朱代紅

醫(yī)院檔案信息來源于醫(yī)療、教學、科研、管理等實踐活動，經過科學的管理、開發(fā)，可以進一步指導醫(yī)院各項工作的開展。但目前醫(yī)院檔案工作普遍存在的一些問題，嚴重影響了醫(yī)院檔案作用的發(fā)揮，與我國不斷提高的醫(yī)療水平不相適應。

一、醫(yī)院檔案工作存在的突出問題

醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，也是一項被邊緣化嚴重的工作，具體表現(xiàn)在：一是相當數(shù)量醫(yī)院的檔案機構設置層級低。只有文書檔案室，沒有綜合檔案室，檔案分散在各業(yè)務職能部門，無法做到集中統(tǒng)一管理。二是檔案人員大多年齡偏大，且相比于醫(yī)療主系列而言，學歷偏低，專業(yè)龐雜，缺乏檔案專業(yè)教育背景。對于所從事的檔案工作大多處于知其然而不知其所以然的狀態(tài)，檔案工作在傳統(tǒng)的模式下循環(huán)往復，檔案信息化等相關工作的能力更是欠缺，開拓創(chuàng)新能力及動力不足。三是檔案用房嚴重不足。醫(yī)療資源的相對不足與廣大人民群眾日益增長的醫(yī)療需求是系統(tǒng)內現(xiàn)階段和未來相當長一段時間的主要矛盾。醫(yī)療用房資源的緊缺，使得壓縮非醫(yī)療用房包括檔案用房成為大多數(shù)醫(yī)院應付當前矛盾的方法之一，檔案用房緊缺和分散已成為普遍的現(xiàn)象，嚴重制約著醫(yī)院檔案工作的推進。

二、提升醫(yī)院檔案工作的新實踐

在經歷了從醫(yī)院檔案中無法尋找到20世紀40年代重慶北碚建院至80年代初醫(yī)院發(fā)展的經緯與脈絡的教訓后，江蘇省人民醫(yī)院痛定思痛，以組織建設和制度建設為抓手，建立集中統(tǒng)一的檔案管理機制，通過加強對專兼職檔案員的管理與培養(yǎng)，把做好檔案工作落在基層，落在實處，極大地豐富了醫(yī)院檔案資源。近年來，針對檔案庫房不足的客觀困難，不等不靠，大膽創(chuàng)新，在病案管理外包上作了有益的嘗試。

1.建立健全覆蓋全院工作的檔案管理機制

醫(yī)院檔案工作是一項極度依賴參與者主觀意識和制度約束的工作，各級領導對此項工作的重視程度直接影響到歸檔文件的完整與質量。建立覆蓋全院工作的檔案管理機制是保證檔案完整性的重要前提。

（1）組織建設

建立覆蓋全院的檔案管理網絡，各司其職，是我院檔案工作得以順利推進的重要保障。我院一把手院長親自分管檔案工作，并成立了由醫(yī)院職能部門負責人組成的檔案工作領導小組，研究制定院檔案工作發(fā)展規(guī)劃，制定檔案工作決策，對全院檔案工作進行檢查、督導。設置由院長辦公室副主任兼任室主任的綜合檔案室。綜合檔案室、人事檔案室、財務檔案室、病案室配備專職檔案員，從事檔案管理工作；醫(yī)院各職能處室，各臨床二、三級學科設兼職檔案員，負責所在部門檔案的收集、初步整理及移交綜合檔案室前的保管工作。

（2）制度建設

以制度強化對全院檔案工作的管理，使檔案工作有章可循。我院先后制定了《江蘇省人民醫(yī)院檔案工作實施細則》、各級各類檔案人員的工作職責、文件材料收集歸檔制度、檔案借閱管理制度、檔案工作保密制度、檔案庫房管理制度、檔案銷毀制度、檔案人員“三參加”制度等，并在具體工作中按照制度對標考核。

2.實行檔案集中統(tǒng)一管理

集中統(tǒng)一管理是檔案工作的基本原則。保證檔案的齊全完整及質量，是檔案得以在醫(yī)院的管理、醫(yī)療、教學和科研中發(fā)揮作用的物質前提。

（1）厘清醫(yī)院檔案類別

明確綜合檔案室收集管理范圍，檔案工作才能有條不紊地進行。我院除人事檔案、財務檔案、病案由各相關部門的專職檔案員負責管理外，其余檔案全部由職能處室完成立檔后移交綜合檔案室保管。

（2）細化工作落實點

做好檔案工作，保證歸檔文件質量，重在對各工作環(huán)節(jié)的落實。綜合檔案室根據(jù)接收保管范圍，細化檔案收集、整理、鑒定銷毀、保管利用等環(huán)節(jié)具體工作要點。

①收集工作

制定醫(yī)院《歸檔范圍及保管期限表》，并根據(jù)醫(yī)院具體情況每年作出相應的補充及變更，確保收集的檔案完整齊全，全面反映醫(yī)院各項工作的真實面貌。

