo)致培訓(xùn)需求驟然增加,集團(tuán)公司檔案館囿于人員緊缺難以一一進(jìn)行指導(dǎo),只好采用選擇培訓(xùn)重點(diǎn)、壓縮培訓(xùn)時(shí)間等方法予以應(yīng)對(duì),培訓(xùn)效果難免受到影響。上述認(rèn)識(shí)偏差在參建單位造成的后果更為嚴(yán)重,如一些參建單位把檔案整理看作是貼貼封面,編編張?zhí)柕暮唵蝿趧?dòng),對(duì)輸送人員參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)不重視甚至不支持,不僅導(dǎo)致近年來基層單位參培人員數(shù)量逐年減少(詳細(xì)數(shù)據(jù)和走勢見圖2),而且制約了檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高,使得案卷質(zhì)量達(dá)不到移交要求,一定程度上影響了建設(shè)項(xiàng)目的竣工交驗(yàn)。
圖2 近年集團(tuán)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)人數(shù)統(tǒng)計(jì)
2.2.2 管理制度亟需落實(shí) 有的建設(shè)、參建單位檔案管理制度缺失,工作“無法可依”,隨意性嚴(yán)重;有的看似管理制度健全,但具體內(nèi)容卻是復(fù)制上級(jí)文件,缺乏針對(duì)性和約束力,導(dǎo)致一些檔案員長期處于領(lǐng)導(dǎo)無暇管、本人不愿學(xué)的狀態(tài),既不了解施工情況,又無基本建設(shè)管理知識(shí),甚至沒有參與過工程建設(shè),這樣的“門外漢”是不可能做好檔案管理工作的;尤其需要引起注意的是,有的單位對(duì)建設(shè)檔案工作的專業(yè)性、系統(tǒng)性、連續(xù)性缺乏正確認(rèn)識(shí),臨時(shí)指定人員負(fù)責(zé)檔案管理、頻繁更換檔案管理人員的現(xiàn)象屢見不鮮,有的工程還未進(jìn)行到一半,檔案員就已換了好幾個(gè),其結(jié)果是參加過培訓(xùn)掌握了知識(shí)的離開檔案管理員崗位、業(yè)務(wù)“空白”的新接手的同志需要從頭學(xué)起,既造成既往培訓(xùn)成果付諸東流,又嚴(yán)重影響日后培訓(xùn)進(jìn)程有序推進(jìn)。
2.2.3 培訓(xùn)方式缺乏新意 最近,南寧局集團(tuán)公司檔案館面向部分鐵路建設(shè)項(xiàng)目單位和檔案員作了“培訓(xùn)現(xiàn)狀怎么看,加強(qiáng)改進(jìn)如何干”專題問卷調(diào)查,從收回的答卷看,集中反映的問題是授課內(nèi)容一成不變,有“炒舊飯”之嫌,難以滿足培訓(xùn)對(duì)象求知欲望;授課形式陳舊呆板,未能擺脫居高臨下、單向灌輸窠臼,與培訓(xùn)對(duì)象渴望的師生互動(dòng)教學(xué)相去甚遠(yuǎn);授課方法存在“一鍋燴”,授課老師為了“省事、省時(shí)”而不顧培訓(xùn)對(duì)象工作性質(zhì)的差異,人為地將諸如“四電專業(yè)”檔案管理要求與“橋梁、隧道”資料保管要領(lǐng)合在一起進(jìn)行培訓(xùn),導(dǎo)致培訓(xùn)對(duì)象一頭霧水,未能達(dá)到培訓(xùn)預(yù)期。
2.3 提升培訓(xùn)質(zhì)量具有潛在優(yōu)勢筆者通過對(duì)近幾年參加建設(shè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)人員和目前在崗的檔案管理員隊(duì)伍有關(guān)情況分析,感到培訓(xùn)對(duì)象具有年紀(jì)較輕、學(xué)歷較高的鮮明特點(diǎn),這既是以往培訓(xùn)工作取得成績的原因之一,也是提升今后培訓(xùn)質(zhì)量可資利用的潛在優(yōu)勢。
1)培訓(xùn)對(duì)象總體偏于年輕,參培熱情較高。表1為近年參加南寧局集團(tuán)公司檔案館舉辦的建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)培訓(xùn)部分單位人員年齡結(jié)構(gòu)統(tǒng)計(jì)(其余單位基本類似)。
表1 部分單位參培人員年齡結(jié)構(gòu)統(tǒng)計(jì)
從表1可以看到,30歲以下參培人員共306人,占統(tǒng)計(jì)總?cè)藬?shù)的48%,40歲以下參培人員超過500人,占統(tǒng)計(jì)總?cè)藬?shù)的86%,表明中青年是主要參培者。我們應(yīng)當(dāng)利用好年輕人求知欲望強(qiáng)的特點(diǎn),在激發(fā)和提高他們做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理熱情與能力上取得更好的效果。
2)培訓(xùn)對(duì)象總體學(xué)歷較高,有利于提高培訓(xùn)質(zhì)量。仍以表1中的四個(gè)單位為例,對(duì)其參加近年鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)人員學(xué)歷分布進(jìn)行統(tǒng)計(jì),統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)見表2。
表2部分單位參培人員學(xué)歷分布統(tǒng)計(jì)
