摘 要：本文分析了隨著信息化技術不斷革新發(fā)展，闡述了人事檔案建設和管理必然趨向信息化發(fā)展道路，以人事資源管理的角度認識人事檔案電子文檔開發(fā)、檢索、利用作用，推進信息化時代的人員評價、選拔合理配置。

關鍵詞：人事檔案；信息化；建設；管理

隨著大數(shù)據(jù)與電子信息技術不斷發(fā)展，人事檔案建設和管理必然是向信息化的大數(shù)據(jù)趨勢發(fā)展。人事檔案作為人力資源管理工作中記述和反映個人經(jīng)歷、學歷、社會關系、業(yè)務能力、工作狀況和獎懲情況等方面信息，能夠真實、全面地反映個人的綜合素質(zhì)，是單位寶貴的人力資源財富，是一個單位了解、評價、選拔干部，積極開展人力資源管理工作的重要依據(jù)，對單位的長遠發(fā)展具有十分重要的意義。因此，人事檔案信息化建設和管理工作需要與時俱進，開拓創(chuàng)新，跟上時代發(fā)展的步伐，才能保持生機和活力，促進企事業(yè)健康發(fā)展。

一、人事檔案現(xiàn)狀情況

目前人事檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統(tǒng)計等信息化程度不高，人事檔案材料的收集、整理、分類、案卷、檔案柜等手工操作較多。尤其是人事檔案有一個鮮明的特點——動態(tài)性，人事檔案歸檔的內(nèi)容不是一成不變，而是隨著當事人人生道路的延伸和職業(yè)發(fā)展變動，所形成新的人事檔案收集、整理與歸檔。為此，新時代的信息化和數(shù)字化滾滾向前不斷發(fā)展，必然要求人事檔案跟上時代步伐，從原來紙質(zhì)檔案為主體轉(zhuǎn)變以電子檔案為主體，推進人事檔案存儲空間的信息化和數(shù)字化，提高了人力資源管理工作的質(zhì)量和效率，促進單位發(fā)展，降低單位人力資源管理成本。

二、電子文檔信息化對提高工作效率的意義

對于用人單位來說，人事檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事資源管理部門提供重要依據(jù)。人事檔案是個人歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解個人過去的工作軌跡，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據(jù)。現(xiàn)代組織為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準確地了解員工，通常會將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務水平、個人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機結(jié)合。用人過程中形成的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總，歸入本人檔案，作為考核依據(jù)。因此用人單位在人員錄用、晉級、考核時，都會經(jīng)常使用檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。正因為人事檔案對于人力資源管理工作具有重要意義，那么，電子文檔同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，具有成本低、效率高、維護便利、利用便捷等諸多優(yōu)點，因此推進人事檔案信息化建設有利于提高檔案管理的效率和水平，可以快速準確的獲取人事資源管理中個人的基本信息、綜合素質(zhì)、特長和德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢個人的工作、學習、生活等方面的聲像資料，為人力資源管理正確選拔和配置起到快速、準確、便捷的作用，推動組織的健康發(fā)展。

三、重點抓好從紙質(zhì)文檔變成電子文檔

重點抓好電子文檔數(shù)據(jù)庫建設——人事檔案的文字信息數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的建設。準確、完整、規(guī)范的信息資源的采集、開發(fā)和利用，從數(shù)據(jù)的采集到后期的制作都應該保證較高的質(zhì)量，照片要采用較高清晰度的掃描儀錄入計算機、音頻和視頻要采用先進數(shù)字技術。按照國家有關電子文件歸檔與管理規(guī)范的要求，制定適合組織所需要的人事檔案電子文件歸檔和管理辦法，實現(xiàn)人事檔案管理的處理和利用，促使人事檔案管理規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化，提高人事檔案的服務水平和管理水平。

人事檔案信息化建設是為實現(xiàn)人力資源管理管理提供便捷服務，在接收、傳遞、存儲和提供利用的優(yōu)化，信息化的電子檔案是一種新型載體的檔案，是數(shù)字化信息技術的產(chǎn)物，是能夠被計算機識別處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳遞的數(shù)字代碼序列，是數(shù)字信息的集合體。在實際工作中，人事檔案信息化加強了人力資源管理的時效性強和工作效率。人事檔案管理是隨個人經(jīng)歷變動而變化，人事變動大而且復雜，保存時間長，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，存量大，數(shù)量多，占空間，使得管理和查閱都很不方便，這就需要加快人事檔案信息化建設，盡快盡早實現(xiàn)電子化，進一步提高工作效率。

四、加強檔案員的培訓，提高管理水平

目前，專管人事檔案人員結(jié)構中，主要是以文科的檔案學專業(yè)人員為主，理工科做人事檔案管理的人員少，面對高速發(fā)展的電子信息化顯示跟不上時代發(fā)展步伐，直接影響到人事檔案的信息化發(fā)展和信息資源的整合開發(fā)與利用。為此，要對人事檔案人員進行必要的信息化技能培訓，在知識結(jié)構、計算機應用能力、辦公自動化等方面加以培訓和培養(yǎng)，培養(yǎng)掌握現(xiàn)代科學技術與信息化結(jié)合的復合型檔案管理人才，以適應信息化大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需求，推進人事檔案事業(yè)發(fā)展，實現(xiàn)人事檔案事業(yè)的現(xiàn)代化管理和人力資源管理的合理配置。

總之，隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，數(shù)字人事檔案的信息化建設和管理是人事檔案管理的一場“革命”，人力資源管理日益顯得重要起來，利用現(xiàn)代科技和信息技術，如何保存數(shù)字化檔案信息，對已經(jīng)熟悉了傳統(tǒng)檔案管理方法的工作人員來講無疑是一個巨大的挑戰(zhàn)，加強人事檔案管理的信息化建設，已經(jīng)成為人事檔案管理的一個主要趨勢和重要途徑。

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作者簡介：林豐靈（1984—），女，漢族，廣西來賓人，人事科干事，在職研究生，主要研究方向：檔案管理。