王佳偉

摘 要：隨著時代的進步和國家整體水平的提升，檔案信息開發(fā)領(lǐng)域的發(fā)展得到了不小的創(chuàng)新與突破，相關(guān)管理部門不僅對涉及到的開發(fā)理念和檔案應(yīng)用方式進行了更新變革，還將很多先進的技術(shù)方法應(yīng)用其中，從而提高檔案信息開發(fā)利用的水平和效果。數(shù)學模型的應(yīng)用是近年來很多檔案信息開發(fā)部門關(guān)注的重點，對檔案管理、信息開發(fā)等工作的開展有著重要的意義和影響。本篇文章就數(shù)學模型在檔案信息開發(fā)利用中的應(yīng)用進行簡單的論述，希望能對相關(guān)人士的研究有所幫助。

關(guān)鍵詞：數(shù)學模型；檔案信息；開發(fā)

檔案信息開發(fā)與利用是國家發(fā)展中重要的內(nèi)容，與人類社會的發(fā)展也有著密不可分的關(guān)系。在近幾年的發(fā)展中，很多檔案管理團隊逐漸提高了數(shù)學模型研究的重視。一方面是因為傳統(tǒng)的開發(fā)與利用方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會檔案信息管理的需要，需要對相應(yīng)的開發(fā)與利用手段進行創(chuàng)新變革，引用新方式、新理念，這樣才能有效提高檔案信息利用價值。另一方面是因為檔案信息開發(fā)與利用的過程中會經(jīng)常出現(xiàn)難點問題，既影響數(shù)學模型的應(yīng)用效果，又影響了檔案信息開發(fā)的質(zhì)量。所以需要相關(guān)管理部門提高度這些內(nèi)容的重視與研究。

一、數(shù)學模型在檔案信息開發(fā)利用中的應(yīng)用概述

隨著改革開放的深入和政府信息公開進程的加快，公眾對檔案信息的需求也越來越迫切。檔案利用需求快速增長，館藏檔案數(shù)量逐年增加，檔案數(shù)字化能力弱的矛盾凸顯出來。為此，長春市檔案館承擔的國家檔案局科技項目《檔案信息資源開發(fā)利用數(shù)學模型研究》課題已完成，初步探索了用數(shù)學的方法系統(tǒng)、定量研究檔案利用需求、檔案數(shù)字化能力、數(shù)字化檔案利用之間的關(guān)系，直觀、理性地表達其內(nèi)在規(guī)律。

Monte Carlo方法也稱計算機隨機模擬方法。近來隨著計算機技術(shù)的發(fā)展該方法已經(jīng)成為解決數(shù)學問題的重要方法。TOPSIS法是屬于多目標決策這一數(shù)學分支中的一種重要方法。其基本原理是通過檢測評價對象與最優(yōu)解、最劣解的距離來進行排序，若評價對象最靠近最優(yōu)解同時又最遠離最劣解，則為最好；否則為最差。

二、數(shù)學模型在檔案信息開發(fā)利用中的應(yīng)用

1、模型準備方面

要想讓數(shù)學模型在檔案信息開發(fā)與利用中發(fā)揮出真正的價值，那么相關(guān)工作團隊就要做好成分的模型準備工作，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，相關(guān)工作團隊需要對檔案利用中涉及到的數(shù)據(jù)信息進行系統(tǒng)的歸類與整理，為數(shù)學模型的建立提供有利的參考依據(jù)。通常情況下，檔案信息數(shù)據(jù)會分為兩部分內(nèi)容。一方面是檔案信息可利用的總數(shù)分析，另一方面則是檔案信息數(shù)據(jù)的年代單元分布分析。根據(jù)這兩部分內(nèi)容進行數(shù)學模型建立的時候，工作人員可以利用線性最小二乘法的原理，對檔案可利用總數(shù)進行推算；而檔案信息年代單元分布情況，則可以利用總數(shù)的全宗法進行考量。

由于地區(qū)差異，不同地方的物價等差異較大，并且從投入的資金到最后產(chǎn)生數(shù)字化的檔案信息，中間有多種因素在影響，但總體上掃描量與投入資金是正比關(guān)系，對于比例系數(shù)，直接取為若干年的總掃描卷數(shù)與總投入資金的比例。

