李寧

摘 要：檔案數(shù)字化管理范圍十分廣泛，通過數(shù)字化手段不但規(guī)范了檔案的整理和保持，更促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展。只有不斷完善管理措施，適應(yīng)數(shù)字化的要求，才能使檔案在新的形勢下發(fā)揮應(yīng)有的作用?；诖?，本文簡述了檔案數(shù)字化管理的主要特征，對加強檔案數(shù)字化管理的必要性及其措施進(jìn)行了論述分析。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化管理；特征；必要性；措施

檔案數(shù)字化管理就是利用數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)的管理模式和方法對檔案實體進(jìn)行管理并且提供相關(guān)服務(wù)。為了充分發(fā)揮其作用，以下就加強檔案數(shù)字化管理的必要性及其措施進(jìn)行探討。

一、檔案數(shù)字化管理的主要特征

1、數(shù)字化管理模式

對檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理就是指基于數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源的形式。電子資源的最大優(yōu)勢就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。

2、提高檔案使用的效率

檔案管理的最終目的是對檔案的信息進(jìn)行使用。采用數(shù)字化管理的模式不僅能夠提高管理的效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率。

3、以網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)實現(xiàn)數(shù)字化管理

檔案數(shù)字化管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。基于網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關(guān)的人力物力，并且對于檔案完整性的保持具有巨大優(yōu)勢。

二、加強檔案數(shù)字化管理的必要性

1、檔案數(shù)量和增長速度的要求

隨著改革開發(fā)的深入發(fā)展，檔案管理也面臨著許多亟待解決的問題，檔案數(shù)量越來越多，增長速度也越來越快，傳統(tǒng)的檔案管理手段暴露出許多問題，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)代化管理的要求，給保管和提供利用帶來了很多困難，只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，才能解決這些問題。

2、檔案記錄方式多樣化的要求

當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，微機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案記錄方式出現(xiàn)了多樣化的趨勢，越來越多的社會活動記錄不在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，而是以聲像型、機讀型等新型的記錄方式，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢，因此需要加強檔案數(shù)字化管理。

三、加強檔案數(shù)字化管理的措施

1、建立健全檔案數(shù)字化管理制度

1.1檔案數(shù)字化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門要結(jié)合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案數(shù)字化管理有制度的保障，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

1.2樹立安全保密意識。檔案數(shù)字化建設(shè)中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要加強安全防范意識，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲存盤，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

2、科學(xué)構(gòu)建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)字化管理涉及的環(huán)節(jié)較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體的數(shù)字化建設(shè)過程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部門應(yīng)提高重視程度，聘請相關(guān)的專家對管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細(xì)致到每個部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對于網(wǎng)絡(luò)安全問題采取相關(guān)的措施，按照行業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建。

3、充分利用相關(guān)資源

3.1統(tǒng)一配備軟硬件設(shè)施。相關(guān)軟件硬件設(shè)施的完善，是檔案數(shù)字化管理建設(shè)正常進(jìn)行的基礎(chǔ)保障，它會直接決定著檔案資源入庫后一系列工作的正常開展，因此對于軟件硬件設(shè)施的統(tǒng)一配備也是建設(shè)開始之前必不可少的準(zhǔn)備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對于一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持上，同樣也發(fā)揮著重要的作用。

3.2保證資源的準(zhǔn)確性及完備性。檔案本身就具有嚴(yán)肅性的特性，對于檔案資源的掃描、入庫以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準(zhǔn)確性，不要出現(xiàn)一些過失性的錯誤。并且檔案資源數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)之前仍需要一部分人力勞動，而人力勞動難免出現(xiàn)疏忽，因此，在信息的錄入過程中，相關(guān)的監(jiān)督人員應(yīng)履行相應(yīng)的職責(zé)，避免資源遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。

3.3充分應(yīng)用二維碼進(jìn)行管理。二維碼是用某種特定的幾何圖形按一定規(guī)律在平面（二維方向上）分布的黑白相間的圖形記錄數(shù)據(jù)符號信息。通過充分應(yīng)用二維碼，可以解決大量檔案數(shù)字化和移動終端互通互聯(lián)的技術(shù)性問題。

3.4定期的檢查和更新。隨著科技的快速發(fā)展，對于檔案管理工作的更新速度方面也有了新要求，需要合理應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)強化檔案更新，因此在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中，對于檔案更新需要相關(guān)技術(shù)支持，從而提高檔案數(shù)字化管理水平。

4、加強檔案數(shù)字化管理人員的培養(yǎng)

4.1引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)人才。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護(hù)等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進(jìn)軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才，以解決檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的各種技術(shù)難題，從而組建一支集數(shù)字化專業(yè)管理人才與基本操作人員為一體的檔案數(shù)字化管理隊伍。

4.2加強檔案管理人員的培訓(xùn)?，F(xiàn)有的檔案部門工作人員是檔案數(shù)字化建設(shè)的中堅力量。因此在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強對現(xiàn)有檔案工作人員信息知識的教育，訓(xùn)練他們的實際操作技能。

結(jié)束語：

綜上所述，過去檔案資料一般用紙質(zhì)文檔存儲在檔案室里面，查找檢索費時，存儲空間又大，維護(hù)不方便，備份需要大量的人力物力，而且容易出現(xiàn)錯誤。隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已成為必然的趨勢，因此對加強檔案數(shù)字化管理的必要性及其措施進(jìn)行分析具有重要意義。

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