王志軍

進(jìn)行匯總排名是職場(chǎng)朋友經(jīng)常要做的工作之一，有時(shí)往往還需要生成相應(yīng)的排名數(shù)據(jù)。如果你的Excel已經(jīng)是2016或更高版本，那么可以利用數(shù)據(jù)透視表直接添加排名，操作也并不復(fù)雜。例如圖1所示的數(shù)據(jù)，這里要求按照部門(mén)和性別匯總補(bǔ)貼金額并顯示排名。

第1步：創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

切換到“插入”選項(xiàng)卡，在“表格”功能組選擇“數(shù)據(jù)透視表”，此時(shí)會(huì)彈出“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對(duì)話框，在新工作表放置數(shù)據(jù)透視表，將“部門(mén)”字段拖曳到“行”區(qū)域，將“補(bǔ)貼金額”字段拖曳到“∑值”區(qū)域，此時(shí)可以看到圖2所示的效果。

第2步：對(duì)求和項(xiàng)進(jìn)行降序排列

返回“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，選擇“求和項(xiàng)：補(bǔ)貼金額”列的任一求和項(xiàng)，在“編輯”功能組依次選擇“排序和篩選→降序”，此時(shí)可以獲得圖3所示的降序排列效果。

第3步：添加新匯總字段

再次將“補(bǔ)貼金額”字段添加到“∑值”字段區(qū)域，在數(shù)據(jù)透視表的“求和項(xiàng)：補(bǔ)貼金額2”依次右擊選擇“值顯示方式→降序排列”，在隨后彈出的“值顯示方式”對(duì)話框選擇排序的基本字段為“部門(mén)”，由于只添加一個(gè)行字段，因此這里只有“部門(mén)”這一個(gè)選項(xiàng)，確認(rèn)之后可以看到第二個(gè)“補(bǔ)貼金額2”匯總已經(jīng)顯示為排序的序號(hào)，效果如圖4所示。

第4步：增加新字段

繼續(xù)增加字段“性別”到行字段區(qū)域，可以得到圖5所示的結(jié)果，你可能會(huì)覺(jué)得這一結(jié)果比較奇怪，我們可以重新設(shè)置降序排列，右擊選擇“值顯示方式_+降序排列”，在隨后彈出的“值顯示方式”對(duì)話框選擇排序的基本字段為“性別”，此時(shí)可以得到圖6所示的結(jié)果，這里顯示為每個(gè)部門(mén)不同性別的金額排列。

如果覺(jué)得不太順眼，可以將“性別”和“部門(mén)”交換順序，這樣看起來(lái)就舒服多了。需要指出的是，相同的數(shù)字顯示的排名是相同的，所有排序的順序號(hào)是連續(xù)的數(shù)字，這與RANK函數(shù)的排名結(jié)果有所區(qū)別。