張曉慶

摘 要：企業(yè)隨著我國(guó)不斷提高的綜合國(guó)力也蓬勃發(fā)展與迅速發(fā)展的大環(huán)境中，隨著業(yè)務(wù)量的增加，也逐漸的使企業(yè)的信息變得復(fù)雜，所以，要想企業(yè)獲得更好的發(fā)展，就應(yīng)該對(duì)企業(yè)的檔案管理提高工作效率。所以，本文對(duì)現(xiàn)狀的檔案管理亦提出了有效的管理方案。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；效率

計(jì)算機(jī)技術(shù)隨著現(xiàn)在不斷進(jìn)步的科學(xué)技術(shù)而應(yīng)用到不同的領(lǐng)域，把我們向信息化的時(shí)代帶進(jìn)，也使得面臨新的挑戰(zhàn)在檔案管理的工作上。當(dāng)前能夠通過(guò)企業(yè)檔案加強(qiáng)管理，對(duì)工作人員的工作素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力提高，將檔案管理的效率提高通過(guò)科學(xué)信息化的手段。

1 提高檔案管理效率的必要性分析

1.1 提高檔案管理的效率是提升國(guó)家文化軟實(shí)力的需求

人們隨著不斷加劇的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)逐漸對(duì)文化在綜合國(guó)力和民族的凝聚力提升的認(rèn)識(shí)的重要作用。檔案是國(guó)家的歷史記憶，也是見(jiàn)證文化的見(jiàn)證人，是寶貴的財(cái)富，有著對(duì)我國(guó)推動(dòng)社會(huì)主義的重要作用[1]。檔案是最根本的歷史記錄，能夠?qū)σ粋€(gè)國(guó)家的歷史客觀并真實(shí)的反映，檔案和其他的資料相比更具有說(shuō)服力，也會(huì)是最有力的社會(huì)意識(shí)的證據(jù)。此外，社會(huì)發(fā)展的很多方面都會(huì)因?yàn)闄n案而涉及到，集中體現(xiàn)了國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)與文化，也是最根本的國(guó)家文化發(fā)展的保證。檔案管理對(duì)某些區(qū)域來(lái)說(shuō)有區(qū)域性的文化品位與內(nèi)涵的提升有很重要的作用。

1.2 提高檔案管理科學(xué)化水平是順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)的需要

互聯(lián)網(wǎng)自從上世紀(jì)九十年代在我國(guó)便蓬勃發(fā)展，最近幾年因?yàn)椴粩喟l(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和4G通訊技術(shù)。目前為止，我國(guó)有三億多的網(wǎng)民通過(guò)無(wú)線網(wǎng)與手機(jī)上網(wǎng)，大幅度的對(duì)寬帶的覆蓋率進(jìn)行提升[2]。信息科技為檔案的管理不斷地發(fā)展，也提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案管理的渠道、載體與樣式在檔案管理中也在不斷地提升，對(duì)檔案管理的應(yīng)用與傳播得到了促進(jìn)。除此以外，不斷地對(duì)科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用，人們不斷地對(duì)檔案信息的需要的提升。檔案管理在新的情況下對(duì)先進(jìn)的信息科技成分的利用，對(duì)檔案的管理效率不斷地提升，造福于人民。

1.3 提高檔案管理科學(xué)化水平是推動(dòng)檔案工作健康發(fā)展的需要

我國(guó)有較長(zhǎng)的檔案管理發(fā)展歷史，同時(shí)也逐漸將覆蓋的范圍變廣，總體來(lái)說(shuō)，目前還有很多的問(wèn)題需要解決，一、較低的檔案管理水平，在我國(guó)企事業(yè)單位中，很多的管理水平還在手工的管理階段，雖然已經(jīng)較成熟的信息技術(shù)，但是使用的數(shù)量卻很少，不僅會(huì)對(duì)檔案的效率低，也會(huì)造成較低的安全性。二、較低的從業(yè)人員素質(zhì)，檔案管理部門在事業(yè)單位中大多數(shù)屬于附屬部門，并不能夠有直接的經(jīng)濟(jì)效益能夠帶來(lái)，所以，單位不愿意配備素質(zhì)高的人才。三、不完善的管理制度，檔案管理在基層單位中，檔案隨意，缺少制度與規(guī)范的管理，導(dǎo)致了檔案丟失和混亂的現(xiàn)象，對(duì)檔案的管理造成了嚴(yán)重的影響[3]。

