呂正芳

【摘 要】電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票相比，更加方便快捷，也更能適應時代的發(fā)展，應用電子發(fā)票勢在必行，但在使用過程中仍存在一些問題，本文從財務應用中遇到的問題提出改進思路以供借鑒。

【關鍵詞】電子發(fā)票；報銷；問題；思路

一、電子發(fā)票的概念

電子發(fā)票是指紙質(zhì)發(fā)票的電子映像和電子記錄。納稅人可以在線領購、在線開具、在線傳遞發(fā)票，并可實現(xiàn)在線申報。國務院發(fā)布的《關于加快構建大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新支撐平臺的指導意見》（國發(fā)﹝2015﹞53號）中明確電子發(fā)票允許作為報銷憑證。

二、電子發(fā)票應用的意義

國家稅務總局統(tǒng)一了電子發(fā)票技術規(guī)范和發(fā)票的標準規(guī)范，在全國范圍內(nèi)共享互通。這一切都預示著電子發(fā)票和我們越來越密切，同時，電子發(fā)票也有著多方面優(yōu)勢。

（一）真正實現(xiàn)報銷電子信息化

一般的報銷軟件，由員工在線上填寫、遞交報銷單后，還要私下里再把發(fā)生報銷費用的發(fā)票交到財務人員處進行發(fā)票確認，所以某種程度上還是要耗費一些人力。但電子發(fā)票的應用，則徹底解決這個線下遞交發(fā)票的問題，從而真正實現(xiàn)報銷自動化、信息化。

（二）有效控制報銷費用

電子發(fā)票不需紙質(zhì)載體，沒有印制、打印、存儲和郵寄等成本，相應地也節(jié)約了大量的時間和人力。有利于企業(yè)節(jié)約經(jīng)營成本。有些時候，一些員工可能會利用少量的金額去買大額發(fā)票進行報銷，但是電子發(fā)票是固定不能變動的，可以有效防止員工在發(fā)票上做文章，從而有效地控制報銷費用。發(fā)票電子化便于集中進行數(shù)據(jù)處理，有利于提高企業(yè)財務處理的效率，也有利于提高稅務部門征管效率，降低管理成本。

（三）電子發(fā)票方便、快捷，有利于受票方保存使用發(fā)票。有效減輕財務人員負擔

電子發(fā)票申請、核準、發(fā)票配號、發(fā)票開具、數(shù)據(jù)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)全程線上操作，既減少了納稅人因發(fā)票事務往來于稅務局，也避免了紙質(zhì)發(fā)票在傳遞或保管過程中丟失的情況，同時受票人可以利用手機等設備隨時查詢利用電子發(fā)票。電子發(fā)票的應用也使得財務人員不用再對發(fā)票進行私下校驗審核，直接在網(wǎng)上確認即可，避免了發(fā)票審核出錯；結合會計憑據(jù)自動生成，財務人員再也不用手動錄入憑證，輕輕點擊鼠標，即可完成所有事務。

三、電子發(fā)票報銷應用中存在的問題分析

（一）政策驅(qū)動，電子發(fā)票應用是大勢所趨

現(xiàn)在很多電子商務公司如京東商城等，大型餐飲公司必勝客等，三大電信公司都推出了電子發(fā)票，而且國家稅務局也在大力推廣，這是大勢所趨，作為企業(yè)財務會計不能逆勢而為，所以公司人員的電子發(fā)票必須要進行報銷處理。

（二）電子發(fā)票的報銷存在監(jiān)管上的漏洞

電子發(fā)票的報銷確實存在監(jiān)管上的漏洞，因為目前電子發(fā)票的打印次數(shù)不受限制，可以無限次地打印。正因為可以自行打印，又不需要額外再加蓋專用章，這就給手工報銷帶來重復報銷的風險。

（三）容易修改發(fā)票基本信息

現(xiàn)在PS功能很強大，任何人都可通過修改電子發(fā)票金額或者抬頭，因為發(fā)票編碼沒有動，校驗發(fā)票是不會出現(xiàn)問題的。如果會計不仔細檢查，也很難發(fā)現(xiàn)問題，需要花費大量時間檢查校驗。

