資曉玲

（昆明市東川區(qū)老年病醫(yī)院，云南 昆明 654100）

一、概述

（一）內(nèi)部控制的基本概念及定義

內(nèi)部控制是將組織結(jié)構(gòu)，工作和權(quán)限流程，人員和管理信息綜合作用的管理過程，旨在幫助組織實(shí)現(xiàn)特定的目標(biāo)。內(nèi)部控制是一種指導(dǎo)，監(jiān)測(cè)和衡量組織資源的手段，有可以進(jìn)一步分為兩種互補(bǔ)形式，會(huì)計(jì)控制和行政控制。會(huì)計(jì)控制被視為控制資產(chǎn)和確保財(cái)務(wù)記錄準(zhǔn)確性的保障措施，而行政控制是旨在提高運(yùn)營(yíng)效率和遵守政策和程序的保障措施。內(nèi)部控制還包括五個(gè)不可缺少的要素，即控制環(huán)境，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，信息和通信，控制活動(dòng)和監(jiān)督。

（二）信息化與內(nèi)部控制

當(dāng)代社會(huì)是信息爆炸的社會(huì)，對(duì)數(shù)據(jù)的需求不斷增長(zhǎng)，以支持創(chuàng)造，增長(zhǎng)和報(bào)告價(jià)值的內(nèi)部和外部決策。對(duì)績(jī)效數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，及時(shí)性和相關(guān)性的信心對(duì)于有效優(yōu)化組織活動(dòng)和可靠地與資本市場(chǎng)進(jìn)行溝通至關(guān)重要，其他非財(cái)務(wù)類信息也時(shí)刻與組織的發(fā)展息息相關(guān)。因此，公立醫(yī)院的信息化是醫(yī)院建立內(nèi)部控制體系的基礎(chǔ)。

二、信息化管理在公立醫(yī)院內(nèi)部控制體系建設(shè)中的作用

（一）信息管理是內(nèi)部控制體系建立的基礎(chǔ)

信息的搜集與管理是一個(gè)過程[1]，通過該過程，公立醫(yī)院的各部門可以適當(dāng)?shù)臅r(shí)間收到正確的信息。信息的溝通可以分為正式和非正式渠道的信息流，正式通道包括向下或自上而下，向上或向下向上以及水平或橫向形式。為了實(shí)現(xiàn)其預(yù)期目的的信息，必須以真實(shí)，有用和及時(shí)的方式識(shí)別，捕獲，處理和傳送信息。此外，所傳達(dá)的信息必須可靠，準(zhǔn)確，完整，具體，易懂，針對(duì)合適的人并與目標(biāo)用戶相關(guān)。

自下而上的信息溝通渠道是從公立醫(yī)院的下屬到管理層的反饋的載體，涉及口頭和非口頭交流。其中，口頭方法包括管理者與下屬的協(xié)商，面對(duì)面討論和談判[2]，而非口頭方法包括公立醫(yī)院的書面報(bào)告和建議箱等形式。公立醫(yī)院管理層和下屬之間的這種互動(dòng)對(duì)于激勵(lì)下屬在其民主性質(zhì)下實(shí)現(xiàn)預(yù)期的組織績(jī)效至關(guān)重要。相比之下，自上而下的渠道在一種非個(gè)人化的特征中，導(dǎo)致信息流模糊，容易出現(xiàn)明確的信息傳遞失敗，下屬違背管理層的意圖的漏洞。然而，自下而上的渠道補(bǔ)充了自上而下的信息溝通渠道，二者共同作用，使公立醫(yī)院的管理層能夠達(dá)到理想的組織效率。通過這種雙向形式的信息溝通與管理體系，公立醫(yī)院可以實(shí)現(xiàn)理想的組織績(jī)效。因此可以說，信息溝通與管理是公立醫(yī)院內(nèi)部控制體系建立的基礎(chǔ)。

