張蕾

摘 要：隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的時代已經(jīng)到來，信息技術(shù)正突飛猛進(jìn)，并且被應(yīng)用在各個領(lǐng)域中。企業(yè)的人事檔案管理作為一個企業(yè)的重要組成部分，其管理的信息化建設(shè)，越來越受到重視。但是企業(yè)在實施人事檔案管理的信息化建設(shè)中仍存在部分問題，使得人事檔案的管理無法享用信息化帶來的便利。本文分析了企業(yè)在人事檔案管理中存在的一些常見問題，并提出了關(guān)于新時期人事檔案管理信息化建設(shè)的一些可行性措施。

關(guān)鍵詞：管理制度；人員儲備；基礎(chǔ)建設(shè)

1 前言

隨著經(jīng)濟(jì)、貿(mào)易的全球化，我國相繼出現(xiàn)了外商獨資企業(yè)和中外合資企業(yè)，這對我國本土的企業(yè)造成了巨大的沖擊，也使得市場的競爭日益激烈。企業(yè)若想緊跟時代的腳步，加強(qiáng)在市場中的競爭力，就必須進(jìn)行改革與創(chuàng)新，充分運用信息化的管理方式。人事檔案管理作為企業(yè)的核心更是應(yīng)該將其進(jìn)行充分運用。信息化的管理人事檔案，可以更省空間，電子檔案比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更節(jié)約地方，也可以避免由于保存時間過久導(dǎo)致的字跡模糊等問題。管理起來也更加便捷，可以快速的進(jìn)行檔案的錄入與提取和查詢。極大的減少管理人員的工作量，并且信息化的管理也可以相應(yīng)的減少檔案管理工作人員，避免人員冗雜，使人員配置更合理，節(jié)省企業(yè)開支。

2 新時期企事業(yè)人事檔案管理還存在的問題

2.1 缺乏完善的人事檔案管理制度

人事檔案管理作為企業(yè)的核心部分，理應(yīng)得到重視，然而部分企業(yè)對其的重視程度不夠，使之沒有單獨的部門及人員進(jìn)行管理。部分企業(yè)讓其他職位的工作人員，在做好本職工作的同時進(jìn)行檔案管理工作，這就導(dǎo)致員工無法良好的兼顧兩個工作內(nèi)容。部分企業(yè)雖然建立了專門的部門，并任用單獨人員進(jìn)行人事檔案的管理，但是并沒有建立一個完整的人事檔案管理制度。對人事檔案需要收集的信息范圍沒有明確規(guī)定，導(dǎo)致管理人員在收集信息時資料的不完整，以致在工作崗位調(diào)換，員工離職時，人事檔案無法正常交接。因此應(yīng)完善人事檔案的管理制度，對檔案資料需收集的范圍、檔案的錄入標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行明確規(guī)定。

2.2 相關(guān)制度落實不到位

隨著我國家對于是企業(yè)單位的改革不斷深入，面對新的環(huán)境和形勢，企業(yè)或者事業(yè)單位應(yīng)具備較為完善的機(jī)構(gòu)，并在經(jīng)營管理的過程中，不斷完善各項規(guī)章制度以及考核目標(biāo)等。但這些要求在實際的執(zhí)行過程中，并沒有達(dá)到理想的效果。各項設(shè)置在達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及要求后卻沒能執(zhí)行到位，落到實處，有的因執(zhí)行力度不夠，在實際的企事業(yè)經(jīng)營活動中沒能發(fā)揮人事檔案管理工作的實際作用。其實，人事檔案管理工作需要企事業(yè)各個職能部門的相互溝通，因各個職能部門除了要處理很多經(jīng)營或者生產(chǎn)活動外，還要處理很多公共服務(wù)工作，這也間接給企事業(yè)單位的人事檔案管理信息化建設(shè)帶來了較大的挑戰(zhàn)。

2.3 缺乏信息化建設(shè)的人員和意識

信息化技術(shù)的高度發(fā)展，是推動社會不斷進(jìn)步與發(fā)展的重要動力。企業(yè)的信息化進(jìn)程受到多方面因素的阻礙，人員便是其中一個重要因素。許多從事人事檔案管理的管理人員多是企業(yè)的老員工，在該企業(yè)工作時間久，對企業(yè)有認(rèn)同感。然而新時期的人事檔案管理信息化的建設(shè)需要檔案的管理工作人員具備一些專業(yè)的知識和技能。然而許多老員工因為傳統(tǒng)觀念的影響，短時間內(nèi)很難接受管理方式的變革，專業(yè)知識技能和綜合素質(zhì)上也很難符合新要求。因此加強(qiáng)管理人員的專業(yè)知識和技能，改變舊有的理念使之接受并適應(yīng)信息化的管理方式十分重要。因此，要定期對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。

