張閃閃(中國科學技術信息研究所，北京 100038)

隨著世界各國對科學事業(yè)投入的不斷加大，科研產(chǎn)出呈現(xiàn)日益增多的趨勢，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境條件下，如何保證這類信息資源以數(shù)字化的形式存儲、管理并且得到高效的利用顯得尤為重要。機構知識庫(Institutional Repository，IR)正是這一背景下的產(chǎn)物，它是機構管理科研成果、傳播學術知識、支持全社會創(chuàng)新的重要機制，逐漸成為其知識基礎設施的重要部分，成為支持數(shù)字科研和數(shù)字教育的重要工具[1]。據(jù)國際著名開放存取名錄OpenDOAR(Directory of OpenAccess Repositories)的實時統(tǒng)計，2010年8月，在OpenDOAR網(wǎng)站上注冊的知識庫數(shù)量為1 714個[2]，截至2018年3月8日，機構知識庫數(shù)量已達3 513個[3]，是2010年的2倍多。

現(xiàn)有的機構知識庫主要分布在120個國家中，其中美國最多，為502個(占14.3%)，其次是英國和日本，分別為258個和217個，而中國目前為104個[4]，數(shù)量較國外相比有一定的差距。從現(xiàn)有的對于機構知識庫的研究來看，目前國內的機構知識庫處于信息收集、存儲和共享的初級階段，尚未融入到科研管理過程中，如何使機構知識庫消失在科研流程中(Invisible IR)[5]，改變傳統(tǒng)意義上的獨立機構知識庫瀕于死亡(IR is Dead)[6]的狀態(tài)，成為知識創(chuàng)造、傳播和應用全過程的知識工具之一，以及為整個機構科研管理和創(chuàng)新提供支撐服務的綜合性平臺，更好地支持科研管理過程，成為現(xiàn)有機構知識庫工作者的重要任務之一。科研工作的大力支持，科研產(chǎn)出日益增多且類型豐富，如何有效獲取、存儲、管理及應用本機構產(chǎn)生的知識資產(chǎn)，達到促進學術交流與傳播利用的目的，是各機構科研和管理人員面臨的一個重要挑戰(zhàn)[7]。

1 融入科研管理過程的機構知識庫建設的作用和意義

科研管理過程實質是信息化管理的過程，是對科研信息資源進行收集整理統(tǒng)計分析并加以利用的過程[8]。即通過制定相應的科研發(fā)展規(guī)劃和政策，建立相應的協(xié)調運行機制，使人力、物力和財力資源等得到最優(yōu)化配置。機構知識庫則是對各種科研資源進行整合的平臺，目前國內部分高校也都建成了自己的機構知識庫，將科研管理和機構知識庫有機地融合，達到促進學術交流和科研管理的雙重效果，是機構知識庫今后的發(fā)展方向，也是推動科研院所進行科研管理的有力工具。

1.1 有效利用機構知識庫，實現(xiàn)機構內部資源的傳承和交流

機構知識庫資源類型豐富多樣，包括研究資料、論文、報告、數(shù)據(jù)、軟件、圖片、音視頻等，功能也包括檢索、瀏覽、下載、評論等，現(xiàn)有的機構知識庫缺乏與科研管理過程的融合，兩者相對獨立。不同的科研項目往往是相互獨立的，科研人員之間的溝通，科技成果之間的共享尚不成熟，成果的再利用及轉化缺乏客觀條件。而互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境打破了傳統(tǒng)的將人才、資源、信息、知識等科研要素作為單獨個體的科研管理模式，給科研及其各要素之間的互通有無提供了良好的條件。

1.2 改善機構知識庫功能，提高科研人員使用的積極性

臺灣學者陳光華將學者對機構知識庫的態(tài)度分為“和藹可親型”、“抱怨型”和“不理不睬型”[9]，3種不同類型人員的態(tài)度反映了現(xiàn)有機構知識庫功能的單一，早期機構知識庫的實踐也表明，由機構成員主動提交其數(shù)字化學術資源到機構知識庫的比例非常低，機構成員對機構知識庫內容建設的參與度或者積極性沒有預想中的高[10-11]。雖然國內的機構知識庫對單一的功能進行了改進，如增加了主題標引、提供規(guī)范主題詞的分面檢索，實現(xiàn)了資源的二次開發(fā)功能，但是這些與科研人員的切身利益還存在一定差距。構建融入科研管理的機構知識庫，通過信息化管理系統(tǒng)建立研究人員網(wǎng)頁，展示其個人基本情況和學術成果，采用統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標準，及時、有效、準確地采集用戶科研信息。同時，科研人員可自行對機構知識庫中個人科研成果等進行編輯，從而來提高個人影響力。

