徐銳，李仕奇

（貴州省交通科學(xué)研究院股份有限公司，貴州 貴陽 550008）

1 現(xiàn)狀分析

國內(nèi)對交通工程電子檔案管理系統(tǒng)的研究以及應(yīng)用正在不斷進(jìn)行，廣東省交通運輸檔案信息管理中心、廣東省檔案局、廣東省交通運輸工程質(zhì)量監(jiān)督站聯(lián)合研究交通工程電子檔案管理系統(tǒng)與規(guī)范，在2014年編制《廣東省交通工程電子檔案管理規(guī)范》。貴州省對于交通工程電子檔案標(biāo)準(zhǔn)研究非常的重視，電子檔案是現(xiàn)代化的產(chǎn)物，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就沒有現(xiàn)代化。目前對交通建設(shè)工程電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化研究正在不斷開展。

因此，隨著電子檔案管理的實踐與理論的發(fā)展，對電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理的力度將會進(jìn)一步加大。由于標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的速度不斷提升，我國電子檔案管理將上升到一個新的發(fā)展臺階，研究符合貴州省交通建設(shè)工程電子檔案標(biāo)準(zhǔn)迫在眉睫。

2 研究成果

2.1 建立了“交通工程項目電子檔案管理系統(tǒng)”

該系統(tǒng)根據(jù)國家檔案局、交通檔案局、廣東省檔案局的嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，同時運作簡便，能夠?qū)崿F(xiàn)收集、整理、分類以及對未歸檔文件進(jìn)一步管理，方便檔案存檔和查閱。另外，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案修改、審核、存檔，并具有以下優(yōu)勢。

（1）在電子檔案管理系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)、過程中可以使用電子簽名。由于在使用過程中應(yīng)用了數(shù)字證書，以及通過全過程監(jiān)控的電子簽名方式，避免了存在責(zé)任人的簽名是否真實以及有效等等問題，使電子檔案具備了真實性、系統(tǒng)性、完整性，另外還能夠提供電子檔案憑證。電子檔案形成的流程如下圖1。

圖1 電子檔案形成流程圖

（2）由于電子文件的電子簽名具有法律作用，給檔案管理帶來重大的意義，保障了管理質(zhì)量和效率。結(jié)合計算機處理電子文件，由電子簽名、留存、整理項目組卷，然后將電子檔案進(jìn)行留檔保存。

（3）統(tǒng)一電子文件接收規(guī)范。信息管理系統(tǒng)中導(dǎo)出的工程資料，最終都轉(zhuǎn)換附有電子簽名的PDF文件存檔。

（4）交通工程項目電子檔案管理系統(tǒng)和項目信息管理系統(tǒng)能夠做到完美結(jié)合。文件搜集精確簡便，不重不漏，解決了文件篩選繁瑣、整理重復(fù)等困擾，大大減少了檔案管理時間，實現(xiàn)了“三同步”（同步組成、同步收集、同步整理），提高了交通工程檔案管理的效率。

（5）工程施工、監(jiān)理單位的檔案具體情況在電子檔案管理系統(tǒng)中能夠進(jìn)行實時、如實反映，項目業(yè)主和檔案主管單位能夠清楚了解下級附屬的檔案管理狀況。

2.2 建立了“交通在線電子認(rèn)證平臺”

該平臺的顯著功能有：第一點，具備了在線驗證數(shù)字證書的真實性和有效性。第二點，給以可信的時間戳服務(wù)，根據(jù)時間戳服務(wù)器得到北斗衛(wèi)星導(dǎo)航系統(tǒng)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)時間，再通過時間戳服務(wù)器證書對該標(biāo)準(zhǔn)時間進(jìn)行電子簽名，最終給出時間戳結(jié)果。第三點，給電子檔案管理系統(tǒng)提供合法的電子簽名，實現(xiàn)了電子檔案的真實性、有效性、可追溯性以及防篡改性。第四點數(shù)據(jù)絕對保密，能夠做到雙向SSL信息傳輸以及128位通道加密。

