莎日娜，唐俊峰，駱軼姝，陳 珂，韓阜益

（東華大學 資產(chǎn)管理處，上海 201620）

隨著國家對高等教育投入力度的逐年加大，高校的資產(chǎn)規(guī)模顯著增長，組成結構日趨復雜，管理難度也相應增大。[1]本文從加強高校資產(chǎn)管理內部控制視角，分析高校資產(chǎn)管理內部控制的目標和基本要素，運用風險數(shù)據(jù)庫、不相容崗位職責分離、內部控制矩陣、建立授權與分級審批體系等方法，探索內部控制理論運用于高校資產(chǎn)管理的有效路徑，并在信息系統(tǒng)中加以實現(xiàn)。

一、實施內部控制建設對于做好高校固定資產(chǎn)管理具有重要意義

高校內部控制是指學校為實現(xiàn)辦學目標，通過制定制度、實施措施和執(zhí)行程序，對經(jīng)濟活動的風險進行防范和管控。[2]高校內部控制的目標主要包括：保證學校經(jīng)濟活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財務信息真實完整、有效防范舞弊和預防腐敗，提高資產(chǎn)配置和使用效益。2016年4月，教育部專門印發(fā)《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內部控制指南》，明確提出高校內部控制建設的實施要求、應用范圍和評價指標，[3]對高校資產(chǎn)管理重點關注的風險、崗位設置和職責以及相關控制要素提出具體要求。

（1）實施內控建設是提升高校固定資產(chǎn)管理水平的關鍵舉措。伴隨高校辦學規(guī)模的逐步擴大，教學科研儀器設備等高校固定資產(chǎn)規(guī)模不斷加大，根據(jù)《2016年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報》顯示，全國普通高等學校教學科研儀器設備總值4514.42億元，比上年增加456.82億元。[4]規(guī)模的顯著增長，帶來了管理模式的創(chuàng)新和變革，即從傳統(tǒng)關注使用和維修管理的模式，轉變對資產(chǎn)配置、使用、處置等各個環(huán)節(jié)的全過程管理。[5]實施內部控制體系建設，能夠進一步系統(tǒng)梳理固定資產(chǎn)管理的各環(huán)節(jié)業(yè)務流程，對整個過程中資產(chǎn)的實物屬性、價值屬性、費用屬性等進行精細的管理和分析，有效提升高校資產(chǎn)管理的水平。

（2）實施內控建設是完善高校固定資產(chǎn)管理監(jiān)督機制的基本依據(jù)。黨的十八大以來，隨著國家對高校各項審計、專項檢查以及財務巡視的深入，包括資產(chǎn)管理、財務管理等各類問題紛紛暴露，其根源在于缺乏內部監(jiān)督機制，內部控制機制不健全。聚焦資產(chǎn)管理方面，通過實施內部控制建設，能夠進一步突出防控重點，抓住關鍵環(huán)節(jié)，找準運行風險點，有針對性的設置權責體系，真正實現(xiàn)固定資產(chǎn)閉環(huán)式管理，將從前依賴于“行政監(jiān)督”轉變?yōu)椤爸贫缺O(jiān)管”，構建高校資產(chǎn)管理的有效監(jiān)督機制。

二、內部控制理論運用于高校固定資產(chǎn)管理體系的基本方法

將內部控制理論運用于高校固定資產(chǎn)管理體系，要重點運用風險識別、內控自評、內控建設的方法，建立提升高校固定資產(chǎn)管理水平的閉環(huán)，如圖1所示。

圖1 內部控制理論體系示意圖

（1）構建風險數(shù)據(jù)庫。運用風險評估方法，對所收集的風險及控制信息、針對各風險的重要性，以及采取控制后剩余風險的影響情況進行全面評價，這是建立并實施內部控制的依據(jù)及起點。例如，結合資產(chǎn)管理采購工作實際，針對其采購流程、驗收流程，形成風險數(shù)據(jù)庫，如表1所示。

表1 風險數(shù)據(jù)庫（以資產(chǎn)管理采購環(huán)節(jié)為例）

（2）明確不相容崗位職責分離。不相容崗位是指那些如果由一個人擔任，既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務。不相容崗位職責分離的核心是“內部牽制”，它要求每項經(jīng)濟業(yè)務都要經(jīng)過兩個或兩個以上的部門或人員的處理，[6]使單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯(lián)系，并受其監(jiān)督和制約。以資產(chǎn)管理中工作實際為例，梳理形成不相容崗位職責分離表，如表2所示。

