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        秘書工作需要“三心”“二意”

        2018-06-09 08:43:24向麗華
        公務(wù)員文萃 2018年4期

        向麗華

        秘書職業(yè)歷史悠久,但是其名稱、工作內(nèi)容、形式和評價標準一直在變化。在當今這個信息高度發(fā)達的“互聯(lián)網(wǎng)+”時代,一名優(yōu)秀的秘書日常工作中特別需要具備“三心”“二意”。

        孟子云“心之官則思”,這一點放在今天也是適用的。秘書工作特別講究用心,講究正確和高效的思維方式。具體來說,秘書工作中的“三心”包括耐心、細心和信心。

        秘書的日常工作,尤其是初級秘書工作,表面上看有些繁瑣和枯燥。簡單重復(fù)的機械工作,讓人不得不懷疑自己存在的價值,從而產(chǎn)生離職的想法。每每這時,我總會想起達·芬奇畫雞蛋的故事,看起來畫雞蛋就是畫一個圓圈,但是世界上沒有完全相同的兩個雞蛋,在不同角度、不同光線下同一個雞蛋也有不同的形狀。既然要畫,就要沉下心去觀察、體會每一個雞蛋的獨到之處,與雞蛋融為一體,觸摸它、感知它,當你真的用心對待每一個雞蛋時,你就會發(fā)現(xiàn)其實世界上的事情沒有簡單和復(fù)雜之分。重復(fù)是技巧之母。一個人把簡單的事情重復(fù)做,就會變成專家;重復(fù)的事情用心做,你就是贏家。世界本來就是平凡的,只有自己把頭低下來,才能更好感悟人生的萬花筒。

        首先,耐心會讓秘書人員在前行的道路上盡量少犯錯誤,收獲驚喜。秘書工作講究心緒平穩(wěn)、專心致志,切不可心神恍惚、心猿意馬。比如,我的一個學生實習時就經(jīng)歷過這樣一件事情,該學生在一大型外貿(mào)公司上班,公司有個良好的傳統(tǒng),就是以季度為單位給當季度過生日的員工采購禮物,并發(fā)放到人。該學生在查閱員工資料時,開始還能靜下心來仔細比對,把員工的名字一一加以標注,但是在標注了300人之后,她已經(jīng)接近抓狂,覺得這么簡單的工作讓她來做真的是大材小用,于是開始一目十行地掃閱,結(jié)果完成的速度是快了,在發(fā)放禮物時卻出現(xiàn)了問題。本來公司當季度過生日的員工是676人,學生統(tǒng)計出來的結(jié)果卻600人不到。雖然后面重新采買,補發(fā)了給員工的禮物,領(lǐng)導也沒有批評這位學生,但是這件事情讓她難過了好久。她說,這么簡單的事情都沒有辦好,真的是太丟臉了。這件事其實與個人能力沒有多大關(guān)系,重要的只是欠缺耐心。

        其次,細心是成為高素質(zhì)秘書的必備武器之一。事實上,能讓領(lǐng)導放心、同事交心的心智聰慧的秘書非常難得。在工作過程中,我曾經(jīng)對一件事情一直耿耿于懷。當時,所在協(xié)會要召開年會,我負責印刷和發(fā)放參會通知。通知是協(xié)會資深秘書長撰寫的,文字流暢,格式規(guī)范,上面有會長的簽發(fā)意見,所以在印發(fā)通知之前,只是簡單掃了一下正文內(nèi)容,就把通知交付給印務(wù)中心承印了。當拿到厚厚的幾百份通知時,還是小有成就感的??墒?,就在裝封前一分鐘,卻發(fā)現(xiàn)通知上有一個非常明顯的錯誤,那就是此次年會召開的時間居然要回到前年!就是這樣一個阿拉伯數(shù)字的錯誤,讓我們不得不想辦法去補救。因為已經(jīng)印刷完畢,為了節(jié)約成本,我們只好在每一份通知上做手寫的更改。雖然最后會議還是按期召開了,但是因為自己在交付印刷前的一個不細心,導致了重復(fù)工作的發(fā)生,現(xiàn)在想起來直覺得汗顏。細節(jié)決定成敗,這句話對于秘書行業(yè)來說意義重大。

        再次就是信心。有人堅持秘書是吃青春飯的,這句話其實也有一定道理。因為秘書是單位的形象,是外界接觸到該單位的第一人。秘書的精氣神在某種程度上彰顯了企業(yè)的文化底蘊和生命氣息。秘書要強調(diào)內(nèi)外兼修,不僅講顏值還要拼內(nèi)在修為。其中,就包括自信力的提升。一個心氣高、干勁足、有心志,對自己的能力、從事的崗位和服務(wù)的單位充滿信心,渾身洋溢著正能量的秘書會成為公司無形的資產(chǎn)。比如在安排領(lǐng)導外出行程時,就要充分考慮到本單位的地位,在與對方聯(lián)系的過程中做到不卑不亢,在溫柔中堅持底線。

