郭樹(shù)雄

摘要：本文通過(guò)對(duì)特大型跨行業(yè)多業(yè)態(tài)央企整合之后，出現(xiàn)的諸如檔案業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)機(jī)制不暢、檔案監(jiān)督管理缺位、企業(yè)多行業(yè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范沖突及檔案管理體系不適應(yīng)等問(wèn)題，進(jìn)行研究探討，從優(yōu)化檔案管理機(jī)制與管理模式，完善檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系兩個(gè)方面提出解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理問(wèn)題對(duì)策機(jī)制制度

由國(guó)電集團(tuán)和神華集團(tuán)整合新組建的國(guó)家能源投資集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)集團(tuán)），資產(chǎn)總額1.78萬(wàn)億元，下屬1000多家國(guó)內(nèi)外大中型企業(yè)，員工總數(shù)32.7萬(wàn)人，全年煤炭產(chǎn)銷(xiāo)量5.8億噸，發(fā)電總裝機(jī)2.26億千瓦，營(yíng)業(yè)總收入接近4307億元；業(yè)務(wù)包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、資本運(yùn)作、工程承包、設(shè)計(jì)制造、科學(xué)研究等，涉及煤炭、電力、化工、交通、制造、節(jié)能環(huán)保、科研等多個(gè)領(lǐng)域，呈現(xiàn)跨行業(yè)、全方位、上下游、多層次、多業(yè)態(tài)復(fù)合型的業(yè)務(wù)特點(diǎn)。集團(tuán)檔案管理工作發(fā)展則相對(duì)滯后，存在著系列問(wèn)題，已越來(lái)越難以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展要求。

一、集團(tuán)檔案工作存在的主要問(wèn)題及其原因分析

重組整合后，集團(tuán)檔案工作存在的主要問(wèn)題包括：集團(tuán)公司檔案管理組織體系不健全，管理層級(jí)多，職責(zé)不明確；集團(tuán)總部缺乏統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)機(jī)制，檔案監(jiān)管缺位；各省、地區(qū)及國(guó)外等子、分公司檔案管理投入不足，效率低下；集團(tuán)多行業(yè)交叉、業(yè)務(wù)形態(tài)多樣，檔案業(yè)務(wù)板塊劃分不清，檔案管理制度體系不完善。

集團(tuán)檔案工作之所以存在這些問(wèn)題，其原因主要有以下四個(gè)方面。

1.固守各自管理機(jī)制。兩大集團(tuán)的重組整合過(guò)程中，由于業(yè)務(wù)融合深度不夠，各子、分公司保持各自管理機(jī)構(gòu)和管理機(jī)制，管理方式差異較大，造成檔案管理機(jī)構(gòu)各自為政、職責(zé)不清，運(yùn)行不暢。

2.檔案監(jiān)管不到位。兩大集團(tuán)總部合并后，原有的檔案管理體系制度不能適應(yīng)新的業(yè)務(wù)管理體制機(jī)制的需要，檔案業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)監(jiān)督機(jī)制失效，某些領(lǐng)域出現(xiàn)了檔案工作管理真空，造成集團(tuán)檔案業(yè)務(wù)頂層監(jiān)管缺位。

3.檔案管理投入不足。遍布各省、地區(qū)及國(guó)外的子、分公司忙于應(yīng)對(duì)主營(yíng)業(yè)務(wù)的整合、運(yùn)營(yíng)管理，忽視檔案管理工作，對(duì)檔案管理投入不足，人員崗位配備不到位，管理水平參差不齊，效率低下。

4.檔案管理制度體系不完備。兩集團(tuán)原本各自都存在多行業(yè)交叉，業(yè)務(wù)形態(tài)多樣化的特點(diǎn)，合并后，板塊業(yè)務(wù)相互沖擊和管理交叉，造成了業(yè)務(wù)量和管理難度的劇增，業(yè)務(wù)板塊內(nèi)原有的檔案管理制度不能切實(shí)發(fā)揮作用，給板塊檔案業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)造成了較大的難度，各業(yè)務(wù)板塊對(duì)國(guó)家、地方、行業(yè)等諸多標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范無(wú)所適從，各自領(lǐng)域科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系不健全。

