馮曉雪

摘 要：以高校行政管理和辦公自動化概念的闡述作為基礎(chǔ)，進(jìn)一步分析在信息技術(shù)發(fā)展速度的當(dāng)下，辦公自動化融入行政管理領(lǐng)域的重要性。本文分別從實(shí)現(xiàn)信息共享、合理決策的需要、滿足對外交流的密切需要、提高辦公室工作效率、降低管理成本的需要、滿足行政辦公內(nèi)在需要等四個方面，提出了辦公自動化在高校行政管理模式中運(yùn)用的必要性。

計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，更切合高校厲行節(jié)約推行無紙化辦公的綜合管理模式。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用能夠?yàn)楦咝５目茖W(xué)研究提供優(yōu)越的平臺，而辦公自動化在高校教學(xué)、科研、辦公等管理模式上已經(jīng)產(chǎn)生了深刻影響。它們可以通過網(wǎng)絡(luò)連接各類子系統(tǒng)迅速達(dá)到各類資源共享、信息交換的目的。不僅能提高高校行政的辦公效率，還能積極推動高校辦公自動化的進(jìn)程。高校辦公人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的逐步提高，更有利于辦公人員開展日常工作、交流，例如電腦軟件使用以及電子郵件等。因此，高校行政辦公自動化管理是如今行政辦公不可缺少的一項(xiàng)重點(diǎn)推廣工作。

一、相關(guān)概念的界定

（一）高校行政管理的概念。高校行政管理是利用對高校內(nèi)部行政事務(wù)管理以提高教學(xué)質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)教育工作為目標(biāo)，充分發(fā)揮各種資源、采取科學(xué)措施、利用有效制度手段的管理形式。高校行政管理也是高校管理和行政職能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)預(yù)定組織目標(biāo)的一系列活動的總稱，在引導(dǎo)高校師生有效完成各項(xiàng)工作任務(wù)的同時也可加強(qiáng)高校管理制度，完善對高校健康科學(xué)發(fā)展有著重要作用。

（二）辦公自動化的概念。辦公自動化（Office Automatic）簡稱OA，我國1985年召開了第一次辦公自動化規(guī)劃會議，本次會議提明確了了OA內(nèi)容上的深度和廣度，，了解到了辦公自動化運(yùn)用技術(shù)上的新變化和新發(fā)展，并成為組織不可缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)。OA系統(tǒng)面向組織開展日常運(yùn)作和管理。全面實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作、公文管理、表單管理、文檔管理、績效管理、目標(biāo)管理、會議管理、文化建設(shè)、移動辦公等工作，是員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)。此外，OA能打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)整合，成為高績效組織的統(tǒng)一工作平臺。

二、辦公自動化在高校行政管理工作中的必要性

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，教育機(jī)構(gòu)特別是高校不再滿足于傳統(tǒng)、單一的行政辦公管理模式，提出了實(shí)現(xiàn)辦公自動化管理就進(jìn)一步發(fā)展的必要性。然而，實(shí)現(xiàn)辦公自動化能夠解決遠(yuǎn)程操作、異地辦公的問題。也能夠切合“走出去引進(jìn)來”的高校對外交流發(fā)展理念，更能夠提升內(nèi)在發(fā)展需求，加強(qiáng)在高校間的競爭力。

（一）實(shí)現(xiàn)信息共享合理決策的需要。全國高校為的合并風(fēng)潮及多校區(qū)的運(yùn)轉(zhuǎn)辦公，使高校辦公室由傳統(tǒng)辦公模式轉(zhuǎn)向自動化辦公模式。高校辦公室工作職責(zé)是尤為關(guān)鍵的部分是為校領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確和及時信息進(jìn)行正確決策參考。辦公自動化的管理模式能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)異地辦公的漏洞，不僅可以將各部門的信息進(jìn)行全方位、多角度的共享，更能將信息準(zhǔn)確無誤、及時地反映到領(lǐng)導(dǎo)處，既節(jié)約時間，又節(jié)約了管理成本，真正實(shí)現(xiàn)無邊界3Any（Anywhere、Anytime、Any need）協(xié)同辦公做到了提高工作質(zhì)量和效率的目標(biāo)。

（二）滿足對外交流的密切需要。一是，各兄弟院校、國內(nèi)高校相互交流日益增多，社會與高校間合作也在不斷加強(qiáng)。那么，高校需適應(yīng)社會需求，與之相互調(diào)整。毋庸置疑，辦公自動化能做到校校、校地之間信息和反饋的及時有效性。二是，順應(yīng)“一帶一路”倡導(dǎo)，我國高校需要加強(qiáng)高校間的國際合作。那么，大力推行和實(shí)施行政辦公自動化管理首先能在借鑒國際一流大學(xué)成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上展開的先進(jìn)高等教育管理模式，來開展學(xué)習(xí)、改進(jìn)的策略。其次，行政辦公自動化的管理能夠使國內(nèi)高校把握住國際化發(fā)展機(jī)遇并加快與國際接軌的步伐。

