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        高校檔案去向管理系統(tǒng)研究

        2018-06-19 03:43:50武漢輕工大學(xué)
        傳播力研究 2018年14期
        關(guān)鍵詞:管理員管理系統(tǒng)檔案管理

        武漢輕工大學(xué)

        檔案去向是大學(xué)生畢業(yè)后最需要知道的事情,學(xué)校建立檔案去向查詢系統(tǒng),方便學(xué)生查詢自己的檔案去向,檔案去向的信息直接關(guān)系到學(xué)生的切身利益,關(guān)系到高校辦學(xué)質(zhì)量和聲譽。為進(jìn)一步完善高等學(xué)校檔案管理制度,提高工作效率,維護(hù)高校畢業(yè)生離校后的檔案去向信息很有必要。

        一、建立檔案去向管理系統(tǒng)的需求現(xiàn)狀

        在很多高校,大學(xué)生畢業(yè)后,根據(jù)其工作地和個人要求,需要將其檔案郵寄到相關(guān)用人單位或回原籍。由于檔案不隨個人帶走,這樣,往往是畢業(yè)生到單位工作后,對于檔案的事情會遺忘,有的幾年甚至十幾年都不問檔案的事情,直到遇到問及檔案的時候,才想到問高校,如果時間較長,曾經(jīng)經(jīng)辦的老師都已不在崗位或換了其他管理人員,使得檔案信息很難查到。還有些畢業(yè)生實在查不到,就回學(xué)校重新補辦,開證明等。建立一套方便管理者管理,又能更好服務(wù)學(xué)生的檔案去向管理系統(tǒng),在現(xiàn)實工作中存在必然的需求。

        二、建立檔案去向管理系統(tǒng)的現(xiàn)實意義

        目前,信息技術(shù)發(fā)展迅速,信息技術(shù)帶動了現(xiàn)代社會深刻的變革,也為教育的信息化帶來了重大影響。在高等學(xué)校里,實行教育信息化進(jìn)行各項工作的管理,將是提升工作效率重要的一方面。檔案管理是高校學(xué)生工作中不可或缺的一部分,將檔案管理進(jìn)行信息化的實施和推廣,有利于促進(jìn)和推動高校學(xué)生事務(wù)性管理的工作。信息化不僅可以提高檔案管理工作的效率,更可以加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范,便于數(shù)據(jù)工作的管理與對接。隨著信息化發(fā)展,大數(shù)據(jù)時代的日趨成熟,做好檔案去向管理工作,為深化檔案管理改革添加助力。

        三、檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的相關(guān)環(huán)境

        本系統(tǒng)采用的是網(wǎng)絡(luò)化管理模式,只需要對服務(wù)器做必要條件的要求就行了。也可采用單獨服務(wù)器來進(jìn)行。為了保證各項功能協(xié)調(diào)進(jìn)行,需要將達(dá)到一定的配置來滿足系統(tǒng)所需軟件的安裝和正常需求,建議部分硬件配置要達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn):

        處理器:兼容處理器或更高速度的處理器,建議1GHZ或更高;

        內(nèi)存:建議2GB或更大;

        操作系統(tǒng)可以安裝winxp/win7/win8/win10或更高版本,必須安裝相應(yīng)的iis(internet信息服務(wù),iis的版本可以根據(jù)對應(yīng)的操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇)

        作為后臺管理,建議安裝ftp下載軟件。

        四、系統(tǒng)開發(fā)工具和技術(shù)

        本系統(tǒng)的設(shè)計基于asp環(huán)境的B/S架構(gòu),其客戶端是標(biāo)準(zhǔn)的瀏覽器,后臺數(shù)據(jù)庫采用Access或SQL數(shù)據(jù)庫。

        五、檔案管理系統(tǒng)總體設(shè)計

        根據(jù)對檔案管理系統(tǒng)功能的分析,按照軟件工程中的模塊化程序設(shè)計和“自頂向下”的原則,本系統(tǒng)分成三大模塊,即系統(tǒng)用戶、管理員用戶和學(xué)生用戶。系統(tǒng)業(yè)務(wù)辦理流程:首先是系統(tǒng)用戶設(shè)置管理員,對管理員用戶進(jìn)行分配用戶權(quán)限,對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類,按照工作流程涉及到新增,批量添加和數(shù)據(jù)導(dǎo)出以及編輯等模塊。管理員用戶根據(jù)用戶名和密碼登陸,就可以進(jìn)行錄入學(xué)生檔案去向信息數(shù)據(jù),對以往的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)以及備份操作。學(xué)生用戶根據(jù)自己的姓名和身份證號登錄,登錄成功后就可以查詢自己檔案去向的具體情況。如果不是管理員用戶,將不能進(jìn)入系統(tǒng)。僅僅管理員用戶才能對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改,學(xué)生用戶不能對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改,確保了數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性以及安全性。

        六、檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計

        本系統(tǒng)采用Access作為數(shù)據(jù)庫。根據(jù)系統(tǒng)管理員,管理員和學(xué)生三類用戶,系統(tǒng)要完成相應(yīng)的功能模塊,如系統(tǒng)管理員分配管理員賬號,編輯管理員的賬號信息等;管理員用戶收集畢業(yè)生去向數(shù)據(jù),在系統(tǒng)通過新增或?qū)脒M(jìn)行錄入,編輯學(xué)生檔案去向信息并加以說明等,學(xué)生用戶查詢個人基本信息,了解檔案郵寄單號,檔案所在地址,聯(lián)系方式等。所以在進(jìn)行設(shè)計具體的數(shù)據(jù)庫前,首先要設(shè)計其邏輯結(jié)構(gòu),然后再進(jìn)行建立和關(guān)聯(lián)具體的數(shù)據(jù)庫,將該數(shù)據(jù)庫設(shè)計為以下表文件:用戶數(shù)據(jù)表,畢業(yè)生數(shù)據(jù)表,檔案信息數(shù)據(jù)表等。

        七、檔案管理系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計和實現(xiàn)

        本系統(tǒng)按用戶可以包括三大主要模塊:學(xué)生用戶、管理員用戶和系統(tǒng)用戶。不同的用戶對應(yīng)顯示的內(nèi)容不同,大致劃分為(如圖1):

        八、結(jié)論

        目前管理系統(tǒng)的設(shè)計已經(jīng)比較完備,主要是采用單機(jī)版的安裝模式,在信息化管理模式下,檔案管理人員不能僅僅在本機(jī)上進(jìn)行操作,這樣數(shù)據(jù)獲取不及時,往往造成漏報,錯報等現(xiàn)象。本系統(tǒng)根據(jù)web系統(tǒng)設(shè)計的特點,采用網(wǎng)絡(luò)管理模式,能準(zhǔn)確的獲悉畢業(yè)生檔案變更信息,并將處理結(jié)果能及時反饋給相關(guān)部門,簡化了檔案管理人員的工作程序,使得檔案管理工作效率大大提高。

        圖1

        [1]薩師煊,王珊.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)概論(第五版)[M].高等教育出版社,2014.

        [2]程成.軟件工程[M].機(jī)械工業(yè)出版社.2011

        [3]Chris Hart,John Kauffman著,張 楚雄,高猛譯.ASP.NET 2.0 入門經(jīng)典(第4版)[M].清華大學(xué)出版社,2010.

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