1.3 與績效掛鉤，為科研管理提供新的量化渠道

科技論文、科技報告等反映了課題組成員的科研能力。目前科研機構對于科研人員的獎勵內容基本是基于發(fā)表期刊論文、獲取專利的多少，獎勵來源主要是科研人員自行統(tǒng)計上報。這一方面忽視了科技報告、科研數(shù)據(jù)等在科學研究過程中的重要性；另一方面基于個人統(tǒng)計既浪費大量的時間，同時缺乏統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標準規(guī)范，數(shù)據(jù)重用性較差，每次提交的數(shù)據(jù)都是在規(guī)定年度內，不具有回溯性。將科研績效評價融入到機構知識庫中，對論文、專利、科技報告、會議報告等科研產(chǎn)出進行實時性地監(jiān)督、收集，同時以機構知識庫中的瀏覽、下載頻次、引用情況[12]等作為考核依據(jù)和標準，將這些內容都以量化的方式展開，實現(xiàn)機構知識庫與科研績效的有機融合。

1.4 規(guī)范科研活動、實現(xiàn)科研過程痕跡化監(jiān)管

將機構知識庫與科研管理信息系統(tǒng)有機鏈接，可以支持科研項目(尤其跨機構、長期項目)對項目科研成果進行管理和評價；支持圍繞項目工作流、信息內容驅動的項目管理和項目資料與成果管理；同時將機構知識庫的內容對象能力擴展到復合數(shù)字對象，可用來支持對科研項目復雜內容的有機組織[1]?？蒲许椖可婕安煌愋偷臄?shù)據(jù)對象(如對象、工具、地點、方法等)，內容復雜多樣，在機構知識庫中對科研各階段及其產(chǎn)出對象進行語義標注和管理，采取新的技術方法來組織、發(fā)現(xiàn)和利用機構知識庫中的數(shù)據(jù)，構建科研人員的知識空間，一方面可以幫助科研管理部門等機構圍繞科研流程來規(guī)劃、匯交、審核、共享、處理項目成果；另一方面存儲格式的規(guī)范化，減少了上傳的復雜性，提高了科研人員資料上傳的積極性，推動機構知識庫和科研管理的雙贏。

2 國內外機構知識庫建設的研究現(xiàn)狀分析

國內目前的研究主要是機構知識庫與科研管理分開的研究，而國外則已提出相關方面的研究，而且機構知識庫正發(fā)展成為科研管理的重要工具，以下為國內外關于機構知識庫和科研管理系統(tǒng)等方面的研究進展。

從現(xiàn)有研究來看，國內外已有大量對機構知識庫和科研管理系統(tǒng)的研究，如Ware M B以45個機構知識庫網(wǎng)站為基礎，指出機構知識庫平均資源數(shù)目僅為1 256個，并且大部分是論文和灰色文獻(技術報告和工作底稿)[13]。Prosser D認為機構知識庫為機構提供了一種存檔知識并使得知識可用的方式，對研究者來說，機構知識庫能為其作品提供中心存檔，代表其研究經(jīng)歷的簡歷，增加了作品的傳播和影響；對機構來說，保存機構的智力成果，提高機構的可見性和聲譽；對社會來說，使得世界的研究成果可以被訪問，保證長期保存研究成果[14]。張曉林利用從知識內容形態(tài)到知識應用形態(tài)的場景譜系和從個人到機構的需求譜系組成的二維框架，綜合分析業(yè)界思考與實踐，篩選機構知識庫可能的發(fā)展方向[1]。張旺強等對IR+、Zentity、Islandora等幾個典型新型開源機構知識庫軟件進行調研，并對開源機構知識庫軟件在本地進行實際的安裝測試，為機構知識庫建設選擇開源軟件提供參考[15]。