（二）完善的信息管理體系有助于加強(qiáng)內(nèi)部控制效率

信息的交互與管理涵蓋公立醫(yī)院內(nèi)部控制系統(tǒng)以及控制過程的各個(gè)方面，支持以形式和時(shí)間框架識(shí)別，捕獲和交換信息，使公立醫(yī)院的員工能夠履行其職責(zé)。一個(gè)完善的信息系統(tǒng)提供包含運(yùn)營(yíng)，財(cái)務(wù)和合規(guī)相關(guān)信息的報(bào)告，這些信息可以保證公立醫(yī)院的平穩(wěn)運(yùn)行和有效控制。因此，信息和溝通對(duì)于實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制至關(guān)重要; 有關(guān)組織的計(jì)劃，控制環(huán)境，風(fēng)險(xiǎn)，控制活動(dòng)和績(jī)效的信息必須在整個(gè)組織內(nèi)傳播，必須以有用的形式和框架來識(shí)別，捕獲，處理和傳達(dá)來自內(nèi)部和外部來源的可靠信息和相關(guān)信息。因此，完善的信息管理體系有助于加強(qiáng)公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理的效率。

三、加強(qiáng)公立醫(yī)院內(nèi)部控制信息化基礎(chǔ)的措施

（一）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，做好計(jì)算機(jī)化財(cái)務(wù)管理

科學(xué)技術(shù)作為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的第一生產(chǎn)力，在各行各業(yè)都在發(fā)揮著更加重要的作用，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)設(shè)備還可以進(jìn)一步提高醫(yī)院財(cái)務(wù)管理，內(nèi)部控制水平。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，讓它在計(jì)算機(jī)化會(huì)計(jì)中有了重大的應(yīng)用。使用計(jì)算機(jī)化的財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以使復(fù)雜而復(fù)雜的會(huì)計(jì)工作順利進(jìn)行。過去，財(cái)務(wù)人員通常會(huì)面臨更多的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，這會(huì)在一定程度上增加財(cái)務(wù)經(jīng)理的壓力，也可能因大數(shù)據(jù)本身而導(dǎo)致錯(cuò)誤，從而增加了損失的可能性。而計(jì)算機(jī)技術(shù)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用可以減少工作量并減少不必要的錯(cuò)誤。使用新技術(shù)還可以使數(shù)據(jù)更清晰，并優(yōu)化工作效率。但同時(shí)應(yīng)該指出的是，計(jì)算機(jī)的運(yùn)行離不開人的操作，而因?yàn)槿说牟僮魇д`也會(huì)造成信息的不準(zhǔn)確，甚至給公立醫(yī)院帶來?yè)p失。因此，需要對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行信息管理的培訓(xùn)，保證財(cái)務(wù)人員可以對(duì)數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行熟練的操作，更好地熟悉該軟件，以提高自我工作效率和工作質(zhì)量。

（二）保證信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性

信息化的應(yīng)用同時(shí)帶來了一個(gè)明顯的弊病[3]：信息的安全性與可靠性需要保證。因此，在公立醫(yī)院的控制和決策過程中，信息化管理關(guān)鍵是生成正確可靠的財(cái)務(wù)信息。這一方面可以通過管理會(huì)計(jì)理論來實(shí)現(xiàn)，將生成有關(guān)過去醫(yī)院的運(yùn)作和現(xiàn)狀的信息為未來的運(yùn)作提供指導(dǎo)。另一方面，應(yīng)當(dāng)規(guī)定控制公立醫(yī)院處置和使用資金和財(cái)產(chǎn)方面的行為，并將公立醫(yī)院目前的財(cái)務(wù)狀況以及運(yùn)營(yíng)情況即使上報(bào)有關(guān)政府部門。

檢查交易文檔和報(bào)告的完整性，交易文件必須完整才能證實(shí)交易。運(yùn)營(yíng)和財(cái)務(wù)報(bào)告是監(jiān)控績(jī)效，后續(xù)計(jì)劃和決策的工具，因此必須在公立醫(yī)院的來源部門和管理層檢查這些報(bào)告。在將這些報(bào)告提交給監(jiān)督部門之前，必須由醫(yī)院有關(guān)辦公室的管理層對(duì)這些報(bào)告的準(zhǔn)確性進(jìn)行認(rèn)證。

財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的綜合處理。在信息化的數(shù)據(jù)處理過程中，在注意對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)加以區(qū)分的同時(shí)，也要對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行一定的整合。醫(yī)院每個(gè)部門的信息化平臺(tái)中，運(yùn)作程序要求定期核對(duì)會(huì)計(jì)和現(xiàn)金單位的現(xiàn)金記錄，并與醫(yī)院現(xiàn)金賬戶有關(guān)的存款銀行記錄應(yīng)與會(huì)計(jì)和現(xiàn)金單位的記錄進(jìn)行對(duì)賬，從而確保信息平臺(tái)中信息的準(zhǔn)確性。