摘 要：裝備制造企業(yè)生產(chǎn)用圖是企業(yè)核心技術(shù)的物質(zhì)載體，是裝備制造企業(yè)檔案工作重要的組成部分，生產(chǎn)用圖的管理質(zhì)量直接影響企業(yè)生產(chǎn)活動與效益。近年來，信息化已成為企業(yè)發(fā)展的主要趨勢，根據(jù)國家檔案局對全國數(shù)字檔案館提出的"存量數(shù)字化，增量電子化"的要求，生產(chǎn)用圖在公司PLM系統(tǒng)中以電子文件的形式大量產(chǎn)生，如何高質(zhì)量的管理這些電子形式的圖紙成為企業(yè)如今發(fā)展的重要問題之一。本文將以大連機車車輛有限公司電子版圖紙管理為例，從管理的特點及現(xiàn)狀、產(chǎn)生的相關(guān)問題和解決辦法三個方面，對裝備制造企業(yè)的圖紙信息化管理進行研究。

關(guān)鍵詞：文件生命周期理論 工業(yè)用圖 數(shù)字化 檔案信息

1 電子圖紙管理的特點及現(xiàn)狀

1.1電子圖紙管理的特點。文件生命周期理論是研究與探索電子文件管理的重要理論之一，該理論將文件從最初形成到最后永久保存或銷毀看作是一個完整的過程，從而指出前端控制對檔案工作的重要意義。根據(jù)文件生命周期理論，制造企業(yè)的生產(chǎn)用圖具有以下幾個方面的特點：

（1）第一價值高于第二價值，能夠直接指導(dǎo)企業(yè)生產(chǎn)活動。由于圖紙直接記錄產(chǎn)品及技術(shù)的所有信息，因此公司生產(chǎn)的各項活動都需要圖紙發(fā)揮其現(xiàn)行指導(dǎo)價值。

（2）內(nèi)在有機聯(lián)系密切。每個產(chǎn)品的圖紙數(shù)量高達上萬張，這些圖紙都是按照一定邏輯順序產(chǎn)生，因此，存放時特別需要注意其相互的聯(lián)系便于利用。

（3）更改頻率高。由于圖紙直接作用于生產(chǎn)活動，因此在指導(dǎo)現(xiàn)行工作中出現(xiàn)的問題能夠得到及時反饋與修正。

（4）保管時間長。因為圖紙記錄的信息通常會相互借用，因此即使當某一產(chǎn)品的圖紙第一價值逐漸消失，其第二價值依舊對企業(yè)發(fā)展擁有重要作用。如大連公司近些年來大力發(fā)展的電力機車圖紙有一部分就是借用了30年前內(nèi)燃機車技術(shù)。

1.2電子圖紙管理的現(xiàn)狀。PLM項目與檔案信息化項目是大連機車車輛有限公司信息化工作重要組成部分，PLM系統(tǒng)是以產(chǎn)品生命周期為依托，從產(chǎn)品最初的形成到后期做到合理有效地監(jiān)管，PLM系統(tǒng)將產(chǎn)品生命周期理論與文件生命周期理論結(jié)合起來，這在整個中國中車集團是獨一無二的。

PLM系統(tǒng)產(chǎn)生的圖紙一般分為兩大類別，一種是第一次歸檔的裝配套圖，另一種是根據(jù)通知單的內(nèi)容，進行版本替換工作圖紙。針對第一種類別，需要檔案工作人員將圖紙從PLM系統(tǒng)中進行下載，審核后根據(jù)規(guī)定，分發(fā)給相關(guān)車間和部室，再按照一定的規(guī)則存放電子圖紙。第二種類別的圖紙主要是根據(jù)通知單的內(nèi)容，下載審核后經(jīng)由公司NOTICE系統(tǒng)發(fā)送到各單位。

2 電子圖紙管理產(chǎn)生的問題

PLM系統(tǒng)與檔案信息化系統(tǒng)的運用使得公司相關(guān)的管理更規(guī)范化和現(xiàn)代化，解決了某些傳統(tǒng)紙質(zhì)底圖管理中不恰當?shù)姆矫妫魏涡率挛锍跗诔霈F(xiàn)時都會存在一些問題，只有在實踐中不斷探索研究進而改善才能夠使其得到更好地發(fā)展，PLM系統(tǒng)初期運行時也暴露了一些問題，這些問題有的是系統(tǒng)自身漏洞，有的是系統(tǒng)運行方式與傳統(tǒng)工作的沖突，這些問題主要體現(xiàn)在以下幾點：