國外也有部分學者提出機構知識庫在科研管理系統(tǒng)中的重要作用，如Names D認為國際機構知識庫發(fā)展的一個重要趨勢是機構知識庫在支撐科研管理方面的服務功能的拓展[16]。Cojocariu等基于高?？蒲泄芾硖岢鐾ㄟ^信息技術提供現(xiàn)代化最佳解決方案，以數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為基礎為科研項目的各個過程提供所有相關信息的明確證據(jù)[17]。Ma J等通過ARP技術嘗試建設科研管理中機構知識庫的數(shù)據(jù)交換，以減輕科學家的負擔，便于科研的進展[18]。Ezugwu A E等通過數(shù)學模型建設科研過程中的資源管理系統(tǒng)，優(yōu)化動態(tài)網(wǎng)絡環(huán)境中的資源分配或任務調度，靈活地通過管理系統(tǒng)和調度模型進行科研工作[19]。

此外，國外一些機構已經(jīng)開始嘗試開展機構知識庫和科研信息管理系統(tǒng)的融合研究，如英國、德國、芬蘭、瑞典等歐洲國家開展了機構知識庫與科研信息管理系統(tǒng)的銜接研究，并開發(fā)了相應的操作平臺，滿足了科研機構開展科研管理的信息需求[20]。德國馬普學會eScidoc知識庫對科研各階段產(chǎn)出對象進行語義標注和管理，實現(xiàn)了機構知識庫與科研過程的結合和互操作、支持科研工作流、進行科研評價等服務[21]。愛爾蘭、荷蘭的國家NARCIS門戶等，實現(xiàn)了機構知識庫與科研管理信息系統(tǒng)的集成，使機構知識庫發(fā)展成為科研管理的重要工具[22]。

從國內外現(xiàn)有研究來看，改變機構知識庫的功能，拓寬機構知識庫的服務范圍，成為整個機構科研管理和創(chuàng)新提供支撐服務的綜合性平臺，是現(xiàn)有機構知識庫工作者的重要任務之一。網(wǎng)絡環(huán)境下，科技成果層出不窮，科技項目復雜多樣，所以，以機構知識庫為基礎，研究如何將科研管理過程融入其中，對科研管理過程進行痕跡化管理，形成完整項目的記錄文件保存，促進機構知識資源的積累和傳承具有重要意義。

3 融入科研管理過程的機構知識庫的基本架構

科研管理內容多種多樣，包括項目管理、科研成果管理、知識產(chǎn)權管理、學術活動組織、成果申報、年報編寫、平臺建設維護、科研管理全面業(yè)務、成果轉化、戰(zhàn)略規(guī)劃、其他等[23]。不同類型的內容既有各自的特點和需求，同時相互之間又有一定的關聯(lián)。機構知識庫是對科研過程及其最終成果進行收集、存儲、共享的平臺，在數(shù)字環(huán)境條件下，機構知識庫需要對現(xiàn)有各種已經(jīng)收集的資源進行整合集成，融入科研管理過程，轉變現(xiàn)有機構知識庫的角色，實現(xiàn)對科研數(shù)據(jù)的實時、準確、全面、有效管理，通過科研項目管理系統(tǒng)、科研人員管理系統(tǒng)、科研成果管理系統(tǒng)、科研獎勵管理系統(tǒng)的有機融合，嵌入到科研管理的整個生命周期過程中，為科研管理的各項活動提供數(shù)據(jù)支撐和存儲平臺，具體見圖1。

圖1 融入科研管理的機構知識庫的系統(tǒng)框架

3.1 科研項目管理系統(tǒng)

科研項目與科研要素、科研成果、科研機構及科研績效息息相關。當前，我國科研管理實行粗放式管理，年度、中期考核、結項驗收時需要提交的資料內容有限，資料和技術細節(jié)不夠詳盡，有關部門很難對科研項目研究的真實性、準確性進行檢驗，也很難對科研過程和科研質量起到監(jiān)督和規(guī)范作用[24]。在數(shù)字網(wǎng)絡環(huán)境條件下，科研項目的管理需要擺脫傳統(tǒng)的方式，以計算機網(wǎng)絡技術為依托，將機構知識庫嵌入到項目申報、審核、立項、實施、考核和評估等環(huán)節(jié)中，實現(xiàn)機構知識庫與科研管理系統(tǒng)的集成和無縫銜接。機構知識庫作為科研項目產(chǎn)出的數(shù)據(jù)倉儲，需要定期跟蹤項目實施進度，將各個階段所產(chǎn)生的相關文件進行收集整理納入到相應系統(tǒng)中，對科研項目實行集中統(tǒng)一管理，規(guī)范科研活動，也可以根據(jù)項目時間安排設置相關的提醒，提醒科研人員在規(guī)定的時間內完成相應的工作，一方面能夠監(jiān)督項目的實施情況，保證項目的順利進行；另一方面還能提高機構知識庫的利用率，為其他需要申請科研項目的科研人員提供時間及知識方面的幫助。

