俞木發(fā)

數(shù)據(jù)透視表 快速建立多個工作表

如上所述，如果要建立類似1→12月份多個工作表，現(xiàn)在可以借助數(shù)據(jù)透視表的方法快速實現(xiàn)。啟動Excel后在A列輸入工作表的名稱文字，這里可以根據(jù)自己需要，輸入任意名稱作為新工作表的名稱，如省份、子公司名稱，產(chǎn)品名稱等。選中A1：A13數(shù)據(jù)，點擊“插入→數(shù)據(jù)透視表”，在打開的窗口，選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置設(shè)置為C1，點擊“確定”（圖1）。

在右側(cè)數(shù)據(jù)透視表字段設(shè)置窗格，按提示將“月份”拖到下方的“篩選”字段位置，這樣在C1、D1會出現(xiàn)月份全部字樣（圖2）。

點擊“數(shù)據(jù)透視表工具→分析→數(shù)據(jù)透視表→顯示→數(shù)據(jù)透視表報表篩選頁”，在彈出的窗口點擊“是”，這樣在當前工作簿會生成12個月份命名的工作表。選中任一新建工作表，選中A1、B1內(nèi)容，繼續(xù)選中“1月”工作表，右擊選擇“選擇全部工作表”，點擊“開始→清除→全部清除”，這樣就可以快速新建12個內(nèi)容空白的工作表了（圖3）。

VBA自動導(dǎo)出多個工作表

上述方法是在一個工作簿建立多個工作表，如果需要將包含多個工作表的工作簿批量導(dǎo)出為多個獨立工作簿文件。比如將上例工作簿按照月份導(dǎo)出為12個獨立月份工作簿文件，現(xiàn)在可以借助VBA或者第三方軟件快速實現(xiàn)。

下載所需的代碼文件，接著啟動Excel打開包含多個工作表的文件，按住Alt+F11鍵，然后打開Microsoft Visual Basic for Applications窗口。點擊“插入→模塊”，將下載的代碼粘貼到文本框（圖4）。

點擊“運行→運行子過程（窗體）”，這樣VBA腳本會自動將每個工作表保存在和當前工作簿同名的目錄下，每個月份一個工作簿文件（圖5）。

如果你對VBA代碼不熟悉，也可以到https：// w w w.cdn.ex tendof f ice.com/downloads/ KutoolsforExcelSetup.exe下載Kutools for Excel實現(xiàn)快速導(dǎo)出。安裝完Kutools for Excel后啟動Excel打開包含多個工作表的文件，點擊“Kutools→分割工作簿”，在打開的窗口（可以選擇忽略工作表和隱藏工作表）也可以選擇需要導(dǎo)出為工作簿的工作表文件（圖6）。

接著選擇保存工作簿的目錄，點擊“確定”后可以將所有工作表導(dǎo)出為工作簿文件。

一次輸入 批量編輯工作表

對于保存多張工作表的工作簿，很多工作表都會輸入一樣的內(nèi)容。比如對于年度盤點表，每張表的表頭都要設(shè)置為合并單元格，并且輸入同樣的內(nèi)容（只是月份不同）。對于這些統(tǒng)一表頭內(nèi)容的輸入，現(xiàn)在可以實現(xiàn)一次輸入。

點擊第一個工作表標簽，右擊選擇“選定全部工作表”（如果是不連續(xù)的工作表，則通過按Ctrl鍵依次選擇）。選中需要編輯的工作表后，在第一個工作表執(zhí)行單元格合并，并且輸入統(tǒng)一的表頭內(nèi)容（圖7）。

當然還可以在表1設(shè)置文本格式，輸入自定義公式，設(shè)置單元格的格式（比如特殊數(shù)據(jù)如身份證、銀行卡號等需要設(shè)置為文本格式）。這樣輸入完成后在所有工作表都會實現(xiàn)同一內(nèi)容的輸入和設(shè)置，省去每個工作表的一一設(shè)置（圖8）。

更多批量處理技巧

除了上述介紹的批量操作技巧外，在實際工作中，我們還可以根據(jù)不同情況進行更多的批處理操作。比如上述年度報表，假設(shè)我們要對1～12月進行全年匯總，那么我們只需要在匯總表里面輸入“=sum（*！A1）”，其中的通配符*號就代表除當前工作表以外的其他所有工作表，輸入后公式自動變?yōu)椤皊um（1月：12月！A1）”，表示對1月到12月A1單元格的求和統(tǒng)計（圖9）。

Excel自帶的查找和替換也非常方便對所有工作表的同一元素進行批量處理。例如要將工作表中的負數(shù)變?yōu)?（比如考勤表中出現(xiàn)太多曠工后會出現(xiàn)負數(shù)出勤，現(xiàn)在需要變?yōu)?），查找內(nèi)容為“-*”，這個代表負數(shù)跟后面所有內(nèi)容，替換內(nèi)容為“0”，替換范圍選擇工作簿，單擊全部替換按鈕即可。