■ 溫小霞

概述

美國著名管理學(xué)家戴明（W·EdwardsDeming）提出基于“計(jì)劃（Plan）→實(shí)施(Do)→檢查(Check)→總結(jié)（Action）”（簡(jiǎn)稱 PDCA，又叫“戴明環(huán)”）的管理理念被廣泛應(yīng)用于檔案、文化、工程建設(shè)和管理的多個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域。該理論的核心和本質(zhì)是“持續(xù)性改進(jìn)”，即通過持續(xù)不間斷地改進(jìn)管理內(nèi)容、方法和措施，幫助管理者達(dá)到實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)和提升管理質(zhì)量的效果。具體到中職學(xué)校檔案領(lǐng)域，PDCA理論便是將不斷循環(huán)往復(fù)的管理模式應(yīng)用到一直呈現(xiàn)變化、發(fā)展著的中職學(xué)校檔案管理中，滿足中職學(xué)校檔案管理所展現(xiàn)出的傳承性、開放性和適應(yīng)性的現(xiàn)實(shí)要求。

1 PDCA理論

PDCA是全面質(zhì)量管理所要遵守的一種管理理念，它是從管理活動(dòng)的計(jì)劃制定、管理方案的落實(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)到管理質(zhì)量的提升四個(gè)方面不斷循環(huán)往復(fù)的過程，猶如“永動(dòng)機(jī)”不停的運(yùn)轉(zhuǎn)，并在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量的階梯式上升和持續(xù)改進(jìn)的過程（見表1）。PDCA理論的應(yīng)用核心便是通過嚴(yán)格而周密的過程控制達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。以中職學(xué)校檔案為例，總結(jié)起來，PDCA理論在中職學(xué)校檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用會(huì)呈現(xiàn)出三大顯著特點(diǎn)：（1）若中職學(xué)校檔案是一個(gè)大PDCA循環(huán)，那么學(xué)校各專業(yè)學(xué)科、教務(wù)處、檔案室等學(xué)校各部門或機(jī)構(gòu)就是該P(yáng)DCA循環(huán)（見圖1）的重要組成部分或?qū)嵤┲黧w。（2）階梯式上升。PDCA理論應(yīng)用到中職學(xué)校檔案管理中，每一個(gè)“計(jì)劃—實(shí)施—總結(jié)—提升”循環(huán)周期的完成都會(huì)有助于循環(huán)后一些問題的解決，從而使中職學(xué)校檔案管理工作提升到一個(gè)新階段，如此反復(fù)，便會(huì)使中職學(xué)校檔案管理質(zhì)量越來越高（見圖2）。（3） 從 PDCA 理論的分析可以看出，A，即“Action”表示的是“總結(jié)”的意思，是整個(gè)循環(huán)理論的核心和關(guān)鍵，在每一次總結(jié)中得出經(jīng)驗(yàn)，找出工作中的不足，為下一輪循環(huán)周期提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。

表1 PDCA理論內(nèi)涵

2 中職學(xué)校檔案管理引入PDCA循環(huán)論現(xiàn)實(shí)可行性

中職學(xué)校檔案與其他普通教育教學(xué)很大的不同之處就是在于其以“培養(yǎng)在生產(chǎn)、服務(wù)一線工作的高素質(zhì)勞動(dòng)者和技能型人才為目標(biāo)。”除了傳統(tǒng)的行政、教育教學(xué)、財(cái)會(huì)、聲像檔案外，更多的是各種儀器設(shè)備以及實(shí)踐中所形成的具有保存價(jià)值的檔案材料。歸納起來，中職學(xué)校檔案管理具有三大顯著特點(diǎn)：

（一）歷史繼承性。中職學(xué)校在我國主要以中等專業(yè)學(xué)校、技工學(xué)校和職業(yè)高中組成，構(gòu)成了我國職業(yè)教育的主體。不論是中職學(xué)校的起步階段（1949-1966年）用“中等專業(yè)學(xué)?！焙w技術(shù)、師范、醫(yī)藥等職業(yè)性學(xué)校；以及文化大革命的“曲折階段”，將中職教育變成了單一的普通中學(xué)，還是發(fā)展階段的（1978-1992年），各職業(yè)技術(shù)學(xué)校與普通高中招生比例接近1：1階段，以及如今的快速發(fā)展階段，中職學(xué)校的“教書”、“育人”、“技能傳授”的職責(zé)并未發(fā)生根本變化，中職學(xué)校的檔案所包括的學(xué)生學(xué)籍檔案、教學(xué)實(shí)踐檔案、學(xué)校管理檔案等主要內(nèi)容，這就要求無論處于何種發(fā)展階段都要做好這些檔案的收集和管理工作。