3.2 科研人員管理系統(tǒng)

科研人員是科技工作的主力，是具備一定的科學理論知識并從事科學研究工作的一類人。目前國內的機構知識庫對于科研人員的個人學術界面不夠重視，或者根本沒有，這對于科研人員上傳個人科研成果是極為不利的，而如香港大學的學術庫[25]，對于每個學者，都有單獨的學者界面，包括所屬院系、專業(yè)、個人興趣、發(fā)表論文情況等，同時還有個人學術簡歷的鏈接，可以直接進行下載，發(fā)揮了很好的“學術名片”效應；荷蘭的國家研究與合作信息系統(tǒng)(NARCIS)，將荷蘭科研項目、人員信息與荷蘭機構知識庫國家網(wǎng)絡DAREnet有機結合，可通過項目、人員與研究成果進行雙向查詢[26]。科研人員管理系統(tǒng)的設計需要貼合科研人員的需求，為科研人員提供屬于個人的頁面。具體為，將科研人員的學術成就、個人ID、個人成就、榮譽等情況融入到機構知識庫中，對科研人員的各項活動進行及時的跟蹤與補充，將科研人員的所有科研項目及時地納入到科研人員管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)對機構科研人員的統(tǒng)一管理，讓機構知識庫成為了解科研人員的有效入口，通過科研人員管理系統(tǒng)更好地完善機構知識庫的建設，實現(xiàn)科研管理與機構知識庫的有機融合。

3.3 科研成果管理系統(tǒng)

科研成果是科研人員工作成果的展現(xiàn)，形式一般包括論文、專利及著作等，隨著科學的進一步發(fā)展，為了杜絕學術不端、保證科學成果的可信度以及可檢驗性，與科技項目相關的支持其論點和結論的科學數(shù)據(jù)，包括音頻視頻和其他形態(tài)的非文本信息(Non-Textual Materials)成為了科學的基本要求，也逐漸納入到科研成果的范疇之中，目前很多機構已經(jīng)建立了相應的科研數(shù)據(jù)管理平臺，如哈佛大學的Dataverse、斯坦福大學Digital Repository以及約翰霍普斯金大學的DataConservancy等。

科研成果管理系統(tǒng)的設計要改變以往存儲的單一功能，實現(xiàn)科研成果與機構知識庫相互融合。機構知識庫作為機構內部知識收集、知識保存和知識傳播的平臺，擁有機構內部最全面的信息資源，如期刊、會議論文等可以定期和現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫平臺進行資源的交互匹配，更好地發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫平臺中機構論文不完整的現(xiàn)象，如作者機構名稱不規(guī)范所引起的數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計結果偏少的現(xiàn)象，通過機構知識庫和數(shù)據(jù)庫的互通互聯(lián)，協(xié)助數(shù)據(jù)庫廠商更好地規(guī)范本機構的論文，減少因機構名稱不規(guī)范所產(chǎn)生的“無機構”論文。同時可以利用機構知識庫中的數(shù)據(jù)進行知識開發(fā)、知識管理等再利用，規(guī)范現(xiàn)有的科研成果，進一步推進機構知識庫建設，實現(xiàn)成果與知識庫的良性循環(huán)。

3.4 科研獎勵管理系統(tǒng)

各個學校都針對科研成果提出了不同的獎勵政策，政策內容包括對于科研立項獎勵、科技成果獎勵、學術論文獎勵、學術著作獎勵、專利一級重大科技項目貢獻獎等。獎勵的流程通常是登記、上報與審批、公示與監(jiān)督、發(fā)放，這種方式雖然能夠最全面地收集到符合獎勵標準的相關內容，但與獎勵內容無關的著作、科研數(shù)據(jù)等往往被忽略，這些內容同樣是科研人員的科技產(chǎn)出，屬于科技成果的一部分，但是卻因為制度限制而不能完全收集。在數(shù)字環(huán)境下，這些資源需要進行整合，建立定性與定量相結合的考評機制，并為此機制建立完善的回溯及使用過程。一方面需要將科研績效考核系統(tǒng)與機構知識庫相結合，使量化內容有跡可循；另一方面需要在機構知識庫中規(guī)范相應的元數(shù)據(jù)，如獎勵時間、獎勵政策、獎勵金額等。既方便科研處相關負責人員核對科研人員每年產(chǎn)出，統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)校內潛力學者，另一方面也是對現(xiàn)有機構知識庫的一種完善，更好地促進機構知識庫的發(fā)展。同時在獎勵時也可以將是否在機構知識庫中上傳，機構知識庫的瀏覽和下載次數(shù)作為考核標準之一，以機構知識庫中的成果條目作為科研人員績效考核的量化標準之一，建立機構知識庫與績效考核之間的映射關系，使機構知識庫真正地融入到科研管理中，為科研人員所使用，為科學發(fā)展提供支撐。

