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        信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

        2018-06-05 10:18:28趙雪
        卷宗 2018年8期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化

        趙雪

        摘 要:現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)深入了各項(xiàng)工作當(dāng)中,對于檔案管理工作而言,為了能保障其質(zhì)量,為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù),就需要檔案管理部門緊跟時(shí)代的發(fā)展趨勢。信息化條件下,為各項(xiàng)工作提供了諸多便利。如何在這一條件下實(shí)現(xiàn)管理和服務(wù)的創(chuàng)新,為改革開辟出新的道路,也是管理部門需要重點(diǎn)考慮的問題。

        關(guān)鍵詞:信息化;檔案管理;服務(wù)創(chuàng)新

        1.檔案管理和服務(wù)創(chuàng)新的必要性

        檔案管理工作的模式在信息化條件下發(fā)生了顯著的差異。傳統(tǒng)管理模式需要利用大量的人力資源,無論是在效率還是準(zhǔn)確性上都難以保障。而檔案管理工作對于各行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展都具有決定性的作用,其記錄的信息也需要隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展而與時(shí)俱進(jìn),此時(shí),在工作模式和服務(wù)模式上就應(yīng)該有所轉(zhuǎn)變,才能在新時(shí)期為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。從目前的管理現(xiàn)狀來看,仍然存在著一些需要完善的地方,這也要求管理部門和管理人員需對這項(xiàng)工作給予高度重視。信息資源在未來必然成為人類活動(dòng)和社會發(fā)展的戰(zhàn)略需要,檔案數(shù)字化也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。

        2.我國檔案工作的管理現(xiàn)狀

        2.1 規(guī)范程度需提升

        盡管信息化已經(jīng)覆蓋到了各行各業(yè)之中,但對于檔案管理工作來說,其高度的精密性和嚴(yán)謹(jǐn)性也使得管理工作的信息化難度相對較大。從我國的發(fā)展情況來看,目前仍然處于檔案建設(shè)的初級階段,雖然信息化建設(shè)的方式方法很多,但在專業(yè)程度和規(guī)范程度上還需要提升。例如檔案管理部門沒有建立完善的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),使得檔案在歸檔過程中出現(xiàn)了各類問題,這也是日后工作中需要重點(diǎn)關(guān)注的。

        2.2 工作模式問題

        信息化條件下,對于檔案的歸檔整理工作也提出了更高的要求,如何有效地進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、收集等是實(shí)現(xiàn)信息化管理的前提。但對于一些紙質(zhì)文獻(xiàn)檔案,尤其是非常重要的歷史資料等,通常是通過人工記錄歸檔的方式來進(jìn)行,使得實(shí)際的管理效果并不顯著。這種傳統(tǒng)的工作模式下,對于檔案管理部門的信息化建設(shè)也是非常不利的。例如在進(jìn)行歸檔工作時(shí)無法將這一方面的資料進(jìn)行收集,效果受到影響,無法將信息化在檔案管理工作中全面推進(jìn)。

        2.3 現(xiàn)有檔案的利用問題

        信息化條件下的檔案管理已經(jīng)不僅僅是為了保障檔案不被遺失。實(shí)際上在新時(shí)期下,檔案的作用不局限于資料和信息的傳遞,甚至在一定程度上會影響企業(yè)和單位的決策工作。通過檔案的歸檔和分析可以提出建設(shè)性的意見,對于企業(yè)和單位未來的發(fā)展具有顯著的實(shí)際意義。但是很多管理部門對于現(xiàn)有檔案的利用問題還沒有形成完整的意識,信息化的實(shí)際運(yùn)用受到了一定的阻礙。

        3.信息化條件下的檔案管理工作

        3.1 構(gòu)建完善的管理體系

        信息化條件下的檔案管理工作,從模式上來看就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電子檔案,不僅易于保存查閱,也能對工作中的問題進(jìn)行針對性處理。從目前的問題來看,傳統(tǒng)的檔案管理無法應(yīng)對信息化環(huán)境下的諸多挑戰(zhàn)。例如人們對于信息的迫切需求就使得檔案管理需要構(gòu)建現(xiàn)代化的管理辦法。作為檔案管理部門,為了保障檔案的實(shí)效性,就需要進(jìn)行分類、編碼,必要時(shí)還需要將管理系統(tǒng)進(jìn)行有效規(guī)劃,從根源上提升檔案的安全性。但是信息化管理并不代表紙質(zhì)檔案就可以完全消失。雖然電子檔案的優(yōu)勢顯著,但對于硬件要求相對較高。如果是一些價(jià)值非常高的紙質(zhì)檔案,或是需要永久保留的珍貴歷史文獻(xiàn),就需要健全檔案管理體系,采用雙管理辦法,構(gòu)建共同發(fā)展的戰(zhàn)略模式[1]。

        3.2 建立管理系統(tǒng)

