何宗哲

【摘 要】人事檔案材料的有效收集，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)和前提。文章闡述高校人事檔案材料收集的重要性，從材料收集的困境入手，分析問題的原因，提出提高高校人事檔案材料收集效率的對(duì)策，從而有效提升檔案的信息服務(wù)水平。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;材料;有效收集;規(guī)范性

【中圖分類號(hào)】G273 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2018）12-0176-02

高校人事檔案，指在人事管理活動(dòng)中形成的記錄和反映個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、品德作風(fēng)、工作能力和實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，高校人事檔案面臨著繁雜的檔案掃描工作及數(shù)據(jù)管理所帶來的挑戰(zhàn)。這就要求我們緊跟時(shí)代步伐，把握檔案數(shù)字化工作特點(diǎn)，采取有效措施，做好人事檔案材料的有效收集，為人事檔案數(shù)字化工作奠定基礎(chǔ)。

1 高校人事檔案材料收集的重要性

1.1 與教職工的切身利益息息相關(guān)

人事檔案是國家檔案的重要組成部分。人事檔案為高校教職工的聘用、轉(zhuǎn)正定級(jí)、轉(zhuǎn)正定職、提拔和任免、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升、入黨、出入境審批、離退休審批、獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)、科研等方面工作提供了重要的參考依據(jù)。其內(nèi)容涵蓋了個(gè)人學(xué)籍、工資待遇、組織關(guān)系、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、行政職務(wù)等方面，是維護(hù)高校教職工合法權(quán)益的可靠憑證。例如，每年高校教職工的職稱評(píng)審工作均需人事檔案管理部門出具個(gè)人學(xué)籍檔案證明材料，如果學(xué)籍材料不全會(huì)直接影響到教職工當(dāng)年的職稱申報(bào)工作。同時(shí)，人事檔案在高校人事任免、調(diào)配中起著不可替代的作用。通過檔案提供的信息，組織可以對(duì)干部進(jìn)行全面地考察和了解，從而正確地選拔和任用干部。此外，《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》（法釋〔2001〕33號(hào)）對(duì)民事訴訟中不同證據(jù)對(duì)同一事實(shí)的證明力大小作出原則規(guī)定：“物證、檔案等大于其他書證”。因此，作為能維護(hù)教職工合法權(quán)益的有效憑證，對(duì)其進(jìn)行及時(shí)、有效地收集就顯得尤為重要。

1.2 檔案數(shù)字化建設(shè)的前提和要求

黨的十八大以來，信息化發(fā)展受到黨中央的高度重視，建設(shè)數(shù)字中國成為當(dāng)前及今后的工作重點(diǎn)。這對(duì)檔案工作產(chǎn)生了很大的影響。高校傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不能適應(yīng)新時(shí)代的需求，檔案信息數(shù)字化成為必然。由此，數(shù)字檔案應(yīng)運(yùn)而生。它是現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的直接應(yīng)用。2012年在干部數(shù)字檔案采集報(bào)送工作布置動(dòng)員會(huì)上，中央組織部對(duì)各地各部門檔案管理單位的干部檔案數(shù)字化工作提出了新要求。目前，全國各地都已經(jīng)在開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作。2018年2月1日，為做好檔案的安全性工作，同時(shí)提高檔案信息服務(wù)水平，福建省人民政府還出臺(tái)了《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》，進(jìn)一步規(guī)范了數(shù)字檔案共享程序，公民通過辦理一定的手續(xù)，可遠(yuǎn)程利用記載有關(guān)本人婚姻登記、學(xué)籍學(xué)歷、工齡、職稱等證明性的數(shù)字檔案。時(shí)代的發(fā)展，呼吁檔案公共服務(wù)水平的提高，而要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，離不開對(duì)檔案材料及時(shí)、有效收集。檔案材料收集不全，則會(huì)直接影響到檔案的整理、掃描及檔案的數(shù)字信息利用，進(jìn)而影響到檔案數(shù)字化服務(wù)效果。因此，及時(shí)、有效做好高校人事檔案材料的收集工作，才能為今后檔案數(shù)字化建設(shè)提供基礎(chǔ)和保障。

