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        高職院校檔案資料的規(guī)范化管理

        2018-05-26 09:50:20許琪瑋
        卷宗 2018年11期
        關(guān)鍵詞:檔案資料規(guī)范化策略

        許琪瑋

        摘 要:隨著國民經(jīng)濟(jì)和教育事業(yè)的不斷繁榮發(fā)展,高等職業(yè)教育也遍地開花,從數(shù)量到質(zhì)量都得到了迅速提升,傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)學(xué)校規(guī)范化管理體系的需求。本文簡要敘述了高職院校檔案資料的規(guī)范化管的重要意義和目的、內(nèi)容、特點與現(xiàn)狀,并提出了加強(qiáng)高職院校檔案資料的規(guī)范化管理的策略與措施。

        關(guān)鍵詞:檔案資料;規(guī)范化;管理;策略;

        1 前言

        高職院校學(xué)生檔案資料是高校檔案管理的重要組成部分,是進(jìn)行科研、教學(xué)、學(xué)工、管理、決策和開展各項活動等學(xué)校各個方面的總結(jié)性資源,并以各種形式,如文字、圖片、圖表、影像資料的真實載入和記錄,既是學(xué)校發(fā)展歷程的原始資料積淀,又是學(xué)校變遷過程中的勞動成果和智慧結(jié)晶。

        新時期高職院校要從意識到行動,充分重視檔案資料的規(guī)范化管理,與時俱進(jìn),切實提升檔案資料規(guī)范化管理水平,推進(jìn)高職院校檔案資料規(guī)范化管理逐步實現(xiàn)數(shù)字化、信息化,使其充分發(fā)揮社會服務(wù)功能,同時,豐富學(xué)校校史檔案資源,促進(jìn)和諧校園建設(shè)。

        2 高職院校檔案資料的規(guī)范化管理的目的和意義

        檔案和資料,承載著學(xué)校的發(fā)展歷史和教學(xué)優(yōu)勢特色的精髓,是學(xué)校重要的信息資源和文化財富,是維護(hù)學(xué)校歷史真實面貌的基本憑證,具有重要的歷史價值。

        高職院校檔案規(guī)范化管理水平是檢驗其建設(shè)水平高低的有效標(biāo)準(zhǔn),也是衡量院校層次的重要標(biāo)志,是其先進(jìn)制度和管理水平的重要體現(xiàn)。檔案規(guī)范化管理已引起很多高職院校的重視。細(xì)化翔實、完善具體的檔案資料是現(xiàn)代高職院校建設(shè)發(fā)展的歷史再現(xiàn),是高校校園文化發(fā)展的積淀,也是評估高校發(fā)展水平的重要依據(jù)和載體,更是發(fā)揮高校社會服務(wù)功能的一個基點,具有很高的科學(xué)性、社會性和服務(wù)性,具有非常重要的現(xiàn)實意義。

        3 高職院校檔案資料的規(guī)范化管理內(nèi)容、特點與現(xiàn)狀

        3.1 高職院校檔案資料的規(guī)范化管理內(nèi)容。

        3.1.1 行政管理類。主要包括上級部門頒布和下發(fā)的行政性、指導(dǎo)性文件,學(xué)校自身發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)計劃、招生計劃和狀況,以及學(xué)校各項規(guī)章管理制度等。

        3.1.2 教學(xué)管理類。包括日常教學(xué)常規(guī)資料,學(xué)生考試資料和教學(xué)活動資料等。

        3.1.3 師資隊伍建設(shè)類。主要包括學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案、個人檔案,以及教師教學(xué)、科研成果等相關(guān)資料。

        3.1.4 學(xué)科建設(shè)與課程建設(shè)類。主要包括重點學(xué)科和專業(yè)的建設(shè)情況;論證、評估及申報材料;學(xué)科建設(shè)、課程建設(shè)的申報材料;校企聯(lián)營有關(guān)資料等。

        3.1.5 學(xué)生管理類。主要包括學(xué)生學(xué)籍相關(guān)資料;學(xué)生個人檔案及在校期間有價值的相關(guān)資料。

        3.2 高職院校檔案資料的規(guī)范化管理特點。

        高職院校檔案資料內(nèi)容紛繁復(fù)雜,門類眾多,具有自然形成的特點,是學(xué)校從無到有、興衰成敗的歷史真實記錄,具有重要的歷史價值,同時,又是教學(xué)活動的總結(jié)性載錄。按照學(xué)期和新生招錄的周期性,專業(yè)配套程序等,形成周期性、規(guī)模性、原始性、專業(yè)性、分散性、多樣性等特點。

