劉興泉

摘 要：電子文件是現(xiàn)代社會重要的文件形式之一，是信息技術(shù)不斷發(fā)展普及的產(chǎn)物，如何有效管理電子文件是當今重要課題。為保證電子檔案的真實性、可靠性、完整性和長期有效性，政府和企事業(yè)單位應(yīng)共同協(xié)作，規(guī)范電子檔案管理相關(guān)標準規(guī)范；優(yōu)化電子文件的歸檔范圍；不斷加強信息技術(shù)支持的可靠性；大力培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員；強調(diào)領(lǐng)導(dǎo)“一把手”作用，從而促進我國電子文件歸檔管理的健康發(fā)展。

關(guān)鍵字：信息技術(shù)；電子文件；歸檔管理；健康發(fā)展

一、概述

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和辦公自動化的不斷普及，文件的形式逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式向電子形式過渡。由于兩種不同形式的文件存在差異，使得電子文件的歸檔管理也區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔管理，因此為了順應(yīng)時代的要求，形成合理有效的電子文件歸檔管理方法意義重大。我國學者非常重視電子檔案管理的相關(guān)研究，早在1996年9月18日便成立了電子文件歸檔和電子檔案管理的研究小組。此外，國家關(guān)于電子文件管理的相關(guān)標準也在不斷被豐富、完善和跟新。

二、電子文件的特性

2.1表現(xiàn)形式多樣化

電子文件是在數(shù)字設(shè)備及數(shù)字環(huán)境中產(chǎn)生的文件，現(xiàn)階段的數(shù)字設(shè)備種類繁多，并且都廣泛地運用在人類的生產(chǎn)生活中，因此通過數(shù)字設(shè)備產(chǎn)生的電子文件便具備了形式多樣化的性質(zhì)。電子文件包括了文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件、數(shù)據(jù)文件等等一系列文件，針對不同類型的電子文件，國家已出臺了相關(guān)的電子文件管理標準。

2.2物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)相互分離

國際檔案學術(shù)界普遍認為文件具備三個重要元素包括：文件內(nèi)容、文件背景信息和文件結(jié)構(gòu)[1]。文件的內(nèi)容指文件所表達的含義；文件的背景信息指文件形成的法律、行政、人文環(huán)境、計算機硬軟件等環(huán)境信息；文件結(jié)構(gòu)包括物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)，物理結(jié)構(gòu)指文件信息在載體中的表示和映射，邏輯結(jié)構(gòu)文件表達信息的符號、圖像、音頻等的搭配。電子文件管理中，通常采用元數(shù)據(jù)來記錄文件背景信息、文件結(jié)構(gòu)以及管理的過程。

傳統(tǒng)紙質(zhì)文件與電子文件的顯著區(qū)別就在于文件的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)是否分離，電子文件的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)是相互分離的[1]。

2.3要求可靠的技術(shù)支持

2002年我國將電子文件定義為在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募2]。正是由于電子文件對計算機、網(wǎng)絡(luò)等硬件軟件設(shè)備的高度依賴，導(dǎo)致電子文件要求高度安全可靠的數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、通信技術(shù)等信息技術(shù)，否則文件信息將容易受到突發(fā)自然災(zāi)害、硬件或軟件故障、電腦病毒、電腦黑客等的破壞，從而造成嚴重的損失[2]。

2.4要求高素質(zhì)的業(yè)務(wù)人員

相比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件的管理要求從業(yè)人員能夠熟練掌握必要的計算機硬件軟件知識和辦公自動化知識；能夠熟練使用計算機等數(shù)字設(shè)備進行相應(yīng)的業(yè)務(wù)操作；能夠熟悉電子檔案管理相關(guān)的操作規(guī)范、管理規(guī)范和法律法規(guī)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。此外，檔案信息通常涉及到企事業(yè)乃至國家的重要機密，因此業(yè)務(wù)人員需要具備較高的道德素養(yǎng)，能夠遵紀守法。同時從業(yè)人員也需要具備積極向上、認真踏實、具備開拓創(chuàng)新的精神，以及自主學習的能力。

三、電子文件歸檔管理現(xiàn)狀

3.1非完全電子化檔案管理

我國尚屬于發(fā)展中國家，并且東部和西部發(fā)展差異較大，導(dǎo)致不同地區(qū)、不同單位辦公自動化的普及程度和辦公自動化的實施深度有一定的差距。目前，我國很多機構(gòu)尚采取半電子半紙質(zhì)的文件歸檔管理，即“雙套制”[3-4]。該種制度容易使檔案管理的成本增高、資源浪費，但原始的紙質(zhì)文件卻具備較高的法律憑證效用[3]。因此，初步實踐電子化檔案管理的機構(gòu)常常采取半電子半紙質(zhì)的文件歸檔管理，旨在保證實施能夠平穩(wěn)過渡。

3.2缺乏標準統(tǒng)一的管理信息系統(tǒng)

電子檔案的來源眾多，導(dǎo)致其表現(xiàn)形式也是多樣化的。然而，目前缺乏標準統(tǒng)一、覆蓋全部類型電子文件的電子檔案管理信息系統(tǒng)，導(dǎo)致難以實現(xiàn)電子文件的自動捕獲、長期保存、歸檔、綜合利用等，不利于對電子文件整個生命周期的合理有效管理。

3.3電子檔案完整性差

電子文件的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)相互分離，因此進行電子文件歸檔時，需要同時歸檔以附加邏輯信息存在的其他電子文件，從而擺陣電子文檔的可讀性、可理解性。然而，我國很多單位在進行電子檔案管理時，只注意到需要歸檔的電子文件，從而導(dǎo)致電子檔案的完整性較差[3]，大大降低電子文件歸檔管理的效率。