3 新時期加強(qiáng)企事業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

3.1 提高管理人員對信息化建設(shè)的意識，對信息化建設(shè)隊伍做好專業(yè)技術(shù)人員儲備

企業(yè)人事檔案管理人員是實現(xiàn)檔案管理信息化的重要因素，新時期人事檔案管理信息化的建設(shè)，除了對設(shè)備的要求外，相關(guān)管理人員必須擁有與之相匹配的專業(yè)知識和綜合素質(zhì)。企事業(yè)單位可以通過相關(guān)手段來增強(qiáng)人事檔案管理員的管理意識。首先，企業(yè)應(yīng)加大宣傳力度，提高職工對于人事檔案管理重要性的認(rèn)識，以積極配合相關(guān)部門對資料的收集和整理。其次，從制度層面上來說，要保證企事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，根據(jù)國家相關(guān)政策及法律法規(guī)來進(jìn)行建設(shè)，這也是保障信息資源安全與企事業(yè)單位職工基本權(quán)益的基礎(chǔ)。必須依據(jù)企事業(yè)人事檔案管理工作的實際情況出發(fā)，建立相應(yīng)的管理機(jī)制，并不斷從制度上來改進(jìn)和促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性。同時，企業(yè)應(yīng)加大對人事檔案管理信息化的建設(shè)，做好企業(yè)信息化建設(shè)隊伍中專業(yè)人才的培育和儲備，通過定期的培訓(xùn)以及學(xué)習(xí)活動，提高管理人員的專業(yè)能力以及基本素質(zhì)，以進(jìn)一步推動企業(yè)人事檔案管理信息化的實現(xiàn)。

3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，為信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)

近幾年來，很多企事業(yè)單位開始走上信息化人事檔案的建設(shè)進(jìn)程中，為實現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)，首先就是要加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。一方面，要強(qiáng)化檔案庫房的檔案保存環(huán)境，為電子檔案的保存與信息化的設(shè)備提供環(huán)境基礎(chǔ)。針對新建的檔案庫房制定新的標(biāo)準(zhǔn)，加大其信息化的設(shè)備建設(shè)，針對已有的建房應(yīng)著重其改造。對紙質(zhì)檔案的庫房管理應(yīng)保證溫度和濕度以及防塵因素，為人事檔案的保存提供良好的環(huán)境。對于信息化的檔案，應(yīng)加強(qiáng)對信息化設(shè)備運營要求的環(huán)境建設(shè)，對網(wǎng)絡(luò)中心機(jī)房、服務(wù)器、電子檔案庫房等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善。包括一些基本的防靜電設(shè)施、防磁等基本設(shè)施，更要完善防信息泄露以及保密技術(shù)等。而對已建成的庫房和已有的紙質(zhì)檔案，一定要分區(qū)進(jìn)行保存，做好功能型結(jié)構(gòu)的改造，并逐步完善相應(yīng)設(shè)施。

3.3 進(jìn)一步實現(xiàn)自動化的人事檔案管理

檔案管理工作發(fā)展至今，由單一的檔案管理方式發(fā)展為多類型的綜合檔案。隨著企事業(yè)單位的改革不斷深入，傳統(tǒng)的企事業(yè)單位人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足每天極速增加的人事檔案數(shù)量。事實上，人事檔案管理向信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是未來的必然發(fā)展趨勢，也必然是實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化的方向。所以，在實際的人事檔案信息化建設(shè)工作中，應(yīng)將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分運用起來，切實從計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面來指導(dǎo)檔案管理工作，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

4 結(jié)束語

在克服了人事檔案管理制度的不規(guī)范、信息化人事檔案管理制度落實的不到位、管理人員知識和綜合素質(zhì)較低與崗位不符等困難后，企業(yè)逐步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，提高人員的意識，以及人事檔案管理人員的專業(yè)知識和技能以及對計算機(jī)的應(yīng)用，重視對人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提升，從而做好新時期人事檔案管理信息化的建設(shè)。

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