2、模型建立方面

數(shù)學模型的建立也對檔案信息開發(fā)利用的效果有著重要的意義和影響，要想建立符合標準要求的數(shù)學模型。那么在模型的選擇方面就要提高關(guān)注力度。選擇數(shù)學模型需要根據(jù)檔案信息開發(fā)利用的最終目標而確定，在遵循檔案數(shù)字化原則的過程中，來進一步明確模型選擇的目標。這就要求模型建立團隊能夠?qū)n案數(shù)字化的遵循原則有所掌握和了解，比如價值性原則、實用性原則以及開放性原則等。另外，選擇數(shù)學模型的過程中，工作團隊需要注重公眾的主體地位，在檔案信息開發(fā)與利用的目標下，科學合理的選擇數(shù)學模型，提高模型應(yīng)用價值和效果。

在直觀模型選擇方面。模型主要想法是用局部最優(yōu)來體現(xiàn)整體最優(yōu)，即選擇總利用卷數(shù)最高的全宗與總利用卷數(shù)最高的年份的組合。步驟如下：求出每個全宗的總利用卷數(shù)，按從大到小次序，根據(jù)實際情況選取排在前面的部分全宗。求出每個年份的總利用卷數(shù)（所有全宗利用卷數(shù)之和），按從大到小次序，根據(jù)實際情況選取排在前面的部分全宗。

在Monte Carlo模型選擇方面。使用Monte Carlo方法來進行優(yōu)化。其基本思想是每次試驗選取一種全宗與年份組合并求出該組合總的利用卷數(shù)，從大量的試驗中找出總卷數(shù)最大的組合。由于涉及組合問題，所有的情況太多，所需進行的試驗的卷數(shù)必須非常非常大才能夠得到較理想的結(jié)果。

比如在長春市檔案館的計算中，在不加改進的情況下進行試驗，發(fā)現(xiàn)即使進行1億次試驗，所得到的結(jié)果也不如直觀選擇模型來得好。這里主要的思想是減少組合的數(shù)量，考慮到利用卷數(shù)是典型的稀疏矩陣，其中有很多全宗和年份其實是可以先被排除的，結(jié)合直觀選擇模型的方法，先將利用卷數(shù)矩陣按照“行和”與“列和”大小從大到小進行排列，根據(jù)實際情況選擇排在前面所占比例比較大的行和列，然后再利用下面的流程進行計算。

3、模型理論應(yīng)用方面

注重對數(shù)學模型理論應(yīng)用到分析，有利于提高檔案信息開發(fā)利用的效率和質(zhì)量。在模型應(yīng)用的過程中，相關(guān)工作人員需要對檔案可利用總數(shù)進行全方位的統(tǒng)計，并根據(jù)所得擬合直線的預測情況，對檔案信息開發(fā)與利用的變化情況進行深入的分析與研究，從而為模型的理論應(yīng)用奠定堅實的基礎(chǔ)。另外，在檔案數(shù)字化投資方案，工作人員也要做好相應(yīng)信息數(shù)據(jù)的收集與整理工作，從而提高數(shù)字模型的影響效果。

除此之外，檔案信息開發(fā)利用具有很強很廣的應(yīng)用性，對于不同的需求可以使用不同的模型來滿足。對操作的簡易性要求比較高的用戶，這里建議采用直觀選擇模型，該模型簡單實用，僅需簡單操作即可實現(xiàn)較好的結(jié)果。所需數(shù)據(jù)：利用卷數(shù)矩陣方法：按照上文直觀選擇模型的兩個步驟操作。對于要求從本質(zhì)上理解并提高數(shù)字化效率的用戶，這里建議采用TOPSIS模型，該模型稍微復雜，但是效果非常良好。所需數(shù)據(jù)：利用卷數(shù)矩陣，檔案卷數(shù)矩陣，檔案價值矩陣，數(shù)字化能力。

三、結(jié)束語

如今，很多檔案信息管理部門在開發(fā)與利用相關(guān)信息的過程中，都能合理的應(yīng)用數(shù)學模型，并對模型的應(yīng)用原則、要點和注意事項等進行全面的了解和掌握。對于檔案信息開發(fā)與利用中存在的難點問題，相關(guān)工作團隊也能在數(shù)學模型的幫助下進行優(yōu)化，從而提高數(shù)學模型的應(yīng)用價值，改善檔案信息開發(fā)利用的效果。但是也有部分檔案信息管理部門不能有效的掌握數(shù)學模型的應(yīng)用要點和技巧，對數(shù)學模型與信息開發(fā)利用之間的關(guān)系也不能進行充分的明確，影響了檔案信息的利用價值。因此在日后的發(fā)展中，相關(guān)管理部門不僅要對數(shù)學模型的應(yīng)用要點進行深入的分析和探討，同時還要完善檔案信息開發(fā)與利用的流程步驟，為工作質(zhì)量的提升提供有利條件。

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