4 融入科研管理過程的機構知識庫資源的獲取流程

在數(shù)字環(huán)境條件下，機構知識庫需要對現(xiàn)有各種已經(jīng)收集的資源進行整合集成，融入科研管理過程，轉變現(xiàn)有機構知識庫的角色，實現(xiàn)對科研數(shù)據(jù)的實時、準確、全面、有效管理，通過科研項目管理系統(tǒng)、科研人員管理系統(tǒng)、科研成果管理系統(tǒng)、科研獎勵管理系統(tǒng)的有機融合，嵌入到科研管理的整個生命周期過程中，實現(xiàn)科研數(shù)據(jù)的自動收割。

該平臺需要融合自身資源以及機構內部的數(shù)字資源，實現(xiàn)機構知識庫與購買數(shù)字資源的無縫銜接，一方面豐富機構知識庫的檢索結果，提高科研人員對機構知識庫的利用率，增強對機構知識庫認同感；另一方面，隨著用戶對平臺依賴性的增強，上傳資料的積極性也會不斷提升，機構知識庫的內容也會更加豐富，最終實現(xiàn)機構知識庫的良性循環(huán)發(fā)展，具體流程見圖2。

將機構內部的數(shù)字資源嵌入到機構知識庫中，也就是將現(xiàn)有機構知識庫的資源分為自存儲資源和機構購買外部數(shù)字資源兩部分。機構知識庫自存儲資源，一般包括論文、科技報告、科學數(shù)據(jù)、會議PPT等，這部分資源由于在用戶存繳時已經(jīng)設置了相應的開放權限，所以，當用戶進行資源檢索時，可以直接反饋給用戶；機構購買外部數(shù)字資源，首先，當用戶通過機構知識庫發(fā)出檢索請求指令時，內部系統(tǒng)可直接鏈接到資源平臺進行查找，對于查找到的內容，根據(jù)開放獲取程度分為開放與非開放資源，針對開放性資源，可直接向用戶提供原文鏈接供用戶直接使用，而對于非開放性的資源，首先需要提供給用戶資源的使用權限說明(如費用、使用權限等)，用戶可以選擇放棄或購買資源，一旦用戶選擇購買資源，則費用直接呈繳至數(shù)字資源的費用收支系統(tǒng)中，然后通過原文傳遞提供給用戶資源。此外，根據(jù)用戶個人信息及檢索記錄，平臺也可以在檢索頁面提供與檢索內容相關的信息，提供主動推送服務，幫助用戶不斷調整檢索詞，使用戶能夠得到更加準確、全面的資源，這部分資源同樣可通過上述方式實現(xiàn)。也可以建立科研群和主題討論群，增加用戶獲取科研管理過程信息的渠道，方便與信息提供者的溝通，同時也能強化信息提供者的提交意愿。

圖2 融入科研管理過程的機構知識庫資源的獲取流程

5 融入科研管理過程的機構知識庫的建設策略

機構知識庫是科研產(chǎn)出的重要存儲平臺，完善的策略是整個機構知識庫發(fā)展的關鍵，不僅可以為機構知識庫的工作人員提供良好的工作流程，同時也能夠為科研人員提供良好的保障，提高科研人員主動上傳科研成果的積極性，有利于更好地實現(xiàn)科研管理和機構知識庫的融合，增強機構知識庫的競爭力，進而提升整體科研實力。因此，要推進機構知識庫的建設需要從強化科研機構對科研成果的管理意識、推進科研成果的資源建設、重視科研成果的痕跡化管理等方面入手，實現(xiàn)對科研數(shù)據(jù)的優(yōu)化管理，使機構知識庫真正融入到科研過程中，最終實現(xiàn)共贏。

