李長鴻

摘 要：數(shù)字信息化時代，事業(yè)單位檔案建設(shè)要順應(yīng)時代發(fā)展要求，加快數(shù)字信息技術(shù)的引進，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實施檔案管理。文章主要列舉了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的制約因素，分析認為，必須采取切實可行的措施，加快信息化建設(shè)步伐，從而發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的作用和職能，更好地服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

進入社會主義新時期以來，數(shù)字信息化技術(shù)得到廣泛運用，事業(yè)單位檔案管理采用信息化技術(shù)成為必然趨勢。事業(yè)單位檔案建設(shè)要順應(yīng)時代發(fā)展要求，加快數(shù)字信息技術(shù)的引進，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實施檔案管理，從而發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的作用和職能，更好地服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展。

一、基層檔案信息化管理存在的問題

1、思想認知存在偏差 部分檔案管理員思想觀念守舊，習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作模式，片面認為信息化管理既難學(xué)又不可靠，只會加重檔案管理員的工作負擔(dān)，對信息化應(yīng)用存在著排斥心理和抵觸情緒，停留在看門守攤、被動服務(wù)的舊觀念、舊模式上，滿足于簡單地整理文件歸檔、等待利用者上門查閱、應(yīng)付上級機關(guān)檢查；檔案信息化管理要求檔案管理員嚴格遵循各類檔案規(guī)定，認真按照文件材料的分類、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定按時收集匯總，檔案信息輸入、檢索、利用等，必須嚴格按照規(guī)定的流程進行，從時間、程序上限制了檔案管理員工作的隨意性，不利于檔案信息化應(yīng)用的普遍提高。

2、管理能力受限 事業(yè)單位檔案信息化管理要求管理人員必須具備較高的計算機應(yīng)用能力，但部份管理人員信息化應(yīng)用還比較低，難以適應(yīng)信息化管理的需要。一部分檔案管理員專業(yè)不對口，有的是半路子出家，有的檔案員剛剛學(xué)會立卷歸檔等基本知識，就被調(diào)整崗位，知識結(jié)構(gòu)趨于單一化，能夠熟練操作微機，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲、編輯 檢索、利用等工作的實用的復(fù)合型人才不多，影響檔案信息化管理水平的整體提升；事業(yè)單位受制于辦公經(jīng)費檔案人員很少有機會，專業(yè)應(yīng)用技能培訓(xùn)少，導(dǎo)致部分檔案管理員應(yīng)用技能還停留在瀏覽、查詢、錄入上，融入文字、圖像、音頻、視頻、動畫等多種形式于一體的編研技術(shù)幾乎沒有。

3、設(shè)備落后 應(yīng)當(dāng)看到，不少事業(yè)單位對對檔案信息化投入比較少，致使檔案信息化管理設(shè)備匱乏和落后，電腦性能差，沒有裝備掃描儀、刻錄機、防磁柜，流轉(zhuǎn)檔案需要很長時間，很難滿足工作應(yīng)用需求；有的單位缺乏對檔案管理工作必要的硬件投入，文書、業(yè)務(wù)檔案沒有按要求實行微機管理，文書檔案文件數(shù)據(jù)、電子文件和紙質(zhì)載體不能做到同步歸檔；檔案管理系統(tǒng)與各個部門應(yīng)用系統(tǒng)之間共享性差，數(shù)據(jù)庫不能對接，大量的檔案信息只能在各自的業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)，難于通過關(guān)聯(lián)、對接和共享實現(xiàn)質(zhì)飛躍。

4、開發(fā)利用不夠 一些單位檔案信息化管理只是應(yīng)付上級檢查，沒有認識到檔案管理在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入大量人力、物力、財力出不了政績，得不償失，存在著檔案管理說起來重要，做起來次要，真干起來不要的錯誤認識；一些單位編研成果只是對原始檔案材料進行簡單的匯總，片面追求數(shù)量，忽視分析研究，編研成果質(zhì)量不高，簡單化，檔案管理員工作限于在網(wǎng)上瀏覽各種網(wǎng)頁和簡單的業(yè)務(wù)查詢，難以充分發(fā)揮編研成果的參考作用和輔助決策作用，不會用信息化手段來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源的閑置。

二、深化事業(yè)單位檔案信息化管理的策略

加強檔案信息化管理，必須結(jié)基層事業(yè)單位實際，找準結(jié)合點、切入點和著力點，將信息化應(yīng)用深入到管理工作的方方面面。

1、轉(zhuǎn)變觀念，主動用 事業(yè)單位管理層要向檔案管理員大力灌輸信息化理念，使檔案管理員深刻認識到信息化是形勢發(fā)展的必然要求，不懂信息化就做不好檔案管理工作，就是工作不稱職，就會丟掉工作崗位，切實增強廣大檔案管理員的危機感和緊迫感，提高工作的主動性；要根據(jù)檔案管理的各項要求，結(jié)合實際、制定各項管理制度和操作規(guī)范，要嚴格按照法律法規(guī)和管理制度抓好責(zé)任落實，促進檔案信息化管理工作；檔案管理部門日常工作信息要及時錄入信息平臺，做到日清月結(jié)，使檔案管理員養(yǎng)成“上班先開機，工作先上網(wǎng)”的日常習(xí)慣。

2、加強培訓(xùn) 事業(yè)單位要強化專題培訓(xùn)，要創(chuàng)造條件讓他們接受專業(yè)教育，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)計算機的基礎(chǔ)知識、基本原理，學(xué)習(xí)文字處理技術(shù)，學(xué)習(xí)常用檔案管理軟件的應(yīng)用，通過專題培訓(xùn)和實際操作，使人人成為檔案信息產(chǎn)品的使用者、檔案信息的管理者，個個成為檔案管理工作的行家里手；要強化崗位培訓(xùn)，有針對性地進行檔案業(yè)務(wù)知識和現(xiàn)代科技知識的培訓(xùn)；強化交流互補，要定期或不定期的組織檔案管理人員到各地參觀學(xué)習(xí)，實地考察，取長補短，拓寬視野，使檔案人員自覺地進行業(yè)務(wù)交流、研究活動，以便更好地適應(yīng)新形勢下檔案信息化管理的需要。

3、完善機制 事業(yè)單位檔案部門要進一步完善檔案信息的采集錄入機制，建立檔案信息日常更新維護機制，將檔案信息的采集細化分解到每一個檔案管理員，積累大量原始檔案信息資料，要進一步完善檔案信息的分析機制，建立以分級分類研判、成果集中展示、單位選擇應(yīng)用為主要內(nèi)容的日常檔案研判機制，確保檔案信息研判常態(tài)化；要進一步規(guī)范檔案信息的應(yīng)用管理流程，形成動態(tài)化信息管理模式，真正做到底數(shù)清、情況明、管得住、不失控，真正突出檔案信息化管理實效。

總之，事業(yè)單位檔案建設(shè)要順應(yīng)時代發(fā)展要求，加快數(shù)字信息技術(shù)的引進，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實施檔案管理，從而發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的作用和職能，更好地服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展。

參考文獻

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