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        推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的策略分析

        2018-06-30 04:56:42趙祥偉
        卷宗 2018年18期
        關(guān)鍵詞:檔案信息化共享內(nèi)容

        趙祥偉

        摘 要:當(dāng)前我們處于信息時(shí)代,科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展有效的推動(dòng)了社會(huì)信息化建設(shè)的進(jìn)程。信息技術(shù)與檔案工作的有效結(jié)合,有效的提高了檔案管理工作的效率,推動(dòng)了檔案信息化的發(fā)展,為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。文中分析了檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容,并進(jìn)一步對(duì)推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的策略進(jìn)行了具體的闡述。

        關(guān)鍵詞:檔案信息化;內(nèi)容;管理;共享;服務(wù)

        近年來(lái)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,信息技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行廣泛應(yīng)用,檔案信息化建設(shè)水平有了大幅度的提高。這種情況下,我們需要樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí),并充分的認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)于檔案現(xiàn)代化的發(fā)展的積極作用,在初中工作中努力提高檔案管理工作的效率,更好的發(fā)揮出檔案信息化的優(yōu)勢(shì),從而實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用,充分的發(fā)押出檔案的重要價(jià)值。

        1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

        在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)工作中,主要是針對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息資源、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和人才隊(duì)伍等方面進(jìn)行建設(shè)?;A(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要是針對(duì)于檔案信息資源的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行配置,以此來(lái)保障檔案信息資源的傳輸、交換和共享。在檔案信息資源建設(shè)中主要涉及到檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用,這其中涉及到多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的規(guī)范化歸檔。應(yīng)用建設(shè)則是針對(duì)于檔案信息收集、管理和利用等方面,其會(huì)直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量。對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作需要制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,為檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展提供重要依據(jù),同時(shí)通過(guò)打造一支專業(yè)化的檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍,為檔案信息化建設(shè)提供重要的人才保障。

        2 推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的策略

        2.1 提高檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)

        在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,需要通過(guò)完善檔案管理模式,以此來(lái)構(gòu)建完美的檔案信息化管理體系,充分的運(yùn)用現(xiàn)代化管理理念和信息化技術(shù),全面的高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí),使檔案能夠更好的服務(wù)于社會(huì)。檔案管理人員要加快自身觀念的轉(zhuǎn)變,全面提高檔案管理水平,使檔案能夠更好的為社會(huì)服務(wù)。即在實(shí)踐工作中,檔案管理人員需要堅(jiān)定為社會(huì)服務(wù)的宗旨,努力提高自身的專業(yè)知識(shí)和技能,將自己打造成全能型的檔案管理人員,從而加快推動(dòng)檔案信息化建設(shè),使檔案能夠更好的服務(wù)于社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

        2.2 提高檔案信息化技術(shù)的水平

        在檔案管理工作中,為了加快推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的步伐,需要做好軟硬件配置工作,并重視先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn),以此來(lái)為檔案信息化的推動(dòng)打下良好的基礎(chǔ)。同時(shí)還要構(gòu)建一套系統(tǒng)和完善的檔案管理體系,并嚴(yán)格控制檔案信息的錄入,確保錄入環(huán)節(jié)的質(zhì)量,通過(guò)運(yùn)用高科技手段,不僅有利于工作效率的提高,同時(shí)也不會(huì)出現(xiàn)重復(fù)工作,而且在檔案信息管理體系建成后,也有利于推動(dòng)檔案資源的共享。即針對(duì)于部分檔案進(jìn)行公開(kāi),但對(duì)于需要保密的檔案還要設(shè)置具體的查閱權(quán)限。在具體操作過(guò)程中,需要不斷完善檔案信息化技術(shù),提升檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和安全性,從而給人們提供更加高效和便捷的檔案服務(wù)。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和利用是其中較為關(guān)鍵的一環(huán),需要加大研發(fā)力度,為檔案管理信息化水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

