周耀林 覃雙 常大偉

摘要：我國名人檔案信息資源建設(shè)還存在建設(shè)主體不同、建設(shè)客體復(fù)雜、建設(shè)方法不一等問題，需要通過名人檔案信息資源規(guī)劃進(jìn)一步提高建設(shè)的協(xié)調(diào)性和規(guī)范性。本文在分析名人檔案信息資源建設(shè)存在問題的基礎(chǔ)上，指出名人檔案信息資源規(guī)劃應(yīng)堅持前瞻性、協(xié)調(diào)性和實效性原則，并從環(huán)境分析、規(guī)劃設(shè)計、價值實現(xiàn)方面設(shè)計了名人檔案信息資源規(guī)劃的流程。

關(guān)鍵詞：名人檔案檔案信息資源信息資源規(guī)劃

Abstract： There are still some problems during the construction of celebrity archives information re？ sources， such as multiple constructors， complicat？ ed objects， divergent methods， which requires ar？ chives information resources planning to coordinate and standardize the construction. Based on analysis of existing problems， this paper pointed that plan？ ning of celebrity archives information resources should adhere to the principles of forward looking， coordination and effectiveness， and designed the process from perspective of environment analysis， planning design and value realization.

Key words： celebrity archives； archives informa？ tion resources； information resources planning

名人檔案是社會著名人物在從事政治、經(jīng)濟(jì)和文化等活動中形成的具有保存價值的歷史記錄的集合。[1]在各地名人檔案建設(shè)實踐不斷推進(jìn)的同時，相關(guān)理論研究也不斷發(fā)展。CNKI統(tǒng)計表明，截至目前，相關(guān)研究成果已有290余篇，涉及的主題之一是關(guān)于名人檔案資源建設(shè)和利用服務(wù)，何春暉等從史料征集、手稿征集等方面介紹了文化名人檔案資源建設(shè)的路徑，[2]覃兆劌等設(shè)計了基于“活化”理論的科技名人檔案開發(fā)方案；[3]涉及的主題之二是關(guān)于名人檔案信息化建設(shè)及其質(zhì)量控制、內(nèi)容管理等，徐嬌等從內(nèi)容、原則、視角和方法等方面系統(tǒng)論述了名人檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量控制問題，[4]呂瑞花等以老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長資料管理為例分析了科技名人檔案知識管理的問題與對策。[5]仔細(xì)研讀已有成果發(fā)現(xiàn)，尚無學(xué)者從信息資源規(guī)劃視角對名人檔案進(jìn)行研究。鑒于信息資源規(guī)劃是信息資源建設(shè)與開發(fā)利用的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，[6]而檔案信息資源開發(fā)與利用必須強(qiáng)調(diào)規(guī)劃先行，否則開發(fā)和利用就無從談起，[7]因此，有必要強(qiáng)化名人檔案信息資源規(guī)劃研究，對名人檔案信息資源規(guī)劃的動因、原則和流程進(jìn)行分析和論證，以便統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)指導(dǎo)名人檔案信息資源建設(shè)，促進(jìn)名人檔案價值發(fā)揮。

一、規(guī)劃動因

隨著文化工程的興起和公共文化服務(wù)的需要，我國名人檔案建設(shè)不斷發(fā)展。國家層面上，由中國科協(xié)牽頭組織實施的“老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長資料采集工程”是典型的名人建檔工程；省市級層次上名人檔案建設(shè)工程也在不斷發(fā)展，如湖南省檔案館成立了知名文藝家檔案專館，湖南省圖書館建立了《湖南近代人物資源庫》。不少機(jī)構(gòu)也在為名人建檔，高校最為典型，北京大學(xué)、武漢大學(xué)等已經(jīng)明確制定了名人檔案管理辦法或規(guī)定。

然而，從已有的名人檔案資源建設(shè)實踐看，尚存在著一定不足：第一，建設(shè)主體不同，存在各自為政現(xiàn)象。除政府外，博物館、圖書館、檔案館、紀(jì)念館乃至文化企業(yè)，也開始參與名人檔案信息資源建設(shè)。主體多元化，加之不同主體之間缺乏有效的銜接與規(guī)劃，造成名人檔案建設(shè)各自為政的局面，影響了名人檔案信息資源的開發(fā)利用。第二，建設(shè)客體復(fù)雜，不同建設(shè)主體對名人的規(guī)定不一。例如，《廣東省名人檔案管理辦法》規(guī)定入庫名人范圍為歷代廣東籍或曾在廣東境內(nèi)長期活動過的在社會各界具有重要影響的人物；華南理工大學(xué)則規(guī)定為歷屆學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)、院士等各類有突出貢獻(xiàn)的人員等。第三，建設(shè)方法多樣，缺乏一致性。不同建設(shè)主體采用了征集、捐贈、交換、購買等不同方法豐富館藏，有建立獨立人物全宗，也有聯(lián)合全宗、匯集全宗或散存于其他組織全宗內(nèi)，也有些建設(shè)主體開始對名人檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，建立數(shù)據(jù)庫、數(shù)字檔案館（數(shù)字博物館）。

