耿偉娜

摘 要：作為高校的主要資源之一，檔案管理和服務(wù)利用工作的整體質(zhì)量對(duì)于高校整體管理質(zhì)量具有十分重要的影響，良好的檔案服務(wù)利用質(zhì)量也是高校檔案管理工作有效開展的重要保證。但是，在新時(shí)期的發(fā)展形勢(shì)下，高校檔案的服務(wù)利用工作還存在一定的問題，這些問題如果得不到及時(shí)有效的解決，將在一定程度上影響整體管理質(zhì)量。本文在深入分析高校檔案工作特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，較為詳細(xì)的闡述了提升服務(wù)利用工作質(zhì)量的有效策略。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 高校檔案 服務(wù)利用 策略

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）05-00-01

在高校的管理工作中，檔案管理是一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，而檔案服務(wù)利用工作的質(zhì)量也直接關(guān)系著整體檔案利用水平。在當(dāng)前的高校檔案工作實(shí)踐中，受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，工作中暴露出了較多的問題，這些問題也成為制約檔案服務(wù)質(zhì)量提升的重要障礙，也就是說，傳統(tǒng)的高校檔案服務(wù)利用形式已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求。在這種背景下，深入探討和分析高校檔案服務(wù)利用工作中存在的問題，并且針對(duì)這些問題提出針對(duì)性的解決方案，對(duì)于提升高校檔案服務(wù)利用質(zhì)量，具有十分積極的理論和現(xiàn)實(shí)意義。

一、新時(shí)期提高高校檔案服務(wù)利用工作的重要性

1.符合新時(shí)期對(duì)于檔案服務(wù)利用工作的整體要求

傳統(tǒng)的高校檔案服務(wù)利用工作中，由于工作方式較為落后，工作效率較低，并且隨著檔案數(shù)量的增多，管理工作的難度也呈現(xiàn)出逐漸加大的態(tài)勢(shì)，給高校的檔案管理工作人員帶來了較為沉重的負(fù)擔(dān)[1]。在新時(shí)期的發(fā)展形勢(shì)下，高校檔案服務(wù)利用工作的一個(gè)目標(biāo)是儲(chǔ)存資料，與此同時(shí)，檔案中承載了大量的信息，這些信息是開展下一步工作的基礎(chǔ)，通過查詢和利用檔案工作信息，可以更好的指導(dǎo)下一步工作，明確工作目標(biāo)，優(yōu)化工作體系，從而使高校的各項(xiàng)工作都能有序開展。通過提升檔案的服務(wù)和利用質(zhì)量，可以有效的提升檔案管理質(zhì)量，將高校的檔案管理人員從傳統(tǒng)工作中解放出來，將更多的精力放在檔案利用與開發(fā)上，從而在原有的工作基礎(chǔ)上進(jìn)一步優(yōu)化檔案工作流程。通過對(duì)檔案的總結(jié)和梳理，可以明確下一步工作方向，并且為高校的發(fā)展與優(yōu)化提供建議，實(shí)現(xiàn)工作效能總體提升。

2.節(jié)省了高校大量的管理資源

在傳統(tǒng)的高校檔案服務(wù)利用工作模式下，整體工作質(zhì)量較低，檔案管理工作受到了較大的空間限制。紙質(zhì)版的傳統(tǒng)檔案會(huì)占據(jù)較大的空間，高校的檔案管理部門在工作的過程中，隨著人數(shù)的增加，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，如果不進(jìn)行服務(wù)利用工作的質(zhì)量提升，會(huì)嚴(yán)重影響檔案資源的開發(fā)與利用[2]。此外，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)利用方式存在明顯的不足，在檔案資料查詢與調(diào)取等方面，都要耗費(fèi)較大的人力物力。此外，提升后的檔案服務(wù)利用工作系統(tǒng)，拓寬了檔案管理的工作范圍，在傳統(tǒng)的高校檔案管理工作模式下，要想進(jìn)行檔案查詢或者檔案處理，都必須在實(shí)地進(jìn)行，而在提高檔案服務(wù)利用工作質(zhì)量之后，只要有網(wǎng)絡(luò)的地方，就可以通過登入數(shù)據(jù)庫的方式，進(jìn)行實(shí)時(shí)的查詢與處理，極大提升了高校的工作效率。