2.1電子圖紙法律效力問題

傳統(tǒng)的圖紙在生成之初便擁有各方有效的“簽字”，從設(shè)計者到工藝師再到管理者，這樣的圖紙才具備真正的效力去指導(dǎo)生產(chǎn)活動。而電子圖紙的產(chǎn)生，該用什么去約束才能使得電子版的圖紙與簽名后的紙質(zhì)圖紙擁有同樣的效力呢？加之對“雙套制”管理方式的依賴，“雙套制的文件究竟哪一保存形式可以看作是其最初的原始版本，如果把二者的原始性看作是一樣的話，就目前我國對文件的認可度上來看，人們還是普遍接受紙質(zhì)形式存在的文件，電子文件只是在傳輸中顯示出其方便的優(yōu)勢，在法律效力上并沒有明顯的優(yōu)勢，而這個優(yōu)勢是被同樣具有法律效力的紙質(zhì)文件所削弱的。因此對個別方式的依賴同樣會削弱電子文件的法律效力”

2.2圖號較之前的管理變得復(fù)雜

PLM系統(tǒng)有一個明顯的特點：任意一張圖，只要在系統(tǒng)中稍有改動，該圖的版本便會自動升級，這樣將使得圖紙的圖號變得復(fù)雜混亂。其一，同一裝配中總圖與明細的版本號將存在不一致的情況，例如一張圖紙，設(shè)計部門與工藝部門同時有權(quán)對其進行修改，設(shè)計部門修改的主要是內(nèi)容方面，而工藝部修改的主要是行程，這樣會產(chǎn)生的情況是，當工藝部門對一張明細進行行程更改之后，系統(tǒng)將給該明細自動升級由A版本變成B版本，但是這時候的總圖是沒有被修改的，因此總圖的版本號依然保持不變是A版本，傳統(tǒng)紙質(zhì)底圖管理要求每套裝配中，總圖紙、明細、目錄三者名稱、圖號以及版本號必須一致，這樣既方便生產(chǎn)又便于查找與管理。其二，同一張圖紙，可對其進行更改的部門不是唯一的，而各部門不可能在每次更改前進行時間上的溝通，這樣會導(dǎo)致，如果同一張圖紙，不同部門幾乎同時更改時，系統(tǒng)最終只會在檔案工作者接收圖紙的系統(tǒng)內(nèi)顯示的是最新的版本，其中間的版本便不能夠進行歸檔。其三，由于圖紙稍做一點改動都會升級，而升級是需要按流程填寫更改通知單的，因此，很多設(shè)計師在面臨圖號錯誤，或者其他不屬于技術(shù)范圍的失誤時選擇了不做改動，錯誤的圖號一直保留不僅會給生產(chǎn)工作帶來麻煩與不便而且本身也不符合圖紙歸檔的要求，“數(shù)字化過程與對數(shù)字化信息的管理不能同步進行，所有原始材料的數(shù)字化雖然技術(shù)上容易實現(xiàn)，但是對于較大型的檔案管理部門數(shù)字化將是漫長的工作，即使完全數(shù)字化了，將會涉及海量異構(gòu)數(shù)據(jù)的存數(shù)、轉(zhuǎn)儲及管理與檢索”

2.3圖紙保密性問題

PLM系統(tǒng)中，更改通知單與其所涉及到的圖紙是放在一個壓縮包里的，負責(zé)圖紙分發(fā)的工作人員將每個壓縮包按照所需要分發(fā)的單位，通過NOTICE系統(tǒng)進行分發(fā)，但是一張更改通知單往往會更改多張圖紙，但這些圖紙的發(fā)送單位又存在不同，這樣的情況會對圖紙的保密性造成不利。

2.4圖紙安全性問題

電子圖紙的正常利用要基于幾方面的穩(wěn)定，分別是軟件系統(tǒng)的安全可用、硬件機器的安全可用、信息載體的安全可讀，這幾個因素缺一不可。“如軟件的升級，一款軟件的升級有的是要改進原先的技術(shù)，有的是需要加入新的功能，當一份文件在軟件升級之前就已經(jīng)形成，經(jīng)過了該款軟件無數(shù)次的升級，其信息內(nèi)容的存在方式也要隨之變化，這樣大大破壞了文件的原始性，如果升級的跨度過大，甚至?xí)霈F(xiàn)原始文件不可讀的情況發(fā)生?！?/p>