總之，我國名人檔案信息資源建設(shè)在建設(shè)意識強(qiáng)、積極性高、成果不斷增多的同時，存在建設(shè)主體各自為政、建設(shè)客體復(fù)雜、建設(shè)方法缺乏一致性等問題。如何從名人檔案資源建設(shè)的整體視角出發(fā)，做好名人檔案信息資源規(guī)劃，通過頂層設(shè)計為后續(xù)的管理與利用打好基礎(chǔ)，是需關(guān)注的重要問題。

二、規(guī)劃原則

正如國際檔案理事會制定的檔案信息資源規(guī)劃，不僅要考慮戰(zhàn)略規(guī)劃層面，還有業(yè)務(wù)層面。[8]無論是何種層面的規(guī)劃，均需遵循如下原則：

（一）前瞻性原則

名人檔案信息資源規(guī)劃應(yīng)構(gòu)建起基于公眾信息權(quán)利全面保護(hù)、社會記憶全面保存、信息資源共建共享、自身理想全面實現(xiàn)的價值取向。[9]針對當(dāng)前名人檔案信息資源規(guī)劃缺乏導(dǎo)致的成效不足、落后于社會需求的問題，需要從資源基礎(chǔ)調(diào)查和社會需求分析入手，提高名人檔案信息資源規(guī)劃的前瞻性，并將其置于規(guī)劃首位。

在明確名人檔案信息資源內(nèi)容、類型、結(jié)構(gòu)和分布，掌握社會需求的基礎(chǔ)上，以前瞻性為原則規(guī)劃政策標(biāo)準(zhǔn)和實施框架，促使名人檔案信息資源建設(shè)與時俱進(jìn)，滿足社會經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)、社會服務(wù)等方面需要。

（二）協(xié)調(diào)性原則

我國名人檔案信息資源建設(shè)主體具有多元性，涉及圖書館、檔案館、研究院所、私人機(jī)構(gòu)等；建設(shè)內(nèi)容具有多樣性，包括科技名人檔案、歷史名人檔案、文化名人檔案等。多元主體參與帶來的管理分散、標(biāo)準(zhǔn)不一、合作度低等限制了名人檔案信息資源利用服務(wù)的深度與廣度。[10]

因此，名人檔案信息資源規(guī)劃需要遵循協(xié)調(diào)性原則，構(gòu)建多元主體合作的機(jī)制，促進(jìn)跨部門、跨機(jī)構(gòu)和跨地區(qū)的合作，推進(jìn)共建共享平臺建設(shè)，為名人檔案信息資源的深度聚合和集成服務(wù)創(chuàng)造條件；通過統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)增強(qiáng)名人檔案信息資源傳播和利用的便利性，提高資源建設(shè)與社會需求的契合性。

（三）實效性原則

名人檔案信息資源建設(shè)中，一些單位或機(jī)構(gòu)并未全面地采集名人檔案信息資源，導(dǎo)致網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫的名人檔案信息不全，影響名人檔案信息資源的利用。因此，名人檔案信息資源規(guī)劃不僅要達(dá)到理念與操作的可行性，而且其實施效果要能滿足信息時代檔案信息傳播利用的需要。

首先，要加強(qiáng)對規(guī)劃的前期研究和論證，從國家信息資源規(guī)劃、國家檔案信息資源體系建設(shè)和社會需求等角度分析規(guī)劃的政策環(huán)境和需求環(huán)境；其次，科學(xué)設(shè)計規(guī)劃的目標(biāo)和實現(xiàn)路徑，推進(jìn)資源共建共享和監(jiān)督管理制度建設(shè)，形成規(guī)劃實施的制度基礎(chǔ)。同時把握規(guī)劃重點，提高建設(shè)成果可用性和易用性。

