摘 要：Excel是日常辦公中常用的軟件，它在數(shù)據(jù)的記錄、處理、對比、分析方面有著強大的作用，是日常辦公不可或缺的一個軟件。如何將 excel 強大的數(shù)據(jù)處理和分析功能實現(xiàn)有效地利用，確保對龐大數(shù)據(jù)的精確管理和自動化處理，筆者將結合 excel中的函數(shù)、宏定義，以及圖表繪制等功能，來探討 excel 在數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析中的相應應用技巧和體驗，以幫助更多的人來認識和使用 excel。

關鍵詞：excel；統(tǒng)計；日常辦公；使用技巧

excel 作為圖表處理工具，因其強大的數(shù)據(jù)處理能力而被廣泛應用到各行各業(yè)的數(shù)據(jù)分析領域，然而，還有很多用戶，對 excel 提供的數(shù)據(jù)處理的技巧還不熟悉，在日常的大量的、費事費力的手工處理圖表信息中，如何實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的有效分析和設定恰當?shù)倪\算函數(shù)，以滿足工作的快捷、準確、自動化運算的實際需要。本文將結合 excel 表處理上的技巧和方法，探討其應用。

1、excel 中常用函數(shù)的運用

excel 中內(nèi)置了大量的函數(shù)，其中包括常用函數(shù)、邏輯函數(shù)、財務函數(shù)，以及其他統(tǒng)計分析函數(shù)。因此我們首先要在眾多的函數(shù)中，首先認識各個函數(shù)的意義及使用方法，只有首先明白函數(shù)的意義，才能利用excel 運用函數(shù)從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計，所以在excel辦公應用中廣泛的使用函數(shù)也是我們談討的重點。

具體的操作：從工具欄中選擇“fx”按鈕，在出現(xiàn)的“函數(shù)”對話框中，選擇自己需要利用的函數(shù)，從而實現(xiàn)對函數(shù)的調(diào)用。

在 excel 函數(shù)的處理中，IF 函數(shù)作為常用的條件函數(shù)應用十分方便和廣泛。其邏輯運算規(guī)則是 IF（公式測試結果 test，為真是 true，為假是 false），簡言之就是當測試公式的計算結果為真時，選擇true，為假時選擇 false。

現(xiàn)舉例說明，首先在單元格 e1 內(nèi)輸入函數(shù)：IF（sum（c1：d1）>=90，“優(yōu)秀”，“不及格”），從函數(shù)中我們可知，如果工作表內(nèi) c1 與 d1 兩個單元格的數(shù)據(jù)求和大于等于90 時，則在 e1單元格顯示為“優(yōu)秀”，否則顯示為“不優(yōu)秀”。借此技巧，當我們在某項統(tǒng)計表中，如果發(fā)現(xiàn)單元格內(nèi)沒有數(shù)據(jù)，而統(tǒng)計后顯示一個“0”，如何取消這個“0”，就可以利用IF函數(shù)來實現(xiàn)，即輸入函數(shù) IF（SUM（c1：d1），“”），其意義就是當單元格 c1 和 d1 求和的值大于“0”時，則顯示求和值，否則則顯示空格，這樣就可以將“0”變換成空格了。

2、數(shù)據(jù)分析和處理的技巧和功能

利用 excel 中提供的相關的數(shù)據(jù)處理技巧，可以實現(xiàn)對工作表進行直觀、便捷的管理和運算，既能實現(xiàn)對人工數(shù)據(jù)的處理和分析，又能提高我們的工作效率。

1）在工作表之間建立超鏈接

在工作表之間建立超鏈接，可以實現(xiàn)對工作表之間的自由調(diào)動，在使用的過程中，需要對工作表的某個位置進行插入書簽，并在需要建立超鏈接的工作表中，選擇“插入超鏈接”對話框，設置好路徑和文件名即可，同時，也可以將網(wǎng)頁地址作為超鏈接的形式來實現(xiàn)工作表與網(wǎng)頁之間的鏈接關系，不同的是，插入的鏈接地址是網(wǎng)站中的網(wǎng)頁地址。

2）在數(shù)據(jù)表中的跨表操作

作為工作表內(nèi)的數(shù)據(jù)，不僅可以實現(xiàn)相互關聯(lián)，也可以實現(xiàn)表與表之間的跨表關聯(lián)，比如在工作表 sheet3 中，需要與工作表 sheet2、sheet1 進行關聯(lián)，則可以在 sheet3 中的 f4 單元格內(nèi)輸入：=sheet2 ！e4*50%+sheet1 ！d4*50%，執(zhí)行的結果是將 sheet2 工作表中的 e4 單元格中的內(nèi)容乘以 50%，再加上 sheet1 表中的 d4 單元格乘以 50% 后的新數(shù)值和，放在 sheet3 工作表中的 f4 單元格。