針對(duì)這些突出的問(wèn)題，集團(tuán)深挖問(wèn)題的根源，從企業(yè)檔案管理的體制機(jī)制入手，通過(guò)優(yōu)化檔案管理模式、創(chuàng)新檔案管理方法、開(kāi)發(fā)檔案大數(shù)據(jù)信息管理平臺(tái)，構(gòu)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系等手段，切實(shí)提高集團(tuán)檔案管理的整體水平。

二、優(yōu)化集團(tuán)檔案工作的主要對(duì)策

（一）創(chuàng)新集團(tuán)檔案管理機(jī)制，優(yōu)化檔案管理模式，提升檔案管理效率

1.機(jī)制創(chuàng)新的原則

集團(tuán)檔案管理機(jī)制建設(shè)以尊重企業(yè)的產(chǎn)權(quán)制度、組織制度和管理制度，以遵守國(guó)家檔案工作法律法規(guī)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作的有效管理為原則。針對(duì)集團(tuán)體量龐大、職責(zé)復(fù)雜、駐地分散、業(yè)務(wù)繁雜、產(chǎn)權(quán)性質(zhì)多樣等特點(diǎn)，堅(jiān)持貫徹檔案管理“集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)”的指導(dǎo)思想，以注重實(shí)效、業(yè)務(wù)順暢、責(zé)權(quán)清晰為主線(xiàn)，以體現(xiàn)檔案的全面參與性與協(xié)調(diào)性，滿(mǎn)足管理流程和標(biāo)準(zhǔn)的精細(xì)化、管理方式的智能化，合理配置和管控檔案資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)分散多樣、價(jià)值多變檔案資源的高效管理。

2.檔案管理機(jī)制的選擇

在企業(yè)重組之前，檔案集中管理、分散管理及混合管理方式在不同的公司或子、分公司之中都存在，存在諸多管理問(wèn)題。為適應(yīng)重組后企業(yè)管理方式、地域分布、業(yè)務(wù)范圍的變化，集團(tuán)下決心打破傳統(tǒng)觀(guān)念，創(chuàng)新體制機(jī)制，由集團(tuán)總部檔案部門(mén)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)各所屬單位的檔案管理工作，依法進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。成員單位在集團(tuán)檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)下，按照產(chǎn)權(quán)關(guān)系、職責(zé)權(quán)限和管理范圍，撤并了一些重疊的檔案管理機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化了一些薄弱地區(qū)、板塊、子分公司的檔案管理機(jī)構(gòu)，使管理機(jī)制更趨于合理，形成了以集團(tuán)公司總部為核心，各成員單位檔案部門(mén)為基礎(chǔ)的“多形式混合”檔案管理體制，有效發(fā)揮各成員單位獨(dú)特優(yōu)越性，維護(hù)了檔案的完整與安全，理順了檔案管理的組織體系，簡(jiǎn)化了管理層級(jí)，極大發(fā)揮了企業(yè)整體管理效能。

3.組建集團(tuán)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)“專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)”

為了加強(qiáng)集團(tuán)檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)管，創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)管理監(jiān)督機(jī)制，集團(tuán)公司從七大業(yè)務(wù)板塊1000多家單位中，經(jīng)過(guò)層層選拔，遴選出18名檔案專(zhuān)業(yè)人員組成了集團(tuán)公司檔案專(zhuān)家組，負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案業(yè)務(wù)工作的技術(shù)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)考核、科技項(xiàng)目攻關(guān)、項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收等工作，定期監(jiān)督考核各子、分公司，強(qiáng)化了檔案業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)監(jiān)督機(jī)制，解決了集團(tuán)檔案監(jiān)管缺位的問(wèn)題。

4.構(gòu)建集團(tuán)大數(shù)據(jù)檔案信息化管理平臺(tái)

建設(shè)集團(tuán)檔案業(yè)務(wù)大數(shù)據(jù)平臺(tái)，采用一個(gè)系統(tǒng)，一級(jí)部署、分級(jí)授權(quán)的方式，將集團(tuán)1000多家單位全部納入一體化大數(shù)據(jù)檔案信息平臺(tái)管理，破除信息壁壘，打破管理分割，加深各子、分公司檔案管理思路和管理方式的深度融合，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)一體化“大檔案”的高效管理模式。

