王燕 周曉晨 孫黎

摘 要：辦公信息化促進(jìn)了工作方式的轉(zhuǎn)變和辦公效率的飛躍，將成為未來(lái)辦公發(fā)展新趨勢(shì)。文章針對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在辦公信息化上的運(yùn)用進(jìn)行了論述。通過(guò)查閱資料，對(duì)信息化辦公的發(fā)展過(guò)程和現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，總結(jié)現(xiàn)代信息化辦公的四大功能及其重要性和現(xiàn)階段存在的問(wèn)題矛盾以及解決措施。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；信息化辦公；信息化建設(shè)；OA系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)的誕生對(duì)全人類引發(fā)了巨大的深遠(yuǎn)影響和作用，伴隨著信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)漸漸滲入到人們?nèi)粘W(xué)習(xí)、生活和工作的各個(gè)方面。近年來(lái)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)了平民化，高校、政企業(yè)單位等都與計(jì)算機(jī)不可分割，然而計(jì)算機(jī)的完善與技術(shù)的進(jìn)步也在不停推進(jìn)著工作高效化和信息自動(dòng)化水平的提升。在辦公領(lǐng)域中計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用有助于達(dá)到正規(guī)化、序列化的操作，有利于協(xié)同作業(yè)，提高決策能力，積極推動(dòng)了辦公高效化發(fā)展并產(chǎn)生了良好效果。

辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）系統(tǒng)是20世紀(jì)70年代中后期西方歐美國(guó)家急速成長(zhǎng)起來(lái)的一種較全面和綜合性技術(shù)手段。經(jīng)過(guò)我國(guó)改革政策開(kāi)放以后，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)入高速上升階段，科學(xué)信息技術(shù)也開(kāi)啟了激流勇進(jìn)的時(shí)代，增強(qiáng)單位競(jìng)爭(zhēng)力和提高當(dāng)代化企業(yè)的應(yīng)變管理和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展能力，促使信息化辦公躋身快速成長(zhǎng)隊(duì)列。我國(guó)的OA成長(zhǎng)至今日，最開(kāi)始從支持針對(duì)單機(jī)附帶辦公產(chǎn)物，成長(zhǎng)為面對(duì)企業(yè)級(jí)別運(yùn)用的重要辦公工具，其發(fā)展過(guò)程大致分為以下3個(gè)階段。

（l）傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)操作辦公系統(tǒng)。其以數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范化為保存和管理操作對(duì)象，突出對(duì)于數(shù)據(jù)的推算和統(tǒng)計(jì)水平，提高了文件管理能力。

（2）以作業(yè)流為核心的信息化系統(tǒng)。這一階段的信息化辦公完成了圍繞作業(yè)流為中心。這種模式完全改進(jìn)了前期信息辦公的缺陷問(wèn)題，以數(shù)據(jù)庫(kù)文件管理、電子郵件、索引功能、小組共同作業(yè)等作為支持。其包含了許多便捷方法或模板，它以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，完成了對(duì)人員、工作事物、資料文檔和大小會(huì)議的管理信息化。提高了個(gè)人辦公效率，提升辦公質(zhì)量。

（3）以科學(xué)知識(shí)為主導(dǎo)的辦公信息化平臺(tái)。它核心是知識(shí)管理。其本身是一個(gè)系統(tǒng)性的項(xiàng)目，目的是協(xié)助單位發(fā)掘潛在的價(jià)值、定位到具有專業(yè)知識(shí)的人員、傳播知識(shí)、高效運(yùn)用知識(shí)。OA軟件系統(tǒng)經(jīng)歷長(zhǎng)期的成長(zhǎng)日趨完善，作用也從原來(lái)的行政化信息辦公處理，逐漸拓展到各個(gè)處理活動(dòng)步驟，發(fā)展為部門作業(yè)信息辦公化的不可分割組成部分。第三代OA的突出特點(diǎn)是信息科學(xué)技術(shù)、有效共同享用資源，即時(shí)通信等完美結(jié)合。

1 信息技術(shù)與辦公自動(dòng)化

1.1信息技術(shù)概述

信息是一個(gè)廣義的總述，人類對(duì)于信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)有著差異，其運(yùn)用目標(biāo)和想法也有差別，因此對(duì)其的定義也有很大程度上的區(qū)別。信息技術(shù)包含的內(nèi)容廣而深且復(fù)雜，一來(lái)信息技術(shù)是一個(gè)科學(xué)專業(yè)的課程，另外，信息技術(shù)也包含在現(xiàn)實(shí)操作途徑中的開(kāi)拓與使用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普通化，人們的生活豐富性已與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)密不可分。使用計(jì)算技術(shù)可以幫助我們完成各類信息的傳遞處理，如文本、圖片、音視頻等，也能完成對(duì)相關(guān)程序的必要管控。人員借助信息平臺(tái)可以學(xué)習(xí)技術(shù)、提高認(rèn)識(shí)、操作系統(tǒng)、處理數(shù)據(jù)等。