2 干部人事檔案材料收集的主要困境

2.1 檔案材料收集相對(duì)滯后

根據(jù)中央組織部《關(guān)于印發(fā)<干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定>的通知》規(guī)定，干部人事檔案材料形成部門要求“在材料形成之日起1個(gè)月內(nèi)按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續(xù)”。但是在實(shí)際工作中，有些材料卻未能得到及時(shí)收集。檔案材料收集時(shí)間的特殊性則是造成其收集相對(duì)滯后的主要原因。由于每份檔案材料形成時(shí)間不同，而它又需要在形成之日起1個(gè)月內(nèi)移交，所以它就無法像其他材料一樣能固定在某個(gè)時(shí)間段統(tǒng)一收集。如果人事檔案管理部門與檔案材料形成部門聯(lián)系不夠密切，未能及時(shí)催交材料，或檔案材料形成部門移交檔案材料的意識(shí)不強(qiáng)，便會(huì)造成人事檔案材料收集不及時(shí)，并直接影響后期的整理和錄入工作。

2.2 收集的材料內(nèi)容不完善

部分檔案材料形成部門由于缺乏一定的培訓(xùn)或?qū)n案收集的要求不了解，容易出現(xiàn)收集的材料內(nèi)容不完善，如需蓋章的地方未蓋章、需簽字的地方未簽字、需填寫的時(shí)間也未填寫等，便直接將材料移交到人事檔案室。特別是一些材料的復(fù)印件，在移交時(shí)有些手續(xù)還未完善。根據(jù)中央組織部《關(guān)于印發(fā)<干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定>的通知》規(guī)定，“歸檔的材料一般應(yīng)當(dāng)為原件”，特殊情況下才使用復(fù)印件，如學(xué)歷、學(xué)位證復(fù)印件等。使用復(fù)印件收集的材料，“必須注明復(fù)制時(shí)間，并加蓋材料制作單位公章或人事關(guān)系所在單位組織（人事）部門公章”。如果收集材料內(nèi)容不完善，收集部門則需將其退回材料形成部門重新制作或補(bǔ)辦手續(xù)后才能歸檔。這在一定程度上增加了檔案整理的工作量，降低了工作效率，影響了檔案材料及時(shí)入庫。

3 人事檔案材料有效收集的對(duì)策

3.1 廣泛宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)

認(rèn)識(shí)的深度決定工作開展的有效度。只有在意識(shí)上充分重視檔案材料的收集，才能將意識(shí)轉(zhuǎn)化為行動(dòng)，從而使收集工作有效開展。首先，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案材料收集工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到認(rèn)識(shí)到位、組織到位、措施到位。積極向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持，這是人事檔案材料收集工作順利開展的關(guān)鍵。在領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，才能在人力、物力、財(cái)力等方面提供保障，使人事檔案工作與其他人事工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。其次，通過QQ群、公告欄、微信公眾號(hào)等各種途徑和渠道對(duì)人事檔案進(jìn)行深入、廣泛地宣傳，使人事檔案工作的重要性深入人心，逐步提高廣大教職工的檔案意識(shí)。只有大家都充分認(rèn)識(shí)到檔案收集工作的重要性，才能在意識(shí)上重視檔案材料的收集，形成合力，共同把人事檔案材料收集工作做好。

3.2 穩(wěn)定隊(duì)伍，提升檔案工作人員綜合素質(zhì)