3.4管理人員的職業(yè)技能有待提高

電子文件歸檔管理必然會涉及到現(xiàn)代化信息技術(shù)等新知識的應(yīng)用，因此要求從業(yè)人員能夠擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的束縛，開拓創(chuàng)新、主動學習、踏實肯干并且掌握必要的計算機操作技能。但目前我國電子文件歸檔管理新型人才較為匱乏[2]，相關(guān)部門需要不斷加大人才的培養(yǎng)力度。

四、電子文件歸檔管理發(fā)展策略

本節(jié)主要結(jié)合上文介紹的電子文件特征以及我國電子文件歸檔管理發(fā)展現(xiàn)狀，提出電子文件歸檔管理的改進策略，旨在為我國的電子文件歸檔管理發(fā)展提供參考。

4.1規(guī)范電子檔案管理標準

由于電子文件涉及的來源和種類繁多，并且目前的電子檔案管理信息系統(tǒng)規(guī)范性有待提高[4]，因此，政府部門需要進一步規(guī)范電子文件采集、鑒定、編目、歸檔及管理過程。目前我國已有《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等國家標準，通過借鑒國際上普遍使用的標準（如德國電子文件管理與歸檔標準，簡稱DOMEA標準[5]），補充和完善現(xiàn)有的國家標準，并將其推廣使用，建立規(guī)范化、標準化的通用電子檔案管理信息系統(tǒng)。規(guī)范化的電子文件歸檔及管理將有利于提高電子文件的真實性、可靠性，同時方便了不同機構(gòu)的電子文件資源共享。

4.2同時歸檔必要的附加文件

電子結(jié)構(gòu)物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)分離，有學者指出：電子文件的存在主要是通過邏輯結(jié)構(gòu)維系的。各機構(gòu)在歸檔電子文件時，必須注意到以附加邏輯信息存在的其他電子文件，這些文件將作為重要的補充信息一起進行歸檔處理，從而保證電子檔案的完整性。

4.3加強技術(shù)支持的可靠性

電子文件的歸檔及管理對計算機、網(wǎng)絡(luò)等硬件軟件的依賴性高，如果沒有高度可靠的技術(shù)支持，那么文件的信息將容易受到突發(fā)自然災(zāi)害、硬件或軟件故障、電腦病毒、電腦黑客破壞等的威脅，從而造成嚴重的損失，因此需要加強技術(shù)資源的投入，提供安全可靠的數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、通信技術(shù)、數(shù)據(jù)處理分析技術(shù)等技術(shù)，提高電子文件的真實性、可靠性和長期有效性。此外，使用電子簽名技術(shù)可以有效保證文件不被任意篡改，從而保證文件原始性。

4.4大力培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員

為了保障檔案管理的質(zhì)量，必須保障檔案直接管理者的工作素質(zhì)。政府和企事業(yè)單位都需要不斷引進高素質(zhì)檔案管理人才，重視基層檔案管理人員的素質(zhì)培訓工作，跟新檔案管理人員的管理理念和方法，逐步實現(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向現(xiàn)代化電子檔案管理的邁進。企事業(yè)單位應(yīng)定期為檔案管理人員進行培訓，培訓內(nèi)容包括計算機及網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識培訓、檔案管理業(yè)務(wù)培訓、信息系統(tǒng)操作培訓、標準規(guī)范培訓、法律知識培訓等。

4.5 領(lǐng)導(dǎo)需加大對電子文件管理的重視

電子文件歸檔管理信息技術(shù)的引入和推廣，甚至需要涉及信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，運用好這些先進的技術(shù)，將大大提高業(yè)務(wù)人員的工作效率，這是一個企事業(yè)單位邁向信息化的重要步驟。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當充分發(fā)揮“一把手”作用，重視并積極推進信息技術(shù)在文件管理上的應(yīng)用，保障電子文件歸檔管理的有效推進。

五、結(jié)語

隨著時代的進步，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展并被普及，各種各樣的電子設(shè)備為人們的工作、學習、生活、娛樂提供越來越多的便利。隨之也產(chǎn)生了大量種類繁多的電子文件，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔管理方法放在電子文件歸檔管理上不再適應(yīng)，因此，針對電子文件，需要形成相應(yīng)的文件歸檔管理的方法體系。

電子文件區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，它的形式多樣化，物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)相互分離，要求可靠的技術(shù)支持，對管理人員素質(zhì)的要求也較高。目前，我國的電子文件歸檔管理尚不成熟，眾多方面需要得到改進，本文就我國電子文件歸檔管理發(fā)展現(xiàn)狀進行了分析，并提出了發(fā)展策略供參考。第一，需要規(guī)范電子檔案管理相關(guān)標準規(guī)范，規(guī)范化的電子文件歸檔及管理將有利于提高電子文件的真實性、可靠性，同時方便了不同機構(gòu)的文件的共享。第二，為了保證電子檔案的完整性，各機構(gòu)在歸檔電子文件時，必須同時歸檔附加的邏輯補充的文件。第三，應(yīng)該不斷加強技術(shù)支持的可靠性，提高電子文件真實性、可靠性、長期有效性。第四，要保障檔案管理質(zhì)量，必須保障檔案直接管理者的工作素質(zhì)，應(yīng)大力培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員。第五，領(lǐng)導(dǎo)需加大對電子文件管理的重視，充分發(fā)揮“一把手”作用。

參考文獻

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