2 目前我國(guó)企業(yè)檔案管理問(wèn)題中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 未及時(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念

我國(guó)目前在企業(yè)管理的工作上有著未能轉(zhuǎn)變管理觀念的問(wèn)題。企業(yè)管理人員在傳統(tǒng)企業(yè)管理模式中，缺乏對(duì)管理的明確的概念，一般不能單獨(dú)對(duì)工作進(jìn)行考慮，而是把其他的工作與檔案管理相結(jié)合。然而時(shí)代是不斷向前發(fā)展的，在如今高速發(fā)展的社會(huì)里，傳統(tǒng)的理念不能使現(xiàn)代的企業(yè)發(fā)展與之相適應(yīng)，并且企業(yè)管理的影響會(huì)愈來(lái)愈大，對(duì)傳統(tǒng)理念的堅(jiān)持顯然是很不妥的。

2.2 企業(yè)檔案管理制度不健全

我國(guó)現(xiàn)如今企業(yè)的工作中仍然有不健全的管理制度的問(wèn)題出現(xiàn)。企業(yè)管理中應(yīng)當(dāng)秉持無(wú)規(guī)矩不方圓的理念，企業(yè)制度是否健全，對(duì)管理工作是否高效有決定性的作用。但是我國(guó)企業(yè)還是存在不健全的制度管理的問(wèn)題，造成了企業(yè)管理無(wú)法有序的進(jìn)行，對(duì)檔案管理工作有很嚴(yán)重的影響。

2.3 企業(yè)檔案管理模式較為落后

在企業(yè)管理中仍然有管理模式落后的問(wèn)題，我國(guó)在傳統(tǒng)的管理觀念影響之下，仍在使用傳統(tǒng)的管理模式對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理，而忽略了傳統(tǒng)管理模式下的企業(yè)檔案管理，導(dǎo)致我國(guó)企業(yè)目前無(wú)法對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的工作進(jìn)行滿足。在高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代化信息技術(shù)的現(xiàn)在，傳統(tǒng)的管理模式與其是格格不入的，這種管理模式會(huì)導(dǎo)致工作人員面臨著大工作量，還會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的工作效率降低。

2.4 硬件設(shè)施配置不合理

企業(yè)管理工作中有引進(jìn)設(shè)施的不合理配置的問(wèn)題存在。我國(guó)仍對(duì)傳統(tǒng)的管理模式的應(yīng)用就導(dǎo)致了對(duì)高科技設(shè)備使用的忽略，使企業(yè)管理工作方式得不到高科技的支持，沒(méi)能夠有效的改進(jìn)，對(duì)企業(yè)檔案的管理有嚴(yán)重的影響。

2.5 企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)較低

企業(yè)管理中較低的管理人員的素質(zhì)問(wèn)題，主要有下面兩個(gè)原因造成：一、不扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，目前都有不專業(yè)的管理人員在企業(yè)檔案管理中工作，這些人員沒(méi)能在求學(xué)期間對(duì)專業(yè)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)額學(xué)習(xí)；二、實(shí)際應(yīng)用能力較差，新加入企業(yè)管理中的人員，在工作之前能有相關(guān)的實(shí)際操作能力，工作之后，就會(huì)出現(xiàn)有關(guān)人員實(shí)際的應(yīng)用能力不足。

3 提高檔案效率的措施總結(jié)

3.1 強(qiáng)化科學(xué)發(fā)展觀念

科學(xué)發(fā)展觀最根本的體現(xiàn)就是將檔案的管理效率提高，我們?cè)谀壳暗臋n案管理的工作中要對(duì)思想觀念首先擯棄，并且把當(dāng)前所存在的問(wèn)題全力解決。同時(shí)，服務(wù)意識(shí)在檔案管理中是一大重要意識(shí)[4]。服務(wù)社會(huì)是檔案管理的根本的目的。所以檔案管理的工作要不斷地向社會(huì)深入，了解并歸納各種信息，從而得到針對(duì)性的信息。

