魏國萍

摘 要：轉(zhuǎn)眼間改革開放以來就過去了半個世紀(jì)，在21世紀(jì)的今天，信息技術(shù)的普及讓計算機技術(shù)已經(jīng)普及到我們生活中的方方面面，同時，檔案管理工作也同樣全面進入了信息管理時代，為了應(yīng)對時代潮流下的變遷和環(huán)境檔案管理工作也必須與時俱進，跟得上時代挑戰(zhàn)，提高工作效率和質(zhì)量，積極的引進先進的辦公室檔案信息管理系統(tǒng)，讓當(dāng)前的檔案管理工作變得更加規(guī)范化和系統(tǒng)化。正因如此，加強檔案的管理工作，促進檔案管理的規(guī)范化是一個十分有研究價值的話題，希望可以通過本篇文章對促進檔案管理的規(guī)范化做出一些闡述和談?wù)?，提出幾點思考和探索意見，希望可以為相關(guān)檔案管理工作者的工作帶來一點點的幫助和參考意見。

關(guān)鍵詞：檔案管理、規(guī)范化、信息化、信息技術(shù)、

檔案管理是一個企業(yè)或者機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的具體體現(xiàn)，是企業(yè)或者機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的重要依舊和基礎(chǔ)。正因為檔案管理在國家文獻信息管理當(dāng)中所占據(jù)的重要地位，基于如今的網(wǎng)絡(luò)時代，多媒體和信息技術(shù)已經(jīng)在生活中的比重越來越多。傳統(tǒng)的檔案管理工作中存在的問題也開始越來越多。因而為了應(yīng)對變化的時代所提出的挑戰(zhàn)，必須對檔案管理工作做出創(chuàng)新和發(fā)展，為辦公室檔案管理工作尋找好的發(fā)展之路。健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理措施，引進檔案管理新技術(shù)、培訓(xùn)檔案管理人員等等都是當(dāng)下必不可少的趨勢。因此，本文就以此為題，為檔案管理工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、快捷化尋找方法和方向，希望能為相關(guān)檔案管理工作者帶來幫助。

1 當(dāng)下檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題。

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也得到了發(fā)展。但在現(xiàn)階段，我國大多數(shù)企業(yè)單位對檔案管理的關(guān)注度不高，不重視和關(guān)注檔案管理工作。因此，間接的導(dǎo)致了當(dāng)前的大部分企業(yè)和事業(yè)單位對管理人員的知識體系要求不高，文件管理系統(tǒng)建立不完善，相關(guān)人員的專業(yè)能力低下。同時，由于檔案管理工作的設(shè)施配置不足，大大限制了檔案管理工作規(guī)范化、信息化建設(shè)的工作。如今大多數(shù)企業(yè)單位有關(guān)人事的管理意識仍然還在傳統(tǒng)的階段。對檔案管理工作建設(shè)檔案管理主體認識還停留在傳統(tǒng)的文件檔案。一般來說檔案管理工作的相關(guān)負責(zé)人都是兼職的，其知識體系和相關(guān)的專業(yè)知識都十分缺乏，無法很好的完成醫(yī)院檔案管理工作。同時，意識的缺乏導(dǎo)致了檔案管理工作制度的缺失和執(zhí)行力不夠，沒有各級人員共同的督促和監(jiān)管，檔案管理工作很難有效的實施，也很難做出現(xiàn)代化的發(fā)展和規(guī)范性的發(fā)展。[1]

2 對相關(guān)的檔案管理工作人員進行素質(zhì)提高。

與其說做好檔案管理工作，倒不如說是對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)進行提高，檔案管理工作和管理人員之間是有著內(nèi)在關(guān)聯(lián)性的。特別是信息化技術(shù)應(yīng)用于辦公室檔案管理的今天，對于先進技術(shù)是否足夠了解，有足夠的認知，是檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此，為了保證的檔案管理工作能夠順利進行和規(guī)范化，當(dāng)下的檔案管理工作人員就必須對自己有所要求，有所提高，首先要具備專業(yè)知識和專業(yè)技術(shù)，其次要有學(xué)習(xí)精神，不斷學(xué)習(xí)和發(fā)展檔案管理工作。企業(yè)在這方面也應(yīng)該做出幫助。第一，應(yīng)該加大人才的培養(yǎng)工作，在檔案管理工作人員的日常工作中，建立良好的學(xué)習(xí)機制和培育機制，對人才的知識能力提出要求，讓檔案管理工作人員能在學(xué)習(xí)中進行工作，工作中進行學(xué)習(xí)。從而運用自己的專業(yè)知識來對檔案管理工作做出發(fā)展。同時，檔案管理工作人員應(yīng)該對自己的工作有一個良好的認知，有服務(wù)意識，提高檔案管理工作人員的入職要求。從而讓檔案管理工作人員的全面素養(yǎng)得到提高，以促進檔案管理規(guī)范化的發(fā)展和進步。[2]