明確歸檔要求。歸檔時間：每年3月31日前完成上一年度文書檔案的移交歸檔；每年6月底前完成文書檔案的整理并上架；每年下半年完成科技檔案的移交及整理工作；基建檔案于驗收完成后3個月內移交歸檔。歸檔文件完整準確性：由兼職檔案員具體操作，歸檔部門負責人審核并在備考表上簽字確認。檔案移交：由兼職檔案員將需歸檔文件材料移交院綜合檔案室，雙方要進行嚴格的移交手續(xù)，綜合檔案室專職檔案員對歸檔文件材料進行審核，確保歸檔文件材料的完整、準確，電子檔案須符合歸檔要求，且及時做好權限管理。

及時總結部署。每年年底召開兼職檔案員會議，對本年度歸檔工作加以總結，指出存在問題，對即將開始的年度歸檔工作提出要求，并認真解讀歸檔范圍及保管期限表。變被動接收為有意識地指導各職能部門移交歸檔重要文件，避免有用的文件收不進，接收的文件價值不大，確保高質量完成文件材料的收集歸檔工作。

嚴格落實“三參加”制度。檔案員必須參加設備檔案開箱驗收、必須參加基建工程竣工驗收、必須參加科研成果申報時的資料驗收，以便及時收集相關文件材料。

②整理工作

兼職檔案員劃分保管期限、編頁碼，部門負責人審核、填寫備考表。綜合檔案室對歸檔文件的載體、字跡、內容、保管期限及頁碼進行審核。審核通過后，由兼職檔案員編制歸檔文件目錄或卷內文件目錄后辦理移交手續(xù)。

綜合檔案室對各部門移交的檔案編制案卷號、件號，裝訂、裝盒；編制全院歸檔文件目錄、分類目錄、全引目錄等；對實體檔案進行上架保管、電子檔案實行權限管理。

③鑒定與銷毀工作

醫(yī)院成立由檔案形成部門兼職檔案員、相關專業(yè)技術人員、部門負責人、綜合檔案室人員組成的檔案鑒定小組，對超出保管期限的檔案進行鑒定，對于仍具有保存價值的檔案重新確定保管期限繼續(xù)保存，對已失去保存價值的由鑒定小組編制銷毀目錄，經單位分管領導及上級主管部門審批同意后按規(guī)定銷毀。

④保管利用工作

紙質檔案分門別類存放于檔案庫房密集架上，庫房滿足“八防”要求。檔案人員定期清點并做好記錄。電子檔案有專門的服務器保存，對于磁性電子檔案用防磁柜保存并定期備份。

在按規(guī)定辦理利用手續(xù)后，通過借閱、復印、網上調閱、出具檔案證明、檔案編研等方式提供檔案利用。

（3）強化人員管理與培養(yǎng)

檔案人員的業(yè)務素養(yǎng)與能力決定了醫(yī)院檔案的質量。造就一支高素質的專兼職檔案隊伍，保證醫(yī)院檔案工作可持續(xù)發(fā)展，成為我院加強檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)。

經多年爭取，自2016起新入職專職檔案人員，必須具有檔案專業(yè)系統(tǒng)學習的經歷，且具有實際工作經驗，綜合素質高，熱愛檔案工作，勤奮上進。綜合檔案室及人事檔案室檔案員必須為中國共產黨黨員。

對于專職檔案人員，要求全部接受檔案人員上崗培訓，參加省檔案局及上級主管部門舉辦的繼續(xù)教育培訓，學習檔案管理的理論知識及操作技能，逐步成為高水平的檔案管理人才。

針對兼職檔案員業(yè)務不熟練、人員流動性大的特點，每年對全院兼職檔案員開展形式多樣的業(yè)務培訓。解讀保管期限表和歸檔范圍，講解文檔整理規(guī)則，組織去其他單位學習交流。

制定考核量化指標，加強對檔案人員的考核管理。完善激勵機制，讓檔案人員既有自己的職業(yè)規(guī)劃，又能看到發(fā)展前景，激發(fā)他們的工作熱情，增強工作動力。

（4）探索病案社會化管理新路徑

由于醫(yī)院用房緊缺，檔案用房已無法滿足工作的需要，每年不斷增長的數(shù)量龐大的病案，對于捉襟見肘的庫房來說更是沉重的負擔。為此，自2017年起，我院在充分調研，保證病案物理安全和信息安全的基礎上，嘗試將分院形成3年以上的、利用率較低的病案交由外包服務公司管理。

此舉不僅使病案得到安全的保管，也有效緩解了醫(yī)院檔案用房壓力。

到目前為止，我院綜合檔案室?guī)齑嫖臅鴻n案、科技檔案約58000余件、9400余卷，病案室管理病案約140余萬卷，財務檔案約2萬卷，醫(yī)院自行管理人事檔案1000余卷，檔案工作呈現(xiàn)良性循環(huán)狀態(tài)。近30年的深耕不懈，該院檔案工作經歷了規(guī)模從小到大，業(yè)務范圍從局部到整體，專業(yè)技能從手工到電子化的發(fā)展歷程，正逐步向規(guī)范化、專業(yè)化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。

走進新時代，醫(yī)院檔案工作者要解放思想、開拓創(chuàng)新，進一步深入細致地做好檔案工作，使醫(yī)院檔案信息資源能得到完整的收集、科學的管理、充分的利用，為醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研、管理等各項工作服務，促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的蓬勃健康發(fā)展。要以求真務實的工作態(tài)度，認真總結經驗，以新?lián)?、新作為，謀求新發(fā)展，取得新成績，作出新貢獻。

參考文獻

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