5.1 強化科研機構對科研成果的管理意識

機構知識庫是以科研人員的科研產(chǎn)出為基礎的全面管理平臺，是以科研產(chǎn)出為紐帶的科研機構活動的整體監(jiān)控系統(tǒng)，是以科研產(chǎn)出為核心的科研人員績效評估的計量憑據(jù)倉儲，是以科研產(chǎn)出為前提的科研機構科研資產(chǎn)的持續(xù)積累和傳承手段，是以科研產(chǎn)出為主體的科研機構科研項目管理的行為規(guī)范[27]。因此，機構知識庫的建設中，一方面需要強化機構知識庫的功能，增強對科研過程全流程的監(jiān)管意識；另一方面增強科研人員對機構知識庫的依賴性，改變科研人員對機構知識庫的傳統(tǒng)認識，從知識共享、知識交流等層面重新認識機構知識庫。

5.2 推進科研成果的資源建設標準

要保障機構知識庫的快速發(fā)展，需要以科研成果為核心，將學術期刊、技術專利、會議錄、學位論文及其他相關信息資源整合于同一系統(tǒng)中，并對科研成果資源進行標準化管理，如資源類型標準、元數(shù)據(jù)標準和資源存繳標準。

5.2.1 資源類型標準

從目前國內現(xiàn)有的資源文件類型來看，資源主要包括期刊論文、會議報告、PPT、科學數(shù)據(jù)、項目資料等，而對于專利、圖片、音頻、視頻等多媒體資源涉及較少，在全民科研成果轉化時期，機構知識庫的資源建設應向多元化方向發(fā)展，專利成果及其轉化內容的存儲，對科研用戶也會更具有吸引力，從而能更好地推動機構知識庫的發(fā)展。

5.2.2 元數(shù)據(jù)標準

元數(shù)據(jù)是機構知識庫可持續(xù)發(fā)展及日后系統(tǒng)升級、數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)交換等過程的重要依據(jù)，通過設定完整的元數(shù)據(jù)標準，將科研數(shù)據(jù)以知識元為基元，以科研實體為對象，將分散于機構知識庫平臺內外存儲的知識資源進行有序組織和鏈接，實現(xiàn)領域知識的最大化存儲組織和服務。此外，還對這些元數(shù)據(jù)進行規(guī)范，規(guī)范、一致、準確、高質量的數(shù)據(jù)格式是保證機構知識庫可持續(xù)性的重要基礎，也是機構知識庫實現(xiàn)科研管理的重要保證。

5.2.3 資源存繳標準

根據(jù)科研項目的來源和性質，資源一般采用強制與自愿相結合的存繳標準，對于受到國家財政支出的、企事業(yè)單位委托、科研機構自主展開項目，屬于職務性產(chǎn)出，屬于機構內部的資產(chǎn)，因此應該強制要求存繳，供機構內部科研人員參考學習使用；對于科研人員個人產(chǎn)出，不涉及機構內部資源的，可以根據(jù)科研人員自身的意愿采取資源存繳的方式。

5.3 重視科研成果的痕跡化管理

痕跡化管理是指在管理工作中，不留間隙或空白、死角的縝密的工作記錄。科研管理過程的痕跡化管理就是指在科研管理工作過程中，把與科研管理相關的人和成果都記錄下來，通過科研項目管理系統(tǒng)，對科研管理過程所涉及到的原始記錄、圖片、電子檔案等各種資料進行統(tǒng)一收集、整理、規(guī)范、歸檔、保存等過程，是提高科學化生產(chǎn)的一種重要手段。目前我國科研成果主要是粗放式的管理方式，在資源的提交時間、提交內容、提交格式上沒有統(tǒng)一的明確的規(guī)則，對于科研成果的真實性、完整性和準確性沒有明確的判斷標準。機構知識庫的建設要重視痕跡化管理，如統(tǒng)一科研成果的呈繳流程和標準、統(tǒng)一科研成果的使用規(guī)則、規(guī)范科技成果的傳播機制等，對所涉及到的科研過程進行痕跡化的監(jiān)管。對于科研人員來說，可以通過機構知識庫了解科研項目的申請等一系列過程及時間，還可以通過機構知識庫了解機構內科研項目的申請情況，發(fā)現(xiàn)潛在的合作對象，為其提供指導；對于科研管理人員來說，可以通過機構知識庫監(jiān)督項目的實施進展，科技成果的轉化等，有助于判斷今后的資助方向。