        3.3 高職院校檔案資料的規(guī)范化管理現(xiàn)狀。

        由于歷史原因,我國的高職院校的管理體制還停留、沿襲著以往傳統(tǒng)的方法模式,在很大程度上制約和影響了高職院校教學(xué)品質(zhì)的提升和科學(xué)、可持續(xù)性發(fā)展。一方面,管理階層重視不夠,檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)低,檔案資料管理制度不完善,檔案資料收集難,使檔案資料的時效性無法凸顯,影響了檔案管理水平和工作效率的提升。另一方面,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱,設(shè)施陳舊、簡陋、落后的情況普遍存在,與無紙、數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)電子化現(xiàn)代化進(jìn)程相去甚遠(yuǎn),降低了檔案資料的利用率。新形勢下,高職檔案管理工作轉(zhuǎn)變陳舊思想和觀念是大勢所趨。

        4 高職院校檔案資料的規(guī)范化管理策略和措施

        4.1 強(qiáng)化檔案資料規(guī)范化管理思想意識和責(zé)任感。

        從領(lǐng)導(dǎo)班子到基層檔案管理科室,統(tǒng)一思想,高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,提高對檔案規(guī)范化管理工作的思想認(rèn)識和責(zé)任意識,加強(qiáng)學(xué)習(xí),通過交流和借鑒先進(jìn)經(jīng)驗,取人之長處,補(bǔ)自己之短板,不斷更新傳統(tǒng)觀念,提升服務(wù)大局的思想意識和創(chuàng)新意識,營造良好的檔案規(guī)范化管理工作氛圍,有效提升檔案管理工作地位。

        4.2 健全和完善檔案資料管理制度,確保檔案資料及時歸檔。

        首先要健全檔案資料管理制度,強(qiáng)化管理機(jī)制,做到有法可依,有章可循,使檔案資料管理井然有序,科學(xué)化、合理化,使各項工作指標(biāo)的圓滿完成得到充分保證;其次,完善和細(xì)化檔案資料,提升檔案管理層次。同時,進(jìn)行科學(xué)分類、整理分卷,做好收集、整理、立卷、歸檔等基礎(chǔ)工作,最大限度地發(fā)揮教學(xué)檔案資源的作用,并定期進(jìn)行檢查指導(dǎo),及時解決工作中出現(xiàn)的實際問題和困難,真正把檔案規(guī)范化管理工作納入重點工作日程。

        4.3 加強(qiáng)檔案資料規(guī)范化管理隊伍建設(shè),提升專業(yè)管理人員素質(zhì)。

        學(xué)校加大檔案管理人員培訓(xùn)力度,創(chuàng)造各種條件提升院系教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì),增加其現(xiàn)代化管理技能的培訓(xùn),使管理人員能夠與時俱進(jìn),不斷提升自我意識以及創(chuàng)新意識、信息意識、參與意識、競爭意識形成一個專業(yè)素質(zhì)過硬的現(xiàn)代管理團(tuán)隊,使之所學(xué)知識適應(yīng)現(xiàn)代化檔案規(guī)范化管理的要求,能完全勝任現(xiàn)代檔案規(guī)范化管理工作的需要。

        4.4 與時俱進(jìn),提高檔案資料規(guī)范化管理水平,推進(jìn)現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化建設(shè)全覆蓋。

        要充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必然性。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,電子文件大量產(chǎn)生,傳統(tǒng)的人工模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時期檔案管理工作的需要,網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為檔案資料提供了方便快捷的管理手段,為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化提供了有利保障,因此,加大資金注入,全面開展高校檔案信息資源庫建設(shè)和系統(tǒng)建設(shè),加強(qiáng)軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)建設(shè),充分利用多媒體等現(xiàn)代科技手段,與時俱進(jìn),與時代同步,使高職院校檔案資料規(guī)范化管理走上創(chuàng)新發(fā)展之路,同時,加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化網(wǎng)絡(luò)建設(shè),實現(xiàn)資源共享。

        5 結(jié)語

        檔案資料是一種無形資產(chǎn),也是寶貴財富。加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理建設(shè),不僅是檔案事業(yè)發(fā)展的需要,也是提升學(xué)校整體大局發(fā)揮的需要。只有進(jìn)一步加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理建設(shè),積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè),才能更好地服務(wù)于教育教學(xué),確保教育質(zhì)量進(jìn)一步提升。

        采取科學(xué)的管理模式,規(guī)范管理檔案資料。因地制宜,制定出臺適合本校教學(xué)特色的檔案歸檔原則,使檔案最大限度地發(fā)揮教學(xué)資源的促進(jìn)作用。

        參考文獻(xiàn)

        [1]陸鳳麗.高職院校檔案管理規(guī)范化之我見[J].東方企業(yè)文化.2012(10).

        [2]洪芙蓉.淺談高職院校檔案管理存在的問題與對策[J].今日南國.2008(8)

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