袁淑娟

摘 要：時代的進步，促進了我國經(jīng)濟的發(fā)展，也加快了我國事業(yè)單位的檔案管理工作的數(shù)字化轉型的步伐，為我國事業(yè)單位的發(fā)展帶來了極大的動力。身處瞬息萬變的時代，事業(yè)單位的檔案管理工作數(shù)字化轉型是具有重要意義的也是非常必要的，傳統(tǒng)的檔案管理方式早已無法適應時代的發(fā)展和需求，必須要作出足夠的改變。檔案是事業(yè)單位實施人事管理與工作安排的重要工具，與事業(yè)單位的順利發(fā)展有著重要的意義。本文通過對我國事業(yè)單位的檔案管理工作在數(shù)字化轉型過程中出現(xiàn)的諸多問題進行分析，尋找有效的措施進行改進，進而促進我國事業(yè)單位的數(shù)字化轉型，為我國事業(yè)單位的發(fā)展作出更大的貢獻。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化

時代的進步，催生了一系列的資源形式，我國事業(yè)單位的檔案管理也出現(xiàn)了多種多樣的方式。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是以圖表和視頻為主，而新興的檔案管理方式需要借助計算機技術實現(xiàn)檔案的使用和調(diào)取，這是順應當今時代而作出的一大改變。眾所周知，檔案管理工作作為事業(yè)單位的日常工作，是事業(yè)單位中極為重要的一部分，以資料的保存和搜集以及其他工作有著重要的聯(lián)系。由此可知，時代的發(fā)展，勢必會帶動我國工作方式的轉變和轉型。因而在改革的大時代背景下，促進我國事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化轉型必須要給予充分的重視，為我國事業(yè)單位的發(fā)展注入更多的動力，進而推動我國的現(xiàn)代化。

1.我國事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化應用中出現(xiàn)的問題

1.1檔案管理的方式太過老套

事業(yè)單位作為我國眾多單位的一種，與我國時代的發(fā)展有著重要的作用，而檔案管理方式同事業(yè)單位的工作效能具有十分密切的聯(lián)系。然而，在事業(yè)單位的實際運行過程中，其領導人并沒有對檔案管理工作給予充分的重視，導致其檔案管理工作的進步十分緩慢。在實際工作的過程中，許多人都將檔案管理工作作為普通的工作對待，在檔案的存檔工作中使用紙質(zhì)留存的方式，與其數(shù)字化的轉型過程相悖，為檔案管理的發(fā)展帶來眾多的阻礙。另外，我國事業(yè)單位沒有設立具體的檔案管理制度，導致檔案管理工作難以實現(xiàn)其快速轉型。以人員安排為例，目前事業(yè)單位中并沒有安排專業(yè)的人員進行檔案掛歷工作，只是粗略地任用其他部門的人員兼職檔案管理工作，這些人沒有檔案管理工作的專業(yè)技能，按照自己的經(jīng)驗對檔案進行整理和歸類，缺乏科學的管理方式，造成事業(yè)單位的檔案管理狗年工作在查詢、建立檔案等方面存在著許多問題。上級對檔案管理工作的不重視直接導致下級也主觀地將檔案管理工作置于不重要的境地，在實際工作時處于散漫、懶惰的狀態(tài)，難以準確地完成上級安排的檔案整理工作，無法有效地實現(xiàn)對檔案管理工作的創(chuàng)新，對于在工作過程中出現(xiàn)的問題也無法及時地得到發(fā)現(xiàn)和改正，難以將檔案管理工作合理地完成。

1.2檔案管理工作中的資源分類不清

時代中的進步，帶來了事業(yè)單位檔案管理工作的進步，促進了其資源形式與數(shù)量的進步，帶來了紛雜多樣的資源形式，使檔案管理人員在工作過程中的難度得到了極大的提升，難以準確地做好歸檔工作，在工作過程中極易出現(xiàn)檔案丟失的狀況，并且其他部門的員工在使用檔案的過程中也會出現(xiàn)較多問題，需要耗費大量的實踐進行查找，難以及時地完成與檔案相關的工作，甚至帶來機密文件的損壞和丟失，造成不可設想的后果。另外，檔案管理工作的內(nèi)容本身就十分復雜，在進行分類時容易出現(xiàn)無法區(qū)分的情況，難以準確地查找出想要的結果，為檔案管理工作的進步帶來極大的阻礙，導致其對事業(yè)單位人力和物力的浪費。

