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        行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題及對(duì)策

        2018-06-05 10:18:28李玉婷
        卷宗 2018年8期
        關(guān)鍵詞:行政單位檔案管理問題

        摘 要:企業(yè)的發(fā)展離不開各部門的努力,尤其是財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門不僅需要負(fù)責(zé)該企業(yè)經(jīng)濟(jì)方面的業(yè)務(wù),而且還需要管理會(huì)計(jì)檔案。隨著時(shí)代發(fā)展進(jìn)程不斷加快,企業(yè)財(cái)務(wù)人員工作不再需要通過算盤和賬本來進(jìn)行計(jì)算和記錄,而是變?yōu)榱爽F(xiàn)在的計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理財(cái)務(wù)。利用計(jì)算機(jī)等高科技技術(shù)來管理財(cái)務(wù),不僅可以加快工作效率,而且還更便于整理和保存。財(cái)務(wù)管理人員做好財(cái)務(wù)電子檔案的歸檔工作,是信息時(shí)代檔案管理工作中重要的組成部分。本文主要介紹了行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)的一些問題,并就這些問題提出了解決方案,以期為財(cái)務(wù)管理人員提供幫助。

        關(guān)鍵詞:行政單位;檔案管理;問題;對(duì)策

        一、行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問題

        行政事業(yè)單位工作人員在管理會(huì)計(jì)檔案時(shí)會(huì)出現(xiàn)許多問題。首先是公司領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作不夠重視。其次,會(huì)計(jì)專業(yè)資料歸檔不全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。再者就是會(huì)計(jì)檔案管理的不夠細(xì)致。最后就是各企業(yè)在接受會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查時(shí)監(jiān)管不嚴(yán)。

        (一)思想重視不高

        會(huì)計(jì)檔案管理中出現(xiàn)的問題主要是企業(yè)高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理缺乏思想上的重視。第一,很多領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)單位財(cái)務(wù)管理方面不了解,在思想上就認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理是一件費(fèi)力還不討好的事情,使得會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)檔案出現(xiàn)分離情況。由于企業(yè)高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不重視,使得招收的會(huì)計(jì)檔案管理人員缺乏管理能力,不能夠做好會(huì)計(jì)檔案管理工作。同時(shí)企業(yè)沒有定時(shí)給會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行訓(xùn)練,沒有更新他們的專業(yè)知識(shí)。第二,缺乏專業(yè)訓(xùn)練的會(huì)計(jì)檔案管理人員在進(jìn)行歸檔時(shí)不熟悉基本的操作,沒有歸檔的標(biāo)準(zhǔn),最終就不能夠達(dá)到會(huì)計(jì)檔案的要求。第三,一些企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員不懂得變通,不能夠?qū)⑵髽I(yè)的實(shí)際情況與國家規(guī)定相結(jié)合,從而不能制定出符合該公司的會(huì)計(jì)檔案管理制度。還有一些單位就是有制度,會(huì)計(jì)檔案管理人員也不遵守。另外,還有一些新的檔案沒來得及制定相應(yīng)的制度去管理。

        (二)資料收集不全

        會(huì)計(jì)檔案管理中還有會(huì)計(jì)資料收集不完整的問題。第一,有些公司只注重重要的會(huì)計(jì)資料歸檔,像賬目報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證等,對(duì)于其它的會(huì)計(jì)資料整理就忽略了。這樣做的后果不僅會(huì)影響會(huì)計(jì)資料的再利用,而且還會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案不全。第二,少數(shù)公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的管理時(shí),沒有按規(guī)定要求來做,在保存電子文件時(shí)沒有按期限和機(jī)構(gòu)分類。第三,會(huì)計(jì)檔案管理需要借助計(jì)算機(jī)等設(shè)備,但是計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代很快,許多公司未能將好的軟件系統(tǒng)保留下來,這樣就不可以調(diào)閱。

        (三)檔案管理不細(xì)

        會(huì)計(jì)檔案管理中檔案管理不夠細(xì)致是一個(gè)重要問題。第一,一些公司沒有把會(huì)計(jì)憑證裝訂起來只是隨便亂放,還有一些公司不按照規(guī)定要求裝訂。第二,賬本裝訂有問題,沒有頁碼和封面,也沒有按照月份依次裝訂,這樣賬目報(bào)表就顯得很亂。第三,會(huì)計(jì)檔案沒有分類歸檔,而是全部放在檔案盒顯得很零散。第四,很多公司財(cái)務(wù)管理嚴(yán)格,要求做好保密工作,有些會(huì)計(jì)檔案管理人員在利用這些檔案時(shí)很不方便,這樣不能發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案應(yīng)有的作用。第五,會(huì)計(jì)檔案存放的量越來越多,使得管理人員不能快速找到需要的檔案。同時(shí),有些會(huì)計(jì)檔案雖然到了保存的日期,但還是沒人敢動(dòng)它,不敢去銷毀掉。

