武漢輕工大學(xué)

檔案去向是大學(xué)生畢業(yè)后最需要知道的事情，學(xué)校建立檔案去向查詢系統(tǒng)，方便學(xué)生查詢自己的檔案去向，檔案去向的信息直接關(guān)系到學(xué)生的切身利益，關(guān)系到高校辦學(xué)質(zhì)量和聲譽。為進(jìn)一步完善高等學(xué)校檔案管理制度，提高工作效率，維護(hù)高校畢業(yè)生離校后的檔案去向信息很有必要。

一、建立檔案去向管理系統(tǒng)的需求現(xiàn)狀

在很多高校，大學(xué)生畢業(yè)后，根據(jù)其工作地和個人要求，需要將其檔案郵寄到相關(guān)用人單位或回原籍。由于檔案不隨個人帶走，這樣，往往是畢業(yè)生到單位工作后，對于檔案的事情會遺忘，有的幾年甚至十幾年都不問檔案的事情，直到遇到問及檔案的時候，才想到問高校，如果時間較長，曾經(jīng)經(jīng)辦的老師都已不在崗位或換了其他管理人員，使得檔案信息很難查到。還有些畢業(yè)生實在查不到，就回學(xué)校重新補辦，開證明等。建立一套方便管理者管理，又能更好服務(wù)學(xué)生的檔案去向管理系統(tǒng)，在現(xiàn)實工作中存在必然的需求。

二、建立檔案去向管理系統(tǒng)的現(xiàn)實意義

目前，信息技術(shù)發(fā)展迅速，信息技術(shù)帶動了現(xiàn)代社會深刻的變革，也為教育的信息化帶來了重大影響。在高等學(xué)校里，實行教育信息化進(jìn)行各項工作的管理，將是提升工作效率重要的一方面。檔案管理是高校學(xué)生工作中不可或缺的一部分，將檔案管理進(jìn)行信息化的實施和推廣，有利于促進(jìn)和推動高校學(xué)生事務(wù)性管理的工作。信息化不僅可以提高檔案管理工作的效率，更可以加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范，便于數(shù)據(jù)工作的管理與對接。隨著信息化發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的日趨成熟，做好檔案去向管理工作，為深化檔案管理改革添加助力。

三、檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的相關(guān)環(huán)境

本系統(tǒng)采用的是網(wǎng)絡(luò)化管理模式，只需要對服務(wù)器做必要條件的要求就行了。也可采用單獨服務(wù)器來進(jìn)行。為了保證各項功能協(xié)調(diào)進(jìn)行，需要將達(dá)到一定的配置來滿足系統(tǒng)所需軟件的安裝和正常需求，建議部分硬件配置要達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn)：

處理器：兼容處理器或更高速度的處理器，建議1GHZ或更高；

內(nèi)存：建議2GB或更大；

操作系統(tǒng)可以安裝winxp/win7/win8/win10或更高版本，必須安裝相應(yīng)的iis(internet信息服務(wù)，iis的版本可以根據(jù)對應(yīng)的操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇)

作為后臺管理，建議安裝ftp下載軟件。

四、系統(tǒng)開發(fā)工具和技術(shù)

本系統(tǒng)的設(shè)計基于asp環(huán)境的B/S架構(gòu)，其客戶端是標(biāo)準(zhǔn)的瀏覽器，后臺數(shù)據(jù)庫采用Access或SQL數(shù)據(jù)庫。

五、檔案管理系統(tǒng)總體設(shè)計

根據(jù)對檔案管理系統(tǒng)功能的分析，按照軟件工程中的模塊化程序設(shè)計和“自頂向下”的原則，本系統(tǒng)分成三大模塊，即系統(tǒng)用戶、管理員用戶和學(xué)生用戶。系統(tǒng)業(yè)務(wù)辦理流程：首先是系統(tǒng)用戶設(shè)置管理員，對管理員用戶進(jìn)行分配用戶權(quán)限，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，按照工作流程涉及到新增，批量添加和數(shù)據(jù)導(dǎo)出以及編輯等模塊。管理員用戶根據(jù)用戶名和密碼登陸，就可以進(jìn)行錄入學(xué)生檔案去向信息數(shù)據(jù)，對以往的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)以及備份操作。學(xué)生用戶根據(jù)自己的姓名和身份證號登錄，登錄成功后就可以查詢自己檔案去向的具體情況。如果不是管理員用戶，將不能進(jìn)入系統(tǒng)。僅僅管理員用戶才能對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，學(xué)生用戶不能對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，確保了數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性以及安全性。

六、檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計

本系統(tǒng)采用Access作為數(shù)據(jù)庫。根據(jù)系統(tǒng)管理員，管理員和學(xué)生三類用戶，系統(tǒng)要完成相應(yīng)的功能模塊，如系統(tǒng)管理員分配管理員賬號，編輯管理員的賬號信息等；管理員用戶收集畢業(yè)生去向數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)通過新增或?qū)脒M(jìn)行錄入，編輯學(xué)生檔案去向信息并加以說明等，學(xué)生用戶查詢個人基本信息，了解檔案郵寄單號，檔案所在地址，聯(lián)系方式等。所以在進(jìn)行設(shè)計具體的數(shù)據(jù)庫前，首先要設(shè)計其邏輯結(jié)構(gòu)，然后再進(jìn)行建立和關(guān)聯(lián)具體的數(shù)據(jù)庫，將該數(shù)據(jù)庫設(shè)計為以下表文件：用戶數(shù)據(jù)表，畢業(yè)生數(shù)據(jù)表，檔案信息數(shù)據(jù)表等。

七、檔案管理系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計和實現(xiàn)

本系統(tǒng)按用戶可以包括三大主要模塊：學(xué)生用戶、管理員用戶和系統(tǒng)用戶。不同的用戶對應(yīng)顯示的內(nèi)容不同，大致劃分為(如圖1)：

八、結(jié)論

目前管理系統(tǒng)的設(shè)計已經(jīng)比較完備，主要是采用單機(jī)版的安裝模式，在信息化管理模式下，檔案管理人員不能僅僅在本機(jī)上進(jìn)行操作，這樣數(shù)據(jù)獲取不及時，往往造成漏報，錯報等現(xiàn)象。本系統(tǒng)根據(jù)web系統(tǒng)設(shè)計的特點，采用網(wǎng)絡(luò)管理模式，能準(zhǔn)確的獲悉畢業(yè)生檔案變更信息，并將處理結(jié)果能及時反饋給相關(guān)部門，簡化了檔案管理人員的工作程序，使得檔案管理工作效率大大提高。

圖1

[1]薩師煊，王珊.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)概論(第五版)[M].高等教育出版社，2014.

[2]程成.軟件工程[M].機(jī)械工業(yè)出版社.2011

[3]Chris Hart，John Kauffman著，張 楚雄，高猛譯.ASP.NET 2.0 入門經(jīng)典(第4版)[M].清華大學(xué)出版社，2010.