3 建立健全有效的案管理系統(tǒng)。

現(xiàn)代化的檔案管理工作是建立在健全的檔案管理系統(tǒng)之上的，然而隨著時代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全的問題開始引起我們的思考。例如病毒入侵、信息失竊、系統(tǒng)崩潰以及黑客入侵等情況的發(fā)生，將會對現(xiàn)代的檔案管理工作造成毀滅性的打擊。因此，提高規(guī)范化檔案管理的安全保證系統(tǒng)是十分必要的。首先在規(guī)范化檔案管理當(dāng)中，應(yīng)該建立健全的檔案信息儲存安全，在儲存信息上，盡可能的使用內(nèi)網(wǎng)，并且搭配相應(yīng)的殺毒軟件和防護技術(shù)。同時為了保證規(guī)范化檔案管理系統(tǒng)的使用安全，需要在計算機網(wǎng)絡(luò)中使用必要的殺毒軟件，并且對信息數(shù)據(jù)庫進行定時的備份和維護，加大用戶訪問的安全驗證，以此來保證規(guī)范化檔案管理的安全。[3]

規(guī)范化技術(shù)的應(yīng)用。互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境的到來，使傳統(tǒng)檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，信息化環(huán)境的下檔案管理工作模式將變得規(guī)范化和數(shù)字化，管理模式將會防范的依靠于電子計算機技術(shù)。例如在以往的檔案管理工作當(dāng)中，往往以來于書面的信息，容易丟失，且不易查找。而這些都會在規(guī)范化的檔案管理工作當(dāng)中得到解決。通過大數(shù)據(jù)的便利性，一切都變得高效、直觀，減少了其中的人工成本，僅僅利用管理系統(tǒng)就可以對信息進行篩選、決策。大大提高了檔案管理工作的便利性。同時，信息技術(shù)當(dāng)中復(fù)雜的系統(tǒng)工作中涉獵了廣泛的專業(yè)知識和內(nèi)容，需要大量的基礎(chǔ)設(shè)置以及專業(yè)化的人才，因此為了做好規(guī)范化的檔案管理工作，必須投入相當(dāng)?shù)馁Y金以及人力。首先建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫 ，然后根據(jù)負責(zé)管理的文件部門和其他部分合作，利用內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)，來進行檔案的整理和分析，以此來促進醫(yī)院資源的利用，達到檔案管理工作的規(guī)范化。[5]

4 檔案管理的作用和意義。

隨著社會日新月異的發(fā)展，信息化時代的今天，已經(jīng)有越來越多人認識到信息和資料的重要性，通過檔案的利用可以在其中獲得許多價值，檔案管理工作就是通過檔案管理來獲取檔案中存在的經(jīng)濟效益和潛在的社會效益。同時經(jīng)過檔案管理工作，可以獲知檔案當(dāng)中的具體需求群體，當(dāng)利用到檔案的時候，檔案本身材料越是詳細和保存完好，其價值就越高。足夠真實和完整的檔案能夠為國家和企業(yè)帶來難以估量的價值，幫助挽回更多的經(jīng)濟損失。因此在當(dāng)下的環(huán)境當(dāng)中，培養(yǎng)有能力的檔案管理工作人員和建立一個規(guī)范化、數(shù)字化、信息化的檔案管理系統(tǒng)，已經(jīng)是所有企業(yè)和單位的共識了。

5 總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作是一項科學(xué)性和專業(yè)性極強的事情，需要檔案管理工作管理人員具有專業(yè)化的水平素養(yǎng)和認知水平。同時，對檔案管理工作的規(guī)范化和信息化除了讓檔案資料變得更加直觀，方便以外，還是企業(yè)發(fā)展和進步的基礎(chǔ)，如今越來越多的企業(yè)單位開始認識到檔案管理工作的重要性，開始學(xué)習(xí)這方面的知識。希望可以通過這篇文章，為相關(guān)的檔案管理工作者的工作提供幫助和建議。

參考文獻

[1]鄧瑞生. 加強企業(yè)檔案管理 提高規(guī)范化水平 促進全市檔案事業(yè)又好又快發(fā)展[C]// 2011年甘肅省檔案工作者年會. 2011.

[3]馬魁. 加強村級檔案建設(shè)促進村務(wù)管理規(guī)范化——北京市平谷區(qū)農(nóng)村檔案工作調(diào)研報告[J]. 北京檔案， 2013（2）：17-19.

[3]賈鈞珠， 王文勝. 強化干部檔案管理 促進地方經(jīng)濟建設(shè)——寶應(yīng)縣干部檔案管理工作的調(diào)查[J]. 檔案與建設(shè)， 1997（2）：46+48.

[4]李鴻. 加強過程監(jiān)控 促進高速公路營運公司檔案規(guī)范化管理[J]. 城建檔案， 2011（11）：49-50.

[5]莊健. 淺談新形勢下的檔案工作規(guī)范化管理——以高職院校為例[J]. 數(shù)字化用戶， 2016（48）.