表2 不相容崗位職責分離示意圖（以資產(chǎn)管理崗位為例）

（3）編制內部控制矩陣?；趯Ω黜棙I(yè)務流程的充分了解，根據(jù)經(jīng)濟活動業(yè)務類別對相關流程進行梳理，針對流程的主要風險，在每個控制事項中篩選控制節(jié)點，[7]確定其控制目標及關鍵控制活動，推動實現(xiàn)學校內部控制建設所需達到的控制狀態(tài)。以固定資產(chǎn)管理為例，編制內部控制矩陣（部分）如表3所示。

表3 內部控制矩陣（以資產(chǎn)管理為例）

（4）建立授權與分級審批體系。重點梳理各部門關鍵的運營、合同、資金的流程權限，依據(jù)審批事項類型、審批權限分級標準等構建審批體系。如表4所示，依據(jù)物資采購金額的差異，形成分級審批機制，有效避免權責交叉或管理盲區(qū)，推動構建權責清晰、便于各審批主體落實、可追溯的審批體系。

表4 分級審批體系示意圖（以采購審批環(huán)節(jié)為例，代表需要審批簽字，代表需要審核簽字）

三、內部控制理論運用于高校固定資產(chǎn)管理體系的實現(xiàn)路徑——以東華大學資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設為例

通過上線運行新資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，將內控建設的理念、原則和方法運用于固定資產(chǎn)管理的關鍵環(huán)節(jié)，從流程控制、風險防控、協(xié)同作用等三個方面構建管理閉環(huán)。

1.關注流程控制，將內部控制貫穿學校固定資產(chǎn)管理全過程

結合新資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設需求，學校系統(tǒng)梳理固定資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)的業(yè)務流程，將資產(chǎn)配置、使用、處置及其內部控制流程嵌入信息系統(tǒng)中。

（1）資產(chǎn)配置。配置是固定資產(chǎn)管理體系的“起點”。依據(jù)內控理論，系統(tǒng)重新對申購環(huán)節(jié)流程進行梳理，首先要求用戶在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中提交申購申請，并依據(jù)物資的類別分別設置審批流程。對于固定資產(chǎn)（包括設備和家具）和無形資產(chǎn)（軟件），經(jīng)部門設備管理員、學院（部門）負責人審批后，提交資產(chǎn)管理部門審批。物資申購模塊詳細流程設計如圖2所示。

圖2 物資申購模塊流程圖

完成申購環(huán)節(jié)后，依據(jù)學校物資采購相關管理辦法，物資供應部門確定具體采購方式。需學校采購的申請單，可在系統(tǒng)中進行“派單”，由各個采購員落實采購任務。如屬于用戶自購范疇，每一名提出申購的用戶即賦予“采購員”的身份屬性，進而依托信息系統(tǒng)辦理購置、到貨信息確認、驗收、付款等流程，如圖3所示。

圖3 采購實施模塊流程圖

（2）資產(chǎn)使用。固定資產(chǎn)的使用管理主要包括資產(chǎn)調撥、維修兩個類別。如圖4所示，資產(chǎn)調撥功能適用于變更固定資產(chǎn)使用人的情況，由使用人對自己管理使用的設備提出調撥申請、填寫設備基本信息及調撥原因，然后提交系統(tǒng)進入審批流程。資產(chǎn)管理處人員可以查詢出全校的調撥情況，并提取數(shù)據(jù)進行卡片變動操作。調撥流程在設計實現(xiàn)過程中，首先由變更前后的設備使用人進行確認，新的設備使用人需要在確認時選定設備存放地點，做好設備空間資源規(guī)劃，為后續(xù)設備管理員、二級單位負責人以及校級主管部門提供更加科學的審批依據(jù)，同時也確保固定資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)的準確、規(guī)范。

圖4 資產(chǎn)調撥審批環(huán)節(jié)流程圖

在維修功能實現(xiàn)過程中，系統(tǒng)依據(jù)設備的類別、維修金額分別確定審批流程。一方面，按照設備類型分為一般儀器設備、大型儀器設備（單位或成套價值超過10萬元（含）以上）、特種設備等3個類別，不同類別對應不同的審批流程。大型儀器設備由于涉及校級維修經(jīng)費管理，首先需確定經(jīng)費來源，進而按照逐級權限進行審批。在特種設備的維修方面，還在系統(tǒng)中增加特種設備管理人員的審批節(jié)點，確保審批過程的嚴謹性。另一方面，從維修金額的角度，系統(tǒng)對于維修金額在5萬元（含）以上的設備維修，設置專家論證環(huán)節(jié)，由資產(chǎn)管理處根據(jù)設備的類型、相關學科領域研究方向選擇論證專家，并結合實地查看情況，出具專家組論證結果，以此作為下一步審批的決策依據(jù)。詳細審批流程如圖5所示。