3.2 加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

在現(xiàn)如今日新月異的信息技術(shù)的發(fā)展中，人們逐漸對(duì)工作中的實(shí)際價(jià)值得到認(rèn)識(shí)，信息技術(shù)在各行各業(yè)中不斷地被運(yùn)用[5]。邏輯性是檔案管理工作的性質(zhì)，信息技術(shù)的利用在檔案中不斷地被加強(qiáng)可以對(duì)檔案管理有一個(gè)很大程度的提高。目前被應(yīng)用的信息化技術(shù)有下面的方面：首先是開發(fā)軟件，雖然檔案管理中已經(jīng)應(yīng)用信息技術(shù)，但在實(shí)際中卻是極度的缺乏相關(guān)的運(yùn)用軟件，比如在檔案的編排與存儲(chǔ)都沒(méi)有；其次，應(yīng)當(dāng)有一個(gè)統(tǒng)一的共享的建設(shè)平臺(tái)，便捷性是現(xiàn)在的信息技術(shù)的特點(diǎn)，系統(tǒng)通過(guò)信息的共享把各個(gè)部分隨時(shí)的進(jìn)行查閱，對(duì)檔案的管理效率極大地提高；最后，應(yīng)該對(duì)電子檔案加強(qiáng)應(yīng)用，占用物理的空間也不容易被保存是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)，但是這些問(wèn)題都能被電子檔案所解決，我們?cè)趯?duì)電子檔案的管理上需要對(duì)安全保密的技術(shù)加強(qiáng)運(yùn)用，防止外泄檔案。

3.3 完善相應(yīng)的制度

最根本的對(duì)檔案管理的保障即是對(duì)檔案管理運(yùn)行的相關(guān)制度加強(qiáng)管理，制度需要從微觀與宏觀兩個(gè)角度去進(jìn)行，不斷地對(duì)相關(guān)的法律和相對(duì)應(yīng)的制度去完善。在政府方面看來(lái)，需要在政府的績(jī)效考核內(nèi)加入檔案管理，使其相互關(guān)聯(lián)，從而順利將檔案的制度化管理實(shí)現(xiàn)。對(duì)于某些部門來(lái)說(shuō)，應(yīng)該對(duì)檔案管理不斷的強(qiáng)度其重要性，對(duì)規(guī)范化的制度加強(qiáng)建設(shè)，同時(shí)要制動(dòng)好工作責(zé)任的制度，創(chuàng)造了優(yōu)良的檔案管理的環(huán)境。

3.4 提高從業(yè)人員的素質(zhì)

如今的檔案管理和以前的倉(cāng)庫(kù)管理人員不同，不斷地對(duì)著檔案管理的深入，從業(yè)人提出了更高的素質(zhì)要求，同時(shí)對(duì)高素質(zhì)的人才的引進(jìn)需要不斷地對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用。檔案的管理人員在信息化的背景下，不僅要有專業(yè)的檔案管理的技能，還需要對(duì)現(xiàn)代的管理技能和信息科技掌握[6]。除此之外，檔案的管理人員要有創(chuàng)新的與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，不斷地在實(shí)際工作中將檔案管理的效率提高并探索其方法。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，企業(yè)的前途和命運(yùn)對(duì)企業(yè)的檔案管理來(lái)說(shuō)影響深遠(yuǎn)，因此在對(duì)企業(yè)的檔案管理方面來(lái)說(shuō)，企業(yè)的管理人員應(yīng)當(dāng)有高度的重視，及時(shí)找出在工作中會(huì)出現(xiàn)的出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)一步的完善，并且對(duì)企業(yè)的檔案管理的信息技術(shù)建立，只有這樣做才能優(yōu)化和完善檔案的管理工作。

參考文獻(xiàn)

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