安婧

(陜西交通職業(yè)技術學院， 西安 710018)

0 引言

在國家大力推動高校信息化建設工作背景下，陜西交通職業(yè)技術學院啟動智能校園建設。其中，辦公自動化管理系統(tǒng)是智能校園的重要組成部分，該系統(tǒng)能夠幫助學校進一步理清管理流程，規(guī)范工作程序，落實規(guī)章制度，提高工作效率，同時，無紙化辦公也節(jié)約了資源、保護了環(huán)境。本文根據(jù)工作流思想構建新型的辦公自動化管理系統(tǒng)，可以更好的為學校業(yè)務規(guī)范化和自動化提供更加方便快捷的共享資源，實現(xiàn)上下級、各個部門間效率最大化的協(xié)同辦公。

1 辦公自動化管理系統(tǒng)

當前辦公自動化管理系統(tǒng)主要基于以下3種技術平臺： Lotusnomino/Notes 平臺下的 OA 系統(tǒng)、Microsoft 平臺的 OA 系統(tǒng)和 JSP/Java 平臺下的 OA 系統(tǒng)。

Lotusnomino/Notes平臺下的OA系統(tǒng)速度快、安全性高、可以進行跨平臺操作，但是平臺價格昂貴、對維護人員的技術水平和知識要求較高、安全性不高。

Microsoft平臺的OA系統(tǒng)分成ASP+MSLServer模式、ASP(ASP.Net)+MSSQLServer+Exchange模式。ASP+MSLServer模式的運行環(huán)境比較單一、適應性單一、不能被跨平臺應用。ASP(ASP.Net)+MSSQLServer+Exchange模式側重于電子郵件的功能，其他功能不完善。

JSP/Java平臺下的OA系統(tǒng)存在的問題是開發(fā)和維護成本高，不易和其他信息系統(tǒng)集成，可能會成為“信息孤島”。

綜上，當前應用的辦公自動化管理系統(tǒng)類型較多，但是這些都存在局限性，不適合應用到所有的行業(yè)中，且操作成本高，使用復雜。因此，為了解決商業(yè)化軟件的需求問題，針對高校的具體需求，開發(fā)合適的辦公自動化軟件?；诠ぷ髁骷夹g開發(fā)高校辦公自動化系統(tǒng)集成和協(xié)作業(yè)務流程，操作起來簡單方便，界面友好，在理論和實際應用中都有很大的意義。

2 工作流引擎簡介

工作流引擎是提供給集成商、軟件開發(fā)商和最終客戶的工作流功能部件，它以流程引擎和規(guī)則引擎為核心，提供流程引擎服務、引擎監(jiān)控服務、規(guī)則引擎服務、自動任務服務等，還提供流程定義接口、流程任務接口、流程應用接口、訪問控制接口和規(guī)則調(diào)用接口等。工作流引擎支撐框架包括流程事務處理，是引擎與數(shù)據(jù)庫進行交互的功能支撐；還包括緩存/集群支持、隊列、多語言、核心控制器、異常處理、消息等多個內(nèi)核支撐功能；流程引擎提供流程解析、流程驅(qū)動、流程調(diào)度、流程參數(shù)管理、流程并發(fā)控制、流程動態(tài)變更、流程模式控制和流程版本管理功能；規(guī)則引擎提供規(guī)則解析、規(guī)則驅(qū)動、規(guī)則變更和規(guī)則擴展等功能；工作流引擎還提供流程定義工具、流程管理工具和流程應用工具；同時，提供服務調(diào)用、接口調(diào)用和直接Web訪問；并提供與其他系統(tǒng)的適配器[1-2]。

3 辦公自動化管理過程的業(yè)務分析

辦公自動化系統(tǒng)的參與者與業(yè)務需求處于一個不斷變化的過程中，但是，高校辦公自動化管理系統(tǒng)的管理模式和業(yè)務系統(tǒng)的需求框架基本確定，因此，基于工作流引擎辦公自動化管理系統(tǒng)的設計必須從辦公自動化管理的整體職能出發(fā)，理清管理模式和業(yè)務需求。該系統(tǒng)的主要功能包括收發(fā)文管理、通知公告、簽報管理、會議管理、車輛管理、考勤管理、郵件管理等等，方便各個部門人員之間的交流溝通以及數(shù)據(jù)的整理、保存、查閱等。學院所有的教職工都能進入辦公界面，具有不同角色的用戶將被賦予不同的權限，可以選擇相應的模塊。

收發(fā)文管理：主要是對發(fā)文和收文進行管理，查看收發(fā)文的執(zhí)行情況、督辦等。

通知公告：各部門均可撰寫發(fā)布通知，根據(jù)不同的內(nèi)容，可選擇相應的審批層級。

簽報管理：簽報管理分為正常事務性工作簽報審批、申請類事項審批。正常事務性工作簽報審批分為匯報和請示兩類，匯報類無需上級回復，請示類需要回復審批意見；申請類事項審批有用印申請、用車申請、會議室申請等，均需得到回復，分別是約定用印時間、可使用車輛及司機、分配的會議室編號及對接時間、請假許可等，其中，會議室申請得到許可后，該流程能夠觸發(fā)會議通知事件。