3）在 excel 中實現(xiàn)不同列數(shù)據(jù)之間的同屏查看

在大型的 excel 表格中，由于存在太多的行與列，比如在 A 列與Z 列之間進行數(shù)據(jù)比較和分析時，需要用鼠標不停在窗口滾動條之間進行拖動，不僅費時費力，還不能實現(xiàn)有效的查看。為此，利用工作底部的水平滾動條右側(cè)的小方塊來實現(xiàn)同屏查看，拖動雙向箭頭光標到合適的位置，從而實現(xiàn)對整個工作表的有效分割，既不影響實際數(shù)據(jù)，還能實現(xiàn)相距較遠的兩列之間數(shù)據(jù)能夠同屏顯示。

4）實現(xiàn)對四舍五入數(shù)值的重新計算

在數(shù)學統(tǒng)計分析中，常常會遇到一些小數(shù)點后面幾位數(shù)字進行縮位操作，而在實際求和等運算中，無法實現(xiàn)計算結果的準確性，其根源在于小數(shù)點后的數(shù)值沒有進行正確的縮位操作。為此，在工具欄下的選項窗口中，點選重計算，在輔助選項中選中“以顯示值為準”，

這樣就可以實現(xiàn)對計算結構的無誤差運算了。

5）選擇性粘貼的特殊用法

大量的工程運算或數(shù)理統(tǒng)計分析需要對數(shù)值進行負操作，舉例來說，原本數(shù)值為 100，如何實現(xiàn)讓其變成“-100”問題。選擇性粘貼工具的靈活運用，可以輕松實現(xiàn)對其的操作。比如：我們在一個空的單元格內(nèi)輸入一個數(shù)值“1”，然后在將“1”，變成“-1”，選中該單元格，利用復制命令，在需要轉(zhuǎn)換的新的單元格上粘貼，此時選中“選擇性粘貼”命令，在其運算窗口中選擇運算符“乘”，便可實現(xiàn)對該單元格進行負運算操作了。

3、查找數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)

Exoel表格會涉及很多數(shù)據(jù)的處理，特別是財務和會計人員，一旦查找大量數(shù)據(jù)就會十分繁瑣，需要相關函數(shù)來完成數(shù)據(jù)處理。其中Lookup函數(shù)功能強大，能夠快速、準確的查找出數(shù)據(jù)，常用的還有VlookuP函數(shù)，它和LookuP函數(shù)的不同之處在于能夠順暢的完成表與表之間的數(shù)據(jù)查找，為兩種表格建立起穩(wěn)固的橋梁。

一般情況下企業(yè)都會制定完整員工信息表和加班人員工資表，員工的姓名、工號和銀行賬號都會匯總到員工信息表中，記錄高達1000條之多，員工的姓名和加班工資會匯總在加班人員工資表中。舉例來說，財務人員要將加班人員工資表中的數(shù)據(jù)和員工信息表對接起來，也就是加班工資打入員工的銀行賬號中去，介于這兩者不在同一個表格中，需要采取一系列措施完成有效的鏈接。首先要在員工信息表中找到員工的姓名，將里面每個人的工號和銀行賬號轉(zhuǎn)移到加班人員工資表中，系統(tǒng)會保證數(shù)據(jù)的正確轉(zhuǎn)換，檢查無誤后自動轉(zhuǎn)變?yōu)楣べY發(fā)放表。

Exoel函數(shù)作為辦公室軟件之一應用范圍十分廣泛。它具備操作簡單、快捷的特點，對文本進行有效的編輯，同時保證格式的正確性，企業(yè)公司、政府單位都通過Excel函數(shù)來處理大量數(shù)據(jù)信息。對于財務、會計人員來說是高效分析、處理數(shù)據(jù)的一項軟件。在操作Excel函數(shù)時會遇到一系列問題，而開發(fā)者在軟件設計初期就考慮周全了這些問題，但是存在很多使用者不熟悉軟件功能的現(xiàn)象，造成數(shù)據(jù)的緩慢或錯誤處理，對其功能的了解能幫助使用者快速完成信息的處理和數(shù)據(jù)的生成。

參考文獻：

[1] 白仲貴，張毅坤，楊凱峰，鄧晶晶，王凱 Excel 報表數(shù)據(jù)的自動分離引擎 [J]. 計算機工程 . 2008（23）

[2] 王勁松用 Excel 實現(xiàn)實驗數(shù)據(jù)的計算機處理 [J]. 科技信息（科學教研）. 2008（23）

作者簡介：

楊永波（1982- ），男，河北人，畢業(yè)于新疆大學計算機科學與技術專業(yè)，就職于中國石油天然氣運輸公司教育培訓中心。