由表2可以看到,參培人員大專及以上學(xué)歷為510人,占統(tǒng)計(jì)總?cè)藬?shù)的81%,本科及以上學(xué)歷占到參培人數(shù)的40%,衡柳線本科及以上學(xué)歷甚至占到參培人數(shù)的一半以上。參培人員普遍學(xué)歷較高,客觀表明其具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力,這為今后開展類似培訓(xùn)豐富培訓(xùn)內(nèi)容、提升培訓(xùn)時(shí)效創(chuàng)造了條件。
3.1 健全制度在增強(qiáng)約束力上出硬招上至建設(shè)檔案管理部門,下至鐵路建設(shè)單位和現(xiàn)場檔案管理人員,要合力營造重視、支持、參與建設(shè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的企業(yè)氛圍,并通過健全和落實(shí)具有嚴(yán)格約束力的管理制度保證這種氛圍持續(xù)發(fā)揮正確的導(dǎo)向作用。具體地說,作為鐵路建設(shè)單位要按規(guī)定配備專職檔案管理員并保證其崗位的相對(duì)穩(wěn)定,確實(shí)需要變動(dòng)工作的,需征求上級(jí)檔案管理部門的意見,同時(shí)要按照《南寧鐵路局建設(shè)項(xiàng)目竣工文件歸檔管理辦法》(寧鐵辦〔2010〕158號(hào))文件規(guī)定:“建設(shè)項(xiàng)目的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人。如遇工作變動(dòng),須將原崗位應(yīng)歸檔文件資料移交完畢”,減少人員流動(dòng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的影響;要從制度上保證檔案管理員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃兌現(xiàn),認(rèn)真落實(shí)他們?cè)诼毞Q、級(jí)別等方面應(yīng)該享受的待遇,有效調(diào)動(dòng)其履職盡責(zé)的積極性。作為現(xiàn)場建設(shè)檔案管理員要珍惜參培機(jī)會(huì),確保學(xué)有所成、學(xué)以致用,有效促進(jìn)工作質(zhì)量的不斷提升。作為檔案管理部門要積極建議將建設(shè)單位、檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃落實(shí)與效果情況,作為建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收內(nèi)容之一,并加大督促檢查力度,對(duì)制度落實(shí)不好的單位、經(jīng)過培訓(xùn)工作質(zhì)量仍不達(dá)標(biāo)的個(gè)人要按規(guī)定堅(jiān)決問責(zé),使管理制度對(duì)培訓(xùn)工作真正起到保證和推動(dòng)作用。
3.2 創(chuàng)新方式在增強(qiáng)吸引力上下功夫要注重將培訓(xùn)對(duì)象年紀(jì)較輕、學(xué)歷較高的潛在優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為快速接受新知識(shí)、嫻熟運(yùn)用新技術(shù)的現(xiàn)實(shí)能力。
3.2.1 貼近現(xiàn)場需求確定培訓(xùn)內(nèi)容 要堅(jiān)決改變以往培訓(xùn)工作中存在的只顧計(jì)劃進(jìn)度忽視實(shí)際需求的弊端,堅(jiān)持因人因時(shí)因事而異科學(xué)施教。因人而異施教,就是在培訓(xùn)前要準(zhǔn)確了解新老檔案管理員的不同需求,培訓(xùn)時(shí)根據(jù)差異進(jìn)行編班和采用不同教案,以提高培訓(xùn)的針對(duì)性。因時(shí)而異施教,就是要將培訓(xùn)重點(diǎn)與建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)展相對(duì)接,以提高培訓(xùn)的時(shí)效性。如建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備開工時(shí),要重點(diǎn)講授資料收集、歸檔范圍等方法和要領(lǐng);建設(shè)項(xiàng)目推進(jìn)中,要注意強(qiáng)化問題導(dǎo)向,運(yùn)用典型案例和工作實(shí)例幫助檔案管理員增強(qiáng)重視問題發(fā)現(xiàn)問題解決問題的能力;建設(shè)項(xiàng)目臨近竣工時(shí),要努力提升檔案管理員適應(yīng)移交步驟要求,確保資料、案卷整理質(zhì)量的能力,為檔案移交打好基礎(chǔ)。因事而異施教,就是要借助建管部門和業(yè)務(wù)處室技術(shù)支持,加強(qiáng)師資力量,既分門別類又循序漸進(jìn)地傳授諸如土建、橋梁、隧道、設(shè)備、電氣知識(shí)與建設(shè)檔案的關(guān)系、以提高培訓(xùn)的專業(yè)性。
