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        事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑探討

        2018-06-07 08:58:16閆立紅
        卷宗 2018年9期
        關(guān)鍵詞:創(chuàng)新發(fā)展事業(yè)單位檔案管理

        閆立紅

        摘 要:事業(yè)單位作為我國民眾服務(wù)的基石,其重要性是不言而喻的。但是隨著社會的發(fā)展,事業(yè)單位所需要承擔(dān)的壓力也就越來越大。這就需要事業(yè)單位能夠按照自身的近況進(jìn)行有效的改革。而檔案管理作為事業(yè)單位管理的基石,是首先要考慮的部分,只有建設(shè)好檔案管理部門,才能讓事業(yè)單位有序的運行,否則就會造成人員混亂等情況的發(fā)生。因此,對傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行有效的創(chuàng)新已迫在眉睫。本文就是通過對當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理情況進(jìn)行探究,來淺析如何對事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行有效的創(chuàng)新。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位,檔案管理,創(chuàng)新發(fā)展,部門建設(shè)

        科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力,這是當(dāng)前公認(rèn)的事實。因此任何的單位想發(fā)展都需要借助科技的力量,事業(yè)單位想要更好的為人民服務(wù),也需要更合理的運用科技。而在事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新中,也必須要大量的有運用科技,才能保證創(chuàng)新的成功。這就需要管理層對檔案管理有足夠的重視,將大量的資金和人才投入檔案管理部門的建設(shè)中。有了這兩項硬性的保障,才能促使創(chuàng)新的成功。

        1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

        1.1 檔案管理人員專業(yè)水平不夠

        任何一項工作想要做好,都需要從業(yè)人員的努力。但是隨著社會的發(fā)展,當(dāng)今工作已經(jīng)越來越傾向于專業(yè)性、科技性,因此原本的苦力行為已經(jīng)無法有效的完成任務(wù)。而在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,其主要采取的是人工錄入、整理和收納的形式,這種形式在當(dāng)前看來是弊端多,不僅浪費時間,而且整理出來的文件也因為本身材質(zhì)為紙質(zhì),不容易保存,就會造成檔案的缺失。因此,檔案的改革應(yīng)當(dāng)從工作人員的專業(yè)來進(jìn)行,要任用有檔案學(xué)知識的專業(yè)人才進(jìn)行管理,要用腦力來代替體力。這樣才能保證工作的順利完成。

        1.2 檔案管理設(shè)備落后

        另一個方面就是檔案管理部門設(shè)備落后。這種情況的發(fā)生是因為領(lǐng)導(dǎo)層不夠重視檔案管理部門,因此難以對檔案部門進(jìn)行大量的資金支持。這就導(dǎo)致了檔案管理部門難以進(jìn)行設(shè)備的更新,完成信息化的建設(shè)。而且就算是設(shè)備引進(jìn),也是用其他部門淘汰的計算機(jī)設(shè)備來填補(bǔ)檔案管理部門的空缺,這就讓檔案管理部門的工作效率低下。甚至有些事業(yè)單位根本不考慮檔案管理部門的信息化建設(shè),依舊采取原始的手抄筆錄行為。在當(dāng)前這個信息爆炸的時代,這種行為無異于讓檔案管理部門名存實亡。難以起到其應(yīng)有的作用。

        1.3 管理人員離職后檔案管理工作效果不佳

        人員的交接問題,也是檔案管理部門的一個重大問題。一些事業(yè)單位不夠重視人員交接的問題,就導(dǎo)致了前任離開的時候,接任的人難以對前任的工作做到接盤。這就讓一些文件出現(xiàn)了疑似丟失的情況,也就是人們經(jīng)常說的“死檔”。

        1.3.1 事業(yè)單位對現(xiàn)有檔案的運用不夠有效

        事業(yè)單位中通常檔案資料比較多,但是這些檔案常年被擺在那里,很少得到有效的利用,因此也就導(dǎo)致檔案資料的應(yīng)用有效性不高。甚至還有些檔案知識的應(yīng)用也只是表面,無法充分發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價值,這些問題在檔案管理中均需要得到有效滿足。

        1.3.2 檔案管理工作規(guī)定不夠規(guī)范

        檔案管理工作本身比較復(fù)雜,關(guān)于檔案管理工作在事業(yè)單位中沒有具體的規(guī)范,因此在實際管理工作中通常都是管理人員想要怎么管理就怎么管理,這也就導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量不佳。甚至檔案紙張也出現(xiàn)雜亂問題,在進(jìn)行檔案資料應(yīng)用的時候,尋找非常麻煩,影響檔案管理質(zhì)量,也影響工作效率。

