馬洪霞

摘要：學校檔案管理與工作效率的提升具有必然的聯(lián)系，提升工作效率的前提是對工作情況以及工作內(nèi)容進行詳細的了解，在此基礎上才能夠提升工作效果，若對工作詳細情況了解的不充足不僅提升不了工作效率，同時還會耽誤工作的進展。而檔案管理是教師了解工作內(nèi)容最直接的方式，因此解決檔案管理中存在的問題對提升工作效率具有較大的影響，學校應處理好兩者之間的關系。

關鍵詞：學校 檔案管理 工作效率

學校檔案是各個學校中最核心的文件，其中涉及的內(nèi)容較多，包括學生的個人信息以及學校教師的檔案、學校歷年來發(fā)生的重要事件等等。學校檔案從學校成立之初便存在，陪伴學校的發(fā)展，記錄了學校的發(fā)展歷程。學校在發(fā)展中需要認真做好檔案管理工作，檔案的完整性以及準確性對學校未來的發(fā)展具有較大的影響。方案管理工作如此重要，學校應對檔案管理的方式和方法進行研究，制定出完善的管理制度，以滿足學校對檔案管理的要求。

一、學校檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度不完善

部分學校在發(fā)展的過程中并未建立完善的管理制度，對檔案的管理也較為隨意，加之部分學校并沒有專業(yè)的檔案管理人員，導致檔案管理較為混亂。目前較多的學校應延續(xù)以往的檔案管理方式，即各個年級的負責人管理自己年級中的檔案，并沒有將學校所有的檔案進行統(tǒng)一的管理。上述管理方式雖然具有一定的優(yōu)勢，但是也存在弊端，學校領導若想了解學校的發(fā)展情況，需要向各個年級的教師進行檔案的收集，不僅浪費時間，同樣由于教師的個人失誤而導致檔案丟失現(xiàn)象頻發(fā)，不利于檔案的完整性。

（二）學校領導不重視

目前多數(shù)學校并未將檔案管理作為重點的工作去抓，在實際的教學中，仍以提升教學效果為主要的發(fā)展方向。學校領導的不重視也就導致教育工作者對檔案管理不夠重視，教育工作者對檔案管理不重視，使得檔案的存儲、更新、完善不及時，檔案存儲是管理管理中關鍵的環(huán)節(jié)，檔案存儲方式不正確將導致檔案出現(xiàn)發(fā)霉、損壞、丟失等現(xiàn)象，不利于學校后期決策。學校重要的政策變化應根據(jù)檔案信息內(nèi)容進行調(diào)整，而不是憑空進行政策的改革，學校政策的改革不僅涉及到教師的利益，同時也涉及到學生的利益，因此在進行重大決策前，應對學校以往的政策進行了解，而檔案是學校了解學校政策的直接途徑，若檔案由于存儲方式的不正確影響檔案的準確性和完整性，對學校而言具有較大的影響。檔案的存儲、更新、完善不及時是學校領導不重視檔案管理工作最直接的體現(xiàn)。

（三）管理方式落后

據(jù)了解，目前較多學校仍延續(xù)傳統(tǒng)的手工管理檔案的方式，即從檔案的收集、整理、更新、完善等過程仍由人工進行，檔案管理的工作量較大，需要隨時對檔案內(nèi)容進行完善和更新，這種檔案管理方式不僅給檔案管理工作人員增加了工作強度，同時也不利于檔案管理效率的提升。隨著信息化進程的加快，檔案管理方式也應進行改善，利用信息化、數(shù)字化的方式提升檔案管理的效率，減輕檔案管理人員的工作強度。

（四）管理人員素質有待提升

目前階段，部分學校在開展檔案管理工作時，檔案管理人員的綜合素質以及檔案管理水平相對較低，加之學校對檔案管理工作的不重視，導致檔案管理人員往往由學校即將退休的教師進行管理。檔案管理人員由于缺乏檔案管理經(jīng)驗，在管理的過程中難免會出現(xiàn)失誤，影響工作效率。