人事檔案工作人員是檔案管理工作的主體，其業(yè)務(wù)水平的高低對(duì)人事檔案的工作效率和利用效果有著直接影響。只有充分重視檔案工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，才能有效解決高校人事檔案材料收集存在的問題，及今后檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的問題。首先，高校應(yīng)為檔案工作人員提供學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的平臺(tái)，定期舉辦人事檔案管理培訓(xùn)，或讓檔案工作人員參加校外檔案培訓(xùn)，以培訓(xùn)促成長(zhǎng)、以培訓(xùn)促交流、以培訓(xùn)促發(fā)展。通過不斷地學(xué)習(xí)和交流，拓寬人事檔案工作人員的知識(shí)面，在此基礎(chǔ)上逐步提升其業(yè)務(wù)水平，使人事檔案收集、整理工作得到更好地開展，為廣大教職工提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。其次，要保持檔案工作隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定。每一項(xiàng)工作的順利、有序開展，離不開工作人員經(jīng)驗(yàn)的積累和對(duì)專業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備。人事檔案工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅且繁雜的工作，工作量大，并且整理的工序較為繁瑣，每一卷人事檔案的整理都離不開檔案工作人員的努力和付出。高校要多關(guān)心人事檔案工作人員的工作、學(xué)習(xí)和生活，穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍，提供專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升的空間。人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，只有建立起一支業(yè)務(wù)精通、技術(shù)過硬的檔案管理隊(duì)伍，才能確保高校人事檔案材料收集工作健康、有序開展，才能適應(yīng)數(shù)字時(shí)代背景下對(duì)高校人事檔案管理工作的要求。

3.3 完善人事檔案材料收集制度

沒有規(guī)矩，不成方圓。人事檔案材料的收集同樣需要規(guī)章制度進(jìn)行約束。根據(jù)中央組織部《關(guān)于印發(fā)<干部人事檔案工作目標(biāo)管理檢查驗(yàn)收細(xì)則>的通知》（組通字〔1998〕13號(hào)）文件精神，《干部人事檔案收集制度》是干部人事檔案管理部門需建立健全的八項(xiàng)制度之一。因此，根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合高校實(shí)際情況，建立行之有效的干部人事檔案材料收集制度是非常必要的。制定的人事檔案收集制度應(yīng)涵蓋收集的范圍和要求，明確指出材料移交的時(shí)間，使檔案材料及時(shí)入庫并整理。只有建立行之有效的檔案收集制度，才能使檔案收集工作做到有章可循、檔案整理工作順利開展，同時(shí)這也是檔案材料內(nèi)容完善的保障。

3.4 暢通檔案收集網(wǎng)絡(luò)

作為高校的行政人員，每個(gè)人都承擔(dān)著大量的行政工作任務(wù)。而檔案材料的收集只是這繁雜工作中的一項(xiàng)。檔案材料形成部門的工作人員由于各項(xiàng)行政事務(wù)繁多，有時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)忘記收集材料和不按時(shí)移交檔案材料的情況。為加強(qiáng)檔案材料的收集工作，我們可以借鑒其他行政工作經(jīng)驗(yàn)，建立收集網(wǎng)絡(luò)，如充分利用QQ群、微信群等，適時(shí)在群里發(fā)出材料收集通知;經(jīng)常與檔案材料形成部門保持聯(lián)系，及時(shí)督促、催交、移交。檔案管理部門與檔案形成部門協(xié)同合作，暢通檔案收集網(wǎng)絡(luò)，才能確保檔案材料及時(shí)歸檔，為人事檔案的合理利用提供保障和支持。

4 結(jié)語

總而言之，做好高校人事檔案材料的有效收集，不僅可以充實(shí)和完善教職工人事檔案內(nèi)容，確保教職工人事檔案的真實(shí)可靠，同時(shí)可以提高檔案收集的規(guī)范性，使檔案更好地為組織、人事工作服務(wù)，為人事檔案數(shù)字化建設(shè)服務(wù)。雖然現(xiàn)階段人事檔案收集工作仍存在一定的不足，但隨著檔案管理的不斷規(guī)范化、科學(xué)化和制度化，必能推動(dòng)高校人事檔案材料的有效收集、有序存檔和有效利用。

參 考 文 獻(xiàn)

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