孔亞萍

摘要：建立檔案協(xié)作組是新時(shí)期學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的需要。某區(qū)教育系統(tǒng)通過(guò)建立10個(gè)半官方性質(zhì)的檔案協(xié)作組，全面推進(jìn)了學(xué)校檔案工作管理制度的規(guī)范化，有效提升了學(xué)校檔案管理員的業(yè)務(wù)水平，并且在推動(dòng)區(qū)域檔案信息化方面積累了不少有益的經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案檔案協(xié)作組檔案管理

某區(qū)隸屬于南方沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)省份，區(qū)內(nèi)共有170余所中小學(xué)和200余所幼兒園，其中相當(dāng)多的學(xué)校有著悠久的歷史和豐富的檔案記錄。為了有效保管和利用這些珍貴的歷史記錄，建立健全學(xué)校檔案管理工作成為必然。

為了緩解在學(xué)校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面的壓力，區(qū)教育局、檔案局于2007年3月在教育系統(tǒng)按地域范圍成立了10個(gè)檔案工作協(xié)作組，十余年來(lái)開(kāi)展的一系列工作，有效推動(dòng)了該區(qū)學(xué)校檔案工作的健康協(xié)調(diào)發(fā)展。

一、在教育系統(tǒng)建立檔案工作協(xié)作組的現(xiàn)實(shí)意義

該區(qū)教育系統(tǒng)檔案工作協(xié)作組的建立，對(duì)推進(jìn)學(xué)校檔案工作，發(fā)揮各學(xué)校優(yōu)秀檔案管理員的示范、輻射作用，以及形成檔案工作合力讓更多的人參與到學(xué)校檔案工作的管理與指導(dǎo)中來(lái)，都起到了有效的推動(dòng)作用。

（一）有利于促進(jìn)組內(nèi)各校檔案工作整體水平的提高

成立協(xié)作組改變了以前各單位相對(duì)封閉的工作環(huán)境，給檔案工作提供了一個(gè)相互交流、互為促進(jìn)的工作平臺(tái)。[1]協(xié)作組成員單位都是本區(qū)內(nèi)地理位置相近的學(xué)校，在檔案工作內(nèi)容、性質(zhì)、發(fā)展模式等方面的共同特點(diǎn)明顯，相互之間交流檔案工作經(jīng)驗(yàn)更加切合實(shí)際。通過(guò)相互學(xué)習(xí)交流，總結(jié)出符合自身特點(diǎn)的檔案工作方法，可以促進(jìn)組內(nèi)各校檔案工作整體水平的提高。

（二）有利于形成合力，使量多面廣的學(xué)校檔案工作得到更大支持

檔案協(xié)作組在成立之初，得到了當(dāng)時(shí)各片區(qū)教育管理負(fù)責(zé)人的大力支持，他們熱心推選出本片區(qū)范圍內(nèi)責(zé)任感強(qiáng)的行政領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任協(xié)作組組長(zhǎng)，接受區(qū)教育局辦公室的直接領(lǐng)導(dǎo)，為協(xié)作組增添了一定的官方色彩與行政權(quán)力。同時(shí)，區(qū)檔案局也積極參與了協(xié)作組的組建工作，檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科推薦了工作能力突出的20位檔案管理員任協(xié)作組副組長(zhǎng)，這些副組長(zhǎng)的工作得到了相關(guān)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。

（三）有利于更好地發(fā)揮示范、輻射作用，培養(yǎng)一批精通業(yè)務(wù)的檔案工作者

協(xié)作組活動(dòng)的開(kāi)展，有助于優(yōu)秀檔案工作者找到作為專(zhuān)業(yè)人士的職業(yè)價(jià)值感，提高對(duì)檔案工作崗位的歸屬感，更好地發(fā)揮示范、輻射作用。此外，協(xié)作組的工作加強(qiáng)了學(xué)校檔案工作者與同行們的交流與聯(lián)系，通過(guò)相互學(xué)習(xí)，相互促進(jìn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共享資源，提高了他們的業(yè)務(wù)水平和解決問(wèn)題的能力。

（四）有利于緩解檔案行政管理部門(mén)在業(yè)務(wù)指導(dǎo)及理論研究方面的壓力

傳統(tǒng)的學(xué)校檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)往往由區(qū)檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)在唱“獨(dú)角戲”。協(xié)作組的成立，健全了學(xué)校檔案工作的基層網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了檔案指導(dǎo)服務(wù)從“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)服務(wù)、各自為政”向“點(diǎn)對(duì)面、面對(duì)面、點(diǎn)面結(jié)合”的分級(jí)管理模式的轉(zhuǎn)型，有效提高了檔案行政管理部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督的效率，使檔案行政管理部門(mén)有更多的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案工作理論研究，有重點(diǎn)的抓新知識(shí)、新內(nèi)容的培訓(xùn)，以此提高新形勢(shì)下檔案管理人員的整體素質(zhì)。[2]