（二）時(shí)代開放性。在不同時(shí)期，中職學(xué)校檔案管理工作所面臨的形勢(shì)和要求具有較大的差異性。在當(dāng)前信息化發(fā)展的大背景下，信息資源已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略性資源，也是中學(xué)院校提升自身競(jìng)爭(zhēng)力的重要支撐。隨著以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算為依托的檔案生成和管理電子平臺(tái)的設(shè)計(jì)、實(shí)施和應(yīng)用、推廣，中職學(xué)校檔案要積極應(yīng)用網(wǎng)站建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，以及數(shù)據(jù)庫檢索等方式提供服務(wù)，為學(xué)生就業(yè)和企業(yè)用人提供檔案支持?！皺n案的開放性利用原則”在數(shù)字化時(shí)代更加凸顯。

（三）自覺適應(yīng)性。隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，中職學(xué)校檔案的管理內(nèi)容、理念、方法和要求等均發(fā)生了巨大變化。如隨著職業(yè)技能培訓(xùn)工作的持續(xù)深入和新的職業(yè)技能的出現(xiàn)，職業(yè)技能培訓(xùn)檔案從無到有，經(jīng)過反復(fù)的實(shí)踐、理論、再實(shí)踐，在實(shí)踐中達(dá)到去糙存真，技能培訓(xùn)檔案管理的內(nèi)容將會(huì)更加完善。此外，隨著計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)，以及檔案軟件的開發(fā)應(yīng)用，中職學(xué)校檔案管理的從傳統(tǒng)的手工為主，逐漸發(fā)展成為以計(jì)算機(jī)管理為主，檔案管理的技術(shù)含量大幅提升。這些變化也都反映出中職學(xué)校檔案管理工作中自我變革，自覺適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)。

中職學(xué)校檔案是一所學(xué)校成長(zhǎng)、發(fā)展、壯大的歷史見證，而且會(huì)隨著中職學(xué)校的不斷發(fā)展，其檔案管理的主要內(nèi)容不斷豐富。這就需要既要使中職學(xué)校檔案始終圍繞中職學(xué)校辦學(xué)職能不變的基礎(chǔ)上，也要結(jié)合新時(shí)代新理念和新技術(shù)的應(yīng)用，與整個(gè)職業(yè)教育的發(fā)展和時(shí)代進(jìn)步的總基調(diào)保持一致，是一個(gè)在變中求不變，又在不變中求變的持續(xù)改進(jìn)的過程。它包含了中職學(xué)校檔案管理從規(guī)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、檢查（Check）、總結(jié)（Action）的全閉環(huán)過程。這一特點(diǎn)與戴明環(huán)理論的運(yùn)行相一致，中職學(xué)校檔案管理工作的繼承與開放，以及持續(xù)改進(jìn)便可以通過P、D、C、A四個(gè)循環(huán)來實(shí)現(xiàn)。

3 PDCA理論在中職學(xué)校檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用

中職學(xué)校檔案管理中的PDCA循環(huán)的是由中職學(xué)校檔案管理規(guī)劃、設(shè)施、檢查、總結(jié)組成，依據(jù)PDCA理論中的4個(gè)階段、8個(gè)步驟（見表1）的經(jīng)過反復(fù)循環(huán)達(dá)到提升中職學(xué)校檔案管理質(zhì)量和水平的預(yù)期目標(biāo)。