四、電子發(fā)票在報銷應用中的解決方案

（一）隨著電子發(fā)票的廣泛應用，也通過這個契機，加大會計電子檔案的建設

將財務報賬預約平臺、財務系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)對接，完善各環(huán)節(jié)電子資料，形成完整的會計電子檔案。在預約報銷平臺上，要求報銷人將電子發(fā)票號填寫在指定欄內(nèi)，同時將發(fā)票及其他附件的電子資料上傳至平臺指定位置，按要求填寫預約報銷單；會計審核人員通過掃描或錄入報銷預約單號，根據(jù)預約報銷單自動預生成會計憑證，審核報銷人上傳的電子資料，根據(jù)電子資料修改預生成的會計憑證，同時財務系統(tǒng)根據(jù)報銷人填寫的發(fā)票號自動核對是否存在重復報銷的情況，審核無誤后保存憑證，將憑證流轉(zhuǎn)到復核環(huán)節(jié)；復核人員復核報銷憑證及其電子票據(jù)及附件資料，復核無誤后通過電子銀行完成報銷支付，在支付成功的同時，自動形成電子支付單號，實現(xiàn)銀行電子回單與財務系統(tǒng)的鏈接；如報銷單在審核或復核的過程中發(fā)現(xiàn)不符合報銷規(guī)定無法報銷的，則可直接通過財務系統(tǒng)發(fā)送退單信息到報銷人預留的郵箱或手機上，通知報銷人。

將開票系統(tǒng)、財務系統(tǒng)對接，可通過電子發(fā)票直接生成收入憑證，同時將該電子發(fā)票作為憑證附件保存于財務系統(tǒng)中。

（二）在財務報銷過程中電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等的法律效力，但鑒于電子發(fā)票有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票，在原始憑證審核時需要采取不同的審核方法

一是把發(fā)票的真實性審核作為重點審核內(nèi)容。對于紙質(zhì)發(fā)票報銷時通常通過印制發(fā)票的基本特征就可判斷其真實性，一般僅對存在疑點的發(fā)票登陸有關網(wǎng)站查驗其真實性，但電子發(fā)票目前必須將其打印后報銷，為避免從電子信息轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)時內(nèi)容受到篡改，需要每張驗證其真實性，在目前電子發(fā)票尚未普及的情況下，是否可以設置專人處理電子發(fā)票報銷單據(jù)。該審核人員可通過手機上安裝的識別軟件，掃描打印發(fā)票上的二維碼核對發(fā)票信息，確認發(fā)票的真實性。

二是檢查是否存在重復報銷。紙質(zhì)發(fā)票因為具有唯一性，通常不存在重復報銷的情況。但電子發(fā)票目前在電子檔案未建立的情況下，只能打印后作為報銷依據(jù)，這就有可能存在重復報銷的情況。為避免該情況發(fā)生，是否可以通過兩方面控制：一方面在報銷單據(jù)上注明關于電子發(fā)票不存在重復報銷的承諾事項，由報銷人承諾簽字；另一方面在會計核算軟件尚不具備自動核對發(fā)票號的情況下，在摘要欄注明電子發(fā)票號，定期核對，避免重復報銷的情況。

（三）通過Excel表格做臺賬

通過Excel表格做臺賬，把所有的電子發(fā)票，發(fā)票編碼統(tǒng)一記錄在Excel表格中，從中篩選排除相同的發(fā)票編碼，可防范電子發(fā)票重復報銷。也可以再增加電子發(fā)票校驗和鑒偽功能，如輸入發(fā)票編碼，即可判斷發(fā)票的真假和是否為重復發(fā)票。同時還可以結合慧財稅電子發(fā)票系統(tǒng)，自動驗票可接入企業(yè)內(nèi)部的ERP、CRM等系統(tǒng)，發(fā)票資料全部電子化集中處理，發(fā)票的管理也將變得簡單，將大大提高企業(yè)運轉(zhuǎn)效率。

綜上所述，公司相關部門應不定期對報銷的電子發(fā)票進行抽查核實，并記錄已報銷過的電子發(fā)票號，對報銷虛假電子發(fā)票及重復報銷電子發(fā)票的情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應依規(guī)追究有關人員責任。