會議管理：管理各個會議室的日程安排，可以實現(xiàn)添加、刪除日程、查看檔期、收到申請完成分派等工作。

車輛管理：實現(xiàn)對公務車輛的日程管理。

考勤管理：記錄員工的早退、遲到、缺勤及出勤情況，并辦理相關的休假、請假、加班等申請審批手續(xù)等。

郵件管理：主要是查看郵件、接收和發(fā)送文件。

上述各個業(yè)務是學校辦公自動化管理的核心業(yè)務，每個核心業(yè)務都包括不同的活動，并涉及到學校不同部門的管理人員，同時一個業(yè)務流程還包含著其他多個業(yè)務子流程，不同業(yè)務流程之間呈現(xiàn)出相互交織的、復雜的、循環(huán)的關系，流程和環(huán)節(jié)的關系，如圖1所示。

圖1 主流程和子流程

為了實現(xiàn)基于工作流引擎的辦公自動化管理系統(tǒng)，需要對系統(tǒng)工作的各個業(yè)務流程進行分析，并在此基礎上對業(yè)務流程進行抽象，通過一組工作流要素合理地表達收發(fā)文管理、通知公告、簽報管理、會議管理、車輛管理、考勤管理、郵件管理等業(yè)務需求，即通過工作流要素實現(xiàn)業(yè)務流程的描述。以收發(fā)文管理中的發(fā)文管理為例進行流程分析，流程圖，如圖2所示。

4 系統(tǒng)總體架構設計

4.1 系統(tǒng)架構設計

基于上述分析得出系統(tǒng)的總體架構層次，如圖3所示。

圖2 發(fā)文管理流程圖

圖3 總體設計體系架構圖

系統(tǒng)采用B/S架構、S2SH開源框架、XML技術，從下至上分成網(wǎng)絡層、應用支撐層、應用層、表現(xiàn)層，系統(tǒng)管理和安全管理貫穿到系統(tǒng)設計的各個層面?？蛻舳伺cWeb服務組件(作流組件和其他業(yè)務功能組件)之間的交互通過HTTP協(xié)議完成，Web服務組件在對數(shù)據(jù)庫SQL Server進行訪問時借助ADO.NET數(shù)據(jù)訪問組件完成，獲得業(yè)務邏輯所需的數(shù)據(jù)之后通過XML DOM組件訪問XML文檔并讀寫文檔內(nèi)容，邏輯處理的結果通過Web組件返回給客戶端，客戶端瀏覽器解釋并顯示返回的內(nèi)容。

(1) 表現(xiàn)層：表現(xiàn)層也就是學校的辦公門戶，嵌套在智能校園平臺中，與智能校園平臺采用同一個入口，在系統(tǒng)建設中具有非常重要的作用，統(tǒng)一的系統(tǒng)界面為系統(tǒng)的用戶提供全方位的服務。

(2) 應用層：該層是辦公自動化管理的功能層，是教職工的日常辦公平臺。該層整合了系統(tǒng)所有功能模塊，是為使用者提供辦公工具的層級，具有強大的信息處理能力，高效實現(xiàn)工作流程和公文流轉，同時還提供辦公過程的管理和監(jiān)控工具[3]，并且在這個過程中注重系統(tǒng)的安全性。

(3) 應用支撐層：采用B/S架構體系、S2SH框架平臺搭建，工作流計算選擇OSWorkflow，數(shù)據(jù)庫選擇SQL Server 2008。辦公自動化管理系統(tǒng)通過工作流引擎接口實現(xiàn)流轉業(yè)務模塊之間的交互、運行控制及流程設計等功能[4-5]。

(4) 網(wǎng)絡層：網(wǎng)絡層為系統(tǒng)提供硬件設備支持。

4.2 工作流引擎的設計

(1) 工作流引擎接口設計

工作流引擎的設計參考WFMC工作流參考模型，工作流技術支持采用OSWorkflow，接口1設計為XML文件(描述流程)，通過工作流引擎以Web服務分布式的方式進行解析和管理。接口2設計為B/S系統(tǒng)架構下Web2.0頁面的實現(xiàn)，通過S2SH框架實現(xiàn)和工作流引擎的交互。接口3調(diào)用應用分成兩種：一種是自動調(diào)用工作流引擎的系統(tǒng)任務，另一種是手動配置工作流引擎去調(diào)用實現(xiàn)業(yè)務邏輯編寫的任務。接口4無需設計，這是因為該系統(tǒng)只使用了一個工作流執(zhí)行服務部件，里面只使用了一個工作流引擎。由于OSWorkflow的源碼中已經(jīng)提供了工作流引擎類的接口。接口5只需要直接編寫實現(xiàn)其監(jiān)管功能的方法即可。具體設計過程如下：首先，通過OSWorkflow的相關接口調(diào)用一個工作流引擎，同樣通過此接口實現(xiàn)監(jiān)督管理工具的調(diào)用。完成之后，將其打包形成JAR包，將工作流引擎引入到整個信息系統(tǒng)中，然后通過 XML規(guī)范(OSWorkflow規(guī)定)定義工作流過程，并引入 Web Service技術進行管理，為實現(xiàn)調(diào)用的接口，需要采用Web服務描述語言描述XML定義，發(fā)布到Web Service服務注冊中心。最后，對工作流參考模型中的接口進行設計，由于OSWorkflow并不規(guī)定完全符合WFMC，因此，如果只有一個工作流引擎，可以不必對引擎相互調(diào)用的接口進行設計，只需要通過DOM和JDOM對工作流引擎和工作流建模工具之間的接口進行解析。

