郭任

摘 要：檔案是一種原始記錄，它見證各種事實關系，反映一個單位的歷史面貌。界定歸檔范圍和保管期限要根據(jù)各科室的具體情況、職能范圍來決定，越詳盡越好，就像一本說明書一樣，以適用于我單位人員變化快的特點。檔案信息化、一體化是新時代的特征。我們要加快知識結構的變化，要不斷"充電"，不斷補充"能量"，以求適應新時代的要求。

關鍵詞：檔案管理；業(yè)務指導；系統(tǒng)條理

引言：隨著公自動化、社會信息化檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的管理和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標準化、規(guī)范化、科學化的綜合建檔過程中，由單純的存放走向應用，使之更好地為企業(yè)管理服務。

1檔案管理

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。因此，檔案管理工作的有條不紊、井然有序是十分重要的。

2檔案管理與保護的要求

《中華人民共和國檔案法》對檔案工作的基本原則作了規(guī)定：統(tǒng)一領導、分級管理 、維護檔案的完整與安全 、便于社會各方面的利用。基于國家對檔案工作所作的具體規(guī)定，一個單位的檔案管理與維護應該要做到統(tǒng)一領導、集中管理、對檔案進行維護管理并確保檔案安全、便于社會各方面的利用。

2.1單位負責人統(tǒng)一領導

目前，傳統(tǒng)檔案管理過程中存在很多問題，如領導不重視、檔案管理現(xiàn)代化意識不強、人才不足、資金短缺、檔案管理設備和技術不先進等，再多的問題，其源頭其實都是領導不重視引起的。如何取得領導的重視？首先，要將自己推銷出去，讓領導認識并贊賞自己，當然，這個推銷并不是抓住一切機會對領導溜須拍馬，而是要在日常工作中踏踏實實、盡心盡責，充分發(fā)揮主觀能動性，在有限的資源條件下將檔案管理得有條不紊，能保證檔案的絕對安全并能得到充分的利用，讓領導能夠注意到自己，更能夠注意到自己的工作；其次，也要加大宣傳力度，有事沒事在領導耳邊多念叨念叨檔案管理工作的重要性，有事沒事多在領導耳邊念叨念叨其他先進單位檔案管理的先進性，我們自己還缺點啥，所謂好事多磨，也許正是如此；最后，日常在與其他科室同事交流過程中也要多做檔案管理工作重要的宣傳，得到其他同事的認同，不能讓他們感覺單位資源的分配不均而引發(fā)不必要的矛盾。

2.2單位檔案實行集中管理

一個單位，有很多不同種類的檔案，如人事檔案、文書檔案、財務檔案以及與專業(yè)工作相關的專業(yè)檔案等，如果單位具備條件，最好能由專業(yè)人員采取專業(yè)的設備技術實現(xiàn)集中管理。集中管理有很多優(yōu)勢，如能引起管理層的關注、能更好的實施各項工作制度、能減少管理及維護成本、能節(jié)約管理場地的建設、能充分采用先進技術設備進行現(xiàn)代化管理、能減少檔案的安全管理難度等。

3檔案工作改進對策

3.1抓好組織建設，完善管理制度，做到“五個統(tǒng)一”

抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵。一是成立由分管領導任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領導小組.協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障；二是把檔案管理工作列入到公司領導的議事日程.年初有部署，年終有總結，平時有檢查指導，并接受上級省市和上級檔案管理部門的領導和指導；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一制定計劃，統(tǒng)一檢查指導和統(tǒng)一培訓交流。

3.2檔案工作要有計劃和目標

檔案工作要想取得長遠的發(fā)展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此，領導干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結合當今公自動化、社會信息化發(fā)展的新趨勢，加大技術投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實.際的工作計劃。

3.3提高檔案管理水平，強化服務。

要進一步提高檔案管理水平，必須貫徹檔案的集中統(tǒng)一管理的原則，即要注意所藏檔案門類齊全，又要注意檔案的重要程度，使那些反映本部門主要職能活動的業(yè)務檔案及反映重要活動的照片、錄音帶不同載體的檔案，也能向本部門歸檔，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。要強化服務意識，檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎工作是必要的，但目的是用檔案為現(xiàn)代化建設服務，把死的東西變活，這也是檔案工作的一項重要任務。例如：我單位專門成立了檔案室.所有的檔案都進行了集中統(tǒng)一管理，針對我單位在檔案利用開發(fā)管理不夠完善的方面，從提高思想認識入手，進一步學習《檔案法》。中心領導班子對此項工作給予高度重視，納入領導議事日程，多次召開專門會議討論檔案管理工作，及時解決檔案工作中存在的問題。

3.4指導人員要注意語言藝術

指導人員主要的交往對象是檔案管理人員，因此在指導時要注意語言的藝術性，要把檔案工作方針、政策、目的、意義準確傳達給對方，使對方能夠接受自己的意見和建議。在與人交流時要注意說話要溫和，既不讓人感覺低三下四又不使人感到壓抑；在講解工作時，要有針對性，做到簡練、準確，做到對下屬的工作要心中有數(shù)，不能空口亂說；同時，還要注意個人的形象，堅持服務第一，奉獻至上，言必行，行必果的原則。

3.5指導人員的管理手段要與時俱進

社會不斷向前發(fā)展，新事物層出不窮，檔案管理事業(yè)也在不斷的發(fā)展中，這就要求檔案指導人員的指導手段要圍繞檔案工作的基本職能與時俱進，不能在以前的管理方法上停滯不前，要不斷提高自己的業(yè)務水平。例如，化以前的紙質(zhì)檔案收藏為如今的網(wǎng)絡管理，提高檔案的利用率；加強與其他檔案館的聯(lián)系，汲取他人長處，補充本館的不足，從而促進本館的發(fā)展。

3.6檔案的保管

實踐證明，檔案保管是一項非常嚴謹且責任重大的工作，也是實現(xiàn)檔案科學管理的重要內(nèi)容和重要環(huán)節(jié)，做好檔案保管，既要有硬件，也要有軟件。所為硬件，是指有良好的庫房，標準的裝具，以及必要的保護設施。所為軟件，就是檔案管理人員對檔案的保護知識、保管方法、保密意識和需要認真執(zhí)行的檔案管理制度?；鶎訂挝坏臋n案保管硬件往往因為條件的限制而比較簡陋，這就更需要檔案管理人員注意日常的巡查，注意檔案庫房的溫度、濕度的控制與調(diào)節(jié)，注意防盜、防水、防火、防霉變、防蟲蛀、防有毒有害氣體等各種因數(shù)對檔案的危害。借閱檔案要嚴格執(zhí)行管理制度，辦理借閱登記手續(xù)，借出和歸還時都要做到當面清點，歸還的檔案資料按順序放回原位，以便日后次查找。保證巳歸檔的資料安全、完整。

4結語

檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務作用和應盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應重視這項工作，使檔案工作再上新臺階。

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