黃波

（北京精密機電控制設備研究所，北京 100076）

1 企業(yè)檔案管理轉型的迫切性

物聯(lián)網技術、移動通訊技術及云計算技術的應用日益廣泛并具有廣闊的發(fā)展前景，將不可避免地對檔案知識管理產生深遠的影響。信息化大背景下的檔案管理轉型需要在保障安全的基礎上，利用現(xiàn)代化手段將信息和知識資源進行集成整合，并嵌入到企業(yè)業(yè)務活動中，才能真正實現(xiàn)檔案知識的價值。檔案管理轉型既需要與業(yè)務活動智能化相協(xié)調，又需要不斷從自身進行有價值的知識挖掘。

企業(yè)檔案管理轉型是業(yè)務活動智能化的協(xié)調性要求。除了原始的見證性、管理性、法規(guī)性紙質文件需要大量簽署來保證生產過程的可追溯性，試點開展檔案數(shù)字化造成了企業(yè)檔案共容共生的雙軌制管理現(xiàn)狀。但總體來看，更多原始記錄趨于無紙化，電子業(yè)務流程正在完善，業(yè)務環(huán)節(jié)產生的保密及利用問題都在逐步解決，加上電子檔案法律性地位的確認，整個業(yè)務活動向著智能化大步邁進。從產品全生命周期管理角度考慮，檔案作為產品整個生命周期的重要憑證和記錄，需要從源頭就保持知識鏈形式和內容的統(tǒng)一。另外，業(yè)務活動的重心在哪里，檔案工作就需要主動配合協(xié)調。既然生產過程已經逐步智能化，企業(yè)檔案更要先行先試點，與生產過程和企業(yè)管理活動真正協(xié)同發(fā)展。真正的業(yè)務協(xié)同式管理需要更新檔案管理理念，實踐單軌檔案管理模式，才能實現(xiàn)檔案管理轉型。

企業(yè)管理轉型是檔案知識管理發(fā)展的必然要求。企業(yè)檔案與企業(yè)生產活動息息相關，產量和范圍的擴展導致了文件形態(tài)的變化和文件數(shù)量的劇增，這使企業(yè)檔案管理活動更為繁瑣而價值性不夠凸顯。企業(yè)檔案管理模式已經進入到知識管理模式階段，對于隱藏在文件和檔案中的知識，只有通過良好的需求引導和模塊建構才能實現(xiàn)檔案的價值。企業(yè)檔案同樣需要將檔案知識結構進行很好的梳理，對共性問題制定流程化范式，對特殊問題進行范例式模塊化，優(yōu)化生產和管理流程，更大程度上為生產決策提供支持。另外，從企業(yè)資源基礎理論角度來看，企業(yè)檔案是重要的無形資產和信息資源。提升企業(yè)的核心競爭力毋庸置疑需要保持無形資產的戰(zhàn)略性和獨特性。因此，企業(yè)檔案還有很多的地方需要挖掘和注入新理念。關注知識價值、強調知識利用和創(chuàng)新是檔案管理發(fā)展的方向，注重自身知識挖掘是企業(yè)檔案管理轉型的理念支撐和必然趨勢。

2 企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式存在的問題

管理流程不統(tǒng)一帶來的理念誤區(qū)。傳統(tǒng)的紙質檔案在長期的管理過程中有相應的制度和標準來固化。由于業(yè)務革新產生的電子文件在形成文件的業(yè)務系統(tǒng)中運行并受控，便“被認為”已經完成歸檔工作。事實上，電子文件只有完成業(yè)務系統(tǒng)向電子文件管理系統(tǒng)的移交，才能以正確和獨立的方式來保證檔案的原始憑證性。雙軌制下紙質和電子文件管理流程不統(tǒng)一使用戶對檔案工作產生了誤解，大量電子文件滯留于業(yè)務管理系統(tǒng)中無法完成管理責任的轉移。理念誤區(qū)對檔案工作者來說是日后工作推進的阻礙，對最終用戶來說并未提供便利的檔案知識利用條件。