1.2辦公自動(dòng)化概述

辦公自動(dòng)化，是信息技術(shù)和現(xiàn)代化辦公相結(jié)合的新型辦公模式。平常見(jiàn)到的自動(dòng)化辦公包含在以往辦公單位中添加的新設(shè)施，與此同時(shí)，添加的新技術(shù)也屬于辦公自動(dòng)化的方面。自動(dòng)化辦公的運(yùn)用，調(diào)整管理機(jī)制，提升工作效率時(shí)，加強(qiáng)協(xié)作作業(yè)水平，增強(qiáng)決策的落實(shí)力度，最終實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門的作業(yè)效率得到質(zhì)的飛躍。伴隨著當(dāng)今社會(huì)的持續(xù)進(jìn)步以及科學(xué)技術(shù)的逐漸提升，計(jì)算機(jī)技術(shù)在信息化辦公上的運(yùn)用日趨成熟和完善，而且擁有著不可分割的重要地位。一來(lái)信息技術(shù)的合理運(yùn)用可以為辦公員工提供簡(jiǎn)便化、自動(dòng)化的作業(yè)操作環(huán)境。另外自動(dòng)化辦公能很大程度上提升工作效率和效果，增強(qiáng)決策和辦公水平。

2 信息化辦公的功能及其重要性

信息化辦公是一個(gè)包含文本處理、數(shù)據(jù)加工、辦公業(yè)務(wù)操作、信息管理系統(tǒng)和決策支持在內(nèi)的一個(gè)全面一體化新型辦公系統(tǒng)。其主要功能有以下幾方面。

2.1文本處理操作

文本處理工作是辦公室的重要工作當(dāng)中的一項(xiàng)，傳統(tǒng)的處理手段都是依托于紙、筆，不同人員的反復(fù)修改、校對(duì)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。利用新型信息化辦公，通過(guò)計(jì)算機(jī)可以編輯、排版、打印、存儲(chǔ)、復(fù)制和自動(dòng)校對(duì)等輕松操作，簡(jiǎn)化工作量，提高工作效率。

2.2對(duì)數(shù)據(jù)處理加工

數(shù)據(jù)處理是通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的采集、保存、處理、運(yùn)算和傳遞等操作的總稱。其意義是從海量的初始化的數(shù)據(jù)中提取、分析出對(duì)于有價(jià)值的信息，為下一步行動(dòng)和決策提供參考和依據(jù)。

2.3信息查詢功能

當(dāng)今是大數(shù)據(jù)時(shí)代，科學(xué)計(jì)算機(jī)可以快速、高效、批量記錄、存儲(chǔ)、分類、檢索和閱讀各種信息資料。從眾多的數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索出所需要的資料可能僅需要幾秒鐘的時(shí)間，這不是人工所能比擬的。

2.4網(wǎng)絡(luò)通信功能

如今互聯(lián)網(wǎng)快速的成長(zhǎng)和完善，是網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的集中表現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)通信的不斷迭代，現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，使地球村得以實(shí)現(xiàn)。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)把整個(gè)部門關(guān)聯(lián)起來(lái)，打破時(shí)間和空間上的限制，繼而實(shí)現(xiàn)資源的共享，提高辦公系統(tǒng)穩(wěn)定性，分散協(xié)調(diào)工作。 伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)日趨成熟和不斷完善，信息技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用到各行各業(yè)中，并且實(shí)現(xiàn)著舉足輕重的作用和意義?，F(xiàn)代信息化辦公可以更好地促進(jìn)辦公高效化，規(guī)范化，集成化，構(gòu)建信息化辦公平臺(tái)，能夠達(dá)到更好的交流和溝通，明確職責(zé)和分工內(nèi)容，進(jìn)而提高辦事效率。

3 信息化建設(shè)過(guò)程現(xiàn)存的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

3.1對(duì)于現(xiàn)代化信息技術(shù)認(rèn)知不足，隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)參差不齊

由于隊(duì)伍建設(shè)中人員情況不一樣，對(duì)于信息化、網(wǎng)絡(luò)化認(rèn)識(shí)不夠全面，對(duì)于信息化辦公的認(rèn)可程度也各有所見(jiàn)，相對(duì)于喜歡接受新鮮事物的青年工作者，年長(zhǎng)的人員對(duì)于信息化的接納和認(rèn)知都遠(yuǎn)不如前者，具體的操作也略顯生疏，信息化辦公往往得不到很好的運(yùn)用和全面的執(zhí)行，造成效率低下和消耗資源過(guò)多的局面。

3.2信息化設(shè)備陳舊落后，軟硬件跟不上，缺乏維護(hù)

信息化辦公需要依托于科學(xué)的軟件和硬件設(shè)備，包括完善的系統(tǒng)、暢通的網(wǎng)絡(luò)和專業(yè)的維護(hù)和解決問(wèn)題的人員。沒(méi)有這些基礎(chǔ)條件，信息化辦公就不能得到很好的運(yùn)用，因設(shè)備原因跟不上發(fā)展需求反而可能南轅北轍，因此，需要軟硬件更加兼容，達(dá)到信息化辦公所需的基礎(chǔ)條件。