3.2.2 著眼提高質(zhì)量改進(jìn)培訓(xùn)方式 要堅(jiān)持把提高參培人員素質(zhì)促進(jìn)檔案管理加強(qiáng)作為業(yè)務(wù)培訓(xùn)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),積極嘗試運(yùn)用互動(dòng)互學(xué)互促教學(xué)方式,努力推動(dòng)培訓(xùn)質(zhì)量不斷提高。互動(dòng)教學(xué),就是要變單向灌輸為雙向互動(dòng),引導(dǎo)參培人員既專心聽課、認(rèn)真思考,又擅于歸納、積極提問,達(dá)到教有所長、學(xué)有所得雙贏效果?;W(xué)教學(xué),就是要把分組討論、專題討論等形式引入培訓(xùn),使參培人員通過相互啟發(fā)共同探討更好地掌握培訓(xùn)要點(diǎn)。互促教學(xué),就是授課老師既要嚴(yán)格要求學(xué)員幫助他們克服不足爭取進(jìn)步,又要虛心聽取學(xué)員改進(jìn)教學(xué)的意見和建議,實(shí)現(xiàn)教與學(xué)相互促進(jìn)共同進(jìn)步。
3.2.3 運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)拓展培訓(xùn)效果 要針對(duì)鐵路建設(shè)點(diǎn)多分散、工學(xué)矛盾突出的實(shí)際,探索運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立微信平臺(tái)和QQ群,將培訓(xùn)內(nèi)容制成音像視頻和文檔文件,供因故未能參加培訓(xùn)的同志學(xué)習(xí);辦好咨詢答疑、業(yè)務(wù)走廊等欄目,方便培訓(xùn)對(duì)象搜索相關(guān)內(nèi)容,拓寬知識(shí)點(diǎn)來源渠道;幫助基層同志解決業(yè)務(wù)難題,使網(wǎng)問網(wǎng)答網(wǎng)學(xué)成為建設(shè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)手段的有效補(bǔ)充。
3.3 深入現(xiàn)場在增強(qiáng)指導(dǎo)力上使實(shí)勁集團(tuán)公司檔案館是全局建設(shè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的主管部門,要轉(zhuǎn)變作風(fēng)服務(wù)現(xiàn)場,在做好培訓(xùn)計(jì)劃制定、實(shí)施的同時(shí),堅(jiān)持主動(dòng)走下去與真情請(qǐng)上來并舉,努力拓展業(yè)務(wù)培訓(xùn)的時(shí)間和空間。主動(dòng)走下去,就是要做到深入現(xiàn)場制度化常態(tài)化,發(fā)現(xiàn)問題解決矛盾推動(dòng)工作一體化有形化。真情請(qǐng)上來,就是堅(jiān)持有計(jì)劃、有重點(diǎn)、有目的地安排一些基層檔案管理員到集團(tuán)公司檔案館跟班學(xué)習(xí),手把手地傳授檔案管理工作流程、操作方法、注意事項(xiàng),使他們?cè)诟行泽w驗(yàn)中進(jìn)一步加深對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)理性知識(shí)的理解和把握。
3.4 典型引路在增強(qiáng)推動(dòng)力上求實(shí)效集團(tuán)公司檔案館要注重發(fā)揮先進(jìn)典型示范引領(lǐng)作用,認(rèn)真組織參培人員到檔案工作成績突出的單位觀摩學(xué)習(xí),積極推廣可復(fù)制的檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),深入開展評(píng)先選優(yōu)活動(dòng),大力表彰檔案管理先進(jìn)單位和優(yōu)秀個(gè)人,進(jìn)一步激活檔案管理員隊(duì)伍造崇尚先進(jìn)、見賢思齊、爭創(chuàng)一流的內(nèi)生動(dòng)力,推動(dòng)全局建設(shè)檔案管理質(zhì)量躍上新臺(tái)階,在促進(jìn)鐵路企業(yè)全面進(jìn)步和地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展中發(fā)揮更大作用。
加強(qiáng)與改進(jìn)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作是一項(xiàng)需要與時(shí)俱進(jìn)勇于創(chuàng)新合力共為的繁重任務(wù)和系統(tǒng)工程,只有堅(jiān)持抓認(rèn)真抓才能不斷達(dá)到提高質(zhì)量的新要求。本文就此提出的相關(guān)對(duì)策和建議有的已付諸實(shí)施并取得明顯效果,對(duì)保證集團(tuán)公司檔案館圓滿完成2017年建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案接收、基層檔案管理質(zhì)量達(dá)標(biāo)率提高起到了促進(jìn)作用。期望有關(guān)單位和人員更加重視、支持、參與鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,共同努力實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)質(zhì)量不斷提高、隊(duì)伍素質(zhì)不斷增強(qiáng)、管理效益不斷彰顯的新目標(biāo)。