管理模式不成熟帶來的資源浪費。電子文件是社會信息化技術發(fā)展帶來的福利，它本應帶來的是工作效率的提升和保管檔案成本的降低。檔案的門類劃分上，傳統(tǒng)的紙質檔案分類方式中電子文件歸屬于特殊載體檔案，而紙質檔案實體還會從內容上進行分類。這樣在單軌制管理模式尚不成熟的前提下，部分檔案不僅需要完成紙質文件的歸檔，還需要轉換為光盤等特殊載體進行雙套歸檔。這樣的雙向浪費出于對虛擬載體的不信任，并且為檔案工作增加了工作量和成本。企業(yè)管理活動會產生大量的電子數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)卻由于安全性和利用性考慮需要完成紙質和特殊載體的雙套歸檔，大量重復工作是暫時性雙軌制現(xiàn)狀下必須付出的代價，而這樣的人力、物力的資源浪費完全源于尚未形成系統(tǒng)的管理模式。

管理制度待優(yōu)化帶來的供需偏差。長期的檔案管理理念極為注重檔案的原始記錄性和憑證性，紙質文檔因其痕跡可見性而備受信任。電子文件則由于尚未完全以法律、制度和標準等體系固化下來，出現(xiàn)了推進困境。端對端的服務，我們目前所秉承的是記錄觀，用戶所持的是效率觀。企業(yè)檔案的價值于何處，可追溯性所代表的不止是對責任的定位，也代表著用戶利用檔案的可操作性。用戶的需求更多的是對效率的追求，而沒有制度保障的電子檔案則無法為用戶便利地提供服務。因此只有管理體系的完善才能從流程、方式和環(huán)境上保障供需端的有效對接。

3 企業(yè)檔案管理轉型發(fā)展思路

企業(yè)檔案管理轉型是一個長期的過程，雙軌制過渡向單軌制不是一個簡單的操作，與此同時轉型理念需要統(tǒng)一思想、多層兼顧，轉型模式需要試點先行、逐步深入，轉型保障正在逐步完善、推敲明晰。隨著電子證據(jù)法律地位的確立和智能制造的業(yè)務系統(tǒng)推進，企業(yè)檔案管理轉型迎來了前所未有的發(fā)展契機。

記憶觀與效益觀并重的轉型理念。從檔案管理角度來看，檔案管理必須保證其憑證性和可追溯性；從企業(yè)檔案用戶角度來看，檔案需要便于利用并可提供決策支持。雙軌制向單軌制的轉型，既需要保證單軌制后電子文件的原始記錄性及其法律證據(jù)地位，又要保證電子文件在用戶端是便于利用并可以提供決策支持的。一方面，檔案管理者需要更新理念，更加注重檔案知識價值的挖掘。不能因為對紙質載體檔案的管理已經輕車熟路，檔案管理者就寧愿花費大量的時間和精力去維護雙套管理現(xiàn)狀，而不去探索電子文件檔案管理的新路徑和新價值。另一方面，用戶需要強化檔案意識，配合確保電子檔案的可靠性。在檔案雙軌制向單軌制的轉型階段，會出現(xiàn)一段時間內的管理無序。這樣的情況需要用戶的積極配合，既要協(xié)助探索節(jié)約成本的新方式，又要確保電子文件歸檔的真實可靠性。企業(yè)檔案管理轉型需要檔案管理者和用戶在轉型理念上達成一致。我們所共同追求的不是簡單的雙軌向單軌的改變，真正的轉型是通過理念的統(tǒng)一和模式的轉變，達到供需的匹配和檔案價值的實現(xiàn)。

力求無縫銜接的轉型模式。企業(yè)檔案轉型是一個長期的過程，不可能一蹴而就，現(xiàn)階段需要關注的問題是保證檔案在銜接環(huán)節(jié)不出現(xiàn)紕漏。這樣就需要對企業(yè)檔案的現(xiàn)行管理情況進行分析，挑選某些業(yè)務智能化的產品進行試點運作，實施增量文件的電子化；同時，針對存量檔案要根據(jù)業(yè)務要求和信息獲取的實際需要，適當對部分檔案進行數(shù)字化，雙管齊下才能保證檔案的歷史聯(lián)系性。虛擬的電子文件既容易造成有用信息流失，又有部分信息的有機聯(lián)系難以追溯的風險，因此在業(yè)務系統(tǒng)智能化和數(shù)字檔案館建設尚未成熟的前提下，需要在增量和存量上綜合考量，確保轉型階段的檔案均有跡可循。但是，雙軌制轉型只是過渡階段，日后的單軌制統(tǒng)一才是轉型實施的最終目的。

