孔祥寧

摘 要：如今社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，與此同時(shí)共享的需求變得很大，檔案管理工作變得復(fù)雜了不少，正是計(jì)算機(jī)此時(shí)的到來(lái)促進(jìn)了數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)，協(xié)調(diào)了這一切的發(fā)展。但仍然存在著一些問(wèn)題有待解決，本文首先分析了數(shù)字化檔案管理體系的重要性，接著分析了如今存在的問(wèn)題，最后對(duì)管理體系建立的方法進(jìn)行了簡(jiǎn)析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理體系；建立

1.數(shù)字化檔案管理體系的重要性分析

1.1數(shù)字化檔案管理有利于存儲(chǔ)更多的內(nèi)容

檔案數(shù)字化的管理體系可以滿足存儲(chǔ)的要求隨著企業(yè)數(shù)量增加和不斷發(fā)展壯大，對(duì)企業(yè)管理的要求也在不斷的加大，檔案管理的內(nèi)容也變得更加的繁雜， 傳統(tǒng)的檔案主要是以紙質(zhì)為主，在存儲(chǔ)上有著極大的限制，由于存儲(chǔ)數(shù)量在不斷的增加，傳統(tǒng)的檔案管理體系已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，在使用效率上表現(xiàn)在低下的情況，在查找上也是極不方便的，這樣就嚴(yán)重的影響了檔案信息的利用和分享，面對(duì)這一要求，就要改變存儲(chǔ)的方式，而數(shù)字化檔案技術(shù)可以滿足不斷增長(zhǎng)的檔案數(shù)量的需要，擴(kuò)大存儲(chǔ)的空間，讓檔案可以順利的存儲(chǔ)，不再出現(xiàn)丟失、重復(fù)和互補(bǔ)的現(xiàn)象。

1.2 數(shù)字化檔案有著存儲(chǔ)和壓縮的功能

數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)和壓縮功能在檔案的利用中是十分關(guān)鍵的，這兩點(diǎn)是數(shù)字化技術(shù)存在的重點(diǎn)，數(shù)字化檔案不僅僅是在文字上數(shù)字化，在音頻、圖像、視頻上都要進(jìn)行數(shù)字化，數(shù)字化檔案就是將這些信息壓縮，以最小的空間存儲(chǔ)最多的信息，而且在壓縮的過(guò)程中，這些信息不會(huì)出現(xiàn)失真的情況，有效的減少了存儲(chǔ)的空間，提高了存儲(chǔ)介質(zhì)的使用效率，解決了傳統(tǒng)的檔案管理中存在的問(wèn)題。如今計(jì)算機(jī)和硬盤的存儲(chǔ)容量在不斷的加大，而且在成本上沒(méi)有過(guò)多的增加，在這一情況下，檔案數(shù)字化管理體系已經(jīng)變得越來(lái)越成熟，為數(shù)字化檔案的發(fā)展提供了較大的發(fā)展空間。

1.3 可以準(zhǔn)確的分析數(shù)據(jù)

從數(shù)字化檔案管理的角度來(lái)看，數(shù)字化檔案管理體系需要提供出微觀的數(shù)據(jù)，微觀的數(shù)據(jù)會(huì)通過(guò)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)公布數(shù)字檔案的信息，這樣檔案的使用者就可以迅速的找到所需的檔案，提高檔案的管理水平，滿足檔案數(shù)字化管理體系的要求，強(qiáng)化系統(tǒng)分析體系，讓檔案管理體系穩(wěn)定的運(yùn)行數(shù)字化。

2.數(shù)字化檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 缺乏有效的領(lǐng)導(dǎo)

如今科技取得了很大的進(jìn)步，越來(lái)越多的檔案信息使得數(shù)字化檔案管理體系建立的必要性越來(lái)越明顯。但是從目前的情形來(lái)看，我國(guó)的數(shù)字化管理仍處于初級(jí)階段，在一定程度上我們接受了數(shù)字化管理的存在，但是對(duì)于他專業(yè)性的知識(shí)儲(chǔ)備我們并不具有。而且缺乏系統(tǒng)化的領(lǐng)導(dǎo)，數(shù)字化檔案管理工作的科學(xué)規(guī)范雖有建立，但還不太完善。

2.2 數(shù)字化人才的缺失

如今數(shù)字化檔案管理的形式普遍被工作人員接受，然而工作人員卻缺少專業(yè)的知識(shí)，所以數(shù)字化檔案管理體系的建立現(xiàn)在需要大量的數(shù)字化管理專業(yè)人才，

但是我國(guó)的數(shù)字化檔案管理又處于初級(jí)階段，所以人才嚴(yán)重缺少，結(jié)構(gòu)構(gòu)成不完善，尤其是高層次，高領(lǐng)域，高技術(shù)的創(chuàng)新型集合人才缺少，數(shù)字化管理人才的能力也是非常薄弱的，這些都是阻礙數(shù)字化檔案管理發(fā)展的因素。