二、新時(shí)期高校檔案服務(wù)利用過程中存在的主要問題

1.對(duì)于檔案的服務(wù)利用工作不夠重視

在新時(shí)期的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，高質(zhì)量的高校檔案服務(wù)利用工作質(zhì)量，對(duì)于促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，更好的完善高校管理制度，都具有十分重要的作用。但是，遺憾的是，許多高校由于自身管理上的問題或者出于其他各種原因，仍然存在不重視檔案服務(wù)利用工作的情況，并且這種情況十分普遍[3]。這些高校本身還未意識(shí)到檔案服務(wù)利用工作對(duì)于發(fā)展的重要性，對(duì)于檔案服務(wù)利用工作普遍存在松散懈怠的情況，除此之外，相關(guān)工作人員缺乏檔案服務(wù)利用的相關(guān)知識(shí)，不熟悉檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)，管理過程中較為隨意，沒有一套科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理體系。可以說，對(duì)于檔案管理工作的重視程度直接關(guān)系著檔案管理工作的整體水平，重視程度如果不夠，檔案服務(wù)利用工作質(zhì)量的提升就無從談起，長此以往，不僅檔案管理工作無法得到提升，還有可能對(duì)高校的整體管理工作造成一定的不利影響。

2.缺乏專業(yè)的檔案服務(wù)利用人才，沒有完善的檔案服務(wù)利用制度

無論處于哪個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，要想促進(jìn)工作質(zhì)量的整體提升，相關(guān)的專業(yè)人才是不可或缺的。高校檔案服務(wù)利用工作同樣也不例外[4]。但是，檔案服務(wù)利用工作人才缺乏是當(dāng)前許多高校面臨的現(xiàn)狀，由于高校對(duì)于檔案管理工作一直不夠重視，在專業(yè)管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)方面缺乏力度，從而導(dǎo)致了檔案服務(wù)利用人才的缺失。所以，在高校檔案服務(wù)利用過程中，相關(guān)的工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，甚至有些部門都沒有檔案管理的專門人員，而是由其他人兼職，這樣的檔案管理質(zhì)量可想而知。另外，多數(shù)高校在工作過程中也沒有一套完善的檔案管理服務(wù)制度，從而使工作人員一直處于較為隨意的服務(wù)利用工作狀態(tài)，管理工作缺乏規(guī)范性和可操作性，這也是影響高校檔案服務(wù)利用工作質(zhì)量的主要原因之一。

3.高校檔案服務(wù)利用設(shè)施落后，工作質(zhì)量偏低

對(duì)于高校的檔案管理工作部門來說，檔案服務(wù)利用工作并不是工作的核心和重點(diǎn)，所以，很多高校并不關(guān)注檔案的服務(wù)和利用，也不在檔案管理工作中做過多的投入，甚至有的高校完全忽視這個(gè)問題，在這種情況下，檔案服務(wù)利用工作很難出現(xiàn)質(zhì)的飛躍，管理工作模式改革更是無從談起[5]。眾所周知，高質(zhì)量的檔案管理工作需要一定的先進(jìn)管理設(shè)施來支撐，沒有先進(jìn)的管理設(shè)備，檔案服務(wù)和利用工作的整體質(zhì)量很難有所提高。由于相關(guān)部門不重視日常的檔案服務(wù)利用工作，所以導(dǎo)致檔案服務(wù)利用設(shè)備陳舊，無法適應(yīng)新時(shí)期對(duì)于檔案工作的要求，并且已經(jīng)在一定程度上影響了高校檔案工作的整體質(zhì)量。