3.3信息辦公方式和制度有待完吾 網(wǎng)絡(luò)信息化辦公室建設(shè)的整體模式有待完善也是現(xiàn)階段出現(xiàn)的重要問(wèn)題。因?yàn)檗k公室有著固定的處理方向，新添加的信息化技術(shù)不能全面發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，再加上辦公室信息化建設(shè)程度不同，造成信息缺少貫徹和兼容性。

3.4信息安全和人為操作不當(dāng)造成的安全隱患

信息化辦公固然安全方便，可是安全相關(guān)問(wèn)題亦不容小看。人員安全意識(shí)淡薄，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境愈發(fā)復(fù)雜，安全問(wèn)題日趨嚴(yán)重，加之缺乏全面系統(tǒng)的安全防護(hù)體系，讓信息化辦公暴露在危險(xiǎn)的處境下，繼而有可能造成操作系統(tǒng)癱瘓不能正常工作和數(shù)據(jù)資源的泄露呈現(xiàn)不可挽回的重大損失。還有一部分來(lái)自于人員的操作不當(dāng)，沒(méi)有正常合理地使用系統(tǒng)辦公，造成人為安全隱患。

3.5應(yīng)對(duì)措施

（1）加強(qiáng)對(duì)工作人員的簡(jiǎn)單培訓(xùn)和基礎(chǔ)教育，提升對(duì)信息化的認(rèn)知程度，構(gòu)建完善的工作機(jī)制，建立隨機(jī)考核方法，積極促進(jìn)全面認(rèn)識(shí)，達(dá)到擴(kuò)大應(yīng)用的作用。

（2）信息化建設(shè)需要依托于完善的基礎(chǔ)設(shè)備才能發(fā)揮功效，可以成立專項(xiàng)資金，定期維護(hù)，不斷更新，實(shí)現(xiàn)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施和配置和完善。

（3）提高網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的整合處理能力，整改提升信息化辦公新模式，使之更加靈活、適合，貼近辦公，突出信息辦公的優(yōu)勢(shì)。

（4） -方面提高人員的安全意識(shí)，做到操作有記錄，定期安排人員進(jìn)修學(xué)習(xí)；另一方面為系統(tǒng)安裝殺毒和安全防護(hù)軟件，定期檢測(cè)，采用身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密處理等方式方法。

4 信息化辦公的進(jìn)展

現(xiàn)如今我國(guó)的信息化取得了顯著進(jìn)展，信息及協(xié)作系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)己成為當(dāng)今企業(yè)的關(guān)鍵應(yīng)用之一。在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能時(shí)代，信息化對(duì)于國(guó)家治理、企業(yè)決策、組織和業(yè)務(wù)流程都產(chǎn)生了巨大的影響。大數(shù)據(jù)挖掘?yàn)樾畔⒒k公建設(shè)和運(yùn)作提供決策，云計(jì)算對(duì)大數(shù)據(jù)資源整合分析為信息化建設(shè)提供技術(shù)實(shí)施，人工智能則通過(guò)不斷優(yōu)化完善，使信息化辦公更加簡(jiǎn)便快捷、靈活和易用?，F(xiàn)階段信息化的運(yùn)用可以概括為七大信息化平臺(tái)：知識(shí)管理平臺(tái)、日常辦公平臺(tái)、信息集成平臺(tái)、信息發(fā)布平臺(tái)、協(xié)同工作平臺(tái)、公文流轉(zhuǎn)平臺(tái)和企業(yè)通信平臺(tái)。移動(dòng)電子政務(wù)、數(shù)字化校園等都是信息化辦公的成功案例，信息化離我們并不遙遠(yuǎn)，它就在我們身邊.推動(dòng)社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步。

5結(jié)語(yǔ)

信息科學(xué)技術(shù)的日漸成熟為各企業(yè)帶來(lái)了重要遼闊的成長(zhǎng)機(jī)遇，同樣科學(xué)信息建設(shè)也是促進(jìn)企業(yè)完成調(diào)整結(jié)構(gòu)加快轉(zhuǎn)型升級(jí)的一個(gè)點(diǎn)。在科學(xué)信息越發(fā)高速發(fā)展的今日，科學(xué)技術(shù)不斷完善和進(jìn)步，信息化智能設(shè)備更新?lián)Q代日新月異，移動(dòng)化和智能化將成為未來(lái)企事業(yè)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展和突破方向。利用先進(jìn)的無(wú)線移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，達(dá)到打破時(shí)間和地域等條件的限制，簡(jiǎn)便輕松地完成辦公等。不斷加強(qiáng)信息化處理技術(shù)在辦公中的運(yùn)用，完善單位各部門信息辦公系統(tǒng)，落實(shí)加強(qiáng)企業(yè)管理和工作效率的保證。未來(lái)信息化辦公的發(fā)展將對(duì)現(xiàn)代化信息化建設(shè)格局產(chǎn)生重要影響，現(xiàn)代信息化產(chǎn)業(yè)的進(jìn)步和完善又會(huì)推動(dòng)信息化辦公的進(jìn)步，二者相輔相成，共同促進(jìn)。

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