二、教育系統(tǒng)檔案工作協(xié)作組的主要工作內(nèi)容

該區(qū)教育系統(tǒng)檔案協(xié)作組建立以來(lái)，采取了有力的措施著力增強(qiáng)檔案工作的針對(duì)性和實(shí)效性。

（一）研究共性，整體提高

成立檔案協(xié)作組是加強(qiáng)學(xué)校檔案工作共性研究，促進(jìn)學(xué)校檔案工作整體提高的需要。區(qū)教育系統(tǒng)檔案工作協(xié)作組是按照各校所在的地理區(qū)域來(lái)劃分的，交通方便，檔案工作共性大，檔案協(xié)作組利用這種共性，廣泛開(kāi)展學(xué)術(shù)講座、學(xué)術(shù)研討等活動(dòng)，使檔案工作者了解國(guó)內(nèi)外檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀和趨勢(shì)，并與學(xué)校檔案工作實(shí)際結(jié)合，共同探討學(xué)校檔案工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題的解決方法和對(duì)策，有效促進(jìn)了組內(nèi)所有學(xué)校檔案工作整體水平的提高。

（二）建章立制，強(qiáng)化規(guī)范

1.制訂了學(xué)校檔案工作規(guī)范。規(guī)范中明確了各成員學(xué)校的義務(wù)和職責(zé)，規(guī)定了檔案的收集范圍、歸檔文件材料的質(zhì)量要求、保管期限的確定、信息化管理要求等。逐步建立健全了區(qū)學(xué)校檔案管理六大工作制度，對(duì)原有各校的不成體系的文件材料歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行整理和調(diào)整，統(tǒng)一制定了區(qū)學(xué)校檔案分類(lèi)方案。

2.建立和落實(shí)了聯(lián)系匯報(bào)制度。一方面要求協(xié)作組內(nèi)各學(xué)校主動(dòng)、及時(shí)地向協(xié)作組匯報(bào)本校檔案工作情況，使協(xié)作組能及時(shí)、全面地掌握本組各校檔案工作開(kāi)展情況，為協(xié)作、監(jiān)督和指導(dǎo)工作提供依據(jù)；另一方面，協(xié)作組經(jīng)常向區(qū)教育局辦公室及區(qū)檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科反映情況，并提出解決問(wèn)題的辦法和措施，使上級(jí)部門(mén)能及時(shí)、全面地掌握基層學(xué)校檔案工作方方面面的情況，為科學(xué)決策提供依據(jù)。

3.落實(shí)和健全檔案工作年檢制度。在協(xié)作組成立之前，學(xué)校的檔案年檢工作以學(xué)校自查，區(qū)檔案局和教育局聯(lián)合抽查的方式來(lái)開(kāi)展，由于區(qū)內(nèi)學(xué)校眾多，抽查的范圍小，不能很好地實(shí)現(xiàn)建立檔案年檢制度的初衷。協(xié)作組建立以后，在各學(xué)校全面展開(kāi)了檔案年檢工作，保障了年檢的質(zhì)量，并在促進(jìn)學(xué)校檔案工作的提升方面起到了積極的推動(dòng)作用。

（三）加強(qiáng)交流，提升水平

1.組織檔案管理崗前培訓(xùn)。每年的7-8月，協(xié)作組均會(huì)組織檔案管理崗前培訓(xùn)，由區(qū)檔案局出面邀請(qǐng)省、市檔案局的專(zhuān)家為各校新入職的檔案工作者進(jìn)行崗前培訓(xùn)，使廣大檔案工作者深入系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，并初步具備從事學(xué)校檔案工作的能力。

2.開(kāi)展學(xué)校檔案管理專(zhuān)題培訓(xùn)。每年5月，教育系統(tǒng)組織系統(tǒng)內(nèi)部的檔案操作實(shí)務(wù)培訓(xùn)，邀請(qǐng)各協(xié)作組的業(yè)務(wù)組長(zhǎng)輪流主持培訓(xùn)活動(dòng)，業(yè)務(wù)組長(zhǎng)在培訓(xùn)中將自己的工作經(jīng)驗(yàn)及切身體會(huì)與參訓(xùn)者進(jìn)行分享，使得檔案培訓(xùn)活動(dòng)具有較強(qiáng)的針對(duì)性。

3.利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理工作交流。協(xié)作組充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，建立多種交流學(xué)習(xí)的平臺(tái)，如區(qū)教育系統(tǒng)檔案工作QQ群、博客，開(kāi)展網(wǎng)上調(diào)查討論活動(dòng)。另外，目前該區(qū)已有100多所學(xué)校建立了檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)了在線檔案查詢和瀏覽，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理互動(dòng)，為檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流打造了更廣闊的平臺(tái)。