(2) 工作流引擎結構設計

在進行工作流引擎結構設計時，需要先將工作流引擎發(fā)布到UUD I注冊中心，并向服務中心發(fā)布工作流配置文檔和加載器，然后，調(diào)用WorkflowEngine中的方法runSync()和runAsync()實現(xiàn)同步和異步服務，運行服務類WorkflowService，工作流的具體管理則需要通過調(diào)用Workflow接口與類ConfigLoader實現(xiàn)。工作流的結構體系，如圖4所示。

圖4 工作流的總體規(guī)范示意圖

4.3 數(shù)據(jù)庫的設計

基于工作流引擎的辦公自動化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設計主要包括工作流數(shù)據(jù)庫設計和業(yè)務邏輯數(shù)據(jù)庫設計。

工作流數(shù)據(jù)庫設計：由于本系統(tǒng)采用OSWorkflow工作流技術，因此，設計工作流數(shù)據(jù)庫時采用OSWorkflow核心引擎的數(shù)據(jù)庫設計，擴展少許字段。為了便于用戶對工作流模板系統(tǒng)進行定義，提高系統(tǒng)的開放互訪性，系統(tǒng)工作流實例和工作流模板的存儲采用XML文檔。工作流實例XML文檔中存儲了工作流引擎的角色數(shù)據(jù)及實例開始時間和結束時間、活動步驟、過程狀態(tài)、啟動人、流程號、流程名稱、工作流模板類型等解釋工作流模板定義時產(chǎn)生的相關信息。通過實例文檔和工作流引擎可依次生成系統(tǒng)任務，從而最終實現(xiàn)用戶之間的業(yè)務流轉和處理。工作流數(shù)據(jù)庫的表：工作流的人員表、工作流的批準表、工作流的附件表、工作流的審核表、工作流的路徑表、工作流的啟動表。

業(yè)務邏輯數(shù)據(jù)庫設計需要根據(jù)系統(tǒng)的具體要求構建業(yè)務邏輯表，再添加與工作流表的關聯(lián)。業(yè)務邏輯數(shù)據(jù)庫設計包括電子郵件表、通知公告表、發(fā)文信息表、收文信息表、通知公告表、簽報管理表、會議管理表、車輛管理表、請假表、員工信息表等。

5 系統(tǒng)實現(xiàn)與測試

5.1 用戶登錄的實現(xiàn)

為了保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全性，用戶在登錄系統(tǒng)時需要進行身份驗證。陜西交通職業(yè)技術學院辦公自動化系統(tǒng)與智能校園平臺采用統(tǒng)一的門戶進行身份驗證，用戶名和密碼與數(shù)據(jù)庫中的用戶名、密碼相匹配之后才能成功進入，完成相應的功能操作界面。

5.2 測試

本文中主要分析系統(tǒng)的架構性能測試，測試時使用IBM的LoadRunner測試軟件，通過該軟件模擬計算機的邊界運行狀態(tài)及真實的運行環(huán)境，利用負載均衡實現(xiàn)系統(tǒng)各個方面的測試。LoadRunner的壓力測試可以自定義運行環(huán)境和場景，實時監(jiān)控隨時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的異常。在LoadRunner測試當中，模擬900名用戶同時使用該系統(tǒng)進行辦公，完全可以滿足學校的使用要求。登錄的測試結果顯示，900名用戶同時登錄系統(tǒng)耗時49秒，通過的事務和錯誤比是100%。說明系統(tǒng)運行良好。

6 總結

十九大報告再一次提及網(wǎng)絡強國戰(zhàn)略，作為網(wǎng)絡建設發(fā)展重要陣地的高校，要帶頭做好信息化建設工作，在全國職業(yè)院校整改工作的帶動下，辦公自動化管理系統(tǒng)在制度的執(zhí)行、風險的把控、效率的提高等多方面的作用具備高度共識，它的推廣應用將是普及性的。本文中設計的辦公自動化管理系統(tǒng)雖然經(jīng)過初步測試達到了預期效果，但是其功能還需不斷完善，系統(tǒng)還需不斷進行維護。