5.4 建設基于深度揭示和關聯(lián)的知識組織體系

機構知識庫為原來孤立、分散于不同科研人員的科技成果提供了整合平臺。集成分布的多方資源、鏈接不同類型的科研成果、設計簡單易操作的呈繳流程是機構知識庫發(fā)展的主要方式之一。因此，需要圖書館發(fā)揮機構知識庫在科研成果管理上的引導和推動作用，通過科研成果管理系統(tǒng)，加強知識組織體系建設，加強文獻內容的知識關聯(lián)，加強項目創(chuàng)新過程的痕跡化管理，形成項目過程完整的記錄、報告。同時，需要進一步開展聯(lián)合的、交互的知識組織體系建設，進行知識組織體系開放利用技術與工具的研究實驗，拓寬和提高機構知識庫的知識發(fā)現(xiàn)和知識組織能力，開展知識單元、知識自動獲取、知識組織與存儲、知識融合與服務系統(tǒng)相關的理論、方法、技術與應用的研究[28]。

5.5 重視機構知識庫的服務功能

機構知識庫平臺是以為用戶服務為最終目的，必須不斷創(chuàng)新和拓展機構知識庫的服務功能，提高科研人員對機構知識庫的忠誠度。如通過技術實現(xiàn)機構知識庫與已購數(shù)字資源的嵌入，利用機構所購買的數(shù)字資源，將本機構內部的機構知識庫平臺和數(shù)字資源互聯(lián)，當用戶在機構知識庫中輸入檢索詞時，不僅能夠鏈接到用戶上傳的文章，同時能直接鏈接到所購買的數(shù)字資源的主頁，為用戶提供一個新的資源獲取渠道，培養(yǎng)用戶利用機構知識庫進行文獻查找的習慣；也可以通過科研績效管理系統(tǒng)實現(xiàn)科研成果的痕跡化管理，將科研人員所提交的各種學術成果進行登記備案，對科研人員、科研成果進行實施的監(jiān)督管理。同時也可以通過機構知識庫提供學科服務、建設學者個人主頁、為科研處提供統(tǒng)計分析報告等服務，保障機構知識庫的可持續(xù)發(fā)展。

5.6 建立機構知識庫的權益保障機制

權益問題一直以來是機構知識庫建設過程中的一個既復雜又關鍵的問題，涉及到科研人員的權益問題，如果對科研人員上傳的文件，尤其是未出版的數(shù)據(jù)(如科學數(shù)據(jù)、會議報告、PPT、項目資料等)進行知識產(chǎn)權的保護，是機構知識庫工作人員必須考慮的問題?？蒲泄ぷ魅藛T比較關注其科學貢獻的認可度以及應用科研數(shù)據(jù)的方式，保障其獲得科學榮譽和獎勵、聘用和晉升的機會[29]。科研資助機構比較看重的則是科研數(shù)據(jù)為其所帶來的行業(yè)公信力[30-34]。一方面，尚未出版的數(shù)據(jù)屬于科研人員的自主產(chǎn)權，雖然已有成熟的思想，但并未被公眾認可，科研人員往往會擔憂成果被他人竊取而不上傳；另一方面，現(xiàn)有的機構知識庫并沒有充分的作者權益保障機制，一旦出現(xiàn)利益沖突，科研人員無法得到足夠的保障，阻止了科研人員進行成果的上傳。機構知識庫要融入到科研管理的過程中，必須改變現(xiàn)有的狀況，制定完善的權益保障機制，保障科研人員的權益。

6 結 語

科研管理是對科研信息資源進行收集整理、統(tǒng)計分析并加以利用的過程，機構知識庫則是對科研資源有效整合利用的統(tǒng)一平臺，融入科研管理過程的機構知識庫平臺是推動科研院所進行科研管理的有力工具，對促進機構知識庫內部資源的積累和傳承，增強科研人員對于機構知識庫的認同感，加強科研人員的交流和合作，優(yōu)化科研管理過程具有重要的作用。建立包含科研項目管理系統(tǒng)、科研人員管理系統(tǒng)、科研成果管理系統(tǒng)、科研獎勵管理系統(tǒng)的機構知識庫平臺，融合機構內部的自存儲資源和購買的數(shù)字資源，實現(xiàn)平臺之間的互聯(lián)互通，是推動科研人員知識創(chuàng)新的動力所在，是實現(xiàn)科研管理信息化的需求所在，是實現(xiàn)機構知識庫長遠發(fā)展的關鍵所在。