圖5 資產(chǎn)維修審批環(huán)節(jié)流程圖

（3）資產(chǎn)處置。資產(chǎn)處置是資產(chǎn)管理體系的“終點”，是防止固定資產(chǎn)流失、確保國有資產(chǎn)安全與完整的一道關鍵“屏障”。借助信息技術手段，系統(tǒng)將不同表單歸并成在線提交一張表單，真正實現(xiàn)無紙化申請。同時，全部審核流程也從“線下”搬到了“線下”，從“面對面”轉變?yōu)椤版I對鍵”，老師們只需點擊鼠標，就能輕松將審批單推送給相應審核人員，并實時跟蹤、查看審批流程進度，實現(xiàn)了從報廢申請、專家論證、報廢審批、公示、回收銷賬（或者減值）等完整環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡流轉，大幅度提高工作效率。詳細審批流程如圖6所示。

2.突出防控重點，實現(xiàn)對固定資產(chǎn)管理關鍵環(huán)節(jié)的有效控制

依托信息系統(tǒng)建設，抓住關鍵環(huán)節(jié)，找準運行風險點，有針對性地設置權責體系，完善監(jiān)督管理機制。

（1）抓好資產(chǎn)配置的論證環(huán)節(jié)。依據(jù)固定資產(chǎn)分類特點有針對性地設置審批流程，其中，軟件的購置論證需經(jīng)學校信息化建設主管部門審批，重在審核軟件的安全性和兼容性；儀器設備的購置論證需經(jīng)學?；ú块T審批，重點關注空間、能源等資源的統(tǒng)籌配置。

（2）規(guī)范合同管理。將合同辦理流程整合至采購實施模塊中，是內控理論與信息系統(tǒng)建設有機結合的一個重要亮點。依據(jù)學校管理規(guī)定，采購（包含自購）總價5萬及以上必須簽訂合同，由采購員填寫合同后，對合同初稿進行在線審批，審批流程結束后，用戶持合同到資產(chǎn)管理處加蓋“東華大學資產(chǎn)管理合同專用章”，形成合同終稿并上傳至信息系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動對合同進行編號，便于后續(xù)加強對合同執(zhí)行的管理，確保合同管理可監(jiān)督、可追溯。

（3）設置分級審批權限。在審批過程中，不同管理人員可以依據(jù)審批權限在信息系統(tǒng)中方便查詢單據(jù)的流轉辦理情況，實時獲取查看審批響應的支撐材料，并在關鍵環(huán)節(jié)實現(xiàn)有效過程約束。例如，依據(jù)申購設備的特殊性，相關人員可在信息系統(tǒng)中追加審批人權限，兼具了流程管理的靈活性和監(jiān)督體系的完整性，以技術手段實現(xiàn)相互制約、相互監(jiān)督的工作機制。

圖6 資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)流程圖

3.體現(xiàn)協(xié)同效應，有效提高資產(chǎn)管理工作效率和管理水平

通過構建動態(tài)管理體系，確保資產(chǎn)配置、使用、處置等重要環(huán)節(jié)的互聯(lián)互通、信息共享和業(yè)務協(xié)同，有效提升管理工作效率。

（1）數(shù)據(jù)協(xié)同。從申購、驗收至報賬審核，借助信息系統(tǒng)的便捷性特點，師生不用奔波于各種審核簽名的繁瑣流程中，而是“足不出戶”在網(wǎng)絡平臺實時關注審批進展情況，最終借助自助打印生成財務報賬憑證，直接到財務處辦理報銷手續(xù)，真正實現(xiàn)讓“數(shù)據(jù)多跑路”、“師生少跑路”的管理目標。

（2）流程協(xié)同。信息系統(tǒng)為管理人員動態(tài)掌握業(yè)務流轉情況提供便捷。引入內控理念的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)更加強調各個環(huán)節(jié)的銜接性，充分體現(xiàn)資產(chǎn)協(xié)同管理理念。以報賬單生成為例，由于系統(tǒng)已經(jīng)采集到用戶在申購階段的相關信息，因此，在用戶完成的驗收流程之后，系統(tǒng)自動建立報賬單，無需再進行手動重復填寫，真正發(fā)揮信息系統(tǒng)的便捷性特點。

（3）審批協(xié)同。遵循不相容崗位職責分離的方法，運用技術手段在信息系統(tǒng)中對各類別權限進行限定，將授權與分級審批體系體現(xiàn)在各個環(huán)節(jié)中。以報賬審批環(huán)節(jié)為例，由于系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)了全過程、各環(huán)節(jié)的有效銜接，審批人員可以方便查看整體申購流程，包括論證情況、合同詳細條款，為實現(xiàn)科學、規(guī)范報賬管理提供有力支撐，確保各項管理制度落到實處。