3.1 P階段——制定規(guī)劃

以十九大精神為指導(dǎo)，根據(jù)國務(wù)院《國家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》、國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》等為依據(jù)，緊緊圍繞中職教育事業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、總體規(guī)劃和中心工作實(shí)際，結(jié)合中職學(xué)校自身實(shí)際，制定了《XXX中職學(xué)校檔案管理“十三五”發(fā)展規(guī)劃》，發(fā)揮中職學(xué)校檔案和檔案工作存史、資政、育人的功能，全面提升中職學(xué)校檔案工作的服務(wù)能力和服務(wù)水平。規(guī)劃內(nèi)容主要包括“XXX中職學(xué)校檔案資源體系建設(shè)規(guī)劃”、“XXX中職學(xué)校檔案服務(wù)體系建設(shè)規(guī)劃”、“XXX中職學(xué)校檔案信息化體系建設(shè)規(guī)劃”、“XXX中職學(xué)校檔案安全體系建設(shè)規(guī)劃”、“XXX中職學(xué)校檔案人才隊(duì)伍體系建設(shè)規(guī)劃”和“XXX中職學(xué)校檔案條件保障體系建設(shè)規(guī)劃”等六個(gè)大的方面內(nèi)容。堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、以人為本、服務(wù)大局、突出特色的原則，計(jì)劃用五年時(shí)間基本建立起與學(xué)校和社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的一流職業(yè)學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)，發(fā)揮中職學(xué)校檔案在服務(wù)教學(xué)、科研、管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、就業(yè)等各界需求。

3.2 D階段——組織實(shí)施

中職學(xué)校檔案管理工作不是一勞永逸的工作，即便制定出詳細(xì)、周密的規(guī)劃，也需要在實(shí)際執(zhí)行中發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值，還需要詳實(shí)、操作性強(qiáng)的具體方案或細(xì)則，從人、財(cái)、物等方面給與支持和保障。職業(yè)學(xué)校制定了五年檔案發(fā)展規(guī)劃綱要，目前是該職業(yè)學(xué)校檔案管理工作實(shí)施“三步走”的第一步設(shè)施階段，為保障順利完成預(yù)期目標(biāo)，職業(yè)學(xué)校成立了以分管教學(xué)工作的副校長(zhǎng)為組長(zhǎng)的學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，學(xué)校督學(xué)組和紀(jì)檢組負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。并撥付相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)作為檔案管理工作的日常活動(dòng)費(fèi)用，如已經(jīng)及時(shí)翻修檔案室，更換了一大批先進(jìn)的儀器設(shè)備，并組織檔案管理人員參加各級(jí)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素能。

3.3 C階段——檢查評(píng)估

中職學(xué)校的檔案管理工作的檢查評(píng)估也是一項(xiàng)十分重要的工作，是檢驗(yàn)和評(píng)估前期制定的規(guī)劃是否得到貫徹執(zhí)行，以及執(zhí)行的現(xiàn)實(shí)效果的重要外在保障，可以視為評(píng)估檔案工作是否取得預(yù)期效果的一劑“測(cè)試劑”。檢查評(píng)估的內(nèi)容和方法，應(yīng)包括中職學(xué)校檔案建設(shè)和管理的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、成果評(píng)價(jià)，以及中職學(xué)校檔案管理所取得的階段性成就。中職學(xué)校檔案管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)理論，便涵蓋了檔案管理前期、中期和后期反饋的每個(gè)環(huán)節(jié)，通過年中、年度檢查評(píng)估，將發(fā)現(xiàn)到的問題及時(shí)解決，從而不斷推動(dòng)中職學(xué)校檔案工作更加完善和科學(xué)。如同以滾雪球方式不斷循環(huán)，一階段的終點(diǎn)即為新循環(huán)的起點(diǎn)，螺旋上升，使中職學(xué)校檔案管理工作從內(nèi)容、體制、機(jī)制的建設(shè)不斷創(chuàng)新。如在檢查評(píng)估過程中，陸續(xù)制定出臺(tái)了《XXX中職學(xué)校檔案建設(shè)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系》、《XXX中職學(xué)校檔案建設(shè)考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》等等。