        1.4 管理規(guī)范性差,應(yīng)用效率偏低

        事業(yè)單位雖然一直在對人事檔案進(jìn)行管理,但是實際上管理工作能夠起到的作用十分有限,事業(yè)單位人事檔案并不能夠在實際工作中發(fā)揮出重要的作用,很多人事檔案長期得不到應(yīng)用,白白浪費了人力對其進(jìn)行管理和維護(hù)。從理論上講,工作人員職務(wù)的變動、薪酬的增減等都與工作人員的檔案信息有著密切的關(guān)系,但是在實際生活中這些檔案信息卻很少進(jìn)行合理的應(yīng)用,不僅基礎(chǔ)的作用難以發(fā)揮出來,反而還會對事業(yè)單位內(nèi)部工作帶來負(fù)面的影響。首先,檔案信息的篡改現(xiàn)象較為嚴(yán)重,部分工作人員為了達(dá)到自己工作上的目的,會與人事檔案管理人員進(jìn)行串通,對學(xué)歷或者年齡等進(jìn)行造假。這就使得人事檔案失去了原有的價值,無法為人事管理工作提供有效的參考,致

        使檔案作假人員謀取了不屬于自己的職位,享受了本不屬于自己的待遇。其次,檔案管理缺乏規(guī)范性,致使事業(yè)單位人事檔案在時效性、可靠性等方面都暴露出較大的缺點,不能根據(jù)人事變動進(jìn)行及時調(diào)整。除此之外,事業(yè)單位在人事檔案傳遞方面也顯示出一定的不足,很多事業(yè)單位都沒有按照國家規(guī)定進(jìn)行人事檔案的傳遞,在傳遞過程中隨意性過大,經(jīng)常造成人事檔案的丟失、損毀等,對工作人員的利益造成了損害,不利于人事檔案的利用和完善。

        2 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

        2.1 強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)

        在上述的情況中我們發(fā)現(xiàn),事業(yè)單位的檔案管理改革最重大的問題就是人才的問題。因此,在檔案部門的建設(shè)中,一定要大量的引入專業(yè)的人才,這樣才能有效的提高部門運轉(zhuǎn)的效率。而且,現(xiàn)代社會是一個腦力勞動的社會,在不久的將來,人力必然被機(jī)械所代替,因此,注重管理的設(shè)計和管理方法是非常重要的一個環(huán)節(jié)。同時,也要努力的培養(yǎng)自己的專業(yè)人才,只有自己培養(yǎng)的人才是最為可靠的,也能夠有效的避免換人交接的問題,盡量的避免“死檔”的情況出現(xiàn)。

        2.2 檔案管理人員工作落實到人

        在事業(yè)單位檔案管理人員交接工作中,也必須要制定相應(yīng)的規(guī)范制度,如果出現(xiàn)管理人員離職,則首先應(yīng)該完成交接工作。同時對于離職人員也必須留下自己聯(lián)系方式,一旦檔案管理工作中出現(xiàn)問題,則可以讓單位立即和當(dāng)事人保持聯(lián)系,對于提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量具有重要作用。

        2.3 做好檔案管理的工作

        在檔案管理人員培訓(xùn)工作中,管理人員必須加強(qiáng)對檔案管理工作的重視,提高管理人員檔案保護(hù)意識。對檔案管理工作定期進(jìn)行檢查,一旦發(fā)現(xiàn)問題立即采取相應(yīng)措施進(jìn)行修補(bǔ)。檔案管理工作比較復(fù)雜,因此在管理工作中需要具有較強(qiáng)的耐心及細(xì)心,只有在檔案管理工作中足夠細(xì)心,才能夠真正做好檔案管理工作,為事業(yè)單位發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

        2.4 提高檔案利用合理性

        檔案管理工作是事業(yè)單位的重要工作之一,同時關(guān)于檔案資料的合理利用也是其重要組成部分,只有這樣才能夠有效發(fā)揮檔案作用。目前正是信息化時代,檔案信息的利用也逐漸加大。在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中,只有定期查閱檔案資料,才能夠?qū)κ聵I(yè)單位信息有全面的了解,這樣不但有助于顯著提升工作效率,同時也能夠?qū)κ聵I(yè)單位發(fā)展提供資料參考。

        2.5 及時更新檔案

        隨著社會的不斷發(fā)展,事業(yè)單位更新發(fā)展速度也在不斷加快,在這種環(huán)境下,事業(yè)單位檔案也需要發(fā)生變動,對于工作人員來講則需要結(jié)合時代發(fā)現(xiàn)需求,及時更新檔案資料,以能夠不斷完善檔案資料,以此促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展,并能夠顯著提升事業(yè)單位在發(fā)展進(jìn)程中的吸引力,吸引更多的人才服務(wù)于事業(yè)單位檔案管理工作。

        3 結(jié)語

        綜上所述,在我國事業(yè)單位檔案管理工作中還存在一系列問題,但是事業(yè)單位人員普遍對其重視不高,因此也就導(dǎo)致我國事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量偏低。在這種環(huán)境下必須要顯著提升檔案管理工作質(zhì)量,以此促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

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        [3]孫鳳玲.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].改革與開放,2012,04:6-7.

        [4]彭彩虹.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,13:116+119.

        [5]林幼鳳.淺論行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2009,08:235-236.

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