蘭天

摘要：隨著現(xiàn)代社會(huì)科技的不斷發(fā)展，檔案管理工作開(kāi)始引進(jìn)各種新興的信息設(shè)備，此舉大大提高了管理人員的工作效率。此外，檔案工作完成的質(zhì)量還直接關(guān)系到單位管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。本文主要對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行分析，找出實(shí)際工作中存在的問(wèn)題，并探討能夠優(yōu)化檔案管理的途徑，以推動(dòng)檔案管理工作的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；優(yōu)化途徑

1檔案管理的重要性

就日常工作而言，單位所發(fā)的各類(lèi)文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定以及固定資產(chǎn)情況等都被詳細(xì)記錄在檔案資料里，檔案管理人員要做的就是將檔案文件進(jìn)行編號(hào)，登記并標(biāo)識(shí)后進(jìn)行發(fā)放。如果有文件需要進(jìn)行編制任務(wù)，應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行分類(lèi)，之后編號(hào)，完成文件編制審批工作再將文件進(jìn)行發(fā)放。各部門(mén)在文件發(fā)放后，依照其中的相關(guān)規(guī)定在具體工作中參考使用，若發(fā)現(xiàn)文件與實(shí)際工作存在矛盾，則需要將其進(jìn)行回收處理并填寫(xiě)更改單審核、校對(duì)，經(jīng)上級(jí)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)查閱通過(guò)后再次發(fā)放文件，以供各部門(mén)使用。如果檔案文件完全不能滿(mǎn)足各項(xiàng)工作開(kāi)展的要求就需要作廢該文件，否則將不利于各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。作廢后的檔案文件應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)門(mén)人員回收登記，如需保留原文件，要在該文件上標(biāo)識(shí)“作廢”的字樣，再存檔保留。如果不需要留存，則直接銷(xiāo)毀即可?？梢?jiàn)，檔案作為單位管理的具體書(shū)面資料，能夠做到真切反映各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況。對(duì)于檔案管理工作者來(lái)說(shuō)，必須在工作過(guò)程中充滿(mǎn)熱情，高度重視自己的本職工作，要及時(shí)認(rèn)識(shí)到自己的使命，秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，對(duì)檔案進(jìn)行仔細(xì)歸檔和分類(lèi)，爭(zhēng)取做到為促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

2企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1檔案管理重視程度不高

在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，部分企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度不夠，其主要表現(xiàn)在：第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的文字整理和抄寫(xiě)等，并不能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展帶來(lái)更多實(shí)質(zhì)性效益，因此，很多領(lǐng)導(dǎo)都不會(huì)將更多精力放在檔案管理上。正因?yàn)槿绱?，企業(yè)的檔案管理水平通常較低。第二，由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，使得相關(guān)管理人員也沒(méi)有對(duì)檔案管理工作有足夠的重視，這樣就很容易導(dǎo)致泄密的事情出現(xiàn)，甚至可能會(huì)出現(xiàn)故意盜竊機(jī)密檔案的情況發(fā)生，直接影響了企業(yè)的發(fā)展。

2.2檔案管理信息化程度較低

現(xiàn)如今，各行各業(yè)都已經(jīng)逐漸借助信息技術(shù)來(lái)發(fā)展，對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，使用信息化技術(shù)勢(shì)在必行。當(dāng)前，很多企業(yè)都已經(jīng)意識(shí)到信息化檔案管理方式的重要性，也逐漸開(kāi)始利用信息技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，不僅方便了檔案信息的查詢(xún)和使用，同時(shí)也降低了管理的成本，但是檔案管理信息化程度并不高，很多檔案管理人員都只是將檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行簡(jiǎn)單的記錄，而不是將這些檔案資料高效化的管理和利用，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，直接影響了企業(yè)的發(fā)展。

2.3檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上對(duì)相關(guān)管理人員的綜合能力要求較高，不僅要求其具備過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)技能，同時(shí)也要求其具備良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的責(zé)任感。但是在當(dāng)前的企業(yè)中，普遍存在檔案管理工作人員綜合能力偏低的情況，一方面，檔案管理人員不能夠與時(shí)俱進(jìn)，無(wú)法適應(yīng)新常態(tài)下企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案管理的需求，對(duì)檔案材料的收集整理、裝訂以及歸檔等方面的業(yè)務(wù)流程不夠熟悉。另一方面，部分檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)偏低，不具備責(zé)任心，在工作的過(guò)程中敷衍了事，對(duì)自己的要求較低，進(jìn)而直接影響了檔案管理工作的整體效率。

