路美華

摘 要：隨著近年來(lái)城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的快速發(fā)展，建設(shè)工程資料也急劇增加，如何管理好這些資料也變得越來(lái)越重要。基于此，本文對(duì)建設(shè)工程檔案資料管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了解決的建議。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；檔案資料；管理；建議

建設(shè)工程是一個(gè)由多單位、多個(gè)部門參與的復(fù)雜系統(tǒng)，參建各方形成的歸檔文件資料，有不同的范圍，有不同的來(lái)源，不同的角度，不同的處理方法，但目的是相同的，必須有完整、準(zhǔn)確的竣工檔案資料。建設(shè)工程資料是工程建設(shè)過(guò)程中的原始記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，它們以文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等多種形態(tài)展示著工程建設(shè)全過(guò)程，是工程質(zhì)量的見(jiàn)證。

住建部及各省、市建設(shè)部門曾明確指出：任何一項(xiàng)工程如果技術(shù)資料不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，則判定該項(xiàng)工程不合格，對(duì)工程質(zhì)量具有一票否決權(quán)。在評(píng)審精品工程時(shí)，技術(shù)資料不合格，則不再安排現(xiàn)場(chǎng)實(shí)物評(píng)審。工程資料管理的重要性由此可見(jiàn)一斑。

文件資料是檔案的前身，檔案是文件資料的歸宿；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。

1 工程資料歸檔的質(zhì)量要求

歸檔的工程項(xiàng)目文件資料必須經(jīng)過(guò)分類整理，并組成符合要求的案卷。

工程項(xiàng)目資料應(yīng)完整、系統(tǒng)，所有文件、各種材料、圖紙內(nèi)容齊全，有請(qǐng)示、批復(fù)，不得缺頁(yè)、缺項(xiàng)，成套材料保持相互間的有機(jī)聯(lián)系和整體性，能完整地反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程。

工程項(xiàng)目文件資料應(yīng)準(zhǔn)確，要求數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確，各類技術(shù)資料上的內(nèi)容和所記載的數(shù)據(jù)必須真實(shí)可靠，真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程和竣工時(shí)的實(shí)際情況，竣工圖與實(shí)物相一致。

簽字手續(xù)完備，施工技術(shù)文件應(yīng)按行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，簽字蓋章手續(xù)齊全，如材料質(zhì)保書(shū)、試驗(yàn)報(bào)告等必須驗(yàn)收簽字，竣工圖必須有竣工章，且有專人簽字。

書(shū)寫(xiě)材料符合規(guī)定要求，需永久、長(zhǎng)期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料（紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆等）書(shū)寫(xiě)、繪制，字跡工整，圖形清晰，用紙規(guī)范，裝訂整齊劃一（要求下面齊、右面齊），以利長(zhǎng)久保存。

歸檔的特殊載體（照片、錄音、錄像、磁盤(pán)、光盤(pán)）應(yīng)保證載體的有效性。

2.工程資料管理目前存在的一些問(wèn)題及產(chǎn)生的原因

2.1資料收集不及時(shí)、不完整、不規(guī)范

這個(gè)問(wèn)題無(wú)論在建設(shè)單位、施工單位或者監(jiān)理單位，甚至設(shè)計(jì)單位可能都存在。從事檔案資料管理的人員只懂檔案不懂技術(shù)，而工程技術(shù)人員又只懂技術(shù)而不懂檔案，兩者不能很好地結(jié)合起來(lái)。施工單位的資料相對(duì)最多，所以也是最難收集的。施工的時(shí)間記錄要真實(shí)準(zhǔn)確，在原材料中的標(biāo)目要真實(shí)，所有的檢測(cè)部位和數(shù)據(jù)必須要真實(shí)可靠和準(zhǔn)確。首先要做好工程施工前對(duì)原材料的監(jiān)測(cè)工作，對(duì)于分項(xiàng)目的工程檢測(cè)要及時(shí)。在進(jìn)行資料的收集和記錄時(shí)，相關(guān)人員要進(jìn)行查驗(yàn)并及時(shí)的簽字，對(duì)于所安排的指令要及時(shí)進(jìn)行回復(fù)和及時(shí)的匯總。有些施工單位資料員在做資料時(shí)并未按照工程實(shí)際情況，而是照搬其他工程的資料，將內(nèi)容直接套用，只改一下工程名稱或表頭的內(nèi)容，或者是同一個(gè)項(xiàng)目中不同的單位工程的資料一模一樣。在完整性方面，應(yīng)該將施工所使用的原材料的廠家檢測(cè)報(bào)告及合格證，在施工過(guò)程中進(jìn)行的測(cè)量、技術(shù)上的資料、施工過(guò)程中的記錄、施工質(zhì)量的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程管理、工程驗(yàn)收資料以及竣工的圖紙要單獨(dú)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，所有這些都要有專門的人員進(jìn)行收集整理和匯總。團(tuán)隊(duì)都應(yīng)該有著明確的分工，負(fù)責(zé)資料收集整理的人員也應(yīng)該是從這個(gè)隊(duì)伍成立的一開(kāi)始就應(yīng)該有的，并且最好是自始至終跟隨這個(gè)建設(shè)項(xiàng)目直到竣工結(jié)算。

2.2竣工資料移交不及時(shí)

