鐘紅麗

新時代高校舉辦的重大活動越來越多樣化，做好高校重大活動檔案收集工作，保證重大活動檔案的真實性和完整性，對記錄學校的發(fā)展歷程有著重要的意義。應國家主席習近平邀請，納米比亞總統(tǒng)哈格·根哥布于2018年3月28日至4月3日對中國進行國事訪問。3月31日哈格·根哥布總統(tǒng)及夫人在駐華大使的陪同下，蒞臨我?？疾煸L問，推動我校與納米比亞在技術技能人才培養(yǎng)、青年職業(yè)培訓、科技研發(fā)等方面建立友好合作關系，同時為促進兩國人民友誼貢獻力量。筆者結合此次重大外事活動的檔案收集工作，就高校如何及時、完整地收集學校重大活動檔案談些個人的思考。

一、高校重大活動檔案收集工作的現(xiàn)狀

1.檔案意識較為淡薄

高校重大活動具有臨時性、階段性的特征。活動籌辦機構一般由多個部門臨時組成，包括重大活動領導的任命、工作人員的組成都具有臨時性的特征。以哈格·根哥布總統(tǒng)參訪我?；顒訛槔?，活動承辦機構由辦公室、國教院、保衛(wèi)處、宣傳部、實訓中心等多部門組成，工作人員身兼數(shù)職，以圓滿完成階段性的工作為目標，檔案意識較為淡薄，忽略或不重視檔案收集工作。有些部門領導認為檔案移交后利用不方便，不愿移交，導致學校檔案部門在查閱利用時無檔可查，不能為學校的中心工作服務。

2.載體形式多樣，收集工作難度大

重大活動涉及內容廣，形成的檔案數(shù)量大，載體形式多樣，增加了檔案收集工作的難度。從哈格·根哥布總統(tǒng)來訪我校重大外事活動來看，其形成的檔案材料包含：前期籌備工作形成的文書檔案；活動實施過程中的照片、視頻等聲像檔案，哈格·根哥布總統(tǒng)的題詞，總統(tǒng)與校領導相互贈送的禮品等實物檔案；重大活動結束后對活動進行總結產生的各種檔案資料以及各類媒體報道的文字稿、錄像等。上述檔案資料多角度生動地記錄了本次重大活動，但也給收集工作帶來了困難。例如活動過程中，攝影攝像工作由我校宣傳部及江蘇省教育電視臺共同完成，我校宣傳部只負責總統(tǒng)進校后歡迎儀式階段的拍攝，隨后的三個參觀地點由江蘇省教育電視臺全程負責，聲像檔案涉及7名工作人員、4個地點，涉及的人物包括哈格·根哥布總統(tǒng)及其夫人莫妮卡·根格斯，聯(lián)合國有關機構代表，部分非洲和亞洲國家駐華大使及有關工作人員，納米比亞共和國有關政府機構負責人，我國駐納米比亞大使張益明及夫人，以及江蘇省外辦、江蘇省教育廳、南京江北新區(qū)有關領導，我校校領導和師生代表等。上述因素給聲像檔案收集工作帶來了一定的難度。

3.涉密材料收集易疏忽

在本次重大活動中，由于保密及安全因素，導致在一定的時限內某些部門掌握的涉密檔案和檔案收集工作兩者之間產生矛盾。本次哈格·根哥布總統(tǒng)參訪我校的重大活動因考慮到保密和安全因素，給前期籌備階段檔案資料的收集帶來了困難。3月13日至26日我校領導多次向省外事辦公室禮賓新聞處領導匯報籌備工作情況的材料，省外事辦公室禮賓新聞處領導、中央警衛(wèi)局代表及本市相關部門各條線30余人多次前來考察總統(tǒng)校內參訪路線的影像資料，考慮到保密及安全因素，只能在活動結束后再進行收集，而活動承辦機構一般在活動結束后就撤銷，這使得收集工作變得較為困難。

4.檔案部門參與重大活動力度不夠

檔案部門的工作人員一般很少在重大活動的準備階段就介入，導致檔案工作人員不熟悉整個活動的過程，不能及時掌握重大活動各階段檔案資料形成情況，給重大活動檔案收集工作增加了難度。

