衰野

【摘要】人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、作風(fēng)品德等個(gè)人情況文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。從人力資源開(kāi)發(fā)與管理的角度來(lái)看，人事檔案又是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分。本文主要針對(duì)人事檔案如何更好地發(fā)揮作用進(jìn)行分析和討論。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；檔案材料

如何更好地選人用人，充分發(fā)揮人才的主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性是關(guān)系到我們事業(yè)成敗的大事。讓人才在適合的工作崗位上發(fā)揮應(yīng)有作用，人盡其才，才盡其用，使我國(guó)人口資源的潛在優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的人才優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)入力資源的有效配置。

一、人事檔案的利用現(xiàn)狀

人事檔案是以個(gè)人為單位，通過(guò)收集、鑒別、整理、立卷、保存起來(lái)的記述和反映個(gè)人在社會(huì)生活中歷史經(jīng)歷、思想品德、知識(shí)才能、領(lǐng)導(dǎo)水平、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰、工作等情況的文件材料的總和。個(gè)人的轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱(chēng)申報(bào)、各種保險(xiǎn)的辦理以及出國(guó)、考研等有關(guān)證明的開(kāi)具都會(huì)用到人事檔案。同時(shí)，人事檔案一直被認(rèn)為是一種重要的信息載體，隨著各項(xiàng)檔案法規(guī)、方針、政策的宣傳、貫徹和執(zhí)行，特別是將檔案管理水平納入對(duì)單位工作的重要考核內(nèi)容之一以后，上至各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，下到單位個(gè)人對(duì)檔案更加重視。人事檔案由專(zhuān)職人員管理，其待遇和社會(huì)地位均有所改善。按常理說(shuō)，諸多因素的改善，理應(yīng)大幅提升人事檔案的利用率，然而，實(shí)際的情況卻并不盡如人意。主要表現(xiàn)為人事檔案在單位選人、用人中的參考作用不是日益加強(qiáng)反而逐漸被弱化；保存和管理人事檔案的人力、物力投入不斷提高，而利用人事檔案的人次和卷次仍然很低。

二、人事檔案的分類(lèi)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，增大了人事檔案的管理與使用范圍，人事檔案即是記錄和反映個(gè)人德能勤績(jī)等方面情況的，經(jīng)組織認(rèn)可歸檔保存的個(gè)人材料。關(guān)于材料的分類(lèi)在人事檔案中，材料的分類(lèi)包括兩方面的含義，即檔案種類(lèi)和卷內(nèi)類(lèi)別的判斷。

（一）檔案種類(lèi)的判斷

在歸檔之前，檔案人員首先要對(duì)收集的材料進(jìn)行判斷，看其是否屬于人事檔案，注意不要把屬于文書(shū)檔案（如干部任免通知、請(qǐng)示報(bào)告、來(lái)往函件等）、紀(jì)檢檔案（如案件審理過(guò)程中的請(qǐng)示報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、旁證、檢舉材料等）、業(yè)務(wù)檔案（如個(gè)人的著作、論文、譯文、創(chuàng)造發(fā)明的總結(jié)等）及其他類(lèi)型檔案的材料歸人人事檔案。

（二）卷內(nèi)類(lèi)別的判斷

人事檔案卷內(nèi)材料的分類(lèi)，一般情況下按材料的名稱(chēng)“對(duì)號(hào)人座”，歸人相應(yīng)類(lèi)別即可。但也有例外，有些材料的名稱(chēng)與內(nèi)容并不相符，若按名稱(chēng)歸類(lèi)則有可能給以后的利用帶來(lái)不便。

三、人事檔案如何更好地發(fā)揮作用

人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)際等內(nèi)容的文件材料，是考察、使用干部的重要依據(jù)，是解決工資待遇、落實(shí)離退休政策以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的重要憑證。

（一）實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化

人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對(duì)收集的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對(duì)于不屬于歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。

（二）提高人事檔案管理質(zhì)量

隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的管理模式不適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理需要的問(wèn)題越來(lái)越突出。因此，檔案管理部門(mén)在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，更要注重對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。主管部門(mén)應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平，使其能夠適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的新要求。同時(shí)，檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，從而全面提高人事檔案管理質(zhì)量。

（三）實(shí)施動(dòng)態(tài)管理

人事檔案的內(nèi)在特點(diǎn)限制了它的利用率，然而人事檔案的保存價(jià)值并不與其利用成正比。如上文分析人事檔案利用率低反而印證了社會(huì)的穩(wěn)定、和諧，是正?，F(xiàn)象。同時(shí)，作為我國(guó)人力資源管理的重要手段之一，人事檔案在社會(huì)生活中無(wú)論對(duì)個(gè)人還是對(duì)集體、國(guó)家都發(fā)揮著不可替代的作用。這就是人事檔案的保存意義所在。因此，作為人事檔案管理人員，要正確認(rèn)識(shí)人事檔案的自身特點(diǎn)，轉(zhuǎn)變以利用價(jià)值論保存價(jià)值的觀念，借助當(dāng)下檔案管理發(fā)展的有利條件，掌握現(xiàn)代管理手段，提高工作效率，認(rèn)真做好人事材料的收集、整理，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、完善，改變?nèi)耸聶n案內(nèi)容千篇一律，缺乏個(gè)體差異的現(xiàn)狀，及時(shí)更新人事檔案內(nèi)容，使人事檔案不僅能真實(shí)記錄一個(gè)人的成長(zhǎng)歷程，也能夠全面地反映一個(gè)人當(dāng)前的業(yè)務(wù)水平，工作狀況，業(yè)績(jī)創(chuàng)新能力。在人事檔案內(nèi)容更新手段和動(dòng)態(tài)管理上尋找人事檔案管理的突破口，以便最大限度地發(fā)揮人事檔案的保存價(jià)值。

（四）提高檔案管理的信息化

對(duì)人事檔案的檢索，無(wú)論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號(hào)”法均是利用姓氏檢索的方法進(jìn)行，這兩種方法均是有一定科學(xué)性，但用記起來(lái)費(fèi)時(shí)，用起來(lái)繁瑣，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順號(hào)進(jìn)行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時(shí)，為了提高檔案管理水平，可以采取計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個(gè)系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時(shí)，運(yùn)行人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利于計(jì)算機(jī)在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件，不僅可以提高查閱檔案速度，同時(shí)也有利于人事檔案的保密和安全。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理部門(mén)和檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立服務(wù)理念，充分利用信息平臺(tái)和現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)施逐步提高檔案管理水平，為托檔人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提升檔案管理部門(mén)的自身形象，促進(jìn)入事檔案管理事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

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