標準化流程化的轉型保障。新時期業(yè)務活動趨于智能化和情景化，大量的企業(yè)檔案已經或者即將產生數(shù)字版本的檔案。有哪些電子文件會隨之產生，哪些電子文件中的信息更有利用價值，如何進行電子文件的分類和結構化并進行歸檔等等，都是需要通過結構化和標準化確定下來。只有完備的標準化體系為業(yè)務活動和檔案管理活動提供基準，才能保證檔案資源的有效可用性。現(xiàn)階段，電子文件的法律證據(jù)的法律地位已確立，企業(yè)的數(shù)字檔案便可以此為參照。另外，紙質檔案管理擁有覆蓋全生命周期的管理規(guī)范和標準體系，但在現(xiàn)有的參考體系中，電子文件只能作為數(shù)字檔案歸屬于特殊載體類。我們所缺失的面向電子文件全生命周期的完備體系標準，正是實現(xiàn)單軌制不可或缺的關鍵點。關于標準化的體系構建，各門類的電子檔案都面臨著同樣的問題，也需要從上至下的標準化體系重構。

4 企業(yè)檔案管理轉型提升策略

企業(yè)檔案在“質量終身責任制”的推行背景下更具見證價值，同時現(xiàn)階段的檔案管理轉型是一個長期過程，包含著理念、載體傾向、制度完善等全方位的改革升級。大環(huán)境影響及自身發(fā)展驅動下的轉型是挑戰(zhàn)也是機遇，因而有必要根據(jù)企業(yè)檔案管理轉型的具體情況提出提升策略：

（1）供需匹配，提升利用價值：業(yè)務活動智能化以及知識管理發(fā)展對檔案提出了新的要求。企業(yè)檔案在未來不僅需要繼續(xù)保證其見證價值，更需要從用戶需求出發(fā)挖掘和提升利用價值。另外，對查詢量較大和使用頻次較高的企業(yè)檔案進行檔案數(shù)字化，提供方便情景化利用和利于知識系統(tǒng)構建的檔案利用服務。

（2）手段創(chuàng)新，推進模式革新：要實現(xiàn)企業(yè)檔案新的發(fā)展，雙軌制向單軌制的模式轉變是必然選擇，轉型期重要的是做好增量文件和存量文件的雙管齊下，利用信息化手段推進轉型模式的革新。對于已經實現(xiàn)電子化的部分企業(yè)文件，應探索全數(shù)字化的管理流程和無紙化受控歸檔移交，未來的歸檔可以是清單式選取、標準化審核、自動由受控到歸檔的數(shù)字歸檔流程。更多的針對門類的個性化開發(fā)可以加強用戶和檔案工作者之間的互動銜接，并且更加精準到位地服務。與此同時，企業(yè)的業(yè)務系統(tǒng)也正在智能化發(fā)展，檔案的手段創(chuàng)新也需要跟隨業(yè)務活動創(chuàng)新，實現(xiàn)電子文件的全過程管理并提供更有價值的知識情景化服務。

（3）構建體系，確立條件保障：企業(yè)檔案制度體系的重構，是確保轉型順利進行的重要保障。首先需要將檔案在紙質和電子歸檔方面要求和規(guī)劃納入職能部門的計劃當中，并通過對完成物的審核進行有效的閉環(huán)考核管理；檔案部門應該對檔案的歸檔和移交工作提出要求，并對文件形成機構的文件管理進行指導；制度方面需要對業(yè)務流程、文件流轉流程、檔案管理流程進行統(tǒng)一的標準固化，以進行統(tǒng)一的制度約束和調配。明晰職責、固化流程、統(tǒng)一標準、閉環(huán)考核，構建完善的檔案體系，并結合實際發(fā)展需求進行及時調整和優(yōu)化，才能為企業(yè)檔案管理轉型提供保障。