（三）提高辦公室工作效率、降低管理成本的需要。首先，高校行政辦公室工作內(nèi)容繁雜，主要分為三大類：文件工作、會議工作、協(xié)調(diào)工作。其中文件包括公文收發(fā)、管理查詢，文書檔案管理；會議工作包括會務(wù)、大型活動安排；協(xié)調(diào)工作包括領(lǐng)導(dǎo)日程安排，領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦任務(wù)，信訪，印章管理，信息、動態(tài)上報(bào)，對外交流，接待工作等。辦公室作為學(xué)校重要的中樞部門，不僅負(fù)責(zé)學(xué)校內(nèi)部各職能部門、院系的聯(lián)系，還要加強(qiáng)與兄弟院校進(jìn)行聯(lián)系、溝通。繁瑣的工作、巨大的信息量對辦公室工作人員事務(wù)處理速度及自身綜合素質(zhì)提出了極大考驗(yàn)。行政工作通過自動化辦公，可以使辦公人員縮短八成的業(yè)務(wù)處理時間；各行政部門、各崗位通過自動化辦公，部門之間的交叉處理工作完成率提高了近10倍。辦公自動化打破現(xiàn)場聚集辦公壁壘，實(shí)現(xiàn)了彈性辦公，即使不在辦公室現(xiàn)場，辦公人員只要擁有一臺電腦或手機(jī)通過安裝VPN，就能夠聯(lián)系到相關(guān)辦公人員順利完成任務(wù)，這也是一個新的發(fā)展動向。因此，行政辦公自動化發(fā)揮出的優(yōu)勢，是通過利用信息化將大部分事務(wù)性工作程序化，客觀上大大提高了工作效率。其次，利用信息化辦公系統(tǒng)高?？梢栽诩皶r掌握重要信息的同時節(jié)省大量的通訊費(fèi)用和差旅開支。例如，通過信息化辦公可以用召開網(wǎng)絡(luò)會議代替出差開會，不僅減輕城市交通壓力，更是大大節(jié)約高校差旅經(jīng)費(fèi)開支。據(jù)悉，當(dāng)行政辦公自動化得到推廣運(yùn)用以來，通過電話、傳真、OA 系統(tǒng)接洽工作及對外業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的經(jīng)費(fèi)至少可縮減4至6成。 領(lǐng)導(dǎo)在安排工作、加強(qiáng)人員開發(fā)等方面所帶來的效果，就更難以用數(shù)字來估量了。開展行政辦公自動管理還有助于減少行政管理部門的人員編制，節(jié)省人員開支，減少人員冗亂造成的辦事低效率、互相推脫的現(xiàn)象。此外，通過自動化辦公系統(tǒng)的操作還能凸顯出來工作人員個人工作能力和特長水平。這也是構(gòu)建節(jié)約型高校的良好體現(xiàn)。見圖示1用

（四）滿足行政辦公自動化的內(nèi)在優(yōu)越需要。高校行政辦公室管理模式應(yīng)與時俱進(jìn)，高校人員的思想觀念隨辦公自動化管理模式逐步更新，傳統(tǒng)工作方式隨之改變，工作節(jié)奏得以加快，工作效率得到提升。行政辦公管理手段和工作環(huán)境也能獲得良好改善基礎(chǔ)。具體可以通過下面幾個方面來看，一是利用行政辦公自動化來做到事物處理方式信息化。辦公室人員利用先進(jìn)的辦公設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)代替繁瑣的人工操作事物，大量縮短了文檔信息加工、處理、傳遞等各環(huán)節(jié)所耗費(fèi)的時間；二是信息處理電子化正是辦公自動化的優(yōu)勢，在知識迅速增長的現(xiàn)代社會中，通過先進(jìn)信息手段輔助來提高人們各個工作環(huán)節(jié)的完成度，也滿足了適應(yīng)辦公人員的智力結(jié)構(gòu)變革的需要。三是咨詢決策的智能化。大數(shù)據(jù)時代改變了人們傳統(tǒng)的思維模式，人們在做決策時不再僅僅只是憑借感覺和經(jīng)驗(yàn)。現(xiàn)在很多人已經(jīng)漸漸養(yǎng)成一種依靠數(shù)據(jù)信息分析等來判斷和決策的習(xí)慣，而且這種決策的方式更具說服力、準(zhǔn)確性。四是指揮調(diào)度現(xiàn)代化，行政辦公自動化可以有效減少信息的滯留現(xiàn)象，從而大大有效地提高信息的利用率，更加科學(xué)的為領(lǐng)導(dǎo)提供管理的必要基礎(chǔ)保證。見圖示2

三、結(jié)語

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步不斷完善辦公自動化系統(tǒng)的功能和內(nèi)涵，辦公自動化已深入到社會各個角落，它正改變著高校辦公室傳統(tǒng)的事務(wù)性辦公業(yè)務(wù)，改變著工作人員的觀念。也為未來信息化的社會提供一個高效迅速甚至智能化的辦公環(huán)境。

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