        當然,這里也可能存在秘書因自信爆棚從而越俎代庖出現(xiàn)與自己身份不合的言行。我曾經(jīng)服務(wù)的一個小型物流公司,每年春節(jié)都會給客戶贈送優(yōu)質(zhì)的筆記本,在筆記本的扉頁,公司的總經(jīng)理總是會手寫一封熱情洋溢的新年賀信,這是公司堅持了快十年的慣例。但是有一年,開展這個活動的過程中出現(xiàn)了一個小插曲,讓老總很是光火。原因就是總經(jīng)理秘書想著自己是中文系畢業(yè)的高才生,文筆了得,所以自信滿滿地自作主張,未經(jīng)請示就把賀信給寫了,還用上了領(lǐng)導的藝術(shù)簽名。從客觀上來說,這封賀信的內(nèi)容和形式真的比以前的要好,但是,秘書的自信不能無度,一切工作的開展要在自己的職業(yè)維度內(nèi),這也是我們所講的心量。信心要能放能收,有容乃大。

        秘書工作除具備“三心”外,還要講究“二意”,即會意和情意。

        意,從音從心。秘書作為為領(lǐng)導營造最佳決策環(huán)境的人,需要格外用心揣摩和領(lǐng)會他人的意圖,懂得言外之意和弦外之音。與領(lǐng)導經(jīng)過一段時間磨合,要做到對其意圖心領(lǐng)神會。如領(lǐng)導有一天進來辦公室的時間很晚,臉色很差,對同事的問候也很怠慢,這個時候,秘書就不能簡單地按照工作日程去打擾領(lǐng)導,可以按照領(lǐng)導平時的愛好,先沏一杯茶或者其他飲料,讓領(lǐng)導暫時緩緩,再察言觀色,留意領(lǐng)導的細節(jié),進而安排下一步工作。就算這時候領(lǐng)導做出任何決定,秘書都可以在表面上應(yīng)承,做好記錄,而實際上在背后仔細分析、感知領(lǐng)導的真實意愿。等待領(lǐng)導平靜下來之后,再說出自己對此事的看法和意見,與領(lǐng)導進行確認。這種曲線救國的工作方法可以有效地避免領(lǐng)導片面武斷或者言不由衷的決策輕易被下發(fā)實施,從而維護領(lǐng)導的尊嚴。

        秘書不僅自己要有情有意,高情商,而且要幫助領(lǐng)導樹立一個重情意的形象。秘書雖然不是領(lǐng)導,不做決策,卻是外界和下屬接觸領(lǐng)導和公司的媒介,尤其是初次接觸領(lǐng)導者常常會從秘書那里感知領(lǐng)導的溫度。

        做秘書要講究人性關(guān)懷,工作中的情意主要表現(xiàn)在上下和內(nèi)外這兩個維度。比如筆者在策劃公司2016年年會時,考慮到當年公司效益不錯,年會召開時間又是圣誕節(jié),在邀請參會人員時,筆者提議邀請員工家屬參加,這樣既可以保證年會的高效召開,也不會耽誤員工與家人的天倫之樂。年會中還安排了以家庭為單位的親子類節(jié)目演出,表演時請專業(yè)人士全程錄像,年會結(jié)束時,把已經(jīng)制作好的錄像帶和照片放在印有單位LOGO的精美包裝袋里,由領(lǐng)導專門送到各家庭代表的手上。雖然花費不多,但是單位年會如此安排,讓員工的使命感和對單位的歸屬感得到極大加強。在“我們是相親相愛的一家人”這樣的氛圍中,年會成為大家回顧過去、展望來年、意氣風發(fā)、眾志成城的大會。

        秘書除了關(guān)心單位內(nèi)部的發(fā)展變化,還要關(guān)注行業(yè)、國內(nèi)外發(fā)生的大事。一旦需要單位和領(lǐng)導出面,秘書應(yīng)該快速抓住問題的重點,找到需求的焦點,及時制訂出整體方案,方便領(lǐng)導做出正確決策。如遭遇一些天災(zāi)人禍的突發(fā)事件時,秘書就要第一時間整合各種信息和資源,和領(lǐng)導商量后制訂出合適的行程和活動方案,讓外界感受到單位以人為本、以愛為幟的生存理念。一個企業(yè)只有超越了單純?yōu)橘嶅X而存在的目的,真心懷揣對世間大寫的愛,有責任敢擔當,才會獲得生生不息的動力。

        秘書對領(lǐng)導也要重情意,當然這要建立在更好開展工作的基礎(chǔ)之上。秘書要主動與領(lǐng)導搞好關(guān)系,注意觀察和收集領(lǐng)導的個人愛好甚至家庭信息,盡量給領(lǐng)導營造一個良好的情感空間,為領(lǐng)導解決后顧之憂。如在公司老總夫人生日的前幾天提醒老總,附帶給出幾款禮物清單供其選擇。身為領(lǐng)導,難免也有殫精竭慮、考慮不周、一意孤行的時候,那么作為他的輔助者——秘書,就要避免自己的情緒被領(lǐng)導同化,要保持清醒的頭腦,及時給對方以提醒和建議。就算有時自己受委屈,也要以服務(wù)領(lǐng)導為重,等到合適的機會,再向領(lǐng)導解釋清楚。任何人情都是相互的,當你對工作一心一意,對領(lǐng)導全心全意的時候,你的工作也會事半功倍。

        綜上所述,要做好秘書工作,除了具備基本的職業(yè)素養(yǎng)外,還要講究“三心” “二意”,并且將心意融合,真正將自己置身其中。用心支持,用意升華,慢慢蓄積能量,讓自己在秘書這個舞臺上綻放光彩!

        (摘自《秘書之友》)

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