5.推行各業(yè)務(wù)板塊檔案專(zhuān)業(yè)化管理

根據(jù)集團(tuán)煤炭、電力、鐵路、煤化工、交通、制造、科研等各專(zhuān)業(yè)板塊的實(shí)際情況，按板塊組建檔案工作“協(xié)作組”，實(shí)行專(zhuān)業(yè)化管理，積極推動(dòng)板塊內(nèi)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化和流程規(guī)范化。以專(zhuān)家組橫向打通各業(yè)務(wù)板塊的檔案業(yè)務(wù)交流機(jī)制，改變各板塊各自為政、各行其是的局面，實(shí)現(xiàn)了各板塊檔案業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管理，縮小各板塊內(nèi)部及板塊之間的檔案管理差距，實(shí)現(xiàn)共同提高。

（二）完善檔案管理制度，整合優(yōu)化各行業(yè)檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，創(chuàng)新集團(tuán)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系

1.體系創(chuàng)新的原則

集團(tuán)提出了建設(shè)“五化”的目標(biāo)，即建設(shè)檔案“工作標(biāo)準(zhǔn)化、管理科學(xué)化、服務(wù)規(guī)范化、隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化、資源數(shù)字化”的奮斗目標(biāo)，梳理各子分公司檔案業(yè)務(wù)工作，依據(jù)國(guó)際、國(guó)內(nèi)和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，優(yōu)化現(xiàn)有各業(yè)務(wù)板塊工作流程，建立科學(xué)、合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理體系全覆蓋。

2.創(chuàng)立各板塊檔案管理大體系

建設(shè)和完善各業(yè)務(wù)板塊的大體系，即創(chuàng)立《集團(tuán)總部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系》《集團(tuán)運(yùn)輸板塊檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系》《集團(tuán)煤化工板塊檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系》《集團(tuán)煤炭板塊檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系》《集團(tuán)電力板塊檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系》《集團(tuán)制造業(yè)板塊檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系》等。

3.拓展《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中“檔案管理制度體系”的內(nèi)涵，構(gòu)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系

一是根據(jù)集團(tuán)自身管理特點(diǎn)，對(duì)照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（后簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)范》），將《規(guī)范》中“工作組織”所描述的“人員配備”“職責(zé)劃定”及“機(jī)構(gòu)配置”等進(jìn)行整合，重新定義其為“檔案管理組織體系”子體系。

二是對(duì)《規(guī)范》中的“工作規(guī)章”和“管理制度”進(jìn)行梳理和完善，從性質(zhì)上，理清“管理”和“業(yè)務(wù)”的界限，將其重新定義為“檔案工作體系”子體系，并細(xì)分為“管理規(guī)章”和“業(yè)務(wù)流程”兩部分。

三是對(duì)《規(guī)范》中的“業(yè)務(wù)規(guī)范”進(jìn)行了調(diào)整、界定和充實(shí)，從業(yè)務(wù)角度上，將其分解為“整理規(guī)范”和“技術(shù)規(guī)范”，重新定義其為“檔案業(yè)務(wù)規(guī)范體系”子體系。

至此，共完成了46項(xiàng)制度規(guī)范的起草和修改，梳理了70多項(xiàng)國(guó)家、地方及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，集團(tuán)各子體系之間縱向和橫向的邏輯關(guān)系脈絡(luò)明晰、界限分明，內(nèi)容劃分基本做到了完整、充實(shí)、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，構(gòu)建了全新的“集團(tuán)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系”，如圖所示。

集團(tuán)檔案管理體制機(jī)制與制度建設(shè)歷時(shí)一年多的時(shí)間，從集團(tuán)到各子、分公司積極響應(yīng)，層層落實(shí)，循序推進(jìn)，聘請(qǐng)多名國(guó)內(nèi)檔案專(zhuān)家，近百名基層檔案管理骨干參與了具體工作，初步建成了高效運(yùn)行的體制機(jī)制和較為完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，提升了集團(tuán)檔案管理水平，完善了公司治理結(jié)構(gòu)，為集團(tuán)的改革發(fā)展提供了基礎(chǔ)保障。

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