3 針對個別現(xiàn)有問題解決的方法與措施

3.1建立健全電子文件管理規(guī)范與辦法。做好前端控制，加強信息化后圖紙檔案工作的宣傳，制定出一些列切實有效的管理辦法，“在實踐層面，前端控制的重點在于如何簡化工作環(huán)節(jié)，如何實現(xiàn)后端檔案工作與前端文件管理工作的有效銜接，如何將檔案管理的環(huán)節(jié)提前合并，辦公自動化系統(tǒng)、電子文件中心和數(shù)字檔案館之間通過設(shè)計接口的形式”，“從全程著眼，規(guī)范電子文件從生成、流轉(zhuǎn)到保存的技術(shù)、方法和規(guī)則，將確保電子文件長久真實、完整、可讀、可用的措施貫穿始終?！?/p>

3.2探索適應(yīng)電子圖紙管理新需求的工作方法

首先為了保證檔案的原始性，建立一個數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫中的文件為從PLM中下載的原始文件，數(shù)據(jù)庫中的資料分門別類放置，便于今后查找。

其次，因為PLM系統(tǒng)中下載的原始文件都為壓縮文件，打開較麻煩，同時文件的題名也不便于檢索和利用，所以，在原始數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，再建立一個數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫較原始數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢就在于便于檢索和查找。數(shù)據(jù)庫中的圖紙只是原始版本的圖紙，這些圖紙是按產(chǎn)品裝配管理，不包括升級后的圖紙，所有升級的圖紙均與其更改通知單一起存放，因此，要查找最新版本的圖紙光有該數(shù)據(jù)庫是不夠的。

最后，為了更好的利用改良后的數(shù)據(jù)庫，提高效率，特別制作了一個表格，該表格將整個車型所有的圖紙都進行羅列，表格的第一欄顯示出了最原始的A版本的圖號，如果圖紙出現(xiàn)升級，會在其后標出升級到的版本，并運用excel程序“引用”這一功能，將與之關(guān)聯(lián)的更改通知單進行標明。每張圖紙都有其所對應(yīng)的裝配號，裝配升級的時候，方法與圖紙一樣，用引用進行標注。這樣的話，當查找某一圖紙的時候很容易能夠發(fā)現(xiàn)其最新版本是哪一個，之前的版本又是哪個號的更改通知單將其升級的，然后再去數(shù)據(jù)庫中進行查找。

3.3圖紙簽名與印章問題

大連公司采取兩種方式提高了企業(yè)電子圖紙的法律效力，一是將PLM系統(tǒng)中產(chǎn)生的圖紙加蓋了專用的“電子印章”，并且實施了一系列管理辦法，各生產(chǎn)車間與職能部室所保存與指導(dǎo)生產(chǎn)的圖紙必須擁有印章才可以再公司內(nèi)部應(yīng)用。二是在系統(tǒng)中設(shè)計了“簽名”功能，圖紙從最開始產(chǎn)生之初到經(jīng)過層層審批指導(dǎo)生產(chǎn)活動，每一步相關(guān)工作人員都會在圖紙中進行“電子會簽”。“電子會簽”與“電子印章”既能夠顯示在系統(tǒng)中同時也能夠根據(jù)需要打印出來。

3.4圖紙安全性與保密問題

PLM系統(tǒng)最開始運行的時候，圖紙的分發(fā)是以壓縮包為單位，當運行一段時間后發(fā)現(xiàn)了安全性存在問題的時候，下發(fā)的工作開始轉(zhuǎn)變?yōu)橐詥螆D為單位，也就是說，現(xiàn)在更改通知單的下發(fā)不再是將PLM系統(tǒng)下載下來的數(shù)據(jù)包進行直接下發(fā)，而是負責(zé)圖紙分發(fā)的工作人員進行二次整理，分門別類然后連同更改通知單在NOTICE系統(tǒng)中進行分發(fā)，這樣雖然加大了工作量，但是對于該情況引起的圖紙安全與保密問題起到了很好的解決作用。另外，圖紙的分發(fā)路徑在系統(tǒng)中也做出了完善，在將分發(fā)系統(tǒng)的安全性提高的同時也記錄每張圖紙下發(fā)的時間、單位、份數(shù)，這樣對于圖紙安全與信息安全都起到了良好的作用。最后，根據(jù)國家檔案局對全國數(shù)字檔案館提出的要求，大連公司已經(jīng)開始著手準備將電子圖紙格式轉(zhuǎn)化成統(tǒng)一要求的格式。

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