王曉瑋

摘 要：隨著國(guó)際化戰(zhàn)略的實(shí)施，境外資產(chǎn)和主營(yíng)業(yè)務(wù)形成了大量的檔案文件，如何對(duì)境外檔案管理更專(zhuān)業(yè)，如何解決境外檔案業(yè)務(wù)的管理問(wèn)題，本文將對(duì)檔案管理的普遍原則結(jié)合境外機(jī)構(gòu)檔案管理的特殊性，提出相關(guān)問(wèn)題并給出相關(guān)的建議措施。

關(guān)鍵詞：境外檔案；管理制度；工作指導(dǎo)

1引言

近幾年隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的迅速發(fā)展，與境外的貿(mào)易也是越來(lái)越平凡，很多的檔案資料也逐漸的堆積了起來(lái)，在我國(guó)對(duì)境外檔案的業(yè)務(wù)要求上也提高了很多的要求。境外檔案事業(yè)跨越式發(fā)展在新時(shí)期，新階段對(duì)境外檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案工作提出了更高的要求，除境外檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)外如何適應(yīng)新形勢(shì)和新要求，從傳統(tǒng)觀念中解放出來(lái)，與時(shí)俱進(jìn)推進(jìn)，促進(jìn)外文檔案創(chuàng)新引導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展。摒棄原有的陳舊思維，加入更多更完善的管理機(jī)制，引進(jìn)更多專(zhuān)業(yè)積極的檔案業(yè)務(wù)工作人員，創(chuàng)建更多全面專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)這些措施是很有必要的。

2境外檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容

（1）依照國(guó)家規(guī)定需要?dú)w檔，存檔的資料，必須定期移交本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案室，集中管理，任何人不得靠近，不得擅自提交國(guó)家禁止提交的材料。

（2）機(jī)關(guān)，團(tuán)體，企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家規(guī)定定期將檔案移交檔案。

（3）保存在檔案館內(nèi)的博物館，圖書(shū)館，紀(jì)念館等文物古跡單位，由上述單位依照法律，行政法規(guī)的規(guī)定管理。檔案館在使用檔案時(shí)應(yīng)與上述單位合作。

（4）各級(jí)檔案機(jī)關(guān)，機(jī)關(guān)，團(tuán)體，企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，促進(jìn)檔案的利用；組建確保檔案安全的必要設(shè)施；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

（5）機(jī)密檔案的管理和使用，保密等級(jí)的變更和解密，按照國(guó)家有關(guān)法律，行政法規(guī)的規(guī)定處理。

（6）檔案保存價(jià)值評(píng)估原則，保管期限標(biāo)準(zhǔn)和檔案銷(xiāo)毀的程序，方法，由國(guó)家檔案行政管理部門(mén)制定。禁止未經(jīng)授權(quán)銷(xiāo)毀檔案。

（7）集體和個(gè)人擁有對(duì)國(guó)家和社會(huì)有價(jià)值的檔案，或者應(yīng)當(dāng)保密的，應(yīng)當(dāng)保持良好狀態(tài)。考慮到保管條件或其他原因可能導(dǎo)致不安全和嚴(yán)重?fù)p壞的檔案，國(guó)家檔案行政部門(mén)有權(quán)采取保證檔案安全和保管等措施；

前款所列文件可以由檔案所有人存放或者出售給國(guó)家檔案館；出售給國(guó)家檔案以外的單位或者個(gè)人的，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)依照有關(guān)規(guī)定予以核準(zhǔn)。嚴(yán)禁出售或贈(zèng)與外國(guó)人。向國(guó)家捐贈(zèng)檔案的，應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)。

3境外檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作面臨的困難與挑戰(zhàn)

（1）缺乏規(guī)章制度

中國(guó)于1993年3月頒布了關(guān)于境外檔案管理的規(guī)定，國(guó)家檔案館，國(guó)家計(jì)委，外經(jīng)貿(mào)部聯(lián)合下發(fā)了“關(guān)于加強(qiáng)承包工程設(shè)計(jì)咨詢(xún)，境外科技投入的通知”合作和勞務(wù)合作項(xiàng)目的檔案工作通知，這個(gè)檔案較早的時(shí)候，部分內(nèi)容已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前檔案工作在國(guó)外的要求，適用性差。2002年8月，廣東省政府辦公廳發(fā)布“在境外和香港和“廣東省澳門(mén)地區(qū)國(guó)有企業(yè)檔案管理辦法”，適用范圍有限，僅為廣東省外國(guó)企業(yè)，對(duì)國(guó)家企業(yè)具有一般指導(dǎo)意義，2005年9月，國(guó)家檔案局發(fā)布“關(guān)于加強(qiáng)外國(guó)機(jī)構(gòu)和外國(guó)企業(yè)檔案工作的意見(jiàn)“，這個(gè)文件是“意見(jiàn)”，執(zhí)行力有限，要求宏觀，原則，實(shí)用性差。此外，境外對(duì)檔案管理的規(guī)定還可以參與由“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中央企業(yè)檔案工作意見(jiàn)”和廣州市政府聯(lián)合下發(fā)的國(guó)家檔案和國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)，北京市工商行政管理局出臺(tái)的有關(guān)措施對(duì)于分散行政管理來(lái)看，是一種可行，切實(shí)的指導(dǎo)。