三、規(guī)劃流程

名人檔案信息資源規(guī)劃流程主要分為環(huán)境分析、規(guī)劃設(shè)計、價值實現(xiàn)三個階段，如圖1所示。

（一）環(huán)境分析

環(huán)境分析是信息資源規(guī)劃有效實施的重要前提，有利于明確名人檔案信息資源的社會需求、建設(shè)重點和規(guī)劃的方向，提高名人檔案信息資源規(guī)劃的科學(xué)性和前瞻性。名人檔案信息資源規(guī)劃的環(huán)境分析有內(nèi)外部環(huán)境分析之別，主要應(yīng)立足于資源環(huán)境、政策環(huán)境、需求環(huán)境、技術(shù)環(huán)境的充分調(diào)研和認(rèn)識。其中，資源環(huán)境分析是明確名人檔案信息資源的館藏、分布、類型和結(jié)構(gòu)等狀況，為名人檔案信息資源規(guī)劃提供參考；政策環(huán)境分析是對檔案行政管理機(jī)構(gòu)關(guān)于國家檔案信息資源建設(shè)、開發(fā)、服務(wù)的整體方向和名人檔案信息資源在其中的地位、作用等基本認(rèn)識的分析，是確定名人檔案信息資源規(guī)劃的內(nèi)容、方向和側(cè)重點的重要依據(jù)；需求環(huán)境分析是對社會用戶對名人檔案信息資源的現(xiàn)實需求與潛在需求的調(diào)查分析，對提高名人檔案信息資源規(guī)劃的質(zhì)量和名人檔案信息資源價值的實現(xiàn)有著積極意義；技術(shù)環(huán)境分析是對名人檔案信息資源規(guī)劃實現(xiàn)的技術(shù)方式的分析，科學(xué)的資源開發(fā)、服務(wù)技術(shù)路徑有助于提高名人檔案信息資源規(guī)劃實施的質(zhì)量。

（二）規(guī)劃設(shè)計

1.資源建設(shè)規(guī)劃。名人檔案信息資源的規(guī)劃要與“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”建設(shè)一致，以用戶需求為導(dǎo)向，以建設(shè)內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化的資源體系為目標(biāo)。在進(jìn)行規(guī)劃時要做好用戶需求調(diào)研，按需建設(shè)。在建設(shè)內(nèi)容上，要注重種類的多樣化和內(nèi)容的豐富性，手稿、照片、音視頻、口述檔案等都應(yīng)在資源采集建設(shè)之列；在建設(shè)結(jié)構(gòu)上，既要建設(shè)涵蓋文化、科技等不同領(lǐng)域的名人檔案信息資源，也要建設(shè)覆蓋不同地域和不同歷史時期的名人檔案信息資源，形成結(jié)構(gòu)合理、相互補(bǔ)充的名人檔案信息資源體系；在質(zhì)量優(yōu)化方面，一方面要注重對手稿、口述資料等蘊(yùn)含的內(nèi)在價值的深入開發(fā)，另一方面要注意檔案之間的相互關(guān)聯(lián)印證和信息的充分融合。

2.平臺構(gòu)建規(guī)劃。社會名人在其一生中產(chǎn)生的各類檔案信息可能被各地圖書館、博物館收藏，因此，需在檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)籌指導(dǎo)下，對縱向的各級檔案保管機(jī)構(gòu)之間和橫向的跨行業(yè)系統(tǒng)的名人檔案信息資源共建平臺進(jìn)行合理規(guī)劃。[11]從實現(xiàn)路徑看，主要有三種方式：一是“整體規(guī)劃、整體建設(shè)”，適合面向主體的垂直系統(tǒng)內(nèi)部的平臺規(guī)劃，例如中國科協(xié)實施的老科學(xué)家信息采集工程；二是“整體規(guī)劃、分別建設(shè)、統(tǒng)一整合”，適合面向領(lǐng)域的名人檔案信息資源平臺的規(guī)劃，例如跨區(qū)域、跨部門的不同檔案機(jī)構(gòu)的名人檔案信息資源平臺可由國家檔案局統(tǒng)一規(guī)劃，不同檔案機(jī)構(gòu)分別建設(shè)，最后統(tǒng)一整合；三是“分別建設(shè)、整體關(guān)聯(lián)”，適合面向地域或全國的名人檔案信息資源平臺的規(guī)劃，例如檔案館、圖書館、博物館等分別建設(shè)，最終在統(tǒng)一的制度框架內(nèi)實現(xiàn)資源平臺的互聯(lián)互通和資源的共建共享。