2.我國事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的具體措施

2.1提升檔案管理人員的工作效率

對于我國現(xiàn)存的事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化中的問題，事業(yè)單位應當有效地提升工作人員的實際工作效率，為我國事業(yè)單位的工作進程帶來更大的幫助。數(shù)字化管理是我國新時代發(fā)展的產(chǎn)物，提升了我國事業(yè)單位工作的效率，為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了技術上的保障。數(shù)字化進程的加快為我國事業(yè)單位的工作效率提升帶來了更大的幫助，為事業(yè)單位檔案工作的轉型步伐得到了加快。另外，信息技術在事業(yè)單位檔案管理工作的使用使工作人員的工作量得到了極大的減少，使事業(yè)單位的檔案查詢和管理進程成為輕松便捷的工作。事實上，數(shù)字化管理在實際工作中的最大特點便是有效性，事業(yè)單位檔案管理人員在實際的檔案管理進程中可以便捷地對音頻和視頻等工作內(nèi)容進行全方位處理，并且可以將檔案中的具體內(nèi)容有效編號，使搜索工作可以得到更加直觀地進行處理，也可以將一些具有關聯(lián)性的內(nèi)容得到檢索，進而極大地增大事業(yè)檔案管理工作人員的實際工作效率，使工作人員的實際工作狀態(tài)變得更加輕松自在。

2.2便捷事業(yè)單位檔案管理工作的信息檢索

檔案作為我國眾多信息的龐大收容物，包含內(nèi)容往往是繁雜眾多的，在進行信息檢索工作時的需要給予更多的人員投入。傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容錄入與查閱對于工作人員是一個極易出現(xiàn)差錯、工作強度非常大的過程，投入大量的人力和物力之后得到的檔案內(nèi)容不一定是正確無誤的，因而增強檔案管理工作的信息檢索是一件勢在必行的工作。對事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化進程的推進可以可以幫助檔案管理工作擁有完整的檢索功能，將需要使用的信息可以輕松地搜索出來，錄入與進行修改時也可以直接找到需要的位置，進而使復雜且繁雜的檢索工作成為快捷且簡單的工作，并且可以提高檔案管理工作的有效性和準確性，為事業(yè)單位其他部門的工作帶來更大的支持。便捷事業(yè)單位檔案管理工作的信息檢索可以將事業(yè)單位的檔案管理工作成為人人負責的工作，任何一部分出現(xiàn)差錯時都可以找到具體的工作人員承擔責任，避免他們在工作過程中心存僥幸，敷衍地進行檔案管理和整理，為檔案數(shù)字化管理的進程帶來極大的推動租用，為我國事業(yè)單位的快速轉型帶來更大的幫助，從而促進我國社會主義現(xiàn)代化經(jīng)濟的快速發(fā)展。

3.結語

在實際工作中，檔案管理的條理性和時效性對于事業(yè)單位的檔案管理工作有著重大的意義，關系到其在實際運轉和創(chuàng)新工作的聚義開展。當代的信息技術為檔案管理的快速轉型帶來了技術上的幫助和支持，從而使更多的單位可以從中尋找經(jīng)驗。此外，伴隨著音頻和圖表資料的快速豐富，檔案管理數(shù)字化在事業(yè)單位中的要求也得到了極大的提升。因而事業(yè)單位在進行轉型的同時，必須要對檔案管理數(shù)字化的進程給予更加充分的重視，促進檔案管理工作效率的提升和發(fā)展，進而促進檔案管理工作為事業(yè)單位的發(fā)展作出更大的貢獻。

參考文獻

[1]尚雪蕾 淺析事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J] 檔案管理2017

[2]張璐 淺議事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化建設 [J] 科技與創(chuàng)新2017