4.組織檔案法律法規(guī)競(jìng)賽。為提高學(xué)校檔案工作者檔案法制觀念，加快教育系統(tǒng)檔案工作的法制化、規(guī)范化進(jìn)程，推進(jìn)法治建設(shè)，該區(qū)經(jīng)常以協(xié)作組為單位，組織系統(tǒng)內(nèi)的檔案法律法規(guī)競(jìng)賽活動(dòng)，形成了積極向上、和諧的競(jìng)爭(zhēng)氛圍。

三、學(xué)校檔案工作協(xié)作組建設(shè)與實(shí)踐成效

自建立檔案工作協(xié)作組制度以來(lái)，該區(qū)學(xué)校檔案工作從逐步完善到深入推進(jìn)，取得了突出的成績(jī)。

（一）檔案協(xié)作組建設(shè)運(yùn)行更加規(guī)范

通過(guò)各協(xié)作組成員單位的運(yùn)作以及各校檔案工作者的不斷努力，該區(qū)教育系統(tǒng)檔案協(xié)作組的結(jié)構(gòu)更加科學(xué)合理，組員專(zhuān)業(yè)技能不斷增強(qiáng)，年齡結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，有力促進(jìn)了該區(qū)內(nèi)各學(xué)校檔案管理工作及各種檔案交流活動(dòng)的開(kāi)展。

（二）檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平得到提升

一所學(xué)校檔案如何管理，其作用發(fā)揮得如何，在很大程度上取決于學(xué)校管理人員的檔案意識(shí)。[3]各學(xué)校檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作者通過(guò)參與區(qū)檔案局組織的崗前培訓(xùn)、學(xué)校檔案專(zhuān)題培訓(xùn)以及檔案法律法規(guī)競(jìng)賽等活動(dòng)，有效地提升了自己的檔案意識(shí)、檔案理論水平和業(yè)務(wù)能力，推動(dòng)了該區(qū)學(xué)校檔案工作水平的整體提高。

（三）檔案管理更加規(guī)范

協(xié)作組通過(guò)定期開(kāi)展活動(dòng)，互相學(xué)習(xí)和促進(jìn)，形成了你追我趕爭(zhēng)創(chuàng)省、市級(jí)檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)學(xué)校的良好局面。到2017年，該區(qū)教育系統(tǒng)共創(chuàng)建省級(jí)檔案工作目標(biāo)管理單位15家，市級(jí)檔案工作目標(biāo)管理單位82家，近97%的學(xué)校成為區(qū)級(jí)以上檔案工作目標(biāo)管理單位。

（四）信息化工作得以推進(jìn)

在協(xié)作組的努力下，該區(qū)學(xué)校檔案管理信息化工作穩(wěn)步推進(jìn)，協(xié)作組成員單位基本實(shí)現(xiàn)檔案條目及永久類(lèi)檔案電子化，為學(xué)校檔案信息化工作的深入開(kāi)展奠定了基礎(chǔ)。截至2017年底，區(qū)內(nèi)已有十余所學(xué)校通過(guò)省示范性數(shù)字檔案室和標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字檔案室（館）的驗(yàn)收。

四、教育系統(tǒng)檔案工作協(xié)作組建設(shè)的思考與啟示

（一）建立檔案協(xié)作組是貫徹《檔案法》“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”原則的有力措施[4]

成立檔案協(xié)作組，健全了教育系統(tǒng)檔案工作的基層組織，充實(shí)了檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力量，實(shí)現(xiàn)了檔案行政管理部門(mén)對(duì)檔案工作的“分級(jí)管理”。檔案協(xié)作組工作形式是激活檔案工作機(jī)制的有益補(bǔ)充，是檔案事業(yè)發(fā)展的助推器，給檔案工作增添了新的活力。

（二）建立檔案協(xié)作組有利于爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持[5]

協(xié)作組每開(kāi)展一次活動(dòng)，均由各成員學(xué)校輪流作東道主，邀請(qǐng)成員單位分管領(lǐng)導(dǎo)參加，既讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)了解協(xié)作組活動(dòng)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的具體內(nèi)容，又能讓他們清醒地認(rèn)識(shí)到本校檔案工作的實(shí)際水平與改進(jìn)方向，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步重視與支持檔案工作奠定基礎(chǔ)。

（三）建立檔案協(xié)作組是提升學(xué)校檔案工作的可行模式

學(xué)校檔案工作由于面廣量大，檔案行政管理部門(mén)很難進(jìn)行一對(duì)一的指導(dǎo)和監(jiān)管，但是學(xué)校檔案工作內(nèi)容相近，遇到的困難和問(wèn)題相似，有利于采用協(xié)同管理的工作模式。建立檔案協(xié)作組后，組內(nèi)成員之間可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同互補(bǔ)，在協(xié)作中采取頭腦風(fēng)暴的形式解決困難和問(wèn)題，以先進(jìn)帶動(dòng)后進(jìn)，實(shí)現(xiàn)區(qū)域檔案管理水平的整體提升。

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[5]馬宏.關(guān)于檔案工作協(xié)作組問(wèn)題的幾點(diǎn)思考[J].浙江檔案，1998（2）：22-23.