三、新時(shí)期提升高校檔案服務(wù)利用工作質(zhì)量的有效途徑

1.強(qiáng)化高校對(duì)于檔案服務(wù)利用工作的重視

在高校檔案的服務(wù)利用工作過程中，出現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量偏低的一個(gè)主要原因就是對(duì)于檔案服務(wù)利用工作質(zhì)量不夠重視，因此，為了有效解決這些問題，從而提升高校檔案服務(wù)利用工作的整體質(zhì)量，首先應(yīng)該提升高校對(duì)于檔案服務(wù)利用工作的重視程度[6]。具體來說，高校應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案服務(wù)利用工作對(duì)于高校發(fā)展的重要意義，并且在此基礎(chǔ)上，積極采取一系列有效措施，不斷的健全和完善傳統(tǒng)的檔案服務(wù)利用工作制度，建立一套科學(xué)統(tǒng)一的服務(wù)利用工作體系，盡量將檔案的服務(wù)利用工作體系化和流程化，從而使檔案服務(wù)利用工作更加科學(xué)高校，改掉傳統(tǒng)檔案工作中的缺陷和弊端。除此之外，在檔案的服務(wù)利用過程中，高校應(yīng)該及時(shí)熟悉檔案管理領(lǐng)域的相關(guān)法律法規(guī)，并且結(jié)合高校自身的實(shí)際情況，對(duì)相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)和工作流程進(jìn)行詳細(xì)的梳理和細(xì)化，從而使高校的檔案服務(wù)利用工作更加具有針對(duì)性。

2.積極開展檔案服務(wù)利用工作的信息化建設(shè)

在高校檔案工作中，重要的目標(biāo)就是發(fā)揮檔案作用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用。要想提升檔案服務(wù)利用水平，就要構(gòu)建一套科學(xué)的數(shù)字化檔案管理模式，在傳統(tǒng)的檔案管理和收集模式中，各部門之間一般各自為政，檔案之間缺乏有效的交流和流通，通過檔案管理一體化建設(shè)，可以通過現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，節(jié)約大量的人力物力，在需要信息和資源的時(shí)候，可以通過調(diào)閱檔案的方式，有效整合工作資源[7]。因此，在強(qiáng)化檔案服務(wù)質(zhì)量的過程中，要改進(jìn)數(shù)據(jù)運(yùn)算結(jié)構(gòu)，打造一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，注重檔案信息的開發(fā)，推進(jìn)檔案部門和信息部門的整合，從而為檔案服務(wù)利用工作質(zhì)量的提升創(chuàng)造良好的前提條件。

3.加大人才引進(jìn)和培訓(xùn)力度，提升高校檔案工作人員的整體素質(zhì)

在新時(shí)期的發(fā)展形勢(shì)下，提升高校的檔案服務(wù)利用工作質(zhì)量在很大程度上依賴于人才，人才對(duì)于檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，而目前高校檔案服務(wù)利用工作質(zhì)量不高也與缺少專業(yè)人才密不可分，因此，要想加快檔案服務(wù)利用工作創(chuàng)新的步伐，提升高校檔案管理工作質(zhì)量，提高工作人員的綜合素質(zhì)十分關(guān)鍵，在此過程中，高校應(yīng)該主要在專業(yè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)上下費(fèi)工夫[8]。具體來說，高?？梢允紫仍趩挝粌?nèi)部挑選一些具有檔案管理專業(yè)知識(shí)的人進(jìn)行檔案管理工作，并且定期或者不定期的對(duì)這些人進(jìn)行培訓(xùn)，從而不斷更新他們的知識(shí)體系，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，提升檔案服務(wù)利用工作水平。

另外，高校還應(yīng)該加大人才的引進(jìn)力度，利用一些優(yōu)厚的待遇條件，將檔案管理方面的優(yōu)秀人才引入單位，為檔案服務(wù)利用工作注入新鮮的血液，提升檔案工作人員的整體素質(zhì)，從而促進(jìn)檔案服務(wù)利用工作質(zhì)量不斷提升，也為以后的高校檔案管理工作發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

結(jié)語

傳統(tǒng)的高校檔案服務(wù)利用工作已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，在新時(shí)期的發(fā)展形勢(shì)下，高校應(yīng)該對(duì)檔案服務(wù)利用工作引起足夠的重視，并且在此基礎(chǔ)上，不斷探索和改進(jìn)提升檔案服務(wù)利用工作質(zhì)量的有效途徑，加大人才的培訓(xùn)和引進(jìn)力度，積極開展檔案服務(wù)利用工作信息化建設(shè)，從而有效提升檔案服務(wù)利用工作的質(zhì)量。

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