2.3 “交通工程項目電子檔案數(shù)據(jù)本地、異地備份及恢復(fù)管理體系”

建立了《檔案數(shù)據(jù)備份規(guī)劃》、《數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)管理手冊》、《檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)管理制度》等相關(guān)制度，綜合數(shù)據(jù)的日常收集、存檔、恢復(fù)和應(yīng)急處理等措施。具備了交通工程項目電子檔案數(shù)據(jù)的本地、異地恢復(fù)備份功能。

3 創(chuàng)新點

（1）填補了貴州交通建設(shè)工程電子檔案研究空白，對國家《電子簽名法》在電子檔案領(lǐng)域應(yīng)用，統(tǒng)籌實施細(xì)節(jié)和管理規(guī)范，為核發(fā)電子簽名的電子檔案的法律效力提供了試點。

（2）提出電子檔案系統(tǒng)接收和使用的標(biāo)準(zhǔn)格式。

（3）電子檔案用戶身份認(rèn)證以及電子簽名等技術(shù)的應(yīng)用，通過結(jié)合北斗衛(wèi)星標(biāo)準(zhǔn)時間，以保證檔案所處理的真實性和有效性。

（4）實現(xiàn)檔案與工程建設(shè)同步收集、整理、歸檔，規(guī)范項目檔案日常工作，過程環(huán)節(jié)檔案形成，保證數(shù)據(jù)追溯性，提高檔案資料的查詢利用效率，對國內(nèi)其他行業(yè)電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)具有借鑒意義。

4 推廣前景

本課題的研究，順應(yīng)貴州省交通信息化發(fā)展的趨勢，能夠大力推動交通建設(shè)項目的檔案信息化建設(shè)，不僅具有示范效應(yīng)，而且具有顯著的實用性，以及社會和經(jīng)濟效益。

（1）課題的研究對國家《電子簽名法》在貴州省電子檔案領(lǐng)域落地實施有重要意義，為電子檔案的電子簽名形成實施細(xì)節(jié)和管理規(guī)范、強化應(yīng)用合法電子簽名的電子檔案的法律效力提供了落地試點。

（2）通過獲取北斗衛(wèi)星標(biāo)準(zhǔn)時間來保證檔案操作人員身份認(rèn)證、電子簽名、電子印的真實性。

（3）通過組成整個省交通工程的電子檔案系統(tǒng)，保證了電子檔案管理質(zhì)量和效率，使得電子文件能夠和紙質(zhì)文件的同步留存，規(guī)范了交通檔案的日常工作，使項目資料形成的可靠性和準(zhǔn)確性得到重要的保障，檔案資源的搜索查閱效率大大加強。

（4）從經(jīng)濟效益上分析，以高速公路工程進(jìn)行分析，數(shù)據(jù)表明每100公里高速公路留存檔資料高達(dá)1萬卷，每卷大約250頁，各樣工程一半需要給以四套紙質(zhì)檔案，以各個上級管理部門留存查閱，那么100公里高速公路所需的總頁數(shù)為：1萬卷×250頁×4套=1000萬頁。應(yīng)用電子檔案，現(xiàn)在能夠做到使用一套紙質(zhì)檔案，如果以每頁0.2元計算，每100公里高速公路項目就能夠減少150萬元（750萬頁×0.2元）。

（5）減少了檔案保存的管理投入。交通工程所占的巨大紙質(zhì)檔案要求通過進(jìn)行分開長期保存，但是庫房的溫度需保證處于14～24℃，相對濕度需保證在45%～60%，建設(shè)和維護(hù)的成本大大增加，那么以100公里高速公路進(jìn)行分析計算，能夠減少150平方米庫房面積、100立方密集柜及所用的配套設(shè)施。

（6）大大降低企業(yè)及政府主管部門檔案管理投入。目前紙質(zhì)檔案一般各頁設(shè)置4個手工簽名，100公里的簽名數(shù)高至一千萬個（250萬頁×4），通過電子簽名大量的手工簽名將被電子簽名進(jìn)行代替，大大提高了項目相關(guān)人員的管理效率，降低了人力資源成本。

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