        2.3 加強(qiáng)檔案信息化的管理

        在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理軟件來(lái)提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。當(dāng)前電子檔案的急劇增加,這也對(duì)檔案信息化管理工作提出了更高的要求。為了進(jìn)一步提高檔案信息化管理水平,則需要選擇適宜的檔案管理軟件,并定期對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí),充分的梳理好檔案信息,確保檔案工作質(zhì)量的提升。所選取的檔案信息化管理軟件必須具備智能性、全面性和高效率性,通過(guò)應(yīng)用這樣的軟件來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類和利用,能夠快速獲取到自己所需要的信息,全面提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,管理人員要想更好的對(duì)信息資料進(jìn)行獲取與整合,就需要對(duì)該管理軟件充分的了解并善于使用該類的軟件。檔案工作人員應(yīng)該全方面的掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識(shí),還要參與相關(guān)軟件開(kāi)發(fā)的工作,并制定出檔案信息化管理的規(guī)范制度,充分的利用計(jì)算機(jī)功能,就能提高檔案的管理效率,可以看出,計(jì)算機(jī)的應(yīng)用與普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展為檔案的管理提供了很大的便利,有效的促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展,為人們提供更好的檔案信息服務(wù)。

        2.4 加快實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的共享

        資源共享是信息化建設(shè)最突出的特點(diǎn)之一,依托于互聯(lián)網(wǎng)的信息化建設(shè),可以打破傳統(tǒng)檔案管理模式下資金利用效率不高的弊端,為滿足更多人的檔案查詢和借閱需求提供了保障?;诋?dāng)前信息化環(huán)境下,對(duì)于檔案工作而言,需要將工作的側(cè)重點(diǎn)放在檔案數(shù)字化和資源共享兩個(gè)方面。在實(shí)際工作中,需要通過(guò)加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程,通過(guò)編制科學(xué)合理的工作計(jì)劃,并強(qiáng)化監(jiān)督檢查,以此來(lái)有序的推進(jìn)檔案數(shù)字化的發(fā)展。同時(shí)還要針對(duì)用戶的使用需求,并以此為基礎(chǔ)來(lái)構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄,加大資源投入力度,從而打造協(xié)同發(fā)展的工作格局,加快推動(dòng)檔案的數(shù)字化建設(shè)。另外,還要逐步推進(jìn)檔案信息資源共享。可根據(jù)國(guó)家最新出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),構(gòu)建起統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng),并促使該系統(tǒng)與辦公應(yīng)用系統(tǒng)間有機(jī)融合,這樣能實(shí)現(xiàn)信息生成、整理與歸檔全過(guò)程的網(wǎng)上操作,全面提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

        2.5 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段

        檔案服務(wù)性作為其根本屬性,基于檔案資源的潛在利用價(jià)值,通過(guò)借助于信息化管理手段來(lái)深入挖掘檔案價(jià)值,更好的發(fā)揮出檔案信息的服務(wù)效能。通過(guò)推動(dòng)檔案信息化建設(shè),可以為檔案管理工作和服務(wù)創(chuàng)新提供必要的支持。基于當(dāng)前法律法規(guī)及信息公開(kāi)條例的相關(guān)要求,在當(dāng)前檔案服務(wù)工作開(kāi)展過(guò)程中,需要對(duì)檔案公開(kāi)級(jí)別進(jìn)行合理設(shè)定,并構(gòu)建檔案信息資源網(wǎng)上公開(kāi)評(píng)估體系,可以將明確公開(kāi)的信息在網(wǎng)站上進(jìn)行發(fā)布。各檔案管理部門還可以通過(guò)鏈接的方式來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行整合,進(jìn)一步完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)資源,從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的一站式網(wǎng)上查閱。

        3 結(jié)束語(yǔ)

        檔案信息化建設(shè)工作已成為檔案工作中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié),其不僅是檔案工作發(fā)展的必然要求,同時(shí)也是檔案服務(wù)效率得以提升的客觀需要。作為檔案管理人員,需要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性,全面提升自身的專業(yè)技能,熟悉掌握先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用,全面推進(jìn)檔案管理的信息化和數(shù)字化發(fā)展,更好的發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。為檔案利用者提供更多的便利條件,更好的發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值,使檔案能夠高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]梁靜.事業(yè)單位檔案信息化管理的推動(dòng)思路及舉措分析[J].黑龍江科技信息,2015(30).

        [2]張付川.提升檔案服務(wù)水平促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展——對(duì)寧河縣檔案工作的調(diào)研和思考[J].天津檔案,2013(5).

        [3]竇麗娟.關(guān)于檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].沈陽(yáng)工程學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2017(1).

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