二、高校重大活動檔案收集工作對策

1.提升檔案意識，大力宣傳重大活動檔案收集工作的重要性。

重大活動檔案是指在重大的政治、經(jīng)濟、科學、文化、外事等活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的歷史記錄，及時收集重大活動檔案對真實地記錄和保存歷史，豐富館藏檔案資源，傳承文化等方面有著重要的作用。在實際工作中，要積極開展形式多樣、生動形象的檔案法律法規(guī)宣傳活動，提高全校師生檔案意識，使其充分認識重大活動檔案的價值。可以結合“6·9”國際檔案日對重大活動檔案進行宣傳，通過發(fā)放宣傳冊的形式，讓全校師生樹立重大活動檔案意識，積極主動地參與到重大活動檔案征集活動中來?；蛞灾v座形式，向全校師生講解重大活動檔案的相關制度、重大活動檔案收集工作程序等相關內容。通過開展多形式、多渠道的重大活動檔案宣傳工作，強化全校師生制度觀念、責任意識，從而有效地提升師生在開展重大活動檔案征集、移交工作方面的主動性。

2.強化重大活動檔案收集工作的規(guī)范性

規(guī)范管理是順利開展檔案收集工作的基本保障。首先我們應該對重大活動進行深度調研，了解重大活動檔案工作的開展過程，結合《中華人民共和國檔案法》和《江蘇省高等學校檔案管理辦法》，研究制定具有針對性和實際操作性的重大活動檔案管理辦法，因地制宜地收集、整理重大活動中形成的檔案，提高工作效率。

其次，在充分認識重大活動種類、性質、分工職責等內容的基礎上，制定重大活動檔案歸檔范圍和保管期限，制定檔案整理細則，使檔案工作程序標準化。只有制定規(guī)范統(tǒng)一的要求，重大活動檔案收集工作才能有章可循，同時也為將來實現(xiàn)重大活動檔案資源共享提供可能性。

3.重視涉密檔案收集工作，保證檔案實體和檔案信息的安全

加強領導，明確職責，緊抓檔案安全問題，加大監(jiān)管力度。建立重大活動涉密檔案聯(lián)系人制度，將重大活動涉密檔案的收集、移交工作落實到人，依法治檔，保證檔案實體和檔案信息的萬無一失。對于重大活動的涉密檔案，不僅要做好紙質檔案的歸檔，還要做好電子檔案、聲像檔案的歸檔工作，確保能夠展現(xiàn)重大活動的全貌。

4.主動介入重大活動，加強對重大活動檔案收集工作的監(jiān)督與指導

檔案部門應轉變檔案收集的傳統(tǒng)觀念，即由重大活動結束后被動等待檔案移交向主動介入重大活動的轉變。檔案部門應在重大活動籌備階段提前介入，根據(jù)重大活動檔案管理辦法及活動方案，明確檔案收集工作任務，強化工作人員思想觀念并對其進行業(yè)務培訓，全面收集與活動有關的文書檔案、聲像檔案以及活動紀念品等實物檔案，同時還應收集各類媒體宣傳報道的資料。

建立重大活動檔案備案登記制度。重大活動檔案備案是連接活動承辦單位與檔案部門之間的橋梁，檔案部門通過備案表中活動的基本信息，做到對重大活動心中有數(shù)，為業(yè)務指導暢通渠道，進而全程跟蹤并有效地指導檔案收集工作，定時以會議的形式通報每個階段每個部門檔案收集情況，確保檔案資料的完整性。

5.以師生為本，加大重大活動檔案收集力度

重大活動檔案記錄了學校發(fā)展歷程中的重大事件，是反映學校歷史面貌的珍貴資料。多渠道、多形式地開展重大活動檔案收集工作，對于建設國內一流、特色鮮明、充滿活力的南京科技職業(yè)學院有著重要意義。納米比亞總統(tǒng)參訪我校的重大外事活動已圓滿完成，為了更完整、生動地記錄和反映哈格·根哥布總統(tǒng)參訪我校的整個過程，記錄我校師生在活動中的服務風采，我校在國際檔案日開展了“我和納米比亞總統(tǒng)”的檔案征集活動。此次征集活動主要有兩方面內容：一是照片與視頻；二是書畫作品及征文。師生們可以通過提交照片或視頻參與活動，照片和視頻的內容可以是為歡迎儀式做出貢獻的馬球隊同學訓練時的情景，也可以是在實訓中心等待總統(tǒng)來訪時興奮而激動的師生形象，或是校園環(huán)境及標識在總統(tǒng)參訪前后的變化等；師生們也可以通過書畫作品、征文的形式來展現(xiàn)自己參與、服務于本次重大外事活動的心路歷程。為充分調動全校師生的參與度，學校還將開展評比活動。

重大活動檔案是高校記憶里熠熠生輝的亮點。在新時代下，加強重大活動檔案收集工作，是豐富檔案資源建設的內在需要。檔案工作者應創(chuàng)新理念，加大重大活動檔案收集力度，變被動“接收”為主動“介入”，將具有憑證價值和史料價值的重大活動檔案收集好、保管好、利用好，更好地服務于學校中心工作。

參考文獻

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