二、如何處理好檔案管理工作與工作效率之間的關系

（一）建立完善的管理制度

建立完善的檔案管理制度是提升檔案管理效率的基礎，缺乏檔案管理制度將導致檔案管理混亂，建立檔案管理制度能使檔案管理人員按照制度進行檔案的管理，同時對其他教師進行制度上的約束。以往的檔案管理過程中，教師隨意的借閱學校檔案，部分教師不僅不定期歸還檔案，甚至將檔案丟失，為此學校應建立明確的檔案管理制度，教師在借閱檔案前進行登記，并規(guī)定歸還日期，對損失或丟失學校檔案的教師進行處罰。除此之外，應要求檔案管理人員定期對檔案進行維護，確保檔案的完整性。建立完善的檔案管理制度不僅能夠提升檔案管理的效率，同時對保證檔案的完整性具有一定的作用。

（二）提高檔案管理的重視程度

提高檔案管理的管理水平以及管理效果單憑管理制度的制定還遠遠不夠，還需要引起學校領導對檔案管理的重視。檔案管理人員應對管理的檔案進行系統(tǒng)的分析和了解，并向學校領導詳細的闡明檔案管理的重要性，使學校領導能夠明白檔案管理工作對學校各項工作進程的影響，進而提高檔案管理的重視程度。有了學校領導的支持，在開展檔案管理的工作中將更為順利。

（三）融入現(xiàn)代化信息技術

學校檔案管理工作內(nèi)容繁雜，并且需要不斷的進行補充和完善，若只靠檔案管理人員進行手工補充和完善，不僅加重了檔案管理人員的壓力，同時也不利于檔案管理效率的提升。為此，學校應將計算機技術引入到檔案管理之中，將傳統(tǒng)的文字檔案轉變成電子檔案，通過對檔案信息進行系統(tǒng)的分類管理，能夠使檔案管理人員準確的掌握檔案管理內(nèi)容，在進行信息更新時也更為簡便、快捷。除此之外，將檔案信息轉移到計算機中省去了人工存儲檔案的麻煩，不必擔心檔案破損、丟失的情況。

（四）配備專業(yè)檔案管理人員

學校檔案管理涉及的內(nèi)容較多，并且管理工作繁雜，因此在進行檔案管理的過程中，需要具備一定的檔案管理經(jīng)驗才能夠將檔案管理工作做的條理清晰。這是目前部分學校較為欠缺的，部分學校為了節(jié)省開支，并為聘請真正具有檔案管理經(jīng)驗的人進行檔案管理，因此才導致檔案管理效率不高。學校想要長足發(fā)展必須認識到專業(yè)檔案管理人員的重要性，聘請專業(yè)的檔案管理人員擔任檔案管理工作或者對目前擔任檔案管理工作的人員進行專業(yè)化的培訓，使目前的檔案管理人員管理能力有所提升。檔案管理人員的管理水平對檔案管理效率具有直接的影響，因此不能忽略提升檔案管理人員的專業(yè)素質和管理水平。

三、結語

綜上所述，學校檔案管理是學校日常管理中重要的環(huán)節(jié)，同時也是最容易被忽略的環(huán)節(jié)，檔案管理工作的順利開展對學校的發(fā)展具有直接的影響，學校領導應對檔案管理工作給予重視，并配合檔案管理人員制定完善的檔案管理制度，以提升檔案管理的水平以及管理效率，同時檔案管理人員也應不斷的進行專業(yè)素質的提升，更好的適應學校發(fā)展的要求。

參考文獻：

[1]張捷.提高學校檔案管理與工作效率的對策思考[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2017，（19）.

[2]張立云.學校檔案管理與工作效率的提高探討[J].經(jīng)營管理者，2015，（31）.

[3]陳素軍.試談學校檔案管理與工作效率的提高[J].高教論壇，2011，（11）.

（作者單位：山東省北鎮(zhèn)中學）