        (四)監(jiān)管力度不夠。

        會(huì)計(jì)檔案管理中還存在監(jiān)管力度不嚴(yán)的問題。在進(jìn)行檢查會(huì)計(jì)方面的工作時(shí),相應(yīng)的檢查人員基本不會(huì)將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理納入檢查的對(duì)象。在公司內(nèi)部,會(huì)計(jì)檔案管理是不被重視的,它也不是財(cái)務(wù)管理的必須環(huán)節(jié)。因此,各企業(yè)沒有把會(huì)計(jì)檔案管理融入到財(cái)務(wù)管理工作中,也沒有健全會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制,這樣最終會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理水平下降,不能高效應(yīng)用會(huì)計(jì)檔案。

        二、加強(qiáng)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的建議

        對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理上出現(xiàn)的一些問題需要及時(shí)采取措施。為了提高行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理水平,首先就要有一套完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度。其次就要提升會(huì)計(jì)檔案管理員的專業(yè)素養(yǎng)。再就是要規(guī)范會(huì)計(jì)檔案,重視會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)和利用。最后就要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理。

        (一)健全會(huì)計(jì)檔案管理制度

        為了提高企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理水平,就要有一套完整的會(huì)計(jì)檔案管理制度。建立適合于該公司的會(huì)計(jì)檔案管理制度,第一要將企業(yè)的實(shí)際情況和國家會(huì)計(jì)檔案管理法結(jié)合起來。第二要建立良好的財(cái)務(wù)檔案歸檔制度,該制度要包括整理方法、保存要求、歸檔步驟、歸檔范圍等。第三,要完善檔案的安全保密制度,選擇科學(xué)的方式來管理檔案,要責(zé)任到人,保證檔案不會(huì)損壞,確保檔案的機(jī)密。第四,要建立會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任制,這樣才能各司其職,把會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)工作都做好。第五要建立會(huì)計(jì)檔案管理獎(jiǎng)懲制,對(duì)管理好的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)管理差的員工進(jìn)行教育。

        (二)提升會(huì)計(jì)檔案人員素質(zhì)

        為了提高企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理水平,就要提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。第一,會(huì)計(jì)檔案管理員要依法管理會(huì)計(jì)檔案,要增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員的法律意識(shí)。同時(shí),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要將會(huì)計(jì)檔案管理列入工作中。第二,要多加培養(yǎng)會(huì)計(jì)檔案管理員,要增強(qiáng)他們的專業(yè)知識(shí),要教育他們熱愛企業(yè),多為企業(yè)做貢獻(xiàn)。第三,要改善會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作環(huán)境,多添加些新設(shè)備如空調(diào)、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公用具。

        (三)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案整理歸檔

        為了提高企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理水平,就要規(guī)范整理會(huì)計(jì)檔案。第一,要及時(shí)整理裝訂會(huì)計(jì)檔案,會(huì)計(jì)憑證不能隨意亂放,要裝訂好后放入檔案盒中。只有保護(hù)好會(huì)計(jì)檔案,才能使它的壽命變長。第二,將電子檔案打印后按一定的分類方式整理好后裝訂成冊再保存下來。在會(huì)計(jì)檔案室要做好防火工作和防磁工作,避免紙質(zhì)文檔和電子文檔出現(xiàn)問題。第三,要規(guī)范保存會(huì)計(jì)檔案。對(duì)于有綜合檔案室的公司,會(huì)計(jì)檔案能讓財(cái)務(wù)部門暫時(shí)管理一年之后就可由綜合檔案室保存。對(duì)于沒有綜合檔案室的公司,財(cái)務(wù)部門要讓兼職員工好好管理會(huì)計(jì)檔案。

        (四)注重會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用

        為了提高企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理水平,就要重視會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)利用。第一,要做好會(huì)計(jì)檔案查閱記錄,對(duì)于借出的檔案要寫借閱人名字、借的時(shí)間以及送還時(shí)間。第二,要做好檔案目錄工作,便于使用人員檢索。第三,要清點(diǎn)好財(cái)務(wù)檔案的賬目本,各種賬簿要分類好,便于后面使用。第四,好好分析財(cái)務(wù)賬本的數(shù)據(jù),將其中存在的問題上報(bào)給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人,以便他們及時(shí)解決。第五,對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作要認(rèn)真落實(shí)。會(huì)計(jì)檔案員要和財(cái)務(wù)部門一起完成會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作,將有用的會(huì)計(jì)檔案保留,對(duì)于沒用的會(huì)計(jì)檔案就可以進(jìn)行銷毀工作。

        (五)強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督管理

        為了提高企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理水平,就要重視會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)督管理。只有加強(qiáng)了會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)督工作,才能將會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值表現(xiàn)出來。企業(yè)內(nèi)部要緊抓會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管工作,只有長期管理才能形成良好的氛圍。

        參考文獻(xiàn)

        [1]李芳.淺談基層行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的幾點(diǎn)問題及對(duì)策[J].城市建設(shè)理論研究:電子版,2014(23).

        [2]崔允淑.新形勢下行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的探討[J].管理觀察,2012(35):188-188.

        [3]田海艷.行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理問題及對(duì)策[J].網(wǎng)友世界·云教育,2014(15):96-96.

        作者簡介

        李玉婷(1979-),女,漢族,山東日照莒縣,大學(xué),當(dāng)前職稱:助理館員,研究方向:基層財(cái)會(huì)檔案管理方面

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