（2）檔案管理意識(shí)全面，檔案館藏難度大

檔案管理收藏難度大，由境外檔案館管理工作決定，不被重視。決策者從境外公司或境外項(xiàng)目管理意識(shí)出發(fā)，設(shè)立離岸公司或認(rèn)為對(duì)外承包項(xiàng)目是為了更好地實(shí)現(xiàn)境外業(yè)務(wù)的目的，開(kāi)拓新市場(chǎng)或通過(guò)工程，質(zhì)量，進(jìn)度等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，需要收集和歸檔的管理。特別是在一些國(guó)家的免費(fèi)檔案管理的影響下，建筑項(xiàng)目中產(chǎn)生的企業(yè)日常活動(dòng)或文件往往伴隨著外國(guó)檔案項(xiàng)目的活動(dòng)或損失成為普遍現(xiàn)象。

（3）檔案工作者流動(dòng)性高，專(zhuān)業(yè)檔案管理程度低

外籍員工往往受到東道國(guó)簽證和出境時(shí)間的限制，他們需要定期返回中國(guó)。企業(yè)本身也在國(guó)內(nèi)外員工之間進(jìn)行輪換，導(dǎo)致企業(yè)派遣境外員工頻繁變動(dòng)，人員流動(dòng)性大。除了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本控制外，員工也傾向于多元化，檔案一般都是兼職人員，同時(shí)負(fù)責(zé)檔案工作，同時(shí)還負(fù)責(zé)文件，翻譯等工作。

（4）檔案存儲(chǔ)分散

由于檔案管理意識(shí)薄弱，檔案人員多元化，檔案管理制度缺乏統(tǒng)一，外國(guó)公司較少配備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，而是行政，技術(shù)，合同，法律等。各種檔案資料處理，分散在各業(yè)務(wù)部門(mén)

（5）信息建設(shè)水平低，管理落后

檔案信息化建設(shè)基于一定的軟硬件和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，需要增加對(duì)國(guó)外企業(yè)或項(xiàng)目的成本投入。大多數(shù)外資企業(yè)為了管理效益最大化而增加了這部分投資，一些企業(yè)也因?yàn)槟莻€(gè)國(guó)家或地區(qū)經(jīng)濟(jì)落后，信息化整體水平不高，無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)的前提和要求，導(dǎo)致檔案信息化水平相對(duì)較低。

4解決問(wèn)題的思路與挑戰(zhàn)

（1）建立有效的監(jiān)督機(jī)制

國(guó)內(nèi)有關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)境外公司或境外項(xiàng)目檔案工作指導(dǎo)的監(jiān)督，應(yīng)在國(guó)家宏觀指導(dǎo)下，積極探索國(guó)外檔案管理模式，建立或完善檔案工作備案，統(tǒng)計(jì)，報(bào)告制度等有必要開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)研究檔案工作，指導(dǎo)，檢查督促整改，甚至直接參與境外檔案管理工作。

（2）建立備案記錄系統(tǒng)

境外企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立符合檔案安全要求的倉(cāng)庫(kù)，有專(zhuān)門(mén)的設(shè)備設(shè)施和統(tǒng)一管理境外檔案的倉(cāng)庫(kù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)內(nèi)容重要性的分類(lèi)管理存檔，涉及國(guó)家秘密，企業(yè)產(chǎn)權(quán)，商業(yè)秘密，債權(quán)債務(wù)，內(nèi)容檔案為重點(diǎn)和核心，集中整理和制作 鑒于倉(cāng)庫(kù)內(nèi)部，為了應(yīng)對(duì)外部政治動(dòng)蕩，經(jīng)濟(jì)波動(dòng)，公共秩序的混亂可能導(dǎo)致緊急情況。

（3）通過(guò)信息化手段加管理

充分利用現(xiàn)代信息管理手段，建立與國(guó)內(nèi)相互聯(lián)系的檔案管理制度。通過(guò)收集，整理和編目，統(tǒng)計(jì)，使用管理功能等建立歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)入門(mén)級(jí)的系統(tǒng)，對(duì)分類(lèi)文件進(jìn)行分類(lèi)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。境外企業(yè)應(yīng)將有條件掃描儀，數(shù)碼相機(jī)等電子設(shè)備用于境外未分類(lèi)檔案的數(shù)字化，上傳到檔案管理系統(tǒng)，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)文件，實(shí)現(xiàn)文件信息全文檢索，授權(quán)檢查使用情況。為了保證信息安全，境外企業(yè)可以通過(guò)VPN與國(guó)內(nèi)主管單位網(wǎng)絡(luò)連接，根據(jù)實(shí)際情況選擇服務(wù)器置于境內(nèi)外。

（4）加強(qiáng)對(duì)境外企業(yè)或項(xiàng)目人員的培訓(xùn)

從境外企業(yè)或境外項(xiàng)目決策者到普通員工，要提高對(duì)境外檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)境外檔案工作的責(zé)任感和使命感。境外業(yè)務(wù)培訓(xùn)人員應(yīng)在出境前出席記錄，著重了解涉外檔案工作的意義和檔案的形成和相關(guān)知識(shí)的積累，為境外檔案文件的收集工作做好充分準(zhǔn)備。

5結(jié)語(yǔ)

在境外組織人員緊張的情況下，境外檔案工作體系機(jī)制趨于形式化。國(guó)際商業(yè)的快速發(fā)展和復(fù)雜的國(guó)際政治經(jīng)濟(jì)形勢(shì)為加強(qiáng)境外檔案工作就快了步伐。外資機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域和規(guī)模的擴(kuò)大會(huì)不斷增加，維護(hù)和保存境外資產(chǎn)和我們的權(quán)益，防范政治，經(jīng)濟(jì)，法律風(fēng)險(xiǎn)，將更依賴(lài)證據(jù)文件。同時(shí)，完善境外檔案資源安全管理制度，保持境外機(jī)構(gòu)的工作活動(dòng)，管理歷史資料的開(kāi)發(fā)，對(duì)境外檔案的完整性提出更高的要求。

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