3.4 A階段——總結(jié)提升

中職學(xué)校檔案管理的總結(jié)提升是在對(duì)前面各項(xiàng)具體檔案管理的落實(shí)中所取得的成果及時(shí)進(jìn)行總結(jié)，提煉出經(jīng)驗(yàn)，為下一階段檔案管理工作的開展提供經(jīng)驗(yàn)參考。如通過校督學(xué)組和紀(jì)檢組聯(lián)合組成的檔案檢查評(píng)估組，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和不足，后期將繼續(xù)沿用該制度和方法。但，也發(fā)現(xiàn)一些檔案管理制度的落實(shí)與預(yù)期目標(biāo)有一定差距。如之前提出來在2016-2017年重點(diǎn)推進(jìn)第二步走“四化”戰(zhàn)略即“檔案數(shù)字化、文檔一體化、管理智能化、利用網(wǎng)絡(luò)化”目標(biāo)的提前實(shí)現(xiàn)，2018年學(xué)校就已經(jīng)在提前開始實(shí)施第三部戰(zhàn)略目標(biāo)，將預(yù)期的目標(biāo)及時(shí)進(jìn)行修訂，及時(shí)的增加了原先規(guī)劃中沒有涉及到的內(nèi)容，如打造學(xué)校檔案“檔案專業(yè)人才跨越工程”、“檔案創(chuàng)新引領(lǐng)工程”等等。

4 PDCA理論在中職學(xué)校檔案管理中的現(xiàn)實(shí)價(jià)值

PDCA是被實(shí)踐檢驗(yàn)的、合理的管理方法，有其內(nèi)在邏輯性和可操作性，被廣泛應(yīng)用于學(xué)校管理、醫(yī)院等級(jí)評(píng)審和企業(yè)發(fā)展等多個(gè)領(lǐng)域，具有較強(qiáng)的可操作性。

4.1 更具系統(tǒng)性

中職學(xué)校檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)性工程，也是一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，每一步的實(shí)施都要結(jié)合學(xué)校實(shí)際和檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要穩(wěn)扎穩(wěn)打。廣大檔案管理人員要發(fā)揚(yáng)工匠精神和釘釘子精神，通過計(jì)劃的制定、實(shí)施，以及問題的發(fā)現(xiàn)和解決不斷完善檔案管理工作。將學(xué)校的各學(xué)科、檔案室等組織起來，發(fā)揮各自內(nèi)部潛能，通過一個(gè)個(gè)“大環(huán)帶動(dòng)小環(huán)”的建設(shè)發(fā)展模式，形成“一級(jí)帶一級(jí)”的管理模式，讓學(xué)科、教師、行政管理人員，以及廣大學(xué)生共同參與到檔案管理中來，共同構(gòu)筑成中職學(xué)校檔案工作的一個(gè)整體，發(fā)揮整體中的各個(gè)系統(tǒng)的功能和作用。

4.2 更具發(fā)展性

中職學(xué)校檔案管理工作具有歷史繼承性和時(shí)代開放性，通過在具體的檔案管理中解決新情況新問題，推動(dòng)和提升中職學(xué)校檔案管理工作向更高層次發(fā)展和邁進(jìn)。PDCA理論的循環(huán)正是基于一個(gè)個(gè)問題的解決達(dá)到循環(huán)往復(fù)不斷提升和發(fā)展的預(yù)期效果。在每一輪循環(huán)中沒有及時(shí)解決的問題并不會(huì)被“埋沒”，而是在新的一輪循環(huán)中重新再次被引起足夠重視，直至問題的解決。例如中職學(xué)校檔案服務(wù)和管理理念先后經(jīng)歷了從“以檔案為中心”到“以服務(wù)為中心”的發(fā)展過程，一直到目前比較新潮的“人文管理”這樣一個(gè)動(dòng)態(tài)過程。在這一動(dòng)態(tài)過程中，便是對(duì)檔案管理理念的修繕、補(bǔ)充和完善的過程，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。

4.3 更具操作性

包括中職學(xué)校檔案在內(nèi)的檔案管理工作大多處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因并非是學(xué)校的管理者不重視檔案工作，而是面對(duì)新時(shí)代中職學(xué)校檔案管理的新情況新特點(diǎn)，缺少一套有效的管理方法或舉措能夠長(zhǎng)期的推動(dòng)學(xué)校檔案質(zhì)量的提升。PDCA理論有嚴(yán)密的邏輯性和可操作性，與5W1H、ECRS一道又被稱之為“管理工具”。應(yīng)用PDCA理論可以不斷的為中職學(xué)校檔案管理提供新的發(fā)展思路，查擺出新的問題，并通過新問題的解決和成功經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)提升，提出符合中職學(xué)校自身實(shí)際所需的檔案管理模式和管理舉措，提供“技術(shù)性支撐”。

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