2.3 數(shù)字化硬件設(shè)備投入較少，軟件功能混亂

在科技飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代是頻繁的。而檔案館的計(jì)算機(jī)往往跟不上時(shí)代步伐和現(xiàn)代檔案形勢(shì)的發(fā)展變化，不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理體系的需求。影響了檔案管理工作的全面開(kāi)展。再加上有些檔案管理軟件功能單一，參差不齊，跟不上時(shí)代發(fā)展的需求，自動(dòng)化水平低下一直困擾著數(shù)字化檔案館的進(jìn)一步拓展。

2.4 數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)安全性能低

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用是數(shù)字化檔案管理體系不可或缺的一項(xiàng)主題，有網(wǎng)絡(luò)的地方，就存在網(wǎng)絡(luò)安全這一不可回避的問(wèn)題?，F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)中存在較多的安全隱患，易導(dǎo)致檔案管理體系不能正常運(yùn)行，甚至網(wǎng)絡(luò)癱瘓。隨著科技的不斷發(fā)展，各種病毒等也變得高級(jí)和復(fù)雜，類型多樣，層出不窮，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的威脅很大，很多網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都受到了攻擊，造成了損失。

3 數(shù)字化檔案管理體系具體建立方式研究

3.1做好數(shù)據(jù)庫(kù)的備份工作，確保信息的安全

系統(tǒng)數(shù)據(jù)往往是十分重要的，所以需要采取定期備份操作來(lái)以防數(shù)據(jù)流失，而且有一些較大的數(shù)據(jù)庫(kù)往往存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)更多，這一類就要采用雙機(jī)備份的操作來(lái)確保信息安全，對(duì)于重要的信息，更是要采取多介質(zhì)、多重備份，只有這樣可以很好地來(lái)防止數(shù)據(jù)丟失帶來(lái)的巨大危害。

3.2 預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)遭受入侵

計(jì)算機(jī)是一個(gè)復(fù)雜的工具，其中的系統(tǒng)、軟件更是多得難以計(jì)數(shù)，這就給了病毒的入侵機(jī)會(huì)，病毒對(duì)于信息的危害也是很大的，所以要用盡辦法來(lái)防止病毒入侵。這就需要在計(jì)算機(jī)里裝入防毒軟件，在對(duì)防毒軟件進(jìn)行定期升級(jí)的同時(shí)還要不時(shí)地進(jìn)行病毒查殺，除此之外，不能隨便使用外來(lái)的光盤和磁盤，使用之前必須經(jīng)過(guò)一番嚴(yán)格的病毒檢測(cè)。

3.3設(shè)置權(quán)限、控制訪問(wèn)，保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運(yùn)行

雖說(shuō)資源共享是這個(gè)時(shí)代所提倡的，但是該有的信息隱私還是應(yīng)該有，要做到對(duì)隱私信息的安全保密，就必須對(duì)檔案的使用者進(jìn)行一定的權(quán)限設(shè)置，將檔案做出細(xì)致認(rèn)真的歸類，分為加密、可公開(kāi)、內(nèi)部允許調(diào)閱、權(quán)限用戶這幾種類型?？梢宰龅綄?duì)私密文件信息進(jìn)行保密，防止惡意盜取的用戶進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.4構(gòu)建優(yōu)質(zhì)化與無(wú)紙化相結(jié)合的檔案信息庫(kù)

采用數(shù)字化檔案管理的另一缺點(diǎn)是檔案信息是非常容易受到毀滅的，因?yàn)椴《镜那秩胍约熬W(wǎng)絡(luò)自身原因種種，所以即使擁有數(shù)字化的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，還應(yīng)該采用網(wǎng)絡(luò)電子文件歸檔管理和電子打印設(shè)備構(gòu)建紙質(zhì)同步的檔案將信息保存起來(lái)。防止信息的丟失，而且這樣的操作可以解決很多問(wèn)題，而且這些問(wèn)題恰巧是數(shù)字化檔案解決不了的。

結(jié)語(yǔ)：數(shù)字化檔案管理體系的建立一方面使得檔案管理工作變得便利準(zhǔn)確，一方面使得資源的共享變得更加快捷，數(shù)字化管理體系能夠很好地在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)對(duì)檔案收集和整體的規(guī)則進(jìn)行定制，能夠很好地在收集資料時(shí)確保手機(jī)的收集和速度。方便了用戶的查詢，不受時(shí)間、地域的限制，只要有網(wǎng)絡(luò)的覆蓋，就可以實(shí)時(shí)地實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案資料的使用，減少了管理人員的壓力，使得能夠更好地收集和管理檔案，及時(shí)地解決檔案的缺失和損壞等問(wèn)題。

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