不能按規(guī)定的時(shí)間及時(shí)移交工程竣工資料，甚至導(dǎo)致竣工資料丟失。有些單位因?yàn)楣芾砘蛉藛T的問(wèn)題，竣工資料編制沒(méi)有做到三同步，導(dǎo)致工程結(jié)束了但竣工資料還沒(méi)有整理出來(lái)。工程竣工資料是反映工程竣工的重要依據(jù)，工程竣工資料日期與工程尾款、質(zhì)保金的支付相關(guān)聯(lián)，因此工程竣工資料收集整理的越快，工程項(xiàng)目浪費(fèi)的人力、物力、財(cái)力越少，項(xiàng)目的效益會(huì)無(wú)形中提高。

2.3重工程建設(shè)，輕檔案管理

工程項(xiàng)目的管理人員檔案意識(shí)淡薄，平時(shí)只注重抓工程質(zhì)量、工程進(jìn)度，忽視了建設(shè)工程中的檔案資料管理。由于機(jī)構(gòu)缺失、人才缺乏，沒(méi)有合同和資金約束，檔案管理心有余而力不足。甚至工程完工后各單位才開(kāi)始應(yīng)付整理工程資料，草草歸檔，各種原因造成項(xiàng)目檔案資料管理無(wú)序，流向不明，資料收集不齊全。一項(xiàng)工程的檔案管理絕不僅僅是建設(shè)單位或施工單位的事，它從形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等參建單位共同完成，任何一方疏忽，未能及時(shí)歸檔資料，就會(huì)影響這個(gè)項(xiàng)目檔案的完整性。

3 解決這些問(wèn)題的建議

工程檔案工作從工程建設(shè)的立項(xiàng)、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工直到竣工驗(yàn)收、交付使用等，各環(huán)節(jié)、各步驟之間客觀存在著不可顛倒的先后順序，這個(gè)先后順序是建設(shè)工程項(xiàng)目的客觀自然規(guī)律，工程文件的產(chǎn)生有著很強(qiáng)的階段性、程序性和過(guò)程性的特點(diǎn)，擔(dān)負(fù)著服務(wù)工程活動(dòng)、推動(dòng)工程進(jìn)程的任務(wù)。工程每一階段、每一個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的資料產(chǎn)生，因此要求檔案管理人員對(duì)每一個(gè)階段、每一個(gè)環(huán)節(jié)中會(huì)產(chǎn)生的文件做到心中有數(shù)，按進(jìn)度及時(shí)跟進(jìn)收集，結(jié)合重要性和專業(yè)安全存放。隨時(shí)關(guān)注進(jìn)度和各參建單位人員收集的資料并與之保持密切聯(lián)系，及時(shí)查驗(yàn)資料是否完整、整理是否規(guī)范，避免竣工驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)資料遺漏現(xiàn)象。所以要由專職人員負(fù)責(zé)資料的管理和跟蹤，必須持證上崗，為了提高業(yè)務(wù)水平，要定期組織參加培訓(xùn)及學(xué)習(xí)。

項(xiàng)目管理部門在工程建設(shè)初期（而不是中后期）就應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定適合本工程項(xiàng)目的資料管理規(guī)定，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過(guò)程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在項(xiàng)目開(kāi)始之初就應(yīng)制定出一套可行的、適合本工程特點(diǎn)的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過(guò)程中有依據(jù)，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范性。只有加強(qiáng)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料、質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠。工程項(xiàng)目管理部門可在總包合同中，把文件材料歸檔工作作為合同的一項(xiàng)重要內(nèi)容單獨(dú)列一條款，對(duì)竣工文件材料歸檔范圍、竣工驗(yàn)收時(shí)間、竣工資料副本內(nèi)容、份數(shù)及質(zhì)量提出明確要求，并設(shè)立一定數(shù)額的資料押金，使工程施工承包商能夠高度重視工程檔案的歸檔工作。

工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要增強(qiáng)檔案意識(shí)，把檔案工作貫穿于工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案管理的宣傳力度，提高全體參建人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知水平，增強(qiáng)全體參建人員對(duì)檔案管理工作的責(zé)任感。從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始就設(shè)立工程項(xiàng)目資料管理機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毜墓芾砣藛T，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料的收集、整理和歸檔管理工作。專業(yè)的人員可以清楚地認(rèn)識(shí)到什么時(shí)候應(yīng)該進(jìn)行什么樣的工作，在工程建設(shè)過(guò)程中的什么階段應(yīng)該進(jìn)行什么資料的收集，這就從根本上已經(jīng)做好了規(guī)范作業(yè)的準(zhǔn)備，因而所有的收集工作都可以有條不紊的進(jìn)行，不會(huì)有資料遺漏、不規(guī)范、資料的價(jià)值不高等情況的出現(xiàn)?？梢哉f(shuō)通過(guò)檔案驗(yàn)收可以折射出一個(gè)企業(yè)的整體管理水平，應(yīng)予以高度重視。

建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)的重要組成部分，是在工程建設(shè)過(guò)程中形成的原始資料，是非常寶貴的資源和財(cái)富。工程檔案資料的完整與否，檔案管理水平的高低，對(duì)今后開(kāi)展維修、改造、擴(kuò)建、拆建等起著舉足輕重的作用，沒(méi)有或失去資料會(huì)帶來(lái)極大的盲目性，會(huì)給城市建設(shè)和人民生命財(cái)產(chǎn)造成無(wú)法估量的后果。檔案管理工作是一項(xiàng)傳承歷史、記錄現(xiàn)實(shí)、服務(wù)未來(lái)的工作。工程建設(shè)是百年大計(jì)，工程檔案管理也同樣是百年大計(jì)。

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