3企業(yè)人事檔案管理的建議

3.1更新檔案管理理念

面對(duì)企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，要想提升檔案管理工作水平，企業(yè)需順時(shí)而變，更新檔案管理理念，為檔案工作的變革發(fā)展打好思想基礎(chǔ)。一方面，企業(yè)檔案管理人員需將檔案資料看作是企業(yè)資產(chǎn)的一部分，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理以及價(jià)值挖掘，重視檔案管理工作，并加強(qiáng)與企業(yè)其他部門(mén)的溝通交流，以更好地進(jìn)行檔案管理工作。另一方面，企業(yè)檔案管理人員需具有創(chuàng)新意識(shí)，從傳統(tǒng)檔案管理方式中跳脫出來(lái)，主動(dòng)學(xué)習(xí)以應(yīng)對(duì)工作的新變化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。

3.2加大檔案管理研究力度

當(dāng)前企業(yè)檔案資料日益繁多，且信息更為復(fù)雜化，這使得檔案管理工作的開(kāi)展難度有所加大。對(duì)此，企業(yè)需重視檔案管理研究工作，以更好地理解和把握檔案管理的發(fā)展走勢(shì)，同時(shí)也有助于企業(yè)了解各類(lèi)現(xiàn)代化檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)以及弊端，合理利用，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，以更好地開(kāi)展企業(yè)檔案管理工作。因此，企業(yè)可多方邀請(qǐng)?jiān)擃I(lǐng)域的專(zhuān)家學(xué)者進(jìn)行工作指導(dǎo)，也可多組織內(nèi)部檔案管理人員進(jìn)行研究探討，集眾人之智慧，促進(jìn)檔案管理工作盡快走上現(xiàn)代化發(fā)展軌道。

3.3組建專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍

人才是企業(yè)發(fā)展的重要因素，要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，企業(yè)需重視人才隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)各種方法組建專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、專(zhuān)業(yè)化。具體而言，企業(yè)一方面要加強(qiáng)內(nèi)部檔案管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過(guò)開(kāi)辦學(xué)習(xí)講座或是外派交流，讓檔案管理人員了解前沿信息，提升專(zhuān)業(yè)技能，把握行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，更好地做好本職工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。另一方面，企業(yè)也可向外引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，如既懂檔案管理知識(shí)又具備信息化技能的復(fù)合型人才，進(jìn)一步充實(shí)檔案管理人才隊(duì)伍，做好人才儲(chǔ)備工作，以更好地應(yīng)對(duì)檔案管理工作的變化。

3.4構(gòu)建完善的檔案管理體系

無(wú)論是什么行業(yè)，只有制定了明確的規(guī)章制度，工作人員才能夠按照規(guī)章制度工作，做到“有規(guī)可依，按規(guī)工作”.因此，對(duì)教育檔案管理工作而言，應(yīng)該要健全檔案信息資源的管理制度，制定明確的規(guī)章制度，確保教育檔案管理工作能夠做到有序開(kāi)展.在日常的工作中，做好與基層工作人員的交流，調(diào)查他們?cè)诠ぷ髦写嬖诘膯?wèn)題以及工作需求.對(duì)于大多數(shù)人的訴求，管理人員可以通過(guò)制定相關(guān)管理制度來(lái)進(jìn)行解決.對(duì)于制度上存在的問(wèn)題，在進(jìn)行檔案管理時(shí)要結(jié)合實(shí)際情況與工作人員的意愿對(duì)推行的制度進(jìn)行修改、調(diào)整.為了能夠推動(dòng)管理工作更好地進(jìn)行，管理人員可以從制度層面上針對(duì)存在的問(wèn)題提出一些切實(shí)可行的解決對(duì)策.不僅如此，還應(yīng)該建立健全的監(jiān)督機(jī)制，設(shè)定專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督部門(mén)或是邀請(qǐng)外界人士對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)督，將日常工作的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)與績(jī)效掛鉤，以便能夠從根本上調(diào)動(dòng)起工作人員的工作積極性。

3.5促進(jìn)人事檔案電子化為手段

人事檔案管理要充分運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高管理的效率。我們可以建立強(qiáng)大的人才信息庫(kù)，將文字圖片轉(zhuǎn)化成電子信息進(jìn)行保存，使其更加方便。通過(guò)人事檔案電子化，可以在網(wǎng)上進(jìn)行檔案的派遣、調(diào)動(dòng)，大大節(jié)約了各類(lèi)成分，工作效率提高。而且有助于我們?nèi)耸聶n案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，檔案管理工作對(duì)單位多項(xiàng)工作的科學(xué)管理具有至關(guān)重要的作用，單位必須提高對(duì)檔案管理部門(mén)的重視力度。當(dāng)然，如果要想不斷提升檔案管理水平，僅僅提高重視程度還是不夠的，還需要從管理人員、管理方法和管理制度等多個(gè)方面著手。只有這樣，才能更加優(yōu)化檔案管理工作，才能為單位提供更加全面的幫助和更完善的檔案服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：曹嫄媛，1990-03-06，籍貫：河北寧晉，職務(wù)：助理館員，研究方向：檔案管理。

（作者身份證號(hào)碼：120103199003062147）