3.服務(wù)能力規(guī)劃。服務(wù)能力是評價名人檔案信息資源建設(shè)成效的重要標(biāo)準(zhǔn)，是推動名人檔案信息資源價值實現(xiàn)的重要動力。效率低下、方式落后的傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)極容易被“信息化”的公眾淘汰。[12]一方面要積極構(gòu)建多主體協(xié)同服務(wù)機(jī)制，促進(jìn)名人檔案信息資源的整合，推動名人檔案信息資源服務(wù)模式由分散式向聯(lián)合式，再向集中式和集成式的轉(zhuǎn)變，提高服務(wù)的整體性和全面性；另一方面，對名人檔案信息資源的內(nèi)容進(jìn)行關(guān)聯(lián)和揭示，通過構(gòu)建智能檢索系統(tǒng)和智能推送系統(tǒng)，提高名人檔案信息資源服務(wù)的智能化和便利化水平，為有效地開展以用戶為中心的個性化知識服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

4.保障體系規(guī)劃。名人檔案信息資源的保障體系規(guī)劃是根據(jù)統(tǒng)一的目標(biāo)、理念、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建一個包括資源收集、保管、開發(fā)利用及相關(guān)服務(wù)在內(nèi)的保障體系，[13]為名人檔案信息資源的開發(fā)利用提供全方位保障。制度保障方面，構(gòu)建共建共享制度，促進(jìn)跨機(jī)構(gòu)、跨區(qū)域的信息資源交流的實現(xiàn)；完善利用服務(wù)制度，滿足用戶的多樣需求。標(biāo)準(zhǔn)保障方面，在遵循檔案行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，規(guī)范和協(xié)調(diào)名人檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)保障方面，充分利用信息技術(shù)實現(xiàn)名人檔案信息資源的有效管理和長期保存。智力保障方面，既要通過人才引進(jìn)、專業(yè)培訓(xùn)等方式不斷提高館員的整體素質(zhì)，也要通過專家咨詢等方式對名人檔案信息資源的建設(shè)和服務(wù)進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)。

（三）價值實現(xiàn)

1.促進(jìn)建設(shè)過程的科學(xué)合理。為實現(xiàn)規(guī)劃自身的價值，促進(jìn)建設(shè)過程的科學(xué)合理，要加強(qiáng)過程管理。進(jìn)行全過程的控制和規(guī)范，確保規(guī)劃從概念設(shè)計到價值實現(xiàn)的整個流程按照既定目標(biāo)發(fā)展，提高檔案資源配置的效率。進(jìn)行流程化管理，實現(xiàn)規(guī)劃流程中跨機(jī)構(gòu)、跨領(lǐng)域的全程協(xié)作；協(xié)調(diào)資源供給與社會需求，建立信息反饋和動態(tài)調(diào)適機(jī)制，將不斷變化的社會需求及時融入名人檔案信息資源規(guī)劃，并據(jù)此對規(guī)劃的不同階段進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。

2.促進(jìn)資源價值的充分發(fā)揮。名人檔案信息資源規(guī)劃的目的是解決名人檔案建設(shè)實踐中的問題，提高名人檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量，提供資源利用以實現(xiàn)名人檔案信息資源的價值。檔案價值是利用主體與檔案之間的關(guān)系，[14]名人檔案除了具有情報價值、憑證價值等一般性價值外，還有其對于社會名人所屬行業(yè)的導(dǎo)航價值以及對于整個社會的導(dǎo)向價值。這些價值的實現(xiàn)，除了以名人檔案信息資源的合理建設(shè)和深度開發(fā)為基礎(chǔ)，還要通過服務(wù)創(chuàng)新來促進(jìn)資源利用。

總之，名人檔案信息資源規(guī)劃通過資源整合，實現(xiàn)個人記憶、集體記憶的融合，保全社會記憶，[15]有利于解決我國檔案資源類型結(jié)構(gòu)單一、檔案信息資源內(nèi)容體系建設(shè)失衡[16]的問題，推進(jìn)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。針對我國名人檔案信息資源規(guī)劃缺失的現(xiàn)狀，加強(qiáng)名人檔案信息資源規(guī)劃勢在必行，這不僅依賴于國家層面的協(xié)調(diào)，也依賴于區(qū)域、行業(yè)的共同努力。與博物館、圖書館等機(jī)構(gòu)相比，檔案機(jī)構(gòu)在名人檔案管理利用方面具有專業(yè)優(yōu)勢，理應(yīng)擔(dān)負(fù)起全國名人檔案信息資源規(guī)劃的責(zé)任。

*本文系教育部人文社科重點研究基地重大項目《大數(shù)據(jù)資源規(guī)劃理論與統(tǒng)籌發(fā)展研究》（項目批號 16JJD870001）和中國科協(xié)《老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長資料采集工程》項目（項目編號CJGC2016-G-Z-HB02）研究成果之一

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作者單位：武漢大學(xué)信息管理學(xué)院