        管理系統(tǒng)是基于檔案的查閱和歸檔工作而展開的。作為檔案管理部門,可以建立一套完善的管理系統(tǒng),在網(wǎng)絡(luò)上構(gòu)建信息庫,進(jìn)行分類,便于進(jìn)行查詢和管理。但需要注意的問題在于電子文件的收集和管理問題。例如很多學(xué)校、企業(yè)都有自己的官方網(wǎng)站,人們通過網(wǎng)站中的信息就可以了解學(xué)校的發(fā)展概況和教學(xué)質(zhì)量,或是企業(yè)的工作模式等。同樣,檔案管理也需要有電子文件的收集和管理,使其具備信息展示的功能。目前很多檔案管理部門已經(jīng)開設(shè)了專門的檔案網(wǎng)站,不僅便于實(shí)現(xiàn)信息化管理,還能讓信息獲取更加規(guī)范化和系統(tǒng)化。

        3.3 提升管理人員的專業(yè)性

        檔案管理部門需要意識到一點(diǎn),即信息化管理并不是自動(dòng)形成的,相反,它是需要檔案工作者們進(jìn)行輔助的。所以提升管理人員的專業(yè)性,注重相關(guān)人才的培養(yǎng)工作就顯得直觀重要。對于管理隊(duì)伍的素質(zhì)化建設(shè),可以采用培訓(xùn)的方式,重點(diǎn)在于技能和能力的提升。管理人員自身也要意識到信息化時(shí)代下,人們對于信息的需求量不斷提升,檔案管理工作的內(nèi)容也在不斷擴(kuò)大。工作量的提升必然需要掌握技術(shù)的專業(yè)人才,應(yīng)對未來檔案工作的諸多挑戰(zhàn)。

        4.信息化條件下的服務(wù)創(chuàng)新工作

        4.1 服務(wù)意識的創(chuàng)新

        任何工作都需要進(jìn)行改革和創(chuàng)新,才能符合時(shí)代發(fā)展和社會的需要。檔案管理工作實(shí)際上是一項(xiàng)服務(wù)性的工作,如何保障服務(wù)質(zhì)量也是管理部門的日常工作之一。因而,服務(wù)意識的創(chuàng)新和社會服務(wù)功能的擴(kuò)大是信息化條件下的重要舉措。檔案工作面臨了更高的要求,在服務(wù)意識上也需要同步提升,讓檔案成為企業(yè)和單位發(fā)展的重要支撐[2]。換而言之,就是要從思想上重視信息化給檔案管理工作帶來的變化,讓“被動(dòng)”的服務(wù)變成“主動(dòng)”,不再停留于表面。例如提升服務(wù)的多樣性,讓信息能夠擴(kuò)展到更廣闊的范圍當(dāng)中。

        4.2 服務(wù)模式的創(chuàng)新

        現(xiàn)階段的時(shí)代背景下讓人們獲取信息的迫切程度有了明顯提升。且信息的時(shí)效性會被更加重視。然而傳統(tǒng)的服務(wù)模式下,人們要獲取信息需要工作人員進(jìn)行檔案查閱,然后通過復(fù)印等方式來傳遞信息。這樣一來信息的時(shí)效性受到影響,人們獲取信息的準(zhǔn)確度也有所降低。所以檔案管理工作可以建設(shè)專門的歸檔和查詢服務(wù),讓數(shù)字化的資源可以形成完善的體系。對于一些重要的資料或是不同的信息需求,可以采用權(quán)限設(shè)定,對于一些涉及到保密的信息要制定登陸權(quán)限,防止信息過度泄露產(chǎn)生的各類問題,在服務(wù)模式上更加完善。例如可以開展社會實(shí)踐活動(dòng),深入群眾,了解人們對于檔案的需求,才能從服務(wù)模式上進(jìn)行轉(zhuǎn)變,讓高質(zhì)量的服務(wù)更好地發(fā)揮作用。

        4.3 服務(wù)方向的創(chuàng)新

        站在信息化的角度上來看,資源的有效性建設(shè)最終決定于服務(wù)體系建設(shè)。檔案的信息化也需要注重服務(wù)方向的創(chuàng)新,利用先進(jìn)的技術(shù)來計(jì)劃性地對檔案進(jìn)行管理工作。另外,技術(shù)特點(diǎn)的進(jìn)步也是信息化條件下的主要特點(diǎn)。未來的檔案管理工作不再局限于簡單的信息傳遞,而是通過信息傳遞實(shí)現(xiàn)信息資源的共享,提升社會地位,為國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供戰(zhàn)略保障,滿足人們不斷提升的信息開發(fā)和利用需求[3]。

        5.結(jié)語

        檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工作,在未來會面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。作為檔案管理部門,也可以借鑒國外的一些優(yōu)秀方式合管理體系,結(jié)合自身的發(fā)展趨勢和建設(shè)要求,創(chuàng)造最符合我國發(fā)展需要的檔案管理模式。這需要管理部門在意識、觀念、服務(wù)等多個(gè)方面進(jìn)行改革和創(chuàng)新,在信息化的時(shí)代下提升檔案管理的水平,為社會發(fā)展提供穩(wěn)定的保證。

        參考文獻(xiàn)

        [1]孟麗君. 信息化條件下對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J]. 黑龍江科技信息, 2015(27).

        [2]安艷芳. 淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化管理與服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新[J]. 山西檔案, 2012(s1):92-94.

        [3]黃鳳云. 信息化條件下創(chuàng)新中學(xué)檔案